II. Phân tích các đặc điểm của nhàg máy có ảnh h-ởng đến
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng
a. Chức năng, nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính
- Tham m-u cho Giám đốc và cơ cấu tổ chức nhà máy bổ nhiệm miễn nhiệm các chức vụ quản lý lãnh đạo.
- Xây dựng kế hoạch và biên chế lao động hàng năm, hàng kỳ cho phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy trong từng thời kỳ.
- Xây dựng quy chế tuyển dụng, tổ chức quản lý lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong nhà máy.
- Tổ chức ký kết hợp đồng lao động theo quy định của Nhà n-ớc. - Thực hiện chế độ bảo hộ lao động, bồi d-ỡng độc hại, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi...
- Chủ trì và phối hợp với các phòng ban giải quyết các vấn đề về lao động và liên quan đến lao động.
- Thống kê, tổng hợp đánh giá tình hình sử dụng lao động, chất l-ợng lao động và nhu cầu lao động với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh để có những kế hoạch và điều chỉnh kịp thời.
- Tổ chức xây dựng và quản lý định mức lao động đơn giá tiền l-ơng. - Xây dựng và thực hiện quy chế trả l-ơng, trả th-ởng cho ng-ời lao động.
- Xây dựng chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ.
- H-ớng dẫn ng-ời lao động thực hiện chế độ BHXH, BHYT và tổ chức khám chữa bệnh cho ng-ời lao động.
- Tổ chức quản lý, l-u dữ, sử dụng hồ sơ, tài liệu và con dấu của doanh nghiệp.
- Tổ chức bảo vệ kho tàng, thiết bị, nhà x-ởng và các ph-ơng tiện dồ dùng, dụng cụ của doanh nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác an ninh trật tự, phòng cháy, chữa cháy, chủ trì và phối hợp với các phòng ban, phân x-ởng kiểm tra việc thực hiện nội quy lao động, trật tự nội vụ và vệ sinh công nghiệp trong nhà máy.
- Giúp giám đốc soạn thảo các văn bản về quản lý, tổng hợp báo cáo định kỳ và tiếp khách đối ngoại.
Các thành viên trong phòng TCHC - LĐTL
1. Hà Sỹ Chấn - Tr-ởng phòng
Chức năng và nhiệm vụ - Xây dựng kế hoạch và triển khai nhiệm vụ. - H-ớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và đề xuất các biện pháp
- Phân tích đánh giá báo cáo
- Phối hợp với các phòng ban liên quan
2. Nguyễn Mạnh Tr-ờng : Chuyên viên lao động tiền l-ơng Nguyễn thị Loan : Chuyên viên lao động tiền l-ơng
Chức vụ nhiệm vụ - Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện nhiệm vụ đ-ợc giao.
- H-ớng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra và đề xuất các biện pháp
- Soạn thảo văn bản, ch-ơng trình phục vụ công tác tuyển dụng, tiền l-ơng - Phối hpợ với các thành viên trong phòng
- Chịu sự chỉ đạo của Tr-ởng phòng, phó phòng tổ chức hành chính LĐTL và của.
3. Nguyễn Văn Sơ : Lái xe 4. Hà Thị Ngọt : Tạp vụ 5. Nguyễn Thị Đính : Y tế 6. Trịnh Thị Lý : Y tế
7. Ngô Lan H-ơng : Phụ trách soạn thảo l-u dữ các tài liệu 8. Ngô Mai Linh : Phụ trách các vấn đề bảo hiểm
9. Mai Thị Thoa : Kiểm kê 10. Nguyễn Thị Thanh Vân : Định mức
b. Chức năng - nhiệm vụ của phòng kế toán.
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ sự hình thành và vận động của toàn bộ tài sản nhà máy.
- Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp, thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kết quả kiểm tra tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc sử dụng các khoản mất mát, hao hụt, h- hỏng, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết xử lý.
- Tổ chức phổ biến h-ớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính kế toán Nhà n-ớc trong các quy định của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, cá nhân liên quan trong nhà máy.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện chế độ quản lý và sử dụng tài sản, vật t-, tiền vốn. Mặt khác giúp giám đốc gá các loại vật t- hàng hoá tr-ớc khi mua, phối hợp với các phòng ban liên quan để tính toán hiệu quả kinh tế, thống nhất giá cả và ph-ơng thức thanh toán tr-ớc khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng.
- Phối hợp tham gia định mức sản phẩm và đơn giá tiền l-ơng, giám sát việc thực hiện định mức lao động, tiền l-ơng, tiền th-ởng, các khoản phụ cấp và các chính sách đối với công nhân viên chức.
- Lập kịp thời, chính xác các báo cáo kế toán và gửi đúng hạn cho cấp trên và các cơ quan quản lý Nhà n-ớc theo chế độ quy định.
- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp nhằm đánh giá đúng tình hình kết quả sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức bảo quản, l-u dữ các tài liệu kế toán của nhà máy.
c. Chức năng -nhiệm vụ của phòng kế hoạch - vật t-
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính hàng năm trên cơ sở các nguồn lực hiện có. Giúp giám đốc tổ chức triển khai thực hiện kế
hoạch sản xuất hàng ngày, hàng tháng, hàng năm thông qua kế hoạch sản xuất, phiếu sản xuất có đủ các đơn vị triển khai thực hiện.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất dự báo và các hợp đồng kinh tế đã ký, tổ chức thực hiện việc mua sắm, quản lý sử dụng vật t-, thiết bị phụ tùng đảm bảo cho sản xuất kịp thời, tiết kiệm.
- Chủ động liên hệ với nhà xuất bản Giáo dục và các đơn vị ngoài nhà XBGD trong việc nhận tài liệu và giao trả sản xuất, đọc đính chính, đ-a sách mẫu , nộp l-u chiếu... Dự thảo trình giám đốc ký các hợp đồng in gia công cho NXBGD, triển khai thực hiện hợp đồng đã ký đảm bảo số l-ợng, chất l-ợng có tiến độ.
- Chủ động khai thác các hợp đồng in và chế bản ngoài NXBGD nhằm tận dụng năng lực máy móc thiết bị, lao động nhằm tăng thêm thu nhập cho ng-ời lao động.
- Phối hợp với phòng kế toán trong việc tính toán hiệu quả kinh tế, giá cả và ph-ơng thức thanh toán.
- Căn cứ vào tính chất và yêu cầu của từng tài liệu để triển khai thực hiện công nghệ phù hợp, khoa học.
- Trên cơ sở định mức tiêu hao vật t-, tính toán l-ợng vật t- khi cần thiết đối với từng hợp đồng kinh tế để lập phiếu chuyển giao cho các bộ phận sử dụng đồng thời phối hợp với phòng kế toán tổng hợp và quyết toán các loại vật t- cho sản xuất, kiểm tra, quản lý xuất nhập nguyên vật liệu.
- Lập và gửi báo cáo kịp thời cho ban giám đốc, tr-ởng phòng kế toán tình hình sản xuất hàng tuần, quý, năm về tiến độ thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Tổ chức thực hiện tiếp nhận nguyên vật liệu và giao trả sản phẩm bảo đảm an toàn kịp thời không để ứ đọng sản phẩm trong kho, trong phân x-ởng, quản lý chặt chẽ thành phẩm đã đ-ợc hoàn thiện.
- Phối hợp với các kỹ thuật viên kiểm tra chất l-ợng sản phẩm, đồng thời phối hợp với phòng tổ chức hành chính kiểm tra thực hiện nội quy lao động, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp toàn nhà máy.
- Tổ chức cắt dọc giấy, tổ chức xuất và giao vận chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm phục vụ sản xuất kinh doanh.
d. Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh tiếp thị.
- Xây dựng kế hoạch phát triển thị tr-ờng và tiếp thị sản phẩm của nhà máy.
- Chủ động khai thác các hợp đồng in và chế bản ngoài nhà xuất bản giáo dục nhằm tận dụng năng lực máy móc thiết bị, lao động và tạo thêm công ăn việc làm cũng nh- thu nhập cho cán bộ nhân viên nhà máy.
- Phối hợp với phòng kế toán, phòng kế hoạch vật t- trong việc tính toán hiệu quả kinh tế, giá cả và ph-ơng thức thanh toán và tham m-u cho giám đốc công ty ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Tổ chức thực hiện giao trả sản phẩm cho khách hàng kịp thời, đảm bảo cả về số l-ợng và chất l-ợng và thanh toán theo hợp đồng đã ký kết.
- Phối hpợ với các phòng ban liên quan thực hiện kiểm kê tài sản, quản lý chặt chẽ thành phẩm đ-ợc hoàn thiện và tham gia định mức sản phẩm đơn giá tiền l-ơng...
e. Chức năng nhiệm vụ của phân x-ởng OFFSET
- Xây dựng kế hoạch sản xuất định kỳ. Tổ chức thực hiện lệnh sản xuất của giám đốc thông qua phiếu sản xuất do phòng sản xuất kỹ thuật lập trê ncơ sở máymó thiết bị lao động hiện có, phân công công việc phù hợp, khoa học. Tổ chức thực hiên đúng và đủ yêu cầu đề ra đối với từng khuôn in, từng tài liệu in và số l-ợng, chất l-ợng mỹ thuật và kỹ thuật của sản phẩm đảm bả tiến độ sản xuất theo phiếu sản xuất .
- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu, phụ tùng lao động trong vi phân x-ởng.
-Th-ờng xuyên kiểm tra tình hình hoạt động của máy móc thiết bị trong quá trình sử dụng. Xây dựng và thực hiện kế hoạch duy tu bảo d-ỡng máy móc thiết bị hàng tháng hàng năm.
- Chủ động phối hợp với tổ chức hành chính và phòng sản xuất kỹ thuật chuẩn bị đầy đủ các loại vật t- cần thiết đáp ứng yêu cầu sản xuất, quản lý chặt chẽ việc xuất nhập và tiêu thụ nguyên vật liệu, phụ tùng trên cơ sở định mức tiêu hao. Đề xấut các biện phoá thực hành tiết kiệm nguyên vật liệu, phụ tùng trong sản xuất.
- Lập và gửi kịp thời các báo cáo thống kê sản l-ợng thực hiện hàng tuần hàng tháng của toàn bộ phân x-ởng cho giám đốc, Phòng tổ chức hành chính và phòng sản xuất kỹ thuật, phối hợp với các phòng ban chức năng trong việc xác định sản phẩm làm dở hàng tháng, quý, năm.
- Phối hợp với phòng tổ chức hành chính trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo bồi d-ỡng và thi nâng bậc hàng năm.
f. Chức năng nhiệm vụ của phân x-ởng hoàn thiện.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất định kỳ, tổ chức thực hiện lệnh sản xuất , phân công công việc khoa học, phù hợp với lao động và máy móc thiết bị hiện có.
- Tổ chức thực hiện đủ, đúng với yêu cầu đề ra với từng khuôn in, từng tài liệu in về sản l-ợng, chất l-ợng.
- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bọ tài sản máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu trong phạm vi phân x-ởng. Xây dựng và thực hiện kế hoạch duy tu bảo d-ỡng máy móc thiết bị hàng ký, hàng năm. Kiểm tra an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, bảo hộ lao động.
- Chủ động phối hợp với phòng ban liên quan đẻ chuẩn bị đầy đủ vật t- cần thiết đáp ứng yêu cầu sản xuất, quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu trên cơ sở định mức tiêu hao.
- Lập và giửi kịp thời báo cáo thống kê sản l-ợng thực hiện hàng tuần, thágn của phân x-ởng cho giám đốc, phòng tổ chức hành chính.
- Phối hợp với phòng tổ chức hành chính trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi d-ỡng và thi nâng bậc hàng năm.