7. Kết cấu của luận văn
3.3.1.Về hồn thiện kế tốn hoạt động thu Bảo hiểm xã hội
3.3. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN HOẠT ĐỘNG THU, CH
3.3.1.Về hồn thiện kế tốn hoạt động thu Bảo hiểm xã hội
@ Về chứng từ kế toán thu BHXH
- Phối hợp với hệ thống ngân hàng, kho bạc thực hiện rà soát đối chiếu nội dung trên các chứng từ nộp tiền về các tiêu thức nhƣ tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ đơn vị, số tiền nộp bằng số và bằng chữ và nội dung nộp tiền ghi rõ các khoản nộp và nộp tiền nợ hoặc tiền phát sinh của tháng nào.
- Mẫu C69- HD, C83-HD nên đƣợc tổng hợp hằng ngày cùng với thời điểm Bộ phận thu xác nhận mẫu C69a-HD và Bộ phận kế toán xác nhận mẫu C83a-HD để kịp thời cung cấp số liệu cho Lãnh đạo, các bộ phận chun mơn cũng nhƣ các ban ngành khi có u cầu.
- Việc chốt dữ liệu phân bổ số tiền đã thu đƣợc thực hiện sau khi kế toán đã nhập xong UNC, đối chiếu số liệu với các ngân hàng, kho bạc xong và kế tốn sẽ thực hiện khóa dữ liệu và chuyển cho bộ phận quản lý thu, nhằm
hạn chế việc sót chứng từ thu làm ảnh hƣởng đến tình hình thu, nộp của các đơn vị.
@ Về tài khoản và phƣơng pháp hạch toán kế toán thu BHXH
Để giúp kiểm soát tốt hơn việc hạch tốn kế tốn và theo dõi chính xác số thu theo từng quỹ thành phần và từng khoản thu thì việc mở chi tiết tài khoản 335: Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng là rất quan trọng. Có thể tách ra chi tiết nhƣ sau:
TK 3351 Tạm thu BHXH bắt buộc TK 33511 Ốm đau, thai sản TK 33512 TNLĐ-BNN TK 33513 Hƣu trí, tử tuất TK 3352 Tạm thu BHXH tự nguyện TK 3353 Tạm thu BHYT TK3354 Tạm thu BHTN TK3355 Tạm thu lãi chậm đóng TK 33551 Lãi chậm đóng BHXH bắt buộc TK 33552 Lãi chậm đóng BHXH tự nguyện TK 33553 Lãi chậm đóng BHYT TK 33554 Lãi chậm đóng BHTN @ Về quy trình thu Bảo hiểm xã hội
- Đề xuất với Bộ phận thu thông báo, làm việc và hƣớng dẫn các đơn vị khi thực hiện trích nộp tiền BHXH cần thực hiện nộp đúng số tiền theo đúng thông báo mẫu C12-TS hằng tháng sau khi đã đối chiếu số liệu thu BHXH với Bộ phận thu.
- Kế toán viên sau khi chứng từ thu BHXH cần phải rà soát, đối chiếu lại chứng từ đã nhập với dữ liệu trên phần mềm kế toán tập trung (TCKT), thực hiện thao tác chuyển dữ liệu từ phần mềm kế toán tập trung (TCKT) sang phần mềm quản lý thu (TST) đồng thời phối hợp với Bộ phận thu đối chiếu số liệu Thu giữa Bộ phận kế toán và Bộ phận thu hằng ngày để tránh để
sót chứng từ thu BHXH và thuận tiện cho Bộ phận kế toán xác định số nợ của đơn vị để thực hiện chuyển trả kinh phí giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK cho ngƣời lao động và đơn vị SDLĐ kịp thời.
- Để kế tốn hạch tốn ghi thu kịp thời, chính xác số thu BHXH, BHYT, BHTN do các tổ chức, đơn vị sử dụng lao động chuyển vào tài khoản trong quá trình thu BHXH, BHYT, BHTN khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đƣa ra các thơng tin kế tốn báo cáo lãnh đạo và các cơ quan, ngành cấp trên khi có u cầu thì ngồi các hệ thống ngân hàng đã thực hiện liên thơng dữ liệu thì hệ thống Kho bạc Nhà nƣớc cần phải đƣợc liên thông và cập nhật tự động vào chƣơng trình phần mềm của cơ quan Bảo hiểm xã hội nhằm hạn chế đƣợc sai sót và cập nhật nhanh chóng số thu BHXH, BHYT, BHTN kịp thời, chính xác, đối chiếu số liệu giữa cơ quan BHXH và kho bạc đƣợc kịp thời.
