8. Cấu trúc đề tà i
1.3. Nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo và ban hành văn bản,quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây: ✓ Soạn thảo văn bản.
✓ Quản lývăn bản đi.
✓ Quản lý và giải quyết văn bản đến. ✓ Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ.
Để ứng dụng tin học vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì cơ quan sẽ đạt được mục đích của mình, việc ứng dụng đó sẽ mang lại hiệu quả cho công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng tin học vào công tác văn thư là phải phân tích và thiết kế hệ thống một cơ sở dữ liệu văn thư.
Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta nắm vững được đặc điểm của các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL). Nó giúp ta nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được đúng thành phần và nội dung CSDL văn thư.
Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thống CSDL quản lý và tra tìm tài liệu văn thư. Thiết kế hệ thống phả đạt yêu cầu đưa toàn bộ các văn bản có giá trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng.
Việc ứng dụng tin học được ứng dụng vào trong các khâu của nghiệp vụ văn thư như sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: Công tác soạn thảo văn bản của văn thư sẽ được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn qua hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản.
Quản lý văn bản
Quản lý công văn đi: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi. Văn thư cơ quan sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến cơ quan chủ quản trực tiếp cấp trên, một sổđăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các cơ quan, đơn vị ngang hàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đơn vị có liên quan.
Sau khi văn bản đi được đăng ký vào sổ công văn đi, cán bộ được giao phụ trách công việc cập nhập thông tin văn bản vào cơ sở dữ liệu nhập các thông tin tương ứng. Cơ sở dữ liệu phần mềm ở đây là phần mềm Hành chính Điện tử .
Quản lý và giải quyết công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào sổ (phần mềm quản lý văn bản đến) thống nhất tại văn thư của cơ quan theo đúng thủ tục vào sổđăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản để lưu vào 3 sổ lưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ cơ quan chủ quản trực tiếp quản lý, một sổ đăng ký công văn đến từ các cơ quan ngang cấp, một sổ đăng ký công văn đến từ các đơn vị có liên quan. Sau khi đã thực hiện xong các thủ tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ quan tiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo Công ty và các phòng ban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện.
Công tác lập hồ sơ.
Hồ sơ công việc của cơ quan chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc sẽ lập hồ sơ theo phương pháp thủ công thông thường và cho vào cặp hồ sơ đồng thời cũng nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ.
Nếu để thực hiện công tác văn thư tryền thống của cơ quan trước khi ứng dụng tin học thì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện văn bản không được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản và báo cáo công việc. Theo phương pháp truyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn.
Trước đây, nếu chúng ta muốn soạn thảo văn bản,quản lý văn bản đi đến, chuyển giao văn bản công văn cho các đơn vị, lập hồ sơ công việc thì chúng ta phải vào soạn thảo văn bản ,sổ công văn đi, công văn đếu được thực hiện trên giấy ….và mọi thông tin đều được thu thập qua văn vản, sách báo và phải sử dụng hình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể quản lý tất cả qua các phần mềm quản lý văn bản đi , quản lý văn bản đến.
Việc thu nhập thông tin theo cách nàycũng vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao.
Việc sử dụng thư điện tử cho phép lượng truy cập và gửi đi rất nhanh và gấp nhiều lần so với thường.