Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT tro- 123docz.net

8. Cấu trúc đề tà i

1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

Điều thể hiện ở sự hiểu hiết và nắm giữ được các kĩ năng về tin học như sử dụng máy tính hay các phần mềm ứng dụng. Nếu không có trình độ tin học nhất định thì không thể nghĩ đến việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư được.

Trình độ tin học trong mỗi nhân viên là yếu tố tiền đề, đóng vai trò quan trọng để quyết định các yếu tố khác được thể hiện và phát huy. Chính vì vậy, nên chuẩn bị trước cho bản thân hành trang kiến thức về tin học, chịu khó tìm tòi

và học hỏi trước những yêu cầu ngày càng cao của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.

Nhận thức cá nhân.

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư nhằm nâng cao chất lượng hoạt động nói chung và hiệu quả trong công tác văn phòng nói riêng tại Chi nhánh. Đểđạt được mục đích này thì mỗi cá nhân cần phải cóý thức tiếp thu và khắc phục những khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT vào từng công việc. Ngoài trình độ tin học đã có, cá nhân mỗi người phải có sự nhận thức đúng đắn trong việc ứng dụng CNTT, hiểu rõ được vai trò và tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư sẽ đem lại những hiệu quả gì cho công việc, cho văn phòng và cho cơ quan. Từ đó, xem xét và điều chỉnh bản thân nếu còn những thiếu sót về trình độ tin học hay kỹnăng sử dụng các trang thiết bị kỹ thuât còn chưa thành thạo thì cần khắc phục ngay.

Trang thiết bị kĩ thuật.

Điền kiện vật chất kĩ thuật là phương tiện cần thiết để nhân viên văn phòng có thể ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Có thể nói rằng nếu không trang thiết bị kỹ thuật thì nhân viên văn phòng không thể ứng dụng CNTT trong hoạt động làm việc nói chung và trong công tác văn thư nói riêng.

Phương tiện kỹ thuật cùng với trình độ tin học của mỗi nhân viên là yếu tố quan trọng, giữ vai trò quyết định trong việc cán bộ, nhân viên ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng. Ngoài những kỹnăng nghiệp vụ chuyên môn thì cán bộ, nhân viên cũng được đào tạo sử dụng các thiết bị kỹ thuật để phục vụ cho công việc. Do đó, việc đầu tư các trang thiết bị kỹ thuật để ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là vô cùng cần thiết, đòi hỏi những người làm công tác văn phòng cũng phải thay đổi, phát triển theo hướng hiện đại, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin.

Việc mua sắm, sửa chữa hay bảo dưỡng trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công việc sẽ giúp cho quá trình ứng dụng CNTT được thuận lợi hơn, tránh tình trạng công việc bị đình trệ do hỏng hóc hay thiếu các thiết bị chuyên dùng.

Sự hỗ trợ giúp đỡ của tập thể.

Có thể thấy, không phải ai cũng có trình độ và khả năng ứng dụng CNTT trong công việc. Những khókhăn trong công việc, cùng với sự kết hợp CNTT sẽ khá phức tạp và không thể đơn giản khi làm một mình. Sự hỗ trợ tập thể nhằm mục đích bổ trợ những kiến thức thiếu hụt về tin học cho nhau, đồng thời các nhân viên có thể giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, qua đó tạo nên tinh thần tập thể, sự đoàn kết trong công việc.

Sự hỗ trợ giúp đỡ của từng cá nhân sẽ tạo lên sức mạnh tập thể, một khối lượng công việc lớn nếu được ứng dụng CNTT thì sẽ được giải quyết nhanh chóng, nhưng có thêm sức mạnh tập thể thì công việc đó sẽ càng trở nên chính xác. Do đó, việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư có gặp những hạn chế thì sẽ được khắc phục kịp thời nhờ sự tương hỗ lẫn nhau, cùng nhau phát huy những ưu điểm, góp phần vào hiệu quả công việc chung, nâng cao chất lượng làm việc trong mỗi cá nhân và tập thể.

Tiểu kết chương 1.

Như vậy, thông qua cơ sở lý luận trên ta có thể thấy Văn phòng giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động Văn phòng đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, Văn phòng phải được tổ chức, quản lý một cách khoa học, hiệu quả và phải có những cán bộ, nhân viên đủ năng lực chuyên môn. Một văn phòng có hoạt động hiệu quả sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức đó triển khai công tác được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội, cũng như chất lượng công việc và ngược lại. Công tác văn thư trong mỗi văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần vào hoạt động quản lý chung của cơ quan. Do đó, việc ứng dụng CNTT để thúc đẩy hiệu quả công việc trong các phòng ban là rất cần thiết để góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan, tổ chức nói chung và của đất nước nói riêng trong thời đại hiện nay.

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH

VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH.

2.1. Khái quát chung về Văn phòng và Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc Công ty cổ phần VTĐS Hà Nội.

Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

Nhận xét, đánh giá

Đào tạo, bồi dưỡng CBNV