b. Hình thức Chứng từ ghi sổ
2.2.3.Công tác quản lý Tài sản cố định tại Công ty
Công ty CP Xây Lắp Công nghiệp và Thương mại Xuân Hồng với chức năng là tư vấn quy hoạch thiết kế khảo sát xây dựng các công trình dân dụng, công trình công nghiệp, kỹ thuật hạ tầng... do vậy, TSCĐ của Công ty chủ yếu là các máy móc thiết bị, máy đo đạc, máy vẽ, máy vi tính... mang tính chất đặc thù cho ngành kiến trúc, xây dựng.
Đây là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do đó công tác quản lý TSCĐ tại doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng loại, từng nhóm tài sản trong toàn doanh nghiệp cũng như từng đội sản xuất của công ty, đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác, sử dụng hết công suất, có hiệu quả.
2.2.4. Đánh giá Tài sản cố định tại Công ty
Nguyên tắc đánh giá: mọi TSCĐ của công ty được đánh giá theo nguyên giá và giá trị
còn lại.
• Đánh giá theo nguyên giá: tuỳ theo từng trường hợp mà nguyên giá TSCĐ ở công
ty được xác định như sau:
- TSCĐ do mua sắm mới: do công ty áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên:
Nguyên giá TSCĐ = giá mua – các khoản chiết khấu thương mại, giảm gía + các khoản thuế không được khấu trừ + chi phí lắp đặt, chạy thử...
Ví dụ: tháng 7/2012, công ty mua mới máy khoan địa chất, giá mua chưa có thuế
VAT 114.285.714 đồng, thuế VAT 5%. các chi phí phát sinh trong quá trình đưa tài sản vào sử dụng không có. Vì vậy nguyên giá của TSCĐHH trong trường hợp này được xác định 114.285.714 đồng.
- TSCĐ do xây dựng cơ bản bàn giao: Nguyên giá TSCĐ là giá trị quyết toán được duyệt chính thức.
- TSCĐ được cấp hoặc điều chuyển từ đơn vị khác :
Nguyên giá TSCĐ là giá trị ghi trong sổ của đơn vị cấp, đơn vị giao TSCĐ và chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử ... do công ty bỏ ra.
Nguyên giá TSCĐ ở công ty thay đổi trong các trường hợp sau: - Trang bị, sửa chữa trang thiết bị làm tăng thêm giá trị TSCĐ - Tháo dỡ một số bộ phận TSCĐ phức tạp.
2.2.5. Kế toán Tăng, giảm Tài sản cố định
Công tác kế toán chi tiết TSCĐ ở Công ty được thực hiện trên máy vi tính khi có nghiệp vụ liên quan đến tăng giảm TSCĐ, kế toán căn cứ vào chứng từ hợp lệ nhập dữ liệu về TSCĐ vào bảng tăng giảm TSCĐ. Việc hạch toán chi tiết phần hành TSCĐ công ty sử dụng tài khoản 211 “Tài sản cố định hữu hình”.
2.2.5.1. Kế toán tăng Tài sản cố định
Nhiệm vụ của kế toán chi tiết tài sản cố định gồm:
Lập và thu thập các chứng từ ban đầu có liên quan đến TSCĐ ở doanh nghiệp, tổ chức kế toán chi tiết ở phòng kế toán và tổ chức kế toán chi tiết ở bộ phận sử dụng.
Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01- TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 02- TSCĐ)
- Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lơn đã hoàn thành (mẫu số 03- TSCĐ) - Biên bản kiểm kê TSCĐ(mẫu 04- TSCĐ)
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 05- TSCĐ)
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ(mẫu số 06-TSCĐ) - Các tài liệu kỹ thuật có liên quan.
Quy trình kế toán chi tiết
Khi tài sản cố định tại Công ty tăng kế toán thu thập các chứng từ như: Biên bản giao nhận, hợp đồng, hoá đơn... Tài sản cố định được ghi vào thẻ TSCĐ và được đánh số trình tự. Thẻ tài sản cố định được đăng ký vào sổ theo dõi tài sản cố định của Công ty. Theo bảng khấu hao cơ bản TSCĐ kế toán chi tiết sẽ phản ánh các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn
và giá trị còn lại vào sổ theo dõi để phục vụ thông tin kịp thời cho công tác quản lý của lãnh đạo Công ty.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi các bộ phận trong công ty có nhu cầu dùng TSCĐ mới thì bộ phận đó làm tờ trình lên lãnh đạo phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch xem xét đề nghị mua TSCĐ và trình lên giám đốc. Sau khi xem xét thấy hợp lệ, giám đốc đồng ý cho mua thì đầu tiên phòng kế hoạch sẽ xem xét các bảng báo giá TSCĐ và sau đó tiến hành lập hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản quyết toán và thanh lý hợp đồng.
Bên cung cấp có trách nhiệm cung cấp hàng có biên bản giao TSCĐ và các chứng từ liên quan kèm theo. Căn cứ vào bộ hồ sơ TSCĐ, kế toán chi tiết TSCĐở Công ty tiến hành hạch toán tăng TSCĐ và có nhiệm vụ vào các sổ kế toán liên quan.
- Trường hợp mua sắm mới ở Công ty CP Xây Lắp Công nghiệp và Thương mại Xuân Hồng, tăng chủ yếu là do mua sắm máy móc thiết bị
Ví dụ: Trong năm công ty đầu tư mua sắm thêm 1 máy khoan địa chất. Các chứng từ được tập hợp khi tăng TSCĐ là máy khoan địa chất của nhật. Đơn vị đó ký hợp đồng kinh tế số : 12/hđkt v/v mua bán máy khoan, Ngày 5/07/2012. Hai bên đó cùng nhau thực hiện đúng các điều, khoản của hợp đồng đã ký, giá trị hợp đồng là : 120.000.000 đồng bao gốm cả VAT. Và sau đó tiến hành giao nhận máy và thanh lý hợp đồng. Một số chứng từ cơ bản phát sinh được sử dụng theo mẫu sau:
Hóa đơn Giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số : 02 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG QX/2009B
Liên 2 : Giao khách hàng 0045390
Ngày 12 tháng 07 năm 2012.
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Siêu Việt... Địa chỉ : Phường Mai Dịch - Cầu Giấy - Hà Nội ...
Số tài khoản : ... Điện thoại :... ...MS: 0100411564
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Thùy Dương
Tên đơn vị : Công ty CP Xây Lắp Công nghiệp và Thương mại Xuân Hồng Địa chỉ : Thị trấn Kỳ Anh – Hà Tĩnh
Điện thoai: 0393.865.624 Mã số thuế: 3000279928
Số tài khoản: 321110708, Ngân hàng Ngoại thương Hà Tĩnh- Chi nhánh Kỳ Anh Hình thức thanh toán: CK
TT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Tiền mua máy khoan địa chất..
Chiếc 01 114.285.714 114.285.714
Cộng tiền bán hàng hoá dịch vụ : 114.285.714 Thuế suất GTGT : 5%Tiền thuế GTGT : 5.714.286 Tổng cộng tiền thanh toán : 120.000.000 Số tiền viết bằng chữ :Một trăm, hai mươi triệu đồng chẵn .
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Nguyễn Thị Thùy Dương Phan Văn Trung
Ngày 12 tháng 07 năm 2012
Nợ TK 211: 114.285.714 đ Nợ TK 133: 5.714.286 đ
Kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng số QX/2009B, ngày 12 tháng 07 năm 2012 kế toán sẽ tiến hành định khoản và nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 2111: 114.285.714 đ
Cty CP XLCN&TMXH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐBT
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐHH
Có TK 331: 120.000.000 đ Căn cứ quyết định số 12 ngày 5/07/2012Giám đốc Công ty về việc đầu tư máy. Ban giao nhận TSCĐHH:
- Bà: Nguyễn Thị Thùy Dương Chức vụ: Kế toán Đại diện bên giao - Ông: Hà Văn Duy Chức vụ: CB kỹ thuật Đại diện bên nhận - Ông: Phan Văn Nhật Chức vụ: CB tổ chức hành chính Đại diện
Địa điểm giao nhận TSCĐHH: Tại Cty CP Xây lắp Công nghiệp và Thương mại Xuân Hồng. Xác nhận việc giao nhận như sau:
T T
Tên TSC
ĐHH Nước Năm Năm CS Tính nguyên giá TSCĐHH
Tỷ Lệ HM SX SX SD Giá mua CP khác NGTSC ĐHH 1 khoanMáy Nhật 2009 2012 114.285.714 114.285.714 Cộng 114.285.7 14 Ngày 12 tháng 07 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận Người giao
Nợ TK 133: 5.714.286 đ Có TK 331: 120.000.000 đ
Kết chuyển nguồn vốn hình thành từ quỹ phát triển sản xuất Nợ TK 414: 114.285.714 đ
Có TK 411: 114.285.714 đ
Ví dụ 2: Trong năm ngày 20/09/2012nghiệm thu và đưa công trình nhà ga ra để
xe vào sử dụng, kế toán ghi tăng tài sản cố định:
* Chứng từ gốc được sử dụng trong trường hợp này là biên bàn nghiệm thu công trình hoàn thành đưa vào sử dụng được lập ngày 20 tháng 09 năm 2012.
* Tài khoản sử dụng: kế toán sử dụng TK 211 để phản ánh. * Quy trình hạch toán
Nợ TK 211 : 150.000.000đ Có TK 241 : 150.000.000đ Đồng thời kết chuyển nguồn vốn : Nợ TK 441 : 150.0000.000 đ Có TK 411 : 150.000.000đ
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---*0*---
BIÊN BẢN NGHIỆM THU
CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH ĐƯA VÀO SỬ DỤNG
Công trình : Gara để xe số : 56/bbnt
Hôm nay, ngày 20 tháng 09 năm 2012. Chúng tôi gồm có:
Công ty cổ phần Xây lắp Công nghiệp và Thương mại Xuân Hồng
1. Ông: Phạm Xuân Hồng - Giám đốc công ty 2. Ông: Trần Việt Phương - Kỷ thuật giám sát
Đại diện đội xây dựng cơ bản:
1. Ông : Lê Khắc Từ - Đội trưởng . 2. Ông : Vũ Anh Tuấn - Giám sát
Sau khi các bên đó xem xét cụ thể, chi tiết từng hạng mục so với yêu cầu sau đó thống nhất đánh giá nghiệm thu khối lượng thực tế như sau :
- Ga ra để xe có diện tích sử dụng 120m2 .
- Tổng giá trị nghiệm thu: 150.000.000 đồng. (giá đó bao gồm thuế gtgt 10%).
Trên cơ sở xem xét các hồ sơ, tài liệu và kiểm tra công trình tại hiện trường các bên xác nhận:
- Thời gian thi công : đúng kế hoạch đề ra. - Khối lượng thực hiện theo đúng hồ sơ.
Kết luận : Khối lượng công việc thi công đảm bảo chất lượng và yêu cầu. Đồng ý đưa vào sử dụng.
Hồ sơ kèm theo: Các chứng từ liên quan.
Biên bản được lập và kết thúc cùng ngày và được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 2 bản.
Nhà thầu: Giám Sát: Kỷ thuật: Giám đốc:
Lê Khắc Từ Vũ Anh Tuấn Trần Việt Phương Phan Xuân Hồng
*Kế tóan mở sổ chi tiết chung cho một số tài khoản:
Biểu 4: Mẫu số: S38-DNN
Cty CP XLCN&TMXH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 2111
Từ ngày 01/07/2012 đến ngày 30/09/2012
Đối tượng: Máy móc, thiết bị
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK Số tiền
Ngày tháng
SH Đ.Ư Nợ Có
Số dư đầu kỳ: 1.859.744.213
01/07/2012 37 Mua máy pho tô vào sử dụng 331 45.000.000 25/07/2012 39 Cty Dũng Lợi TT HĐCC
Máy tính 331 36.550.432
12/08/2012 46 Mua máy khoan địa chất 331 114.285.714
30/09/2012 48 Thanh lý 8 máy vi tính 214 20.803.000
Cộng phỏt sinh 195.836.146 20.803.000
Dư cuối kỳ 2.034.777.359
Ngày 30 tháng 09 năm 2012
Người lập phiếu Người thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc
Bảng2.2. Bảng tổng hợp TSCĐ năm 2012
( nguồn: phòng Kế toán )
2.2.5.2. Kế toán giảm tài sản cố định
Chứng từ sử dụng
- Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT….
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi phòng, ban của Công ty thanh lý TSCĐ thì phải làm tờ trình lên phòng kế hoạch, phòng kế hoạch xuống kiểm tra, trình lên ban giám đốc sau khi xem xét thấy hợp lệ, tiến hành lập hội đồng thanh lý, hội đồng tiến hành đánh giá thực trạng của TSCĐ và giá trị thu hồi của nó, sau đó hóa giá bán TSCĐ theo từng trường hợp thích
Biểu 5: Mẫu số: S23-DNN
Cty CP XLCN&TMXH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006) của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH
Từ ngày 01/07/2012 đến ngày 30/09/2012 Đơn vị tính: Đồng
T T
Diễn giải Dư đầu kỳ Phát sinh Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Nhà cửa, vật kiến trúc 1.600.645.490 150.000.000 1.750.645.490 Máy móc, thiết bị 1.859.744.213 195.836.146 20.803.000 2.034.777.359 Phương tiện VT, truyền dẫn 1.322.500.000 1.322.500.000
Tổng cộng 4.792.889.703 345.836.146 20.803.000 5.117.922.849
Ngày 30 tháng 09 năm 2012 Kế toán trưởng Giám đốc
hợp. Kế toán chi tiết TSCĐ căn cứ vào biên bản bàn giao và các chứng từ liên quan để ghi giảm TSCĐ, sẽ được trình bày rõ ở phần sau.