- Đề nghị BHXH tỉnh Bình Định kiến nghị với BHXH Việt Nam làm việc với hệ thống các ngân hàng trong việc thực hiện kết nối giao dịch điện tử song phƣơng cần phải liên thông dữ liệu 24/24 giờ không kể ngày nghỉ lễ, Tết, ngày cuối tháng, cuối quý, cuối năm để tạo thuận lợi cho cơ quan BHXH khi xác định đƣợc số đã thu và xác định đƣợc đơn vị nợ BHXH.
@ Về sổ sách, báo cáo kế toán thu BHXH
- Bộ phận kế toán nên tăng cƣờng đối chiếu số liệu kế tốn hằng ngày khi có phát sinh để kịp thời phát hiện các sai sót và sửa chữa kịp thời trƣớc khi in các sổ sách cũng nhƣ các báo cáo. Nên thực hiện in sổ sách và báo cáo hằng tháng.
- Về cơ bản BHXH thị xã An Nhơn đã thực hiện tốt công tác tổ chức vận dụng chế độ sổ chế toán, hạn chế duy nhất là chƣa thực hiện mở sổ Nhật ký - Số cái theo quy định mà chỉ thực hiện lƣu trữ trên phần mềm kế tốn. Vì đặc thù sổ này khá dài, khó khăn trong việc in ấn nên có thể tách sổ này thành hai phần: phần Nhật ký và phần sổ cái để thực hiện in sổ, đảm bảo mở đầy đủ các loại sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái mà Bộ Tài chính đã quy định.
3.3.2. Về hồn thiện kế tốn hoạt động chi Bảo hiểm xã hội
@ Về chứng từ kế toán chi BHXH
Kết quả nghiên cứu cho thấy, thiết kế và vận dụng hệ thống chứng từ chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn đƣợc thực hiện tốt theo đúng hƣớng dẫn tại thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về hƣớng dẫn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp và thơng tƣ số 102/2018/TT- BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về việc hƣớng dẫn chế độ kế toán bảo hiểm xã hội.
Tác giả đề xuất Bộ phận chính sách khi duyệt chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK cần rà soát kỹ mã đơn vị, số tiền và số tài khoản của đơn vị hoặc ngƣời lao động rồi mới thực hiện thao tác chuyển dữ liệu và chứng từ qua Bộ phận kế toán để tránh trƣờng hợp Bộ phận kế toán chuyển tiền sai đơn vị và ngƣời lao động thụ hƣởng các chế độ. Ngoài ra cần chú ý thực hiện lƣu trữ vĩnh viễn các chứng từ nhƣ danh sách chi trả bằng tiền mặt, giấy nhận tiền có đầy đủ chữ ký của ngƣời hƣởng và danh sách chi trả qua tài khoản cá nhân tại cơ quan Bƣu điện - đơn vị tổ chức dịch vụ chi trả các chế độ BHXH, trợ cấp thất nghiệp và quản lý ngƣời hƣởng các chế độ BHXH hàng tháng theo hợp đồng đã ký với cơ quan BHXH, gồm: Danh sách chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số C72a-HD); danh sách chi trả trợ cấp thất nghiệp (mẫu số C72b-HD); danh sách chi trả trợ cấp 01 lần (mẫu số C97-HD); giấy nhận tiền lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH, BH thất nghiệp (mẫu số C95-HD) ban hành kèm theo Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC. Bênh cạnh việc lƣu trữ vĩnh viễn, tất cả các chứng từ này cần đƣợc bảo quản, lƣu trữ chứng từ kế toán thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
@ Về tài khoản và phƣơng pháp hạch toán kế toán chi BHXH
Để giúp kiểm soát tốt hơn việc hạch toán kế toán chi BHXH và theo dõi chính xác số chi theo từng quỹ thành phần và từng khoản chi và quyết tốn
chi BHXH thì việc mở chi tiết các tài khoản rất quan trọng. Có thể tách ra chi tiết nhƣ sau:
Đối với tài khoản 33921: Phải trả ngƣời hƣởng chế độ BHXH
TK 339211: Phải trả ngƣời hƣởng chế độ BHXH từ nguồn quỹ BHXH cần chi tiết các quỹ hƣu trí, tử tuất, TNLĐ,BNN, ốm đau, thai sản nhƣ sau:
TK 3392111: Hƣu trí, tử tuất
TK 3392112: TNLĐ,BNN
TK 3392113: Ốm đau, thai sản
Đối với tài khoản 3431: Thanh toán với đại diện chi trả cần chi tiết từng loại đối tƣợng nhƣ sau
TK 34311: Thanh tốn hƣu trí, tử tuất
TK 34312: Thanh toán trợ cấp BHXH một lần @ Về quy trình kế tốn chi BHXH (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tăng cƣờng đơn đốc Bƣu điện thị xã quyết tốn tiền lƣơng hƣu và trợ cấp bảo hiểm xã hội kịp thời gian quy định tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán số tiền lƣơng hƣu và trợ cấp bảo hiểm xã hội đã chi và chƣa chi.
