7. Kết cấu đề tài
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tại Bảo hiểm xã
hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Phân công quyền hạn và trách nhiệm các cấp quản lý
- Thực hiện tốt các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
Quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận phải đƣợc phân định đúng với chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, không vƣợt quá phạm vi cho phép gây chồng chéo, tạo thuận lợi cho các hoạt động kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.
- Hoàn thiện công tác tự kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện An Lão, Bình Định. Phân công và luân chuyển CCVC, lãnh đạo làm công tác BHXH giữa các đơn vị, bộ phần nhằm tăng cƣờng khả năng tự kiểm soát.
- Việc phân công phân nhiệm cho các giám định viên vào từng vị trí phải phù hợp với năng lực, sở trƣờng, kinh nghiệm làm việc của cán bộ giám định, giúp cho công việc đƣợc giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời.
Xây dựng bộ phận KSNB và quy chế KSNB cụ thể hơn tại BHXH huyện An Lão.
- Xây dựng bộ phận KSNB
KSNB là công việc kiểm soát đƣợc tiến hành bởi các nhân viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm việc trong đơn vị. KSNB chủ yếu đánh giá việc thực hiện quy chế, quy định của nhà nƣớc, của ngành BHXH. Kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống KSNB và thực thi công tác kế toán, tài chính tại đơn vị.
Để thực hiện tốt công tác kiểm tra, kiểm soát kế toán, tài chính tại đơn vị, hệ thống KSNB phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên theo chức năng, nhiệm vụ. Nó có tác động tích cực đối với việc phát hiện và điều chỉnh những sai sót trong công tác quản lý và công tác kế toán ở đơn vị. Bộ phận KSNB đƣợc tổ chức và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc đơn vị. Tăng cƣờng năng lực cho các thành viên trong bộ phận thực hiện công tác KSNB (Ban kiểm tra chế độ BHXH), đặc biệt lànhận thức và kỹ năng về KSNB để đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính.
Về tổ chức bộ phận KSNB: Bộ phận kiểm tra chế độ BHXH đƣợc tuyển chọn từ những ngƣời có kinh nghiệm về công tác BHXH, tài chính kế toán và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và kiểm tra các nghiệp vụ một cách độc lập dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Về hoạt động của bộ phận KSNB:
+ Về lập kế hoạch kiểm tra: Hằng năm, bộ phận KSNB phải xây dựng kế hoạch kiểm tra kế toán nội bộ ngay từ đầu năm. Trong kế hoạch phải xác định rõ những ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc, đối tƣợng kiểm tra, nội dung và thời gian kiểm tra. Kế hoạch kiểm tra kế toán phải xây dựng phù hợp với điều kiện, đặc điểm tổ chức công tác kế toán của đơn vị, có tính khả thi cao.
+ Về nội dung và phƣơng pháp kiểm tra: Bộ phận KSNB cần chủ động rà soát để sửa đổi hoặc ban hành mới các quy chế liên quan đến việc kiểm tra, kiểm soát quy trình chi BHXH từ hồ sơ ban đầu, chƣơng trình quản lý chi trả, chƣơng trình kế toán và thanh quyết toán sao cho phù hợp yêu cầu quản lý và thủ tục kiểm soát. Kiểm tra, kiểm soát định kỳ quá trình tuân thủ quy định về công tác chi, cũng nhƣ kiểm soát chứng từ, sổ sách đầy đủ nhằm đảm bảo không có sự sai sót.
Thực hiện nghiêm túc việc báo cáo công tác kiểm tra, kiểm soát cho Ban giám đốc theo định kỳ hàng tháng hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của đơn
vị. Tiến hành kiểm tra đột xuất công tác chi BHXH khi có dấu hiệu vi phạm theo yêu cầu của Giám đốc.
Kiến nghị các thay đổi các chính sách, quy trình nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý chi BHXH và điều hành tại đơn vị. Khi phát hiện những vi phạm trái với chính sách, chế độ pháp luật thì phải báo với cấp có thẩm quyền để đƣa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời.
- Xây dựng quy chế KSNB
Xây dựng quy chế KSNB ở đơn vị cần cụ thể hóa các chính sách chế độ của Nhà nƣớc cũng nhƣ các qui định của ngành nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ của nhà nƣớc. Đồng thời quy chế cũng không thể bỏ qua các chế tài cần thiết áp dụng đối với cán bộ đơn vị nếu không tuân thủ các quy định của quy chế nhằm đảm bảo sự nghiêm minh và công bằng trong công tác kiểm soát chi BHXH.
