Khái quát chung về Văn phòng và Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc

8. Cấu trúc đề tà i

2.1. Khái quát chung về Văn phòng và Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc

2.1.1. Giới thiệu về Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.

Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh thuộc Công ty TNHH Một thành viên vận tải Đường sắt Hà Nội. Ngày 01 tháng 02 năm 2016, qua quá trình cổ phần hóa, công ty TNHHMTV VTĐSHN đã đổi thành Công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt Hà Nội.

Mã số ĐTNT 0100106264-053 Ngày cấp 06-01- 2015 Mã số ĐTN T 0100 1062 64- 053 Tên chính thức

Chi Nhánh Vận Tải Đường Sắt Đông Anh, Thuộc Công Cổ phần Vận Tải Đường Sắt Hà Nội

Tên giao dịch

Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh

Địa chỉ trụ sở

Số nhà 89, Tổ 13 - Thị trấn Đông Anh - Huyện Đông Anh - Hà Nội

Chủ sở hữu

Nguyễn Ngọc Dương Địa chỉ chủ sở hữu

Số 39B, Ngõ 158, đường Trương Định-Phường Trương Định-Quận Hai Bà Trưng-Hà Nội

Ngành nghề chính

Vận tải hành khách đường sắt

Loại thuế phải nộp

• Giá trị gia tăng

• Thu nhập cá nhân

• Môn bài

• Phí, lệ phí

• Thu khác

Chức năng.

Chức năng của Chi nhánh là hoạt động kinh doanh đa ngành nghề là quản lý, vận tải hành khách, hàng hóa và một số ngành nghề khác phù hợp với năng lực của Chi nhánh.

− Quản lý chuyên ngành về vận tải hành khách đường sắt.

− Đảm bảo giao thông thông suốt trong mọi tình huống.

− Tham gia ứng cứu, xử lý các trường hợp khẩn cấp do thiên tai, địch họa gây ra theo yêu cầu của ngành, các cấp chính quyền địa phương.

− Bảo toàn và phát triển vốn của Chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sử dụng hợp lý nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy đầu tư và phát triển Chi nhánh.

Nhiệm vụ, quyền hạn.

− Thựchiện nhiệmvụ kinh doanh vận tải đườngsắt,vận tải đaphươngthức trong nướcvà liên vận quốc tế; đại lý và dịch vụ vận tải; quản lý, khai thác, bảo dưỡngvà sửa chữa hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt quốc gia; tư vấn, khảo sát, thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương tiện, thiết bị phụ tùng chuyên ngành đường sắt và các sản phẩm cơ khí; tư vấn, khảo sát, thiết kế, xâydựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp và dân dụng; sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm; kinh doanh bất động sản, du lịch, khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ viễn thông và tin học; in ấn;xuất khẩu lao động; hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức trong

và ngoài nước trong hoạt động đường sắt và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật.

− Nhận và sử dụng có hiệu quả vốn, tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh.

− Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu phát triển ngành.

− Tổ chức nghiên cứu, xây dựng quy hoạch tổng thể, kế hoạch 5 năm, kế hoạch hàng năm về ngành nghề kinh doanh chính.

− Xác định các chương trình, dự án đầu tư phát triển trong kỳ kế hoạch và đề xuất phương án phân bổ các nguồn vốn ngân sách nhà nước, các nguồn vốn huy động khác cho việc tổ chức thực hiện quy hoạch kế hoạch.

− Phối hợp với Tổng Công ty xây dựng dự toán ngân sách hàng năm.

− Nghiên cứu, xây dựng các cơ chế, chính sách phát triển và quản lý kinh tế - xã hội của tỉnh.

• Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức Chi nhánh VTĐS Đông Anh.

2.1.2. Giới thiệu vềVăn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh.

• Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của phòng Nhân chính.

PHÒNG GIÁM ĐỐC

PHÒNG PHÓ

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH

DOANH PHÒNG TÀI

CHÍNH

PHÒNG

Chức năng.

Chức năng giúp việc điều hành

Phòng Nhân chính là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo Chi nhánh VTĐS Đông Anh thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong Chi nhánh VTĐS Đông Anh có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý

Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ: sắp xếp lịch, ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác,.... Như vậy, Văn phòng tại đây là nơi thực hiện công tác tham mưu,thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan

Hoạt động không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ... Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.

Nhiệm vụ, quyền hạn.

− Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của Giám đốc, Phó Giám đốc.

− Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin.

− Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai.

− Thực hiện các quyết định.

− Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản.

− Tổ chức công tác bảo vệ trật tựan toàn trong cơ quan.

− Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị.

− Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin.

− Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định.

− Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản: văn bản nội bộ, văn bản đến các chi nhánh khác, …

− Tổ chức công tác bảo vệ trật tựan toàn trong cơ quan: đội ngũ bảo vệ…

2.2. Thực trạng về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh VTĐS Đông Anh. VTĐS Đông Anh.

2.2.1. Hệ thống trang thiết bị phục vụ trong văn phòng.

Trong văn phòng Nhân chính bao gồm nhân sựnhư sau:

Nhân sự Sốlượng

Trưởng phòng 1 Phó phòng 1 Bộ phận quản trị 2 Nhân viên văn thư 2

Đội xe 2 Bảo vệ 2 Nhân viên y tế 1

Theo như tìm hiểu thực tế thì cán bộ, nhân viên trong phòng Nhân chính đều có trình độ cơ bản về sử dụng máy tính, máy in, máy photo… các phần mềm ứng dụng cơ bản như Internet, Microsoft word… điều đấy cho thấy rằng nền tảng tin học cơ bản của mỗi nhân viên trong văn phòng đã có một sự chuẩn bị cơ bản cho bản thân mỗi người.

Bảng 1. Trình độ tin học cơ bản và sử dụng máy tính thành thạo.

Từ bảng trên ta có thể thấy rằng, số lượng cán bộ, nhân viên có nền tảng tin học cơ bản và biết sử dụng thành thạo máy tính chiếm đến 50%, tỷ lệchưa sử dụng tốt máy tính nhưng đã có trình độ tin học nhất định chiếm 30%, còn lại tỉ lệ 20% thuộc về sốlượng cán bộ, nhân viên vẫn còn chút thiếu sót về trình độ và kỹ năng về tin học.

Các thiết bị kỹ thuật văn phòng

Tại Chi nhánh bước đầu đã có sự đầu tư về trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, cơ sở vật chất:

✓ Có tổng cộng 3 phòng ban.

✓ Có 01 phòng kỹ thuật, nghiên cứu tin học văn phòng.

Trang thiết bị:

Nội dung Cán bộ, nhân viên Sốlượng (người) Tỷ lệ (%)

Đã có trình độ tin học cơ bản và biết sử dụng máy tính.

10 50

Đã có nhưng chưa sử dụng máy tính thành thạo.

6 30

Chỉ sử dụng máy tính vào việc cần làm, chưa có trình độ tin học cơ bản.

4 20

STT Tên trang thiết bị Sốlượng

1 Máy chủ 1 2 Máy tính bàn 10

3 Laptop 3

4 Máy in Lazer 7 5 Máy chiếu 1 6 Máy quét 1 7 Máy phát điện 1 8 Thiết bị mạng LAN 1 9 Máy photo 3 10 Thiết bị wifeless 9

11 Ô tô 1

12 Tủ thuốc công ty 2

Như vậy, hầu hết các phòng đều có máy in Lazer với nhiều chủng loại phục vụ cho việc in ấn tài liệu của từng phòng cũng như tài liệu của toàn Chi nhánh. Thêm vào đó là 3 máy photo trong đó một cái là máy photo màu, một cái máy photo sử dụng cho khổ A0, một máy photo hiệu Canon ir 2525 để phục vụ cho công việc in ấn bình thường.

Bảng 2. Kỹnăng sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật trong công việc Nội dung Cán bộ, nhân viên

Sốlượng (người) Tỷ lệ (%)

Rất tốt 13 65

Tương đối tốt 5 25

Không tốt 2 10

Tổng 20 100

Từ bảng số liệu trên ta có thể thấy, kỹnăng sử dụng rất tốt các trang thiết bị kỹ thuật của cán bộ, nhân viên chi nhánh chiếm 65%, tỷ lệ 25% thuộc về số

người sử dụng tương đối tốt, còn lại chiếm phần khá nhỏ là 10% số cán bộ, nhân viên chưa có kỹ năng sử dụng tố các trang thiết bị.

Qua việc tìm hiểu trên, ta có thể thấy với trình độ và kỹ năng của cán bộ, nhân viên trong Chi nhánh tỉ lệ thuận với nhau, điều đó sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng và chi nhánh được hoạt động thuận lợi, các công việc được giải quyết theo đúng tiến độđề ra.

Trên cơ sở đó thấy được cơ sở hạ tầng và trang thiết bị kỹ thuật Chi nhánh VTĐS Đông Anh nói chung, phòng Nhân chính nói riêng đã được lắp đặt một hệ thống máy tính có dung lượng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh, chính xác.

2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.

Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây: ✓ Soạn thảo văn bản.

✓ Quản lývăn bản đi.

✓ Quản lý và giải quyết văn bản đến.

Bảng 1. Ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ của công tác văn thư.

Nội dung Cán bộ, nhân viên

Sốlượng (người) Tỷ lệ (%)

Chỉ biết ứng dụng vào 1 trong 3 nghiệp vụ. 3 15 Chỉ biết ứng dụng vào 2 nghiệp vụ. 5 25 Tất cả các nghiệp vụ trên. 12 60

Tổng 20 100

Với những số liệu bảng trên ta thấy được số lượng cán bộ, nhân viên có thể ứng dụng CNTT vào công tác văn thư chiếm 60%, qua thống kê tìm hiểu tỷ lệ đó chủ yếu thuộc cán bộ, nhân viên phòng Nhân chính. 25% chỉ có thể ứng dụng CNTT vào 2 nghiệp vụ chủ yếu là soạn thảo văn bản và quản lý văn bản đi. Còn lại 15% chỉ biết ứng dụng CNTT vào 1 nghiệp vụ thường áp dụng vào khâu soạn thảo văn bản. Điều đấy cho ta thấy việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư chưa thực sự được phổ biến rộng rãi. Phân tích cụ thểnhư sau:

2.2.2.1. Soạn thảo văn bản.

Theo điều 4, Quyết định số 361/QĐ-CVTĐA ngày 16 tháng 09 năm 2015

của Chi nhánh vận tải Đường sắt Đông Anh, các hình thức văn bản hành chính, bao gồm: Quyết định, quy chế, quy định, công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, giấy ủy nhiệm, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy mời và các văn bản, biểu mẫu chuyên ngành khác.

Tổng số VB đã ban hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017 đến nay: 276 VB. Trong số các văn bản hành chính được ban hành, chủ yếu là các hình thức: quyết định (128 văn bản), tờtrình (42 văn bản), công văn (20 văn bản), kế hoạch (16 văn bản), thông báo (10 văn bản)…, điều này thể hiện bảng dưới đây.

Bảng 1. Sốlượng văn bản hành chính ban hành phân theo tên loại văn bản. STT Tên loại VB Sốlượng (VB) Tỷ trọng (%)

1 Quyết định 128 53

2 Báo cáo 42 15,5 3 Kế hoạch 16 4,8 4 Thông báo 10 3 5 Tờ trình 42 12,5 6 Công văn 20 6 7 Phương án 2 0,6

8 Giấy ủy nhiệm 2 0,6

9 Các loại VB còn lại 14 4

Tổng số 276 100

So cùng kỳ các năm trước thì số lượng văn bản ban hành của Chi nhánh tăng đột biến do năm 2017 Chi nhánh VTĐSĐA thực hiện quá trình cổ phần hóa. Ta có thể thấy rất rõ qua bảng sau:

Bảng 2. Bảng thống kê các văn bản hành chính được ban hành cùng kì tháng 3 từnăm 2013 đến 2017

STT Tên loại VB ban hành

Sốlượng văn bản ban hành

3/2013 3/2014 3/2015 3/2016 3/ 2017 1 Quyết định 40 51 55 63 128

2 Báo cáo 18 13 15 17 42 3 Kế hoạch 12 14 12 15 16 4 Thông báo 15 9 16 20 10 5 Tờ trình 17 22 21 20 32 6 Công văn 21 23 16 20 20 7 Phương án 3 3 3 6 2

8 Giấy ủy quyền 4 3 3 5 2

9 Các loại VB khác 21 20 18 17 24

Tổng cộng 151 158 159 183 276

Như vậy, từ bảng thống kê trên ta thấy Quyết định là văn bản được ban hành nhiều nhất. Qua điều tra bằng phương pháp phỏng vấn tất cả các Quyết định này chủ yếu do phòng Nhân chính soạn thảo.

Công tác soạn thảo văn bản hiện nay đều được sử dụng bằng máy tính thay vì dùng tay hay loại đánh máy cơ như ngày xưa. Tất cả đều được soạn thảo trên Microsoft Word tạo nên sự chính xác về mặt thể thức, phù hợp với các quy định hiện hành về soạn thảo văn bản hành chính. Qua đó, thể hiện sự chính xác, hiện đại hóa trong công tác văn phòng.

Cán bộ, nhân viên có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra văn bản nhằm mục đích cụ thể.

Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính

xác và thiết thực. Để làm được điều đấy, công tác soạn thảo văn bản tại văn phòng tuân thủ theo các bước như sau: Soạn thảo văn bản; Đánh máy, nhân

bản; Kiểm tra văn bản trước khi được ký ban hành; Ký văn bản.

Công việc soạn thảo văn bản do Giám đốc Chi nhánh giao cho bộ phận, cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn thảo hoặc đề xuất soạn thảo băn bản trình lãnh đạo Chi nhánh ban hành. Cá nhân hoặc bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu xảy ra sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo cần báo cáo lại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bảo đó.

Các văn bản được soạn thảo từ phần mềm Microsoft Word, giúp cho phần lề lối luôn chính xác, các phần thể thức đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và văn bản được hoàn thiện nhanh chóng, kịp thời ban hành để giải quyết công việc. Ví dụ:

Đối với việc kiểm tra thể thức, lỗi chính tả hay nội dung văn bản sau khi soạn thảo trên phần mềm có thể sửa chữa dễ dàng sau khi đọc kiểm tra lại văn