- Tăng cƣờng kiểm tra hoạt động chi trả các chế độ BHXH đối với đại diện chi trả nhằm phát hiện kịp thời các sai sót trong việc chi trả và quản lý ngƣời hƣởng để thực hiện chấn chỉnh ngay. Tạo niềm tin đối với ngƣời thụ hƣởng các chế độ.
- Tăng cƣờng vận động ngƣời hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH nhận tiền qua tài khoản ATM nhằm hạn chế các rủi ro khơng đáng có trong chi tiền mặt.
- Cần có biện pháp tuyên truyền cho ngƣời lao động nhận BHXH một lần hiểu đƣợc chính sách, quyền lợi, chế độ đƣợc hƣởng khi tham gia BHXH để ngƣời lao động không nên nhận trợ cấp một lần mà nên tích lũy thời gian tham gia để hƣởng các chế độ hàng tháng và cũng để bảo toàn và tăng trƣởng quỹ BHXH.
- Cần tăng cƣờng cơng tác kiểm tra, rà sốt số liệu; nếu phát hiện sai sót phải chỉnh sữa kịp thời trƣớc khi in các sổ sách, báo cáo nhằm hạn chế trƣờng hợp sổ sách và báo cáo in ra rồi lại phát hiện sai sót góp phần tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm cho đơn vị.
- Kiến nghị sửa đổi, bổ sung Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC cần đƣa thêm mẫu sổ Tổng hợp chi tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp vào hệ thống sổ kế tốn chi BHXH để thuận tiện cho cơng tác tổng hợp báo cáo.
3.3.3. Về hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn
Trong tổ chức công tác kế tốn, tổ chức bộ máy kế tốn đóng vai trò rất quan trọng trong đơn vị và vấn đề nhân sự để thực hiện cơng tác kế tốn có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toán tại đơn vị.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tƣợng, nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực và chế độ kế toán, kịp thời phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn; cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn…. Chính xác, kịp thời thì vấn đề nâng cao chất lƣợng và trình độ chun mơn của nhân viên kế tốn là rất cần thiết.
- Kế toán cần nâng cao tính tự giác nghiên cứu, đọc và nắm vững các văn bản quy định, hƣớng dẫn phƣơng pháp hạch toán bằng cách thƣờng xuyên tổ chức các cuộc kiểm tra nhỏ trong bộ phận kế toán để kiểm tra sự hiểu biết của kế toán viên về phƣơng pháp hạch toán. Định kỳ bộ phận kế toán cần tổ chức những cuộc họp nội bộ để trao đối kinh nghiệm làm việc, trao đổi các quy định mới, tạo sự đồn kết, gắn bó hơn trong bộ phận.
Giải pháp để nâng cao chất lƣợng, trình độ của nhân viên kế toán:
Thứ nhất, mở những đợt tập huấn về luật kế toán, chế độ kế toán của ngành khi có những thay đổi mới hay hƣớng dẫn mới để kế toán cập nhật đƣợc thông tin kịp thời và chủ động xử lý công việc chuyên môn.
Thứ hai, định kỳ cho nhân viên kế toán tham gia lớp học bồi dƣỡng về công nghệ thông tin để đáp ứng đặc thù công việc hiện tại.
Nhơn cần đề xuất BHXH tỉnh Bình Định bổ sung biên chế cho Bộ phận kế tốn.
3.3.4. Về ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Để đảm bảo đƣợc yêu cầu khối lƣợng công việc ngày một lớn, việc tăng cƣờng cơ sở vật chất, hiện đại hóa trang thiết bị làm việc, đƣa ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý tài chính là việc làm hết sức cần thiết đối với đơn vị. Do đó, cần có các giải pháp sau:
Một là, cần thƣờng xuyên nâng cao trình độ CNTT trong cho đội ngũ nhân viên kế toán.
Cần tổ chức các lớp về đào tạo tin học để cập nhật kiến thức tin học nâng cao đáp ứng yêu cầu thực tế cho nhân viên phụ trách kế toán của đơn vị.
Hai là, chủ động đầu tƣ cơ sở vật chất về thiết bị CNTT.
Đề xuất với BHXH Việt Nam xây dựng phần mềm kế tốn hồn chỉnh và thực sự đáp ứng đƣợc những quy định của chế độ kế toán hiện hành cũng nhƣ u cầu thực tế của cơng việc. Khi có sự thay đổi về các văn bản hƣớng dẫn thực hiện kế tốn thì các mẫu biểu, sổ sách, chứng từ kế toán, … trên phần mềm kế toán cũng cập nhật kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ kế tốn thực hiện cơng việc chun mơn hiệu quả.
3.4. Điều kiện thực hiện giải pháp
Để thực hiện các giải pháp vừa nêu trên, tác giả đề xuất các điều kiện cần thiết để thực hiện giải pháp gồm:
Về phía cơ quan quản lý nhà nƣớc đề nghị xây dựng các quy định của pháp luật về chế độ, chính sách BHXH, cơng tác chi trả, quản lý đối tƣợng tham gia, quản lý tiền đóng BHXH và quản lý ngƣời hƣởng các chế độ BHXH phù hợp, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời hƣởng và cơ quan quản lý chi trả BHXH.
Về phía BHXH Việt Nam cần phối hợp trong tổ chức nghiên cứu, học tập kinh nghiệm các nƣớc phát triển xây dựng một số mơ hình kế tốn có tính chất hƣớng dẫn để lựa chọn một mơ hình kế tốn hợp lý, áp dụng cho các cơ quan trong toàn hệ thống BHXH. Cần rà soát, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung
các quy định, quy trình nghiệp vụ cũng nhƣ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, các phòng/bộ phận thuộc BHXH tỉnh/huyện liên quan đến công tác quản lý, cơng tác kế tốn thu, chi BHXH, quản lý ngƣời hƣởng các chế độ BHXH phù hợp với các quy định, quy trình nghiệp vụ có liên quan bảo đảm liên thơng, đồng bộ. Đặc biệt cần có giải pháp xử lý phù hợp đối với ngƣời không nhận lƣơng hƣu hoặc tồn đọng, chậm lĩnh lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH kéo dài.
Cần ban hành quy chế sử dụng, khai thác, liên thông, cung cấp, chia sẻ dữ liệu, phân cấp, phân quyền truy cập cơ sở dữ liệu, “khóa” cơ sở dữ liệu việc sửa chữa, tẩy xóa, điều chỉnh… đều đƣợc lƣu vết và chuyển về cơ sở dữ liệu tập trung toàn quốc theo quy định. Cùng với việc quản lý cơ sở dữ liệu hiện đại bằng công nghệ thông tin cần trú trọng công tác lƣu trữ hồ sơ truyền thống để đáp ứng yêu cầu quản lý BHXH.
Cần chỉ đạo BHXH các tỉnh, thành phố rà soát, đối chiếu Danh sách chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hằng tháng với hồ sơ hƣởng BHXH đang lƣu trữ tại cơ quan BHXH; rà soát, đối chiếu việc cấp mã số BHXH đối với ngƣời hƣởng BHXH, cập nhật thơng tin chính xác để bảo đảm tính định danh duy nhất phục vụ yêu cầu quản lý, đặc biệt đối với trƣờng hợp thông tin cá nhân không trùng khớp trên các loại giấy tờ và hồ sơ hƣởng BHXH. Lƣu ý trong q trình rà sốt, đối chiếu, nếu phát hiện trƣờng hợp khơng có hồ sơ lƣu trữ tại cơ quan BHXH các cấp thì phải tổ chức kiểm tra ngay để có giải pháp xử lý kịp thời tránh để xảy ra hậu quả đáng tiếc.
Cần nâng cấp, hoàn thiện các phần mềm đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ của ngành. Bên cạnh đó, cũng cần quan tâm đến việc bố trí, quản lý, sử dụng đối với ngƣời đƣợc giao quản lý, sử dụng, khai thác phần mềm, thƣờng xuyên kiểm tra, phát hiện xử lý theo quy định nếu vi phạm. Mặt khác, cần có giải pháp về CNTT để giúp công tác quản lý nguồn nhân lực này một cách hiệu quả, ngăn ngừa lạm dụng gây thất thoát quỹ làm mất niềm tin của ngƣời thụ hƣởng dối với cơ quan BHXH.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});