2.2.3.1. Quy trình số hóa dữ liệu
Ba thành phần chính của quy trình số hóa tài liệu giấy bao gồm: phần mềm, thiết bi và dịch vụ số hóa. Đối với những yêu cầu số hóa của ngân hàng Quân đội hiện nay thì quy trình số hóa thường bao gồm 5 bước chính:
Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ: Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ nhân viên hoặc khách hàng để thu thập tài liệu.
Bước 2: Thiết lập hệ thống: Scan và thiết lập hệ thống ảnh đặt tên file đặt định dạng đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata). Trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thì đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.
Bước 3: Kiểm tra tài liệu: Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu
Bước 5: Sử dụng tài liệu đã số hóa
Sau khi hoàn tất số hóa, đơn vị số hóa sẽ bàn giao lại tài liệu gốc để lưu trữ cho bộ phận cung cấp và sẽ tích hợp các CSDL khác lên phần mềm để người dùng và nhân viên ngân hàng sử dụng.
2.2.3.2. Quy trình đăng ký tài khoản
Thông thường đối với các ngân hàng thương mại ở Việt Nam, quy trình mở tài khoản ngân hàng của khách hàng diễn ra tại chi nhánh. Khi muốn mở tài khoản ngân hàng, khách hàng sẽ đến các phòng giao dịch của ngân hàng, điền thông tin và ký vào các biểu mẫu đăng ký, xuất trình giấy tờ tuỳ thân và sau đó chờ nhân viên ngân hàng xác nhận để mở tài khoản. Một số ngân hàng đã tiến hành số hoá một số bước trong quy trình này bằng cách thiết kế website có khả năng bán hàng với các
biểu mẫ thu thập thông tin, khách hàng có thể nhập trước các thông tin cần thiết cho việc mở hồ sơ thông tin khách hàng, đính kèm bản sao các hồ sơ cần thiết, đặt lịch hẹn với ngân hàng. Khi lịch hẹn được xác nhận, khách hàng chỉ đến ngân hàng mang theo các hồ sơ gốc để ngân hàng kiểm tra và ký hồ sơ hoàn tất thủ tục.
Tuy nhiên, quy trình này đã được MB Bank nghiên cứu và số hoá toàn bộ quy trình, cho phép mở tài khoản ngân hàng ngay tại nhà mà không cần ra ngân hàng. MB Bank là ngân hàng đầu tiên tại Việt Nam hiện nay số hoá hoàn toàn quy trình mở tài khoản ngân hàng. Thủ tục tạo tài khoản ngân hàng của MB Bank thực hiện hoàn toàn online và chỉ mất vài phút là có thể kích hoạt và sử dụng được ngay. Các bước tạo tài khoản ngân hàng MBBank online được thực hiện qua App MB Bank hoặc website mbbank.com.vn,
Hình 2.6. Quy trình mở tài khoản ngân hàng MB Bank qua App MB Bank
Nguồn: MB Bank, 2021
Có thể thấy, việc số hoá quy trình mở tài khoản giúp khách hàng không phải đến phòng giao dịch, giảm thời gian chờ đợi cũng như các loại biểu mẫu, giấy tờ, toàn bộ đều được thực hiện qua App và website của Ngân hàng. Sau 3 năm triển khai quy trình đăng ký tài khoản ngân hàng số hoá hoàn toàn, tỷ lệ khách hàng mở tài khoản qua App và website của MB Bank đã tăng lên đáng kể. Cụ thể, năm 2018 chỉ có 13% số khách hàng đnăg ký mới mở tài khoản qua hình thức online, thì đến năm 2020, con số này đã tăng lên mức 38%.
Bước 1 Tải ứng dụng MB Bank Bước 2 Đăng ký mở tài khoản Bước 3 Xác thực số điện thoại Bước 4 Chọn loại giấy tờ xác minh Bước 5 Điền số giấy tờ xác minh Bước 6 Chụp ảnh giấy tờ Bước 11 Nhập OTP hoàn thiện đnăg ký Bước 10 Xác nhận điều khoản Bước 9 Tạo tên đăng
nhập, email
Bước 8 Kiểm tra thông
tin đăng ký
Bước 7 Xác thực khuôn mặt
2.2.3.3. Quy trình mở thẻ thanh toán
Khách hàng đã đăng ký tài khoản ngân hàng MB Bank có thể lựa chọn mở thẻ thanh toán tại quầy hoặc mở thẻ thanh toán online thông qua App hoặc website của Ngân hàng. Với hình thức mở thẻ thanh toán tại quầy, sau khi khách hàng đăng ký mở tài khoản MB Bank, khách hàng sẽ đến quầy giao dịch để điền biểu mẫu đăng ký mở thẻ thanh toán. Sau đó, khách hàng xuất trình giấy tờ tuỳ thân đối với mở thẻ ATM và xuất trình bộ hồ sơ chứng minh năng lực tài chính đối với khách hàng mở thẻ tín dụng MB Bank. Sau khi hoàn tất thủ tục mở thẻ, ngân hàng sẽ báo lịch nhận thẻ và phiếu nhận thẻ để khách hàng đến nhận thẻ đúng thời hạn.
Quy trình này đã được MB Bank số hoán một số bước để tạo sự thuận tiện cho khách hàng. Đối với khách hàng mở thẻ ATM của MB Bank, khách hàng có thể đăng nhập vào tài khoản MB Bank qua App hoặc website, chọn mục đăng ký dịch vụ mở thẻ trong App hoặc trên web sau đó điền đầy đủ các thông tin yêu cầu và xác nhận mở thẻ. Ngân hàng sẽ thông báo đến khách hàng thời gian mở thẻ để đến phòng giao dịch mà khách hàng đã đăng ký để nhận thẻ. Đối với khách hàng mở thẻ tín dụng MB Bank, việc số hoá chỉ ở bước yêu cầu mở thẻ quan App hoặc website. Khi nhân viên ngân hàng nhận được yêu cầu mở thẻ, nhân viên sẽ gọi điện để xác nhận và hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ và mang đến quầy giao dịch để mở thẻ.
Hình 2.7. Quy trình mở thẻ ATM online tại MB Bank
Nguồn: MB Bank, 2021 2.2.3.4. Đăng ký sử dụng các kênh giao dịch với ngân hàng
Bước 2 Đăng ký mở thẻ Bước 3 Điền đầy đủ thông tin Bước 4 Chọn loại giấy tờ xác minh Bước 5 Chờ nhận thẻ Bước 1 Đăng nhập tài khoản MB Bank
Các kênh giao dịch với ngân hàng được xét gồm: Internet Banking, Mobile Banking và SMS Banking. Khách hàng đã đăng ký tài khoản ngân hàng MB Bank có thể đăng ký sử dụng các dịch vụ này tại quầy hoặc đăng ký online thông qua App hoặc website của Ngân hàng. Với hình thức đăng ký tại quầy, sau khi khách hàng đăng ký mở tài khoản MB Bank, khách hàng sẽ đến quầy giao dịch để điền biểu mẫu đăng ký sử dụng các dịch vụ của Ngân hàng và được giao dịch viên hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng dịch vụ.
Đối với khách hàng đăng ký dịch vụ qua App hoặc website, khách hàng sẽ đăng ký tài khoản Ngân hàng, sau đó lựa chọn đăng ký dịch vụ ngân hàng số, điền đầy đủ các thông tin đăng ký, xác thực giấy tờ tuỳ thân và sử dụng mã OTP để kích hoạt sử dụng các tài khoản đăng ký. Như vậy. đối với việc đăng ký dịch vụ, hiện nay MB bank đã thực hiện số hóa toàn bộ quy trình đăng ký dịch vụ Internet Banking, Mobile Banking, SMS Banking để tạo thuận lợi cho khách hàng sử dụng dịch vụ.