7. Kết cấu đề tài
3.2.4. Cơ sở dữ liệu và ứng dụng công nghệ thông tin
Để thực hiện tốt công tác thu chi quỹ BHXH, rút ngắn đƣợc thời gian giải quyết các nghiệp vụ giải quyết chuyên môn, quản lý, kiểm tra đƣợc chặt chẽ việc giải quyết các chế độ chính sách BHXH, chống lạm quỹ BHXH thì cần phải có các chƣơng trình phầm mềm quản lý. Một yếu tố mang tính cấp thiết và nổi bật nhất trong các giải pháp là vấn đề thông tin của đối tƣợng tham gia BHXH. Thông tin của các đối tƣợng tham gia BHXH là khối dữ liệu vô cùng lớn, mang tính lâu dài và thƣờng xuyên biến động. Để có thể theo dõi các thông tin một cách chính xác và cập nhật kịp thời làm cơ sở cho việc giải quyết chế độ BHXH thì phải hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phù hợp với hoạt động BHXH ngày càng phát triển và mở rộng. Đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc quản lý hoạt động chi BHXH sẽ giảm thiểu các rủi ro các nguyên nhân về lƣu trữ, xử lý thông tin thiếu chính xác dẫn đến việc giải quyết chế độ chậm trễ, không đúng đối tƣợng hƣởng chế BHXH và gây thất thoát quỹ BHXH.
Việc áp dụng CNTT tốt trong quá trình quản lý là sợi chỉ đỏ cần thiết xuyên suốt quá trình thực hiện quản lý thu-chi quỹ BHXH là một trong những yếu tố quan trọng để quyết định thành công việc thực hiện kiểm soát chi trả chế độ BHXH. Việc kết nối dữ liệu cả nƣớc yêu cầu khả năng lƣu trữ, quản lý đƣợc các dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc, khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Khối dữ liệu phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu của Ngành và cần thiết cho Ngành. Do cơ quan BHXH quản lý hầu hết các đối tƣợng từ trẻ em, học sinh – sinh viên, ngƣời trong độ tuổi lao động và
ngƣời ngoài độ tuổi lao động. Từ đó, đây cũng có thể là nguồn dữ liệu thông tin cần thiết cho cácNgành quản lý khác.Có thể chia khối dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý BHXH cần thiết phải có hai loại:
a. Thông tin liên quan đến Đơn vị sử dụng lao động
- Loại hình hoạt động – kinh doanh - Trụ sở kinh doanh
- Vốn điều lệ …
b. Thông tin liên quan đến ngƣời lao động
- Họ và tên
- Ngày tháng năm sinh
- Nơi sinh, Hộ khẩu thƣờng trú (nơi tạm trú) - Giới tính, dân tộc, quốc tịch
- Số chứng minh nhân dân - Mã số BHXH
- Quá trình tham gia BHXH: dữ liệu này dùng để xác định điều kiện hƣởng trợ cấp BHXH, dữ liệu luôn biến động và đƣợc câp nhật thƣờng xuyên: thời gian tham gia đóng BHXH, mức lƣơng nộp BHXH.
- Quá trình hƣởng các chế độ trợ cấp BHXH: dữ liệu này phát sinh khi đƣợc kiểm tra và tổ chức xét duyệt để hƣởng chế độ trợ cấp BHXH.
c. Tạo lập các kênh thông tin đáng tin cậy cho hoạt động BHXH và các đối tƣợng tham gia BHXH
Tất cả các hoạt động của BHXH đều dựa trên thông tin của các đối tƣợng tham gia BHXH. Nếu thiếu thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động BHXH. Các thông tin này vừa mang tính lịch sử vừa đƣợc lƣu trữ trong thời gian dài và có biến động nên việc theo dõi rất khó khăn, cần cập nhật thƣờng xuyên và kịp thời. Hiện nay, thông tin đƣợc lƣu giữ dƣới hình thức bán thủ công, nhƣng căn cứ để giải quyết đều phải là chứng từ dƣới dạng sổ BHXH (mang tính thủ công). Có thể tạo lập kênh
thông tin liên kết nhƣ sau:
Tạo lập kênh thông tin liên thông giữa các cơ quan chức năng nhƣ Sở kế hoạch và Đầu tƣ, Sở LĐ-TB&XH, Thuế, Tòa án, Công an kinh tế... với các hoạt động BHXH để có thể nắm bắt thông tin kịp thời về các đơn vị tham gia BHXH khi có sự biến động. Để làm đƣợc điều này, đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các cơ quan, ban ngành, sự đảm bảo an toàn, bảo mật của hệ thống thông tin và cần phải có quy chế nghiêm ngặt kèm theo các chế tài về việc bảo mật thông tin, giới hạn các đối tƣợng đƣợc khai thác thông tin.
Thiết lập kênh thông tin trực tiếp giữa cơ quan BHXH với ngƣời lao động tham gia BHXH. Thông qua các kênh thông tin công cộng để tuyên truyền chính sách BHXH, những quy định của Luật BHXH và các văn bản hƣớng dẫn thực hiện Luật đến mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội. Thông báo rộng rãi công khai về đối tƣợng, thủ tục, mức hƣởng BHXH cho ngƣời lao động, đặc biệt đối tƣợng hƣởng bổ sung, đối tƣợng đặc thù, tránh tình trạng ngƣời lao động bị lừa vì thiếu hiểu biết.