Chi nhánh Hà Nội là một chi nhánh cấp I của ngân hàng Phương Nam, do vậy cấu trúc tổ chức của chi nhánh cũng tương tự như cấu trúc tổ chức của các chi nhánh cấp I đã được quy định trong nguyên tắc, điều lệ của hệ thống ngân hàng Phương Nam, bao gồm các phòng: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Ngân quỹ, Phòng Thanh toán Quốc tế Phòng Nguồn vốn, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Công nghệ thông tin.
Chúng ta có thể khái quát cấu trúc tổ chức của chi nhánh qua sơ đồ sau:
2.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban:
• Phòng Kinh doanh: Giám Đốc Phó Giám Đốc (Phụ trách Kinh Doanh) Phó Giám Đốc (Phụ trách Kế toán) Chi nhánh Thanh Xuân Chi nhánh Cầu Giấy Chi nhánh Long Biên Chi nhánh Hoàn Kiếm Phòng Giao dịch Số 1 Phòng Giao dịch Số 2 Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Thanh toán quốc tế Phòng Ngân quỹ Phòng Nguồn vốn Phòng Hành chính - Tổ chức Phòng Công nghệ thông tin
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ tín dụng, chiết khấu, cho vay uỷ thức, bảo lãnh trong nước của chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật và của ngân hàng Phương Nam.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch, huy động nguồn vốn, kế hoạch kinh doanh của chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
Xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường, nghiên cứu tình hình kinh tế - xã hội, đề xuất các phương án phát triển kinh doanh, phát triển mạng lưới hoạt động, chính sách khách hàng cho chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
Tham gia Hội đồng Tín dụng của chi nhánh, tổ chức thực hiện đầy đủ công tác thông tin tín dụng.
Tổ chức, theo dõi, đôn đốc công tác thu hồi nợ đến hạn, quá hạn, đề xuất các biện pháp xử lý nợ quá hạn, tài sản thế chấp, cầm cố thu hồi nợ.
Tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ tín dụng đầy đủ, cẩn thận kết hợp với bộ phận kế toán, bộ phận kho quỹ quản lý, bảo quản tài sản và hồ sơ tài sản cầm cố, thế chấp, bảo lãnh, chiết khấu…
Thực hiện công tác báo cáo thống kê theo quy định của NHNN và Ngân hàng Phương Nam.
Nghiên cứu đề xuất phương pháp quản lý, bổ sung đào tạo nghiệp vụ, đề bạt, khen thưởng nhân viên và trang bị phương tiện của Phòng Kinh doanh.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
• Phòng Thanh toán Quốc tế:
Tổ chức thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế, tài trợ xuất nhập khẩu, nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, dịch vụ kiều hối của chi nhánh và đơn vị trực thuộc… theo đúng quy định theo quy định của NHNN và Ngân hàng Phương Nam.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm của chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
Nghiên cứu, đề xuất cho Giám Đốc những cải tiến về quy trình, p hương án phát triển nghiệp vụ thanh toán quốc tế, tài trợ xuất nhập khẩu, kiều hối và kinh doanh ngoại tệ.
Tham gia Hội đồng Tín dụng của chi nhánh, tổ chức thực hiện đầy đủ công tác thông tin tín dụng .
Phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ của chi nhánh và Hội sở để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Thực hiện công tác báo cáo thống kê, công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài sản kịp thời, đầy đủ và an toàn theo quy định.
Đề xuất tuyển dụng, bố trí và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên trong phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc giao.
• Phòng Kế toán
Tổ chức và chỉ đạo thực hiện việc hạch toán kế toán của chi nhánh và các đơn vị trực thuộc chính xác, đầy đủ và kịp thời theo chế độ quy định.
Thực hiện các dịch vụ thanh toán, chuyển tiền, chi trả kiều hối và các dịch vụ thanh toán khác.
Theo dõi, phản ánh tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và quản lý tài sản, các loại vốn, ấn chỉ, chứng từ có giá của chi nhánh.
Lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện thu chi tài chính, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, quyết toán tài chính với Hội sở, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước.
Phổ biến và hướng dẫn thủ tục giao dịch cho khách hàng đầy đủ, chu đáo, tuyệt đối chấp hành quy chế bảo mật cho khách hàng của NHNN và Ngân hàng Phương Nam.
Thực hiện kiểm tra nghiệp vụ thường xuyên, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, chứng từ kế toán và các tài liệu của chi nhánh theo chế độ quy định.
Đề xuất những biện pháp cải tiến nghiệp vụ kế toán, chương trình điện toán về quản lý nhân sự, bố trí bồì dưỡng đào tạo nhân viên của phòng cho Giám đốc.
• Phòng Ngân quỹ:
Tổ chức thực hiện thu – chi, kiểm đếm tiền mặt, xuất nhập, định mức tồn quỹ chính xác, an toàn theo đúng quy định.
Chấp hành các quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định.
Quản lý, sử dụng thiết bị thông tin, điện toán p hục vụ nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của Ngân hàng Phương Nam.
Thực hiện các khoản nộp Ngân sách Nhà nước theo luật định. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc giao.
• Phòng Hành chính - Tổ chức:
Xây dựng chương trình hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt.
Xây dựng chương trình và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các đơn vị trực thuộc, trực tiếp làm thư ký tổng hợp cho Giám đốc.
Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản của chi nhánh.
Thực thi pháp luật có liên quan đến ngân hàng và văn bản định chế của ngân hàng Phương Nam.
Đầu mối giao tiếp với khách hàng đến làm việc và công tác tại chi nhánh.
Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh, thực hiện công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phương tiện giao thông, bảo vệ, y tế của chi nhánh.
Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản cố định, mua sắm công cụ lao động cho chi nhánh.
Xây dựng quy định lề lối làm việc trong chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
Đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn.
Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương trong chi nhánh và đến các đơn vị trực thuộc theo quy chế của ngân hàng Phương Nam.
Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên đi công tác, học tập. Tổng hợp, theo dõi thường xuyên cán bộ, nhân viên được quy hoạch, đào tạo.
Đề xuất, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của ngân hàng Phương Nam trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên trong phạm vi phân cấp uỷ quyền của Tổng Giám đốc ngân hàng Phương Nam.
Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên khi phòng Pháp chế Hội sở ngân hàng Phương Nam yêu cầu.
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao.
• Phòng công nghệ thông tin:
Thực hiện công tác thiết lập, cài đặt hệ thống mạng nội bộ và mạng Internet cho chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
Phụ trách việc bảo trì, sữa chữa hệ thống máy tính và mạng nội bộ của chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
Thực hiện các yêu cầu về công nghệ thông tin do Hội sở và Phòng p háp chế yêu cầu.
Tư vấn và hướng dẫn cho các phòng ban khác về công nghệ thông tin và cách thức sử dụng hệ thống thông tin của ngân hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao.