Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là điều kiện cần để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và cấp Giấy CNĐKDN cho doanh nghiệp
*Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân
Theo điều 19 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và điều 21 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ DKDN của DN tư nhân bao gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-1 Thông tư 01/2021/TT- BKHĐT)
2. Bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ DN tư nhân: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt
39
Nam hoặc Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
*Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần
Theo điều 20, 21, 22 Luật Doanh nghiệp 2020 và điều 22 ,23 Nghị định 01/2021 NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì hồ sơ đăng ký công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần bao gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-3, I-4, I-5 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần. Danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông nước ngoài là tổ chức (Phụ lục I-6, I-7, I-8, I-9, I-10 Thông tư 01/2021/BKHĐT).
4. Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:
Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân đối với trường hợp người Thành lập Doanh nghiệp là cá nhân: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam hoặc Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Quyết định thành lập hoặc Giấy CNĐKDN hoặc giấy tờ tương đương khác, một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền và văn bản ủy quyền tương ứng đối với trường hợp người TLDN là tổ chức;
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành. *Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
40
Theo điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020 và điều 24 Nghị định số 01/2021/NĐ- CP về đăng ký doanh nghiệp thì hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên bao gồm:
1. Giấy đề nghị ĐKDN (Phụ lục I-2 Thông tư 01/2021/BKHĐT). 2. Điều lệ công ty.
3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Hoặc danh sách người đại diện theo ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của từng đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu.
4. Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:
Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân; Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành. Văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức.
Do đó, Luật Doanh nghiệp năm 2020, Luật Nhà ở năm 2014, Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, Nghị định số 99/2015/NĐ-CP quy định các điều kiện TLDN như: vốn, phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp, trụ sở chính, tên doanh nghiệp ngày càng điều chỉnh hợp lý, phù hợp và minh bạch hơn. Các quy định này giúp bảo đảm
41
pháp lý quan trọng, tạo môi trường kinh doanh thông thoáng, thu hút nhiều chủ thể tham gia khởi nghiệp, tạo nguồn lực cho tăng trưởng và phát triển kinh tế, hạn chế các điều kiện bất hợp lý. Nó đã được loại bỏ dần, rút ngắn để giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp và được thiết kế để đảm bảo tôn trọng quyền tự do kinh doanh của công dân.
2.3. Trình tự, thủ tục và cách thức nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp 2.3.1. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ cần những giấy tờ riêng. Vì vây, người thành lập doanh nghiệp sẽ phải tìm hiểu và chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký cho phù hợp. Thành phần hồ sơ được quy định chi tiết trong điều 19, 20, 21, 22 Luật Doanh nghiệp 2020 và điều 21, 22 ,23 Nghị định 01/2021 NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người TLDN hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh theo một trong các phương thức sau đây:
- Trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh; - Qua dịch vụ bưu chính;
- Qua mạng thông tin điện tử. Bước 3: Giải quyết hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp đăng ký doanh nghiệp; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp;
Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người TLDN và nêu rõ lý do.
42
2.3.2. Cách thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Theo điều 26 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định trình tự, thủ tục ĐKDN có 03 phương thức như : “Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh; Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính; Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”. Tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ ĐKDN bằng bản giấy hoặc qua mạng điện tử. Hồ sơ ĐKDN qua mạng điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ ĐKDN bằng bản giấy. (Khoản 1 điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp)
Tuy nhiên, hiện nay trên cả nước đã hướng dẫn các tổ chức, cá nhân chuyển sang nộp hồ sơ ĐKDN qua mạng để tiết kiệm chi phí và thời gian của các bên. Nhưng tại một số địa phương vẫn còn tồn tại sử dụng hình thức nộp hồ sơ ĐKDN trực tiếp.
Thứ nhất, Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
Người nộp hồ sơ ĐKDN theo quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CPvề đăng ký doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ ĐKDN, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi lại Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ. Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho Doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ qua các phương thức mà Doanh nghiệp đã đăng ký.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định như trùng tên hoặc các ngành nghề, địa chỉ chưa đúng theo quy định,... thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung
43
cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ qua hình thức email mà người nộp hồ sơ đã đăng ký.
Thứ hai, Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính
Dịch vụ nộp hồ sơ ĐKDN qua dịch vụ bưu chính đến Phòng Đăng ký kinh doanh và trả kết quả tại địa chỉ theo yêu cầu của cá nhân, doanh nghiêp. Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ ĐKDN tại các Bưu cục gần địa chỉ của doanh nghiệp.
Thứ ba, Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ theo như qua định, người TLDN hoặc người được ủy quyền tiến hành nhập thông tin, dữ liệu điện tử hồ sơ ĐKDN qua tài khoản ĐKKD hoặc chữ ký số công cộng và nộp các giấy tờ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy nhưng được chuyển sang văn bản điện tử dưới hình thức bản Word, PDF,.. qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về ĐKDN và nhận Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ qua gmail. Phương thức thanh toán phí, lệ phí qua mạng điện tử được hỗ trợ trên Cổng thông tin quốc gia về ĐKDN với hình thức thanh toán qua thẻ ngân hàng.
Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng:
- Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải lên trên trang đăng ký kinh doanh
(https://dangkykinhdoanh.gov.vn) các văn bản điện tử theo quy định của pháp luật,
ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp qua thẻ ngân hàng.
- Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ ĐKDN, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử (biên nhận qua gmail đã đăng ký).
44
- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp ĐKDN, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp ĐKDN và thông báo cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp ĐKDN, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Với những yêu cầu chưa nắm bắt rõ được thì người nộp hồ sơ có thể liên hệ với chuyên viên tiếp nhận xử lý hồ sơ của mình để được hướng dẫn, giải đáp thắc mắc.
Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh:
- Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải hồ sơ gồm các văn bản điện tử theo quy định pháp luật và ký xác thực hồ sơ ĐKDN qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về ĐKDN. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục ĐKDN qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử (Người ủy quyền có thể là người trong Doanh nghiệp hoặc cũng có thể là bên thứ 3 như các cá nhân tại Văn phòng Luật, Công ty Luật, ...) .
- Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
- Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
45
Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, Phòng ĐKKD có xem xét kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Hồ sơ đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng ĐKKD gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số Doanh nghiệp. Sau khi nhận được mã số Doanh nghiệp từ cơ quan thuế, Phòng ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho Doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng ĐKKD gửi thông báo qua mạng điện tử cho Doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Đối với hồ sơ nộp bằng chữ ký số công cộng, sau khi nhận được thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp người TLDN hoặc người được ủy quyền có thể nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng ĐKKD hoặc qua đường bưu điện.
Đối với hồ sơ nộp bằng tài khoản ĐKDN, sau khi nhận được thông báo về việc cấp Giấy CNĐKDN, người TLDN hoặc người được ủy quyền nộp một bộ hồ sơ ĐKDN bằng bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ DKDN qua mạng điện tử đến Phòng ĐKKD. Sau khi nhận được hồ sơ bằng bản giấy, Phòng ĐKKD đối chiếu đầu mục hồ sơ với đầu mục hồ sơ doanh nghiệp đã gửi qua mạng điện tử và trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu nội dung đối chiếu thống nhất. Trường hợp hồ sơ bằng bản giấy và hồ sơ doanh nghiệp đã gửi qua mạng điện tử là không thống nhất, Phòng ĐKKD thông báo yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Nếu quá thời hạn 30 ngày, kể từ ngày gửi thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà Phòng DKKD không nhận được hồ sơ bằng bản giấy thì hồ sơ đăng ký điện tử của doanh nghiệp không còn hiệu lực.
Như vậy, pháp luật không quy định toàn bộ thủ tục thành lập doanh nghiệp tại một điều luật cụ thể nhưng quy định chi tiết các bước để thành lập doanh nghiệp tại
46
từng điều trong luật và các văn bản hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho chủ thể muốn thành lập dễ dàng áp dụng.
47
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Hệ thống văn bản hướng dẫn thành lập và ĐKDN nhìn chung đã kịp thời, tương đối đầy đủ, nội dung phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà đầu tư tham gia thị trường. Các văn bản quy phạm pháp luật đã thể hiện nhiều điểm tiến bộ và góp phần từng bước hoàn thiện hệ thống pháp luật về ĐKDN nói riêng và hệ thống pháp luật về doanh nghiệp nói chung. Việc Bộ luật Doanh nghiệp năm 2020 và Nghị định số 01/2021 / NĐ-CP được ban hành đã tiếp tục hoàn thiện các quy định về cải cách thủ tục thành lập doanh nghiệp và bộc lộ nhiều điểm mới tiến bộ. Các quy định tương đối rõ ràng và hoàn thiện, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên thị trường.
Tóm lại, pháp luật về ĐKKD của Việt Nam đã hình thành và phát triển trong suốt các mốc lịch sử. Trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, hệ thống pháp luật về doanh nghiệp nói chung, đặc biệt là hệ thống pháp luật về ĐKKD đã trải qua rất nhiều giai đoạn và có nhiều thay đổi và cải cách. Từ những quy phạm về đăng ký kinh doanh được chế định riêng trong các văn bản quy phạm pháp luật vào năm 1990 khi Quốc hội thông qua; Luật Doanh nghiệp tư nhân và Luật Công ty cho đến những cải cách mang tính đột phá của Luật Doanh nghiệp năm 1999, Luật Doanh nghiệp 2014. Và hiện nay “Luật Doanh nghiệp 2020” được ban hành và triển