TSCĐ của Công ty giảm do các nguyên nhân sau: Thanh lý và nhượng bán.
Đối với trường hợp giảm do thanh lý nhượng bán, kế toán phải lập các chứng từ ban đầu như:
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Phiếu xuất kho (nếu có). Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán Công ty tiến hành hạch toán giảm ghi vào sổ chi tiết, mở sổ chi tiết các TSCĐ liên quan. Cuối tháng kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái 2111.
* Sau đây là một trong những TSCĐ được thanh lý ở Công ty.
Ngày 30 tháng 09 năm 2012, Công ty tiến hành thanh lý máy vi tính, kế toán lập biên bản thanh lý TSCĐ
Biểu 6:
Cty CP XLCN&TMXH Mẫu số: 02 – TSCĐ
(Ban hành kèm theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14 tháng 9 năm 2006 của BTC
BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐHH
Ngày 30 tháng 09 năm 2012
Số: 48
Căn cứ quyết định số 15 ngày 30 tháng 04 năm 2013về việc thanh lý TSCĐ
I. Ban thanh lý tài sản cố định hữu hình gồm:
Ông: Lê Anh Tuấn Chức vụ: Nhân viên Trưởng ban Bà: Nguyễn Thị Thuyết Chức vụ: Nhân viên Ủy viên Bà: Lê Thị Hải Chức vụ: P.Phòng TCHC Ủy viên
II. Tiến hành thanh lý TSCĐHH:
- Tên, mã, ký hiệu, quy cách TSCĐHH: Máy vi tính
- Số hiệu TSCĐHH: Pen tium IV và AMD Nước sản xuất: Nhật
Năm sản xuất: 2005. Năm đưa vào sử dụng 2007 Thẻ TSCĐHH 01 Nguyên giá TSCĐHH: 20.803.000đ
Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 20.803.000đ Giá trị còn lại của TSCĐHH: 0
III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐHH
Ngày 30 tháng 09 năm 2012
Trưởng ban thanh lý
(Ký, họ tên)
Căn cứ chứng từ kế toán nhập dữ liệu ghi giảm TSCĐHH vào theo định khoản như sau: Nợ TK 2141: 20.803.000đ Có TK 2111: 20.803.000đ Phản ánh thu nhập từ thanh lý: Nợ TK 111: 2.200.000đ Có TK 711: 2.200.000đ Phản ánh thu nhập từ thanh lý: Nợ TK 111: 2.200.000đ Có TK 711: 2.200.000đ
Đơn vi: CTy CP XLCN&TMXH Bộ phận:……….
Mẫu số: 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 30 tháng 09 năm 2012 Quyển số: ... Số: ... Nợ: ... Có: ... Họ và tên người nôp tiền: Mai Thị Hồng
Địa chỉ: Nhân viên
Lý do nộp: Thu từ thanh lý máy vi tính
Số tiền: 2.200.000 (Viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 2 Chứng từ gốc. Ngày 30 tháng 09 năm 2012 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm ngàn đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
Biểu 8: Mẫu số: S02a-DNN
Cty CP XLCN&TMXH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 51 Ngày 30 tháng 09 năm 2012 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Nợ Có
Tiền mua Máy phô tô 2111 331 45.000.000
133 331 2.250.000
Cty cổ phần Dũng Lợi
TT HĐCC Máy tính 2111133 331331 36.550.4321.827.521 Tiền mua máy khoan địa
chất 2111 1121 114.285.714
133 1121 5.714.286
Cộng 205.627.953
Kèm theo: 03 chứng từ gốc.
Ngày 30 tháng 09 năm 2012
Người lập: Kế tóan trưởng:
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( nguồn: phòng Kế toán )
Biểu 9 Mẫu số: S02a-DN
Cty CP XLCN&TMXH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm 2013
Ngày 30 tháng 04 năm 2013 Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ
SH Ngày, tháng SH Ngày, tháng 51 30/09 205.627.953 52 30/09 20.803.000 53 30/09 1.600.000 54 30/09 2.200.000 ... Céng 48.760.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Cty CP XLCN&TMXH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC