7. Kết cấu đề tài
3.2.3. Thủ tục và quy trình kiểm soát
Xây dựng quy định phân chia trách nhiệm kiểm soát của các chủ thể nhằm phối hợp nhịp nhàng trong kiểm soát các nội dung chi BHXH: BHXH huyện An Lão phải phối hợp với BHXH tỉnh Bình Định trong quá trình kiểm soát chi BHXH của đơn vị mình đầy đủ, không bỏ sót nội dung chi BHXH.
Xây dựng thủ tục đối chiếu:
+ Đối chiếu để kiểm tra giữa phòng TN-TKQTTHC và phòng Chế độ BHXH, tránh việc cán bộ nhập khống hồ sơ vào chƣơng trình: Ban hành quy tắc đối chiếu giữa danh sách xét duyệt chế độ với danh sách nhận hồ sơ phòng TN-TKQTTHC (bộ phận “1 cửa”). Đảm bảo rằng hồ sơ giải quyết chế độ là có thật, tránh tình trạng CCVC có thể nhập liệu vào chƣơng trình một ngƣời không tham gia BHXH rồi thông đồng với ngƣời này để lạm dụng số tiền thanh toán không đúng quy định. Mặt khác, cấp lãnh đạo phụ trách chế độ BHXH một lúc ký hàng trăm hồ sơ thì gần nhƣ không thể kiểm tra sự tồn tại của các hồ sơ “ma”. Ở thủ tục này, ngƣời đối chiếu phải độc lập với ngƣời giải quyết chế độ.
+ Đối chiếu, kiểm tra giữa hồ sơ Thu (hồ sơ tham gia BHXH của ngƣời lao động) với hồ sơ giải quyết chế độ: Thực hiện tốt thủ tục này giúp đảm bảo chỉ những ngƣời có tham gia BHXH mới đƣợc hƣởng chế độ BHXH. Việc đối chiếu này còn giúp kiểm tra mức lƣơng ngƣời hƣởng chế độ có trùng với
mức lƣơng tham gia BHXH hay không. Ở thủ tục này, ngƣời đối chiếu cũng phải độc lập với ngƣời giải quyết chế độ.
Xây dựng thủ tục phê duyệt, báo cáo bất thƣờng về chế độ BHXH
+ Xây dựng thủ tục phê duyệt của từng CCVC, của lãnh đạo phụ trách nghiệp vụ, Ban giám đốc.
+ Xây dựng quy định ngƣỡng mà cán bộ công chức phải báo cáo lãnh đạo theo từng cấp một cách hợp lý.
Ví dụ: những trƣờng hợp hƣởng chế độ 1 lần số tiền duyệt chi lớn (trên 50 triệu) hoặc số tiền thanh toán chế độ thai sản cao thì phải chịu sự kiểm soát kỹ từ khâu tham gia BHXH có vấn đề nào bất thƣờng nhƣ tăng mức đóng lên cao đột ngột. Phòng Chế độ BHXH, phòng Thu phối hợp với phòng KHTC chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát chi BHXH định kỳ công tác chi trả chế độ BHXH. Công tác kiểm tra phải đƣợc tiến hành nghiêm túc, có khen thƣởng, có kỷ luật.
Hoàn thiện kiểm soát từng nội dung BHXH
Hoàn thiện kiểm soát chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng Hiện nay, việc chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng đƣợc thực hiện thông qua hệ thống đại lý chi trả Bƣu điện và chi trả trực tiếp cho đối tƣợng hƣởng nhƣng thực tế thì vẫn còn tồn tại nhiều trƣờng hợp nhận thay không có giấy tờ kèm theo hoặc do quen biết nên bỏ qua thủ tục này, điều này dễ dẫn đến tình trạng gian lận. Để tránh tình trạng đó thì nên triển khai hình thức chuyển tiền chi trả trợ cấp hàng tháng qua hệ thống tài khoản ngân hàng là khả thi và an toàn hơn. Và trên thực tế thì việc này cũng đã đƣợc triển khai thực hiện nhƣng số lƣợng ngƣời tham gia chuyển tiền qua thẻ ATM vẫn còn hạn chế do nhiều yếu tố chi phối nhƣ đa phần ngƣời dân mình vẫn muốn nhận tiền mặt hơn, một phần do độ tuổi cao và việc thực hiện giao dịch qua thẻ đối với một số ngƣời còn vất vả.
lƣơng hƣu và trợ cấp hàng tháng.
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Nhân viên BHXH sẽ tiến hành rà soát, kiểm tra lại toàn bộ danh sách(mẫu C72) nhận chế độ do BHXH tỉnh Bình Định chuyển về với danh sách ký nhận tiền tại đại lý chi trả xem có trùng khớp tên, số tài khoản của đối tƣợng hƣởng lƣơng hƣu hàng tháng hoặc trợ cấp BHXH hàng tháng trên ủy nhiệm chi.
Kiểm tra hợp đồng, mẫu đăng ký quản lý đối tƣợng hƣởng các chế độ hàng tháng chuyển qua tài khoản thẻ ATM với đại lý chi trả Bƣu điện.
Kiểm tra danh sách chi trả xem xác nhận chữ ký của đối tƣợng hƣởng hàng tháng trên danh sách trợ cấp (mẫu C72) đối với trƣờng hợp nhận trợ cấp bằng tiền mặt.
Tiến hành lấy phiếu điều tra tổ chức đại lý chi trả từ đối tƣợng hƣởng trợ cấp nhƣ thái độ phục vụ, chi đúng số tiền, tƣ vấn giải thích các chế độ có rõ ràng, thời gian chi tiền… để nắm bắt tình hình chi trả của đại lý nhƣ thế nào và tìm hƣớng giải quyết vấn đề.
Đại lý chi trả Bƣu điện nên ký kết hợp đồng với Ủy ban nhân dân trên địa bàn để kịp thời cập nhật những trƣờng hợp ngƣời hƣởng trợ cấp đã chết mà ngƣời nhận thay vẫn đến nhận hàng tháng và báo giảm để cắt giảm chế độ.
Hoàn thiện kiểm soát chi trả các chế độ BHXH một lần
Thời gian trƣớc đây, có xuất hiện những trƣờng hợp mua bán sổ BHXH; sau đó ngƣời mua sổ trực tiếp đi làm thủ tục và nhận tiền bằng giấy ủy quyền giả mạo. Việc chi trả chế độ BHXH một lần nên chuyển qua tài khoản cá nhân của đối tƣợng đƣợc hƣởng trợ cấp để tránh tình trạng trƣờng hợp làm giả chữ ký trong giấy ủy quyền, và tránh tình trạng ngƣời khác có đƣợc sổ của ngƣời lao động rồi làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần thay cho ngƣời lao động. Khi đến cơ quan BHXH làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần ngƣời lao động làm đơn theo mẫu 14-HSB và đề nghị hình thức thanh toán là
chuyển khoản (ghi rõ số tài khoản ngân hàng, họ tên chủ tài khoản).
Trình tự và thủ tục kiểm soát
Kiểm tra đơn đề nghị của ngƣời lao động xem thử đã điền đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến việc thanh toán và có đề nghị đƣợc nhận tiền trợ cấp thông qua tài khoản ngân hàng.
Kiểm tra quyết định của bộ phận chế độ BHXH đã duyệt có đúng so với thời gian đóng BHXH thể hiện qua sổ BHXH và số tiền đƣợc hƣởng.
Kiểm tra những thông tin trên đơn đề nghị thanh toán chế độ BHXH một lần (số chứng minh nhân dân, số sổ BHXH, số tài khoản ngân hàng …) và đối chiếu thực tế trên ủy nhiệm chi có đúng với những thông tin đƣợc ghi ở đơn đề nghị thanh toán của ngƣời hƣởng trợ cấp.
Hoàn thiện kiểm soát chi chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dƣỡng sức
Để giải quyết kịp thời chế độ đối với ngƣời lao động, nên áp dụng phơng thức chuyển tiền trực tiếp cho ngƣời lao động thông qua tài khoản cá nhân thay vì chuyển về số tài khoản của đơn vị sử dụng lao động. Việc này sẽ giải quyết đƣợc vấn đề, có một số đơn vị sử dụng lao động muốn chiếm đoạt số tiền trợ cấp của ngƣời lao động, hoặc là đơn vị tự làm hồ sơ giả mạo rồi trục lợi từ nguồn quỹ BHXH.
Trình tự và thủ tục kiểm soát
Kiểm tra danh sách do đơn vị sử dụng lao động lập cho ngƣời lao động theo biểu mẫu quy định của Ngành và điền đầy đủ thông tin cá nhân, tiêu chí theo quy định.
Trong quá trình xét duyệt và thẩm định bộ phận chế độ kiểm tra quá trình tham gia BHXH và mức lƣơng có đủ điều kiện hƣởng trợ cấp không.
Kiểm tra danh sách xét duyệt của bộ phận chế độ và dữ liệu do bộ phận chế độ xét duyệt chuyển qua phần mềm kế toán về số tài khoản ngân hàng, số tiền đƣợc duyệt xem có khớp nhau không. Sau đó viết ủy nhiệm chi chuyển tiền cho ngƣời hƣởng trợ cấp.
Tuy nhiên có vấn đề mà cơ quan BHXH khó kiểm soát đợc đó là việc những chứng từ thanh toán chế độ có đúng thực tế không nhƣ xin giấy nghỉ ốm hƣởng BHXH mà trong thời gian đó ngời lao động vẫn đi làm bình thƣờng.
Phối hợp với các cơ quan chức năng nhƣ thanh tra, sở tài chính, công an kinh tế … để tiến hành kiểm tra kiểm soát việc thực hiện chế độ BHXH bắt buộc và chi các chế độ BHXH cho ngƣời lao động tại đơn vị sử dụng lao động có đúng theo quy định không.
Hiện nay, ngành BHXH đang kiến nghị lên Quốc hội và Chính phủ chức năng đƣợc tự thanh tra, kiểm tra đơn vị sử dụng lao động.
Hoàn thiện kiểm soát chi trợ cấp thất nghiệp
Ngƣời lao động tham gia BHXH ở tình trạng thất nghiệp sẽ đƣợc hƣởng trợ cấp hàng tháng giống nhƣ hƣởng lƣơng hƣu hay các chế độ trợ cấp hàng tháng khác. Đây là vấn đề nan giải của cơ quan BHXH vì không thể giám sát đƣợc đối tƣợng nhận trợ cấp thất nghiệp nhƣng vẫn đi làm bình thƣờng. Do đó cần có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và sự kết nối dữ liệu trong cả nƣớc.
Trình tự và thủ tục kiểm soát
Căn cứ vào quyết định hƣởng trợ cấp của Sở LĐTB&XH. Kiểm tra danh sách ký nhận tiền và danh sách lập của phòng chế độ BHXH.
Việc thực hiện chi trả thì giống nhƣ hoạt động chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp hàng tháng.
Tuy nhiên, việc kiểm soát vấn đề này khá phức tạp. Ngƣời lao động đang hƣởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng và đang đi làm đăng ký tiếp tục tham gia BHXH nhƣng trong quá trình kê khai thông tin thì ngƣời lao động sẽ cố tình khai sai lệch so với thực tế để tiếp tục đƣợc hƣởng trợ cấp thất nghiệp. Do đó, ngành BHXH cần tạo nguồn dữ liệu thông tin về những ngƣời tham gia BHXH nhƣ: mã số BHXH, họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quá trình tham gia BHXH ở các địa phƣơng khác, quá trình hƣởng chế độ BHXH đã đƣợc hƣởng. Chính vì vậy, ứng dụng sức mạnh của công nghệ thông tin
vào việc kết nối toàn bộ dữ liệu thông tin trong cả nƣớc sẽ tạo thuận lợi cho cơ quan BHXH trong việc tham gia hay ngừng tham gia BHXH hoặc cắt trợ cấp BHXH khi không còn đủ điều kiện. Khi đó sẽ hạn chế đƣợc phần nào việc lạm dụng này vừa không làm thất thoát nguồn qu và tạo thêm nguồn thu cho hoạt động BHXH.