Quy chế KSNB của đơn vị là tổng thể các nguyên tắc cơ bản, các yêu cầu, các quy định về nghiệp vụ và xử lý các mối quan hệ phát sinh trong hoạt động KSNB, mối quan hệ đạo đức, ứng xử đối với các cán bộ làm công tác KSNB phải tuân thủ trong quá trình thực hiện KSNB, đồng thời là căn cứ đánh giá chất lƣợng của hoạt động KSNB.
Quy chế đƣợc xây dựng và áp dụng theo nguyên tắc: tuân thủ pháp luật và phù hợp với môi trƣờng quản lý, môi trƣờng thanh tra, kiểm tra, kiểm soát, đảm bảo tính độc lập, trung thực, khách quan của hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Quy chế KSNB của đơn vị luôn đƣợc hoàn thiện để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao chất lƣợng hiệu quả hoạt động KSNB của đơn vị trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng và công nghệ thông tin ngày càng phát triển.
Với mục tiêu đề ra chi đúng, chi đủ, kịp thời cho đối tƣợng thụ hƣởng BHXH. Trong những năm qua BHXH huyện An Lão luôn giải quyết các chế độ, chính sách cho đối tƣợng tham gia và thụ hƣởng chế độ BHXH đúng theo quy định của pháp luật hạn chế những sai sót xảy ra. Quản lý, theo dõi kịp thời việc
biến động tăng, giảm đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH thƣờng xuyên; tổ chức việc chi trả các chế độ đảm bảo chi đúng, đủ, kịp thời, tận tay đối tƣợng đƣợc hƣởng. Vì vậy, góp phần đảm bảm an sinh xã hội trên địa bàn huyện.
Xây dựng quy chế kiểm soát chi BHXH tại BHXH huyện An Lão. Hiện nay tại BHXH huyện An Lão việc kiểm tra, kiểm soát chi BHXH đã đƣợc triển khai, tuy nhiên xây dựng quy chế kiểm soát chi BHXH chƣa cụ thể, chủ yếu là dựa vào việc phân công trách nhiệm của từng phòng nghiệp vụ mà thực hiện. Vì vậy đồng thời với việc xây dựng bộ phận KSNB, cần phải xây dựng quy chế kiểm soát chi BHXH trong nội bộ các phòng nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lƣợng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế tài chính và kiểm tra tính tuân thủ các chế độ chính sách của nhà nƣớc liên quan đến tình hình chi BHXH. Các nội dung, yêu cầu chủ yếu trong quy chế kiểm soát chi cần có là:
- Trong quy chế, ngoài việc quy định các vấn đề chung, các vấn đề phân cấp trong quản lý kinh tế tài chính và hạch toán cũng cần phải đƣợc quy định cụ thể. Trƣớc hết cần phải nêu rõ vai trò trách nhiệm của các phòng nghiệp vụ, CCVC trong với hoạt động kiểm chi BHXH của BHXH huyện An Lão. Quy chế quy định cụ thể nội dung, quy trình, cách thức kiểm soát chi BHXH trên các lĩnh vực hoạt động chi BHXH, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, các quy định về thời gian làm việc của các phòng nghiệp vụ, về mối quan hệ giữa các phòng nghiệp vụ, tại BHXH huyện An Lão về quản lý chi tiền mặt, quy chế về quản lý chi hƣu trí, tử tuất, TNLĐ, BNN, NDS-PHSK, lệ phí chi...
- Về công tác kế toán, cần tổ chức chặt chẽ hơn công tác lập dự toán trong toàn thể BHXH quận, huyện trực thuộc và các phòng nghiệp vụ theo quy định, tổ chức thực hiện các dự toán, quy chế phân cấp hạch toán, quy định về nhiệm vụ hạch toán của từng BHXH quận, huyện trực thuộc cũng nhƣ của toàn ngành; phạm vi hạch toán của từng đơn vị, chế độ luân chuyển chứng từ, ghi chép ban đầu.
Tăng cƣờng việc chi BHXH qua hệ thống ngân hàng (ATM), bƣu điện
- Nhƣ đã nêu ở phần tồn tại, việc chi trả thông qua đại diện chi trả và chi trả bằng tiền mặt còn nhiều bất cập. Vì thế để đảm bảo an toàn về tiền mặt và chi đúng đối tƣợng hạn chế gian lận, sai sót, mất mát xảy ra do hàng tháng BHXH huyện An Lão chi BHXH với số tiền lớn thì tăng cƣờng việc chi BHXH qua hệ thống ngân hàng trực tiếp vào tài khoản cá nhân ngƣời thụ hƣởng hoặc chi trả qua mạng lƣới bƣu điện là giải pháp có tính khả thi cao.
+ Tăng cƣờng chi trả qua tài khoản cá nhân: BHXH huyện An Lão cần phối hợp với hệ thống Ngân hàng vận động và hƣớng dẫn các đối tƣợng mở tài khoản cá nhân; cách sử dụng thẻ ATM đối với ngƣời thụ hƣởng BHXH. Đồng thời ký hợp đồng với ngân hàng quy định rõ trách nhiệm của các bên và thoả thuận chi phí cho dịch vụ này để tổ chức thực hiện chu đáo. Quá trình sử dụng hình thức chi trả này cần phải làm thận trọng, có lộ trình phù hợp với tập quán của nhân dân và cơ sở hạ tầng của ngành ngân hàng.
+ Chi trả qua hệ thống bƣu điện: Hiện nay hệ thống bƣu điện đang phát triển rất mạnh mẽ, ngoài các bƣu cục cấp tỉnh và huyện, Tổng công ty Bƣu chính Viễn thông còn xây dựng và phát triển mạnh điểm bƣu điện văn hoá xã. Tại các điểm phục vụ, Tổng công ty Bƣu chính Viễn thông đã cung cấp các dịch vụ nhƣ gửi thƣ, gửi bƣu phẩm, lắp đặt điện thoại và chuyển tiền. Dịch vụ chuyển tiền hiện nay đƣợc đông đảo khách hàng sử dụng với 3 loại hình: thức chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh. Trƣớc sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống bƣu điện trên toàn quốc, hình thức chuyển tiền qua bƣu điện hoàn toàn có thể đáp ứng đƣợc công tác chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng của ngành BHXH đối với những xã vùng sâu, vùng xa. Mặt khác, dịch vụ chuyển tiền tận nhà của bƣu điện cũng đáp ứng đƣợc nguyên tắc chi trả tận tay, đủ số cho các đối tƣợng thụ hƣởng BHXH.
Đối tƣợng hƣởng chế độ BHXH phân bố không đều, chủ yếu tập trung ở các trung tâm đô thị, còn ở các xã vùng sâu, vùng xa đối tƣợng hƣởng chế độ
BHXH rất ít, có những xã chỉ có ít đối tƣợng với số tiền chi trả ít. Địa bàn của những xã này rất phức tạp, thiên nhiên khắc nghiệt gây không ít khó khăn cho công tác chi trả. BHXH huyện đã tổ chức chi trả trực tiếp cho đối tƣợng này nhƣng có khi đến chi trả thì đối tƣợng đi làm nƣơng ở xa không về nhận trợ cấp đƣợc, sau đó đối tƣợng lại về BHXH huyện để lĩnh. Chƣa kể những đợt chi trả gặp phải thời tiết xấu nhƣ mƣa, lũ lụt dẫn đến việc chi trả bị chậm lại. Vì vậy ngoài việc chi trả qua hệ thống Ngân hàng, BHXH huyện An Lão nghiên cứu và thực hiện chi trả BHXH qua hệ thống bƣu điện đối với những xã miền núi (An Toàn, An Vinh,…) số lƣợng đối tƣợng ít và số tiền chi trả không nhiều. Phƣơng thức chi trả này có những ƣu, nhƣợc điểm sau đây:
Ưu điểm: Cơ quan BHXH và các đại lý chi trả không phải vận chuyển tiền mặt từ hệ thống Ngân hàng về cơ quan BHXH rồi về các đại lý chi trả do đó không phải chi phí vận chuyển, bảo quản, áp tải tiền. Cơ quan BHXH không phải lo bố trí thời gian để phục vụ công tác chi trả. Đối tƣợng chi trả không phải đến địa điểm chi trả để nhận tiền. Cơ quan BHXH kiểm tra đƣợc sự có mặt, biến động của đối tƣợng thông qua chữ ký trên chứng từ chuyển tiền do bƣu điện chuyển lại. Rất thích hợp với những điểm chi trả thuộc các xã những xã miền núi số lƣợng đối tƣợng ít, số tiền chi trả không nhiều. Các dịch vụ chuyển tiền của bƣu điện đƣợc triển khai trên toàn quốc do đó có thể thực hiện việc chi trả ở bất kỳ bƣu cục nào gần nhất.
Nhƣợc điểm: Phí chuyển tiền còn cao so với hệ thống Ngân hàng. Cơ quan BHXH thƣờng xuyên cập nhật địa chỉ của đối tƣợng. Trong trƣờng hợp đối tƣợng thay đổi địa chỉ mà cơ quan BHXH nắm bắt kịp thời thì rất khó khăn cho công tác chi trả và phát sinh chi phí. Hàng tháng cơ quan BHXH chuyển tiền vào tài khoản của bƣu cục hoặc mang tiền ra bƣu cục (tuỳ theo số lƣợng tiền chi trả nhiều hay ít) cùng danh sách chi trả và địa chỉ của đối tƣợng theo từng xã để bƣu cục thực hiện việc chuyển tiền. Định kỳ sau 5 đến 10 ngày cơ quan BHXH đến bƣu cục nơi đăng ký chuyển tiền để thanh toán tiền chi trả và nhận chứng từ.
Nâng cao chất lƣợng đội ngũ công chức, viên chức
Thƣờng xuyên tổ chức các cuộc hội thảo, tập huấn ngắn hạn, đào tạo chuyên sâu từng loại nghiệp vụ cụ thể, từng đối tƣợng tham gia BHXH. Nâng cao trình độ chuyên môn của từng cán bộ công chức, viên chức thông qua các hoạt động: các đợt tập huấn sử dụng phần mềm hoặc có những thay đổi về văn bản hay các quy trình thủ tục mới của ngành… Khi đó, cán bộ công chức, viên chức đƣợc tăng cƣờng them những kiến thức bổ ích để phục vụ cho hoạt động của cơ quan BHXH huyện An Lão.
Cán bộ, công chức, viên chức tham gia đóng góp ý kiến để hoàn thiện các quy trình hoạt động tại cơ quan, giảm bớt các thủ tục không cần thiết mà vẫn đảm bảo đúng quy trình và thủ tục hồ sơ theo quy định. Luôn cập nhật nguồn thông tin về pháp luật hiện hành, nâng cao kiến thức chuyên môn của Ngành cho toàn thể cán bộ công chức viên chức của cơ quan vì đa phần kiến thức của Ngành chƣa đƣợc đào từ cấp Đại học.
- Rà soát, sắp xếp lại đội ngũ CCVC trong ngành sao cho phù hợp với năng lực, sở trƣờng, chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
- Phối hợp với các đơn vị BHXH chi BHXH lại các cán bộ hiện có nhất là cán bộ có trình độ từ trung cấp trở xuống.
- Trong hoạt động quản lý sự nghiệp BHXH ngoài chuyên môn về lĩnh vực quản lý BHXH nói chung, phải có bằng chuyên môn về bảo hiểm kế toán.
- Tổ chức cho CCVC làm công tác bảo hiểm kế toán biết sử dụng hệ thống phần mền kế toán nhuần nhuyễn.
- Thƣờng xuyên mở lớp đạo tạo đại lý chi trả để nâng cao nghiệp vụ chi trả.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Cần có cơ chế phân tích, đánh giá rủi ro có thể xảy ra ảnh hƣởng đến việc kiểm soát tốt nội dung chi BHXH của BHXH huyện An Lão về các chỉ tiêu nhƣ giải quyết chế độ đúng quy trình, chi trả chế độ đúng ngƣời, kịp thời và đầy đủ…
Việc nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, chủ động, để từ đó xác định đƣợc các biện pháp xử lý phù hợp. Chứ không phải chỉ khi nào xảy ra hậu quả mới khắc phục nhƣ trƣớc đây. Đặc biệt, trong hoạt động chi BHXH việc nhận dạng rủi ro có ý nghĩa rất quan trọng, giúp phát hiện sớm các ĐVSDLĐ, NLĐ và CCVC trong ngành có dấu hiệu sai phạm để kịp thời xử lý.
Xây dựng chế độ quy trình trách nhiệm rõ ràng từ ngƣời lãnh đạo đến các CCVC trong việc để xảy ra rủi ro bị chiếm dụng quỹ BHXH.
3.2.3. Thủ tục và quy trình kiểm soát
Xây dựng quy định phân chia trách nhiệm kiểm soát của các chủ thể nhằm phối hợp nhịp nhàng trong kiểm soát các nội dung chi BHXH: BHXH huyện An Lão phải phối hợp với BHXH tỉnh Bình Định trong quá trình kiểm soát chi BHXH của đơn vị mình đầy đủ, không bỏ sót nội dung chi BHXH.