giá từng khoản thu của mỗi khách hàng để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Trong các khoản phải thu phát sinh từ hoạt động xuất khẩu, các khoản nợ khó đòi cũng tăng dần qua các năm từ 2007 đến 2009, điều này thể hiện qua bảng về số liệu về khoản nợ khó đòi của TCT dưới bảng sau đây:
Bảng số 5: Nợ khó đòi trong hoạt động xuất khẩu của TCT
Chỉ tiêu Phải thu khách
hàng Nợ khó đòi Tỷ lệ nợ khó đòi (%)
Năm 2007 37.376,11 4694,43 12,56
Năm 2008 42.895,98 5619,4 13,1
Năm 2009 62.262,11 7969,5 12,8
Nguồn: Phòng Kế toán tài chính TCT
Từ số liệu trên ta có thể thấy được tỷ lệ nợ khó đòi của TCT năm 2008 là 5.619,4 chiếm tỷ lệ 13,1% so với tổng phải thu khách hàng. Điều này được giải thích là do tình hình tài chính khó khăn của khách hàng khi nền kinh tế thế giới gặp nhiều khó khăn. Sang năm 2009, tỷ lệ này vẫn ở mức cao chiếm 12,8% tổng phải thu khách hàng. Điều này, đòi hỏi TCT phải nghiên cứu đưa ra các giải pháp thu hồi nợ khách hàng và giảm nợ khó đòi trong các năm sau.
3.4.3. Tình hình quản trị khoản phải thu trong hoạt động xuất khẩu chè của TCT TCT
• Về chính sách tín dụng cho khách hàng:
Để đẩy mạnh doanh số bán, TCT đã thực hiện chính sách nới lỏng tín dụng cho khách hàng trên cơ sở đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng. Thực hiện được điều này đã làm cho khoản phải thu khách hàng tăng mạnh và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng các khoản phải thu của TCT qua các năm.
Từ việc đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng mà TCT áp dụng một chính sách tín dụng hợp lý cho từng khách hàng về tỷ lệ chiết khấu. Các hình thức bán chịu hàng có tỷ lệ chiết khấu mà công ty thường áp dụng như 2/10 net 30, 2/10 net 60, 3/10 net 45…Khách hàng được hưởng 2% (hay 3%) chiết khấu trong thời gian 10 ngày kể từ
khi giao hàng, hoặc phải trả 100% số tiền trong thời hạn 30, 45 hay 60 ngày…Đây là hình thức bán hàng phổ biến được doanh nghiệp áp dụng cho các khách hàng của mình. Ngoài ra doanh nghiệp cũng áp dụng hình thức thanh toán theo tháng, theo mùa vụ hoặc theo ngày ghi trên hợp đồng…Thông thường tỷ lệ chiết khấu tăng, doanh số bán tăng, công ty nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán ra nhưng giảm được chi phí thu tiền và nợ khó đòi. Tổng công ty đang dần hoàn thiện chính sách tín dụng bằng cách xây dựng hợp lý các điều kiện bán hàng như tỷ lệ chiết khấu và thời hạn thanh toán đối với từng khách hàng.
Dưới đây là ví dụ về 1 hợp đồng xuất khẩu của TCT để có thể làm rõ hơn về chính sách tín dụng mà TCT áp dụng đối với khách hàng.
Hợp đồng xuất khẩu chè giữa TCT chè Việt Nam với khách hàng “ 000 Sunty Ltd” của Nga được kí kết vào ngày 24/2/2009 tại Moscow, Nga bao gồm các điều khoản chính sau đây:
- Tên hàng: Chè đen Việt Nam - Số lượng: 67.200 kg
- Giá cả: 0,93$/kg. Tổng giá trị: 62.496 USD
- Thanh toán: Người mua sẽ chuyển tiền vào tài khoản của người bán tại ngân hàng ZENIT Bank, Nga. Số tài khoản: 40702840100000006072.
Việc thanh toán sẽ được dựa trên cơ sở người mua thực hiện đúng các điều khoản về số lượng và chất lượng của hàng hoá theo như các điều khoản trong hợp đồng.
Việc chuyển tiền sẽ được thực hiện trong vòng 90 ngày làm việc kể từ ngày gửi hàng được ghi trong vận đơn là ngày 24/3/2009.
- Giao hàng: Hàng sẽ được gửi đi trong khoảng tháng 3 – 4 năm 2009. Hàng sẽ được giao trong khu vực của người bán vào khoảng tháng 4 -5 năm 2009.
Đối với hợp đồng trên ta có thể thấy được rằng TCT sử dụng hình thức thanh toán là chuyển tiền vào tài khoản. Hình thức này chứa đựng rất nhiều rủi ro khi chỉ phụ thuộc vào khả năng tài chính của khách hàng. Tuy nhiên, đây chính là khách hàng quen thuộc của TCT, đã hợp tác trong nhiều năm qua và hai bên đã tạo được sự tin cậy nhất định. Do đó, TCT đã sử dụng hình thức thanh toán này đối với khách hàn g quen thuộc này để chứng tỏ sự tin cậy, hợp tác làm ăn đối với khách hàng. Bên cạnh đó thì thời hạn thanh toán cũng là 2 ưu đãi của TCT đối với khách hàng. Khách hàng sẽ
thanh toán tiền hàng trong vòng 90 ngày kể từ ngày hàng được gửi đi. Theo như báo cáo của phòng kế toán thì khách hàng đã thực hiện việc thanh toán tiền hàng vào ngày 20/6/2009, nhưng chỉ thực hiện thanh toán 55.000USD tiền hàng và xin gia hạn thêm 60 ngày nữa sẽ thanh toán nốt số tiền còn lại. Và đến ngày 20/8/2009 khách hàng đã thực hiện việc thanh toán nốt số tiền hàng còn lại. Với hợp đồng trên, TCT đã gặp rủi ro khi khách hàng không thanh toán tiền hàng đúng hẹn. Điều này sẽ ảnh hưởng đến khoản phải thu của TCT, từ đó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của TCT. Từ đây ta có thể thấy rằng, TCT đã áp dụng những điều kiện hơi lỏng lẻo đối với những khách hàng thân thiết. Có thể lý giải điều này là do đó là khách hàng quen thuộc, đã tạo lòng tin từ trước. Tuy nhiên, TCT cần phải tìm hiểu thật kỹ khả năng tài chính hiện tại của đối tác, để có thể đưa ra các chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng. Bên cạnh đó, có thể trích các khoản dự phòng cho các khoản nợ xấu của TCT.
• Về tổ chức lãnh đạo quản trị khoản phải thu - Mô hình quản trị khoản phải thu:
TCT thực hiện việc theo dõi, đánh giá các khoản phải thu dựa trên các số liệu của sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu do bộ phận kế toán của TCT mở ra, và được báo cáo thường xuyên lên ban lãnh đạo của TCT. Theo định kỳ 1 năm, TCT tiến hành phân loại tổng nợ phải thu và chi tiết theo từng khách nợ, để từ đó có những biện pháp thu hồi nợ hiệu quả. Tổng nợ phải thu của TCT được phân ra thành 5 nhóm chính: Nhóm nợ trong hạn đang trong thời gian thu hồi, nhóm nợ dưới 1 năm, nhóm nợ từ 1 đến 2 năm, nhóm nợ từ 2 đến 3 năm và nhóm nợ trên 3 năm. Từ đây, TCT có thể nắm rõ được thực trạng và tính hiệu quả của công tác quản trị khoản phải thu của TCT, để đưa ra các chính sách thu hồi nợ hiệu quả hơn, giảm thiểu được một phẩn rủi ro đối vơi các khoản phải thu của TCT.
TCT đã áp dụng các biện pháp thu hồi những khoản nợ đến hạn như gửi thư, gọi điện nhắc nhở khách hàng thời hạn thanh toán. Đôi khi biện pháp này tỏ ra không hiệu quả bằng việc đòi nợ trực tiếp. Nhưng vì bạn hàng đa phần là người nước ngoài nên việc gặp trực tiếp sẽ làm tăng chi phí thu hồi nợ của TCT, ảnh hưởng đến lợi nhuận của TCT nên TCT đã uỷ thác cho người đại diện là các ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác tiến hành các thủ tục pháp lý thu hồi nợ.
Khi TCT nới lỏng chính sách tín dụng một phần làm mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu,…nhưng một phần cũng chứa đựng nhiều rủi ro tiềm ẩn như rủi ro không thu hồi được nợ, rủi ro do tác động của tỷ giá, lãi suất,…Để phòng ngừa thực tế phát sinh khoản phải thu khó đòi, ngoài việc phải tìm hiểu kỹ khách hàng, năng lực tài chính của khách hàng , TCT còn kiểm soát khoản phải thu bằng cách uỷ quyền cho các ngân hàng như: Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam, BIDV, VIBank,…và các tổ chức tín dụng khác tiến hành các thủ tục pháp lý đòi nợ. Bên cạnh việc đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, đối với những khách hàng chây ì thì TCT đã nhờ đến cơ quan pháp luật xử lý. Song song đó, căn cứ vào kết quả phân loại nợ phải thu của TCT đã lập các khoản dự phòng đối với các khoản phải thu khó đòi. Quỹ dự phòng thường chiếm tỷ lệ từ 10 – 15% tổng doanh thu bán chịu. Điều này giúp cho TCT có thể chủ động đối phó khi rủi ro xảy ra.
- Đánh giá công tác quản trị khoản phải thu từ xuất khẩu chè của TCT:
Trong thời gian qua, ảnh hưởng của cơn bão tiền tệ, cuộc khủng hoảng tài chính, tỷ giá hối đoái trên thị trường thế giới và khu vực biến động mạnh làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của TCT nhưng TCT đã sử dụng khá tốt các biện pháp phòng ngừa nhằm giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra và tiếp tục phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Điều này chứng minh rằng công tác quản trị khoản phải thu của TCT đã đạt được những hiệu quả rõ rệt. Đối với khách hàng, TCT đã có những chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng nhằm nâng cao mối quan hệ mật thiết đối với khách hàng để ngày càng phát triển, mở rộng thị trường xuất khẩu và cũng giảm thiểu được những rủi ro tín dụng có thể xảy ra. Qua sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ với khách hàng tương ứng thì TCT có thể nắm rõ được tình trạng các khoản nợ đó, để từ đó có thể đưa ra các chính sách thu hồi hợp lý. Đối với những khoản nợ khó đòi, bên cạnh công tác đôn đốc khách hàng thanh toán nợ, thường xuyên gọi điện nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn, TCT còn sử dụng một số biện pháp đã mang lại hiệu quả cao như thông qua hệ thống ngân hàng và các tổ chức tin dụng để đòi nợ, bán nợ, trích lập quỹ dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi,…
Tuy nhiên công tác quản trị khoản phải thu của TCT vẫn còn có nhiều điều bất cập. Thông thường hợp đồng thương mại quốc tế do chuyên viên phòng kinh doanh số 4 chịu trách nhiệm. Khi hợp đồng rơi vào tình trạng nợ khó đòi thì phòng kinh doanh
số 4 mới báo cáo tình hình lên cấp trên chứ chưa thấy có bộ phận chuyên đôn đốc thu hồi nợ khó đòi.
Bên cạnh đó, cũng do biến động tỷ giá mà khách hàng thường hay đưa ra những yêu sách để huỷ hợp đồng, điều này ảnh hưởng lớn đến khoản phải thu của TCT. Còn có những trường hợp do rủi ro trong vận chuyển hàng hoá ví dụ như hàng hoá bị giữ lại tại các cảng ở nước ngoài, khi quá hạn thực hiện hợp đồng thì khách hàng không chấp nhận thực hiện tiếp hợp đồng.
Từ đây, ta có thể thấy được công tác quản trị khoản phải thu của TCT vẫn còn tồn tại một số điểm yếu kém, quản lý còn lỏng lẻo và chưa thực sự hợp lý, đặc biệt là đối với những khoản phải thu khó đòi. Trong khi đó, tình hình thị trường luôn luôn biến động, xu hướng khó dự đoán. Do đó, TCT cần phải có những điều chỉnh tro ng hoạt động quản trị khoản phải thu nhằm đạt được hiệu quả cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho TCT tiến hành sản xuất kinh doanh.
CHƯƠNG IV
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU CHÈ TẠI TỔNG CÔNG TY
CHÈ VIỆT NAM