- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
3.2.2.1. Những nhân tố chủ quan.
- Mối quan hệ giữa Công ty và nhà xuất khẩu: Thương mại quốc tế phức tạp và nhiều khó khăn hơn so với kinh doanh trong nước. Tham gia thương mại quốc tế không những phải trang bị đầy đủ kiến thức mà có khi kinh nghiệm lại giúp cho các nhà kinh doanh tránh được những rủi ro. Cũng như kinh doanh nội địa, kinh doanh quốc tế cũng cần có chữ tín, nhưng chữ tín trong kinh doanh quốc tế có được không dễ, khi đã thiết lập được mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp thì việc thông thường trở nên dễ dàng hơn do có sự tin tưởng lẫn nhau, do đó mà hạn chế những rủi ro do bạn hàng mang lại như hủy hợp đồng không giao hàng, giao hàng không đúng hẹn, hàng thiếu, hàng không đúng phẩm chất… và khiếu nại thường được giải quyết bằng
thương lượng giữa các bên. Việc thực hiện hợp đồng nhanh chóng đúng kế hoạch của cả hai bên giảm thiểu chi phí phát sinh và những tổn thất không đáng có.
- Cách nhìn nhận của nhà quản trị về công tác giám sát và điều hành hợp
đồng: Giám sát và điều hành hợp đồng luôn cần thiết cho các Công ty xuất nhập
khẩu, nhưng cũng có khi chính người lãnh đạo do không nắm vững nghiệp vụ nên không thấy sự quan trọng của công tác này. Tổ chức thực hiện hợp đồng là một công việc phức tạp, không chỉ thực hiện đúng các bước trong quy trình mà còn cần giám sát quy trình đó để phát hiện sớm các rủi ro có thể xảy ra từ đó đưa ra cách giải quyết nhanh nhất. Một người lãnh đạo nhận thấy được hợp đồng xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao là nhờ tổ chức tốt quy trình thực hiện hợp đồng thì cũng nhận thấy được sự cần thiết của công tác giám sát và điều hành hợp đồng.
- Năng lực của người điều hành và nhân viên thực hiện: Năng lực nghiệp vụ thể hiện rõ trong công việc. Công tác giám sát và điều hành hay một công việc nào cũng vậy, người thực hiện phải có trình độ hiểu biết, làm việc có phương pháp,có khi cần đến cả kinh nghiệm, khi đó họ sẽ dễ dàng nhận thấy sự thiếu sót và kịp thời điều chỉnh. Trong công tác giám sát và điều hành hợp đồng, cán bộ cũng như nhân viên phải biết rõ mình đang làm gì, nắm rõ nghiệp vụ để phản ứng nhanh nhạy trước những tình huống có thể xảy ra, đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác giải quyết công việc một cách có lợi nhất.
- Những vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng: Thực hiện hợp đồng phải trải qua nhiều khó khăn nhiều bước, không phải lúc nào mọi chuyện cũng theo ý muốn của doanh nghiệp, có khi những vướng mắc tưởng là nhỏ nhưng nó lại ảnh hưởng đến các bước thực hiện tiếp sau. Những vướng mắc này dù không muốn nhưng lỗi lại thuộc về doanh nghiệp như chuẩn bị thiếu hay làm mất chứng từ, xác định sai mã hàng hóa, chậm trễ trong việc đề đơn khiếu nại,…
- Nội dung hợp đồng đã ký kết: Thị trường thì luôn biến động có thể gây khó khăn hay thuận lợi, trong trường hợp hợp đồng quy định tỷ giá cố định thì khi đồng tiền thanh toán tăng giảm giá, tỷ giá quy đổi giữa các đồng tiền thay đổi,… ảnh hưởng đến thực hiện hợp đồng, nếu thực hiện hợp đồng gây thua lỗ cho doanh nghiệp nhiều hơn mức phạt khi phá hủy hợp đồng khi đó hợp đồng có thể sẽ không
được thực hiện, hay khi đã cam kết giao hàng một lần nhưng do có một số vướng mắc phát sinh không thể giao như đã hẹn buộc phải giao hàng từng phần, do vậy mà ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện hợp đồng của các bên. Hợp đồng được xây dựng trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên không có sự ràng buộc, nên các bên phải thực hiện những gì đã cam kết. Do vậy tùy mặt hàng và tùy từng thời điểm người kinh doanh xuất nhập khẩu mà thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng.