Đại lý bưu điện
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và các phòng ban chức năng
1. Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức VNPT Bắc Giang
2. Chức năng nhiêm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc: phòng giám đốc và phó giám đốc
Thực hiện chức năng quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của VNPT Bắc Giang, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc VNPT Bắc Giang và chịu trách nhiệm trước cơ quan Nhà nước, trước Tổng giám đốc Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam VNPT về tất cả các hoạt động của đơn vị của mình.Ban giám đốc gồm có:
• Giám đốc: là người ra quyết định quản lý, chịu trách nhiệm cao nhất về mợi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh.Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng giúp Giám đốc trực tiếp điều hành hoạt động của các khối chức năng, nghiệp vụ trong công ty.
• Phó giám đốc: giúp giám đốc quản lý, điều hành một hoặc 1số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo sự phân công cua giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về công việc được giao.Thay mặt giám đốc điều hành công việc của công ty khi được giám đốc ủy quyền.
Phòng mạng và dịch vụ:
hiện công tác bảo vệ an toàn mạng bưu chính, viễn thông, an ninh thông tin trong hoạt động bưu chính, viễn thông, Internet, truyền dẫn phát sóng và tần số vô tuyến điện;
- Tổng hợp, phân tích tình hình phát triển mạng lưới và tình hình chấp hành các quy định của Nhà nước trong hoạt động bưu chính, viễn thông, Internet, truyền dẫn phát sóng và tần số vô tuyến điện;
- Tham mưu áp dụng và kiểm tra việc áp dụng các quy định, tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông, Internet, truyền dẫn phát sóng và tần số vô tuyến điện;
- Tham gia kiểm tra và thẩm tra việc thực hiện về phí, lệ phí, giá, cước các sản phẩm dịch vụ thuộc lĩnh vực quản lý;
- Tham mưu, giúp giám đốc về chính sách, biện pháp quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bưu chính, viễn thông, Internet, truyền dẫn phát sóng và tần số vô tuyến điện;
- Tham mưu, giúp giám đốc trong các hoạt động hợp tác trong nước và quốc tế về lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng công nghiệp công nghệ điện tử, viễn thông, truyền dẫn phát sóng và tần số vô tuyến điện trên địa bàn tỉnh;
- Bảo quản tài sản được giao; lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong phạm vi của phòng; thực hiện các báo cáo theo chức năng, nhiệm vụ được giao và các nhiệm vụ khác do giám đốc phân công.
Phòng kế toán thông kế toán tài chính: phòng kế toán trưởng và phòng dành cho các
kế toán riêng. Tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
- Công tác tài chính
- Công tác kế toán tài vụ
- Công tác kiểm toán nội bộ
- Công tác quản lý tài sản
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của đơn vị
- Quản lý vốn, tài sản của đơn vị, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Bệnh viện
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
Phòng đầu tư xây dựng cơ bản: có chức năng tham mưu cho giám đốc công ty
trong các lĩnh vực:
- Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây dựng của VNPT Bắc Giang phù hợp vớimục tiêu phát triển của Tập đoàn, phù hợp với cấu hình mạng lưới viễn thông -công nghệ thông tin được Tập đoàn duyệt, phù hợp với điều kiện sản xuất kinhdoanh và thị trường; đồng thời phù hợp với mục tiêu phát triển kinh tế - xã hộicủa Bắc Giang.
- Triển khai thực hiện công tác đầu tư và xây dựng theo đúng qui địnhpháp luật, qui định của Tập đoàn và của Viễn thông Bắc Giang, bao gồm: công tác chuẩn bị đầu tư; công tác thực hiện đầu tư; đưa dự án vào sử dụng.
- Triển khai thực hiện công tác đấu thầu: xây lắp, mua sắm hàng hoá.
- Phối hợp với các phòng chức năng thẩm định nội dung hồ sơ dự án; xét thầu trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Thẩm định hồ sơ dự án (bao gồm cả báo cáo đầu tư, báo cáo kinh tế kỹthuật), thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán, dự toán các côngtrình thuộc thẩm quyền phê duyệt của giám đốc Viễn thông Bắc Giang.
- Đề xuất lựa chọn các đơn vị tư vấn để chỉ định thầu hoặc đấu thầu tư vấnđể khảo sát lập thủ tục đầu tư đảm bảo chất lượng.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đấu thầu.
- Tham gia đàm phán, thương thảo hợp đồng xây dựng (bao gồm: hợpđồng về các dịch vụ tư vấn; hợp đồng thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị; hợpđồng mua sắm vật tư, thiết bị).
- Đề xuất xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Phối hợp với các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác giám sát đầu tư,đánh giá hiệu quả đầu tư.
- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc triển khai các thủ tục cần thiết giúp choviệc xây dựng kế hoạch đầu tư cũng như quản lý thực hiện dự án đầu tư đạt hiệuquả.
- Lập biên bản về những vi phạm trong quản lý, thực hiện về đầu tư vàxây dựng, báo cáo kịp thời Giám đốc Viễn thông Bắc Giang để xử lý.
- Ký nghiệm thu vật tư, thiết bị đưa vào công trình, nghiệm thu công việc;nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng theo quiđịnh của pháp luật.
Phòng tổ chức lao động:phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, tổ chức lao động, tổ chức sắp xếp sản xuất, đào tạo, công tác lao động tiền lương, các chế độ đối với người lao động, công tác thi đua khen thưởng.
- Xây dựng quy chế quản lý cán bộ của công ty.
- Thực hiện công tác nhân sự (tiếp nhận, tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, miễn nhiệm, kỷ luật, cho thôi việc, nghỉ hưu…)
- Tổ chức triển khai việc nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm.
- Xây dựng phương án tổ chức, hoàn thiện các phương án tổ chức sản xuất các đơn vị, phòng ban trong công ty phù hợp từng giai đoạn phát triển và nhiệm vụ của công ty.
-Xây dựng các chức năng nhiệm vụ của các phòng, bổ sung nhiệm vụ chức năng kịp thời theo yêu cầu của sản xuất.
- Quản lý, cập nhật chương trình quản lý nhân sự theo quy định - Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên của công ty
- Thực hiện các báo cáo về công tác cán bộ theo quy định của Tập đoàn và cấp trên. - Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trong quy hoạch.
- Xây dựng quy chế đào tạo bồi dưỡng, thi nâng bậc hàng năm.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của công ty hàng năm phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh của công ty.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra sát hạch công nhân mới tuyển dụng và tổ chức thi thợ giỏi các cấp hàng năm cho các ngành nghề.
- Thực hiện nâng ngạch bậc lương theo quy định cho cán bộ công nhân viên
Phòng tổng hợp hành chính: tham mưu, đẩy mạnh công tác cải cách hành chính;
thực hiện công tác tổng hợp, thi đua, khen thưởng; văn thư, lưu trữ, pháp chế, cấp phát thư báo; quản lý, điều hành hoạt động.
- Phối hợp với cơ quan liên quan thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về giá cước, tiêu chuẩn, chất lượng trong lĩnh vực viễn thông và Internet trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật
- Chủ trì việc thanh tra, kiểm tra hoạt động và xử lý vi phạm của doanh nghiệp, đại lý cung cấp dịch vụ viễn thông, Internet và người sử dụng trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật và theo ủy quyền của bộ Thông tin và Truyền thông;
- Hỗ trợ các doanh nghiệp viễn thông trên địa bàn hoàn thiện các thủ tục xây dựng cơ bản để xây dựng các công trình viễn thông theo giấy phép đã được bộ Thông tin và Truyền thông cấp cho doanh nghiệp, phù hợp với quy hoạch phát triển của địa phương và theo quy định của pháp luật;
- Phối hợp với các đơn vị chức năng của bộ Thông tin và Truyền thông tham gia một số công đoạn trong quá trình cấp phép, giải quyết tranh chấp về kết nối và sử dụng chung cơ sở hạ tầng;
- Chỉ đạo các Phòng Văn hóa và Thông tin việc thanh tra, kiểm tra hoạt động và xử lý vi phạm của đại lý và người sử dụng dịch vụ viễn thông, Internet trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Phòng Kế hoạch-Kinh doanh
Phòng kế hoạch- kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của công ty (cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị trường, dịch vụ tư vấn thanh toán quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân hàng); công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
Phòng kế hoạch- kinh doanh có nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và kế hoạch hàng năm với các hoạt động: quản lý nguồn chi phí, nghiên cứu thị trường, quản lý giá cước dịch vụ viễn thông, mua sắm các vật tư, thiết bị, dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh thuộc nguồn chi phí sản xuất kinh doanh của VNPT Bắc Giang.
- Xây dựng tổ chức và thực hiện các chương trình: nghiên cứu thị trường, xúc tiến hỗn hợp, bảo vệ và quảng bá thương hiệu, chăm sóc khách hàng, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh, hiệu quả sử dụng các nguồn chi phí sản xuất kinh doanh của VNPT Bắc Giang.
- Nghiên cứu các đối tác đối thủ cạnh tranh trên thị trường đối với từng sản phẩm dịch vụ.
- Tham mưu cho giám đốc VNPT Bắc Giang ban hành giá cước dịch vụ viễn thông- công nghệ thông tin theo phân cấp của tập đoàn.
- Thực hiện các chương trình điều tra, thu thập, xử lý, phân tích thông tin thị trường, dự báo nhu cầu sử dụng sản phẩm dịch vụ viễn thông- công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Bắc Giang.
Các đơn vị kinh tế trực thuộc viễn thông Bắc Giang
Trung tâm Viễn thông thành phố Bắc Giang Trung tâm Viễn thông Lạng Giang
Trung tâm Viễn thông Yên Dũng Trung tâm Viễn thông Hiệp Hòa Trung tâm Viễn thông Tân Yên Trung tâm Viễn thông Yên Thế Trung tâm Viễn thông Lục Nam Trung tâm Viễn thông Lục Ngạn Trung tâm Viễn thông Sơn Động Trung tâm Viễn thông Việt Yên
- Có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của viễn thông Bắc Giang.
- Được tự chủ kinh doanh trong lĩnh vực viễn thông- công nghệ thông tin và chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với viễn thông Bắc Giang theo quy định của viễn thông Bắc Giang và theo các quy định hiện hành.
- Có con dấu riêng theo tên gọi
- Được đăng ký kinh doanh
- Được mở tài khoản ngân hàng
- Có quy chế tổ chức và hoạt động do viễn thông Bắc Giang ban hành
- Có bảng cân đối tài khoản và hệ thống sổ sách kế toán
- Được viễn thông Bắc Giang giao quản lý vốn tài sản và các nguồn lực khác tương ứng với nhiệm vụ kinh doanh và phục vụ của đơn vị. Chịu trách nhiệm về việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh và phục vụ đã được viễn thông Bắc Giang giao.
Trung tâm viễn thông- công nghệ thông tin.
- Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện qui hoạch, phát triển, vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lưới viễn thông - công nghệ thông tin; tuân thủ qui trình, qui phạm kỹ thuật, nghiệp vụ trong sản xuất kinh doanh.
- Thẩm định về mặt kỹ thuật, công nghệ các dự án mua sắm vật tư thiết bị, phát triển mạng lưới viễn thông - công nghệ thông tin của VNPT Bắc Giang.
- Đánh giá, đo kiểm, nghiệm thu về mặt kỹ thuật, vật tư, thiết bị, công trình viễn thông - công nghệ thông tin đưa vào khai thác, sử dụng;
- Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng mạng lưới, thiết bị viễn thông - công nghệ thông tin.
- Xây dựng cấu trúc mạng lưới viễn thông - công nghệ thông tin; kế hoạch hợp lý hoá mạng lưới viễn thông - công nghệ thông tin; đề xuất điều chuyển thiết bị dự phòng, thiết bị trên mạng lưới đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Lựa chọn công nghệ, thiết bị; Tiếp nhận chuyển giao công nghệ mới;
- Xây dựng các qui định, tiêu chuẩn và qui trình vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lưới viễn thông - công nghệ thông tin
- Thực hiện trực điều hành thông tin 24/24 giờ và làm đầu mối điều hành hoạt động toàn bộ hoạt động mạng lưới viễn thông - công nghệ thông tin theo qui chế, qui định của VNPT Bắc Giang và của Tập đoàn.
- Ngăn cấm phân bổ tài nguyên mạng lưới khi phát hiện dấu hiệu vi phạm qui định về quản lý, sử dụng tài nguyên mạng lưới cho đến khi có quyết định của Giám đốc VNPT Bắc Giang. Đề xuất cắt, mở dịch vụ; hoà mạng viễn thông công nghệ thông tin.
- Tạm ngừng hoạt động một phần mạng lưới, thiết bị khi phát hiện có dấu hiệu mất an toàn cho người và thiết bị hoặc khi điều chỉnh cấu trúc mạng lưới hoặc điều chuyển thiết bị cho đến khi có quyết định của giám đốc VNPT Bắc Giang.
- Tạm ngừng hoạt động thử nghiệm sản phẩm, dịch vụ mới khi phát hiện có nguy cơ suy giảm chất lượng, tổn thất lưu lượng của mạng lưới hoặc mất antoàn cho người và thiết bị cho đến khi có quyết định của giám đốc VNPT Bắc Giang.
- Xây định mức sử dụng điện thoại phục vụ sản xuất kinh koanh; xây dựng mẫu ấn phẩm phục vụ kinh koanh dịch vụ viễn thông - công nghệ.
- Thỏa thuận cung cấp dịch vụ, sản phẩm viễn thông - công nghệ thông tin với các doanh nghiệp Viễn thông khác, với các đơn vị trực thuộc Tập đoàn.
Trung tâm điều hành
- Điều hành thông tin: cập nhật tình hình hoạt động và chất lượng mạng lưới, thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin, các thiết bị phụ trợ, quản lý các thiết bị dự phòng.
- Hỗ trợ khách hàng: tiếp nhận thông tin báo sự cố mạng lưới viễn thông, sửa chữa, bảo dưỡng viễn thông, thiết bị đầu cuối của khách hàng, xử lý sự cố thuê bao.
- Đề xuất các biện pháp quy hoạch phát triển, hợp lý hóa, sử dụng mạng lưới viễn thông, tham gia xây dựng quy định, quy trình quản lý vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa.
3. Nhân sự và cơ cấu tổ chức nhân sự ở các phòng ban
Hiện nay, trung tâm kinh doanh VNPT Bắc Giang có tổng số 155 nhân viên chủ chốt với một đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm.