Sơ đồ 3.1 : Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần thiết bịBách Khoa Computer
Lƣu Trần Tuyết Nhi Trang 32 Cơ cấu sơ đồ tổ chức công ty dựa trên cơ chế thủ trƣởng. Các bộ phận cùng nhau làm việc trong môi trƣờng chuyên môn cao, dễ học hỏi thêm kinh nghiệm. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ hoàn thành tất cả vấn đề liên quan đến công việc của bộ phận mình. Vào cuối buổi làm thì nhân viên tổng hợp toàn bộcông việc đểcho trƣởng phòng.
Sau đó trƣởng phòng sẽxem xét và tổng hợp toàn bộtài liệu làm việc để nộp lại cho ban tổng giám đốc. Ban tổng giám đốc đạo ra quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của ngƣời thừa hành trực tiếp của mình.
Bộ phận tham mƣu có nhiệm vụ chuẩn bị các dựán, các quyết định, đảm bảo luận cứvà chất lƣợng của quyết định quản lý và theo dõi việc thực hiện.
Chức năng của các phòng ban:
Tổng giám đốc : là ngƣời đƣa ra các kế hoạch và chiến lƣợc kinh doanh , phƣơng án đầu tƣ cho công ty , gián tiếp điều hành các phòng ban và có toàn quyền quyết định các hoat động của công ty trong ngày
Giám đốc điều hành : là ngƣời trực tiếp lãnh đạo công ty , đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trƣớc pháp luật
Dƣới Giám đốc điều hành đƣợc chia làm 2 khối: Khối Kinh doanh và Khối hệ thống.
Khối Kinh doanh: bao gồm các Giám đốc Ngành hàng chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động liên quan đến việc mua-bán hàng hóa, sốlƣợng hàng, nắm bắt nhu cầu của thịtrƣờng…cho các chi nhánh.
Khối Hệ thống : bao gồm các Giám đốc Nhân sự, Hệ thống, Tài chính, Kho vận và BHSC chịu trách nhiệm vềlĩnh vực của mình cho toàn bộchi nhánh và phòng ban trong công ty.
Lƣu Trần Tuyết Nhi Trang 33 NHÂN VIÊN TIẾP TÂN Lê Nguyễn Trúc Mai GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ Đặng Hữu Trí NHÂN VIÊN C&B Phan Thị Ngọc Trinh NHÂN VIÊN NHÂN SỰ Đặng Thị Hiền TRƢỞNG PHÕNG NHÂN SỰ Nguyễn Quốc An Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự Trƣởng phòng:
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã đƣợc phân công trƣớc giám đốc công ty. Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Quản lý nhân nhân lực của phòng: Phân công cụ thể nhiệm vụthƣờng xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc công ty.
Thành lập các hội đồng cho công ty: Tuyển dụng, nâng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật…
Chịu trách nhiệm đề xuất thực hiện các công việc thƣờng xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí điều chuyển lao động, chấm dứt hợp đồng lao động.
Khen thƣởng, kỷ luật của phòng
Xây dựng chiến lƣợc nhân sự, đào tạo
Lƣu Trần Tuyết Nhi Trang 34
Đối nội, đối ngoại (công ty bảo vệ, công ty săn đầu ngƣời…)
Các công việc có tính đột xuất khác theo sự chỉđạo của Giám đốc nhân sự Nhân viên hành chính:
Chịu trách nhiệm đề xuất, thực hiện các công việc thƣờng xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Phát hành, lƣu trữ, bảo mật các tài liệu, giấy tờpháp lý, hợp đồng của công ty.
Lập kế hoạch, theo dõi và giám sát việc cấp phát đồng phục theo qui định của công ty
Bảo vệ tài sản công ty và tài sản ngƣời lao động trong địa phận công ty. Phối hợp phòng kế toán kiểm kê tài sản theo định kỳ.
Bảo đảm an ninh, trật tự, phòng chống thiên tai, hỏa hoạn trong toàn công ty.
Chăm sóc sức khỏe cho ngƣời lao động, thực hiện chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉdƣỡng, du lịch thƣờng niên…
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tất niên của công ty.
Các công việc có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc, trƣởng phòng.
Kiêm nhiệm chủ tịch công đoàn. Nhân viên tiếp tân - văn thƣ:
Chịu trách nhiệm đề xuất, thực hiện các công việc thƣờng xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Phân phát công văn đến và đi của công ty
Mua sắm các dung cụ, vật tƣ, văn phòng phẩm phục vụtoàn công ty
Lƣu Trần Tuyết Nhi Trang 35
Phát bảng tên cho nv mới và thu hồi bảng tên với nhân sự nghỉ việc
Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc, theo dõi chấm công.
Đánh máy văn thƣ, lƣu trữ hồsơ công văn công ty
Soạn thảo văn bản trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc vềgiá trịpháp lý của văn bản đó.
Các công việc có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của ban giám đốc, trƣởng phòng.
Nhân viên C&B:
Chịu trách nhiệm đề xuất, thực hiện các công việc thƣờng xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Thực hiện việc kiểm tra thông tin và tính lƣơng hàng tháng cho nhân viên.
Chịu trách nhiệm quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên hàng năm
Theo dõi chế độ phép năm/ các loại nghỉ phép khác phù hợp với chính sách của công ty
Thực hiện các thủ tục khi nhân viên nghỉ việc theo chính sách của công ty
Theo dõi hợp đồng lao động
Khai trình báo cáo lao động hàng tháng cho cơ quan BHXH, phòng lao động, trung tâm giới thiệu việc làm thành phố
Giải quyết chếđộchính sách đối với ngƣời lao động.
Báo cáo quyết toán quý của công đoàn cơ sở cho Liên đoàn lao động Quận
Theo dõi lƣơng bảo hiểm xã hội, báo cáo chi phí BHXH cho phòng kế toán tài chính (cuối tháng)
Các công việc có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của ban giám đốc, trƣởng phòng (hợp đồng nhân viên Hà Nội, Mầm non…)
Lƣu Trần Tuyết Nhi Trang 36 Nhân viên Nhân sự:
Chịu trách nhiệm đề xuất, thực hiện các công việc thƣờng xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên và tiếp nhận hồsơ, tổ chức phỏng vấn.
Theo dõi thử việc, nghỉ việc.
Quản lý phầm mềm nhân sự (cây thƣ mục reports: 100% đúng)
Lƣu trữvà quản lý hồsơ các ứng viên, nhân viên.
Các công việc có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của ban giám đốc, trƣởng phòng.