- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
4.3.1. Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác.
Giám sát hợp đồng nhập khẩu không chỉ là giám sát hoạt động của chính mình mà cần thiết cũng phải giám sát việc thực hiện của bên đối tác, công việc này rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng của hai bên. Công tác này không được chú trọng có thể gây ra trường hợp người xuất khẩu đến thời điểm giao hàng mà chưa có hàng để giao, giao hàng không đúng hẹn, điều kiện tàu cảng không đảm bảo đúng như thỏa thuận, hàng giao không đúng như đã mô tả trong hợp đồng… Thực tế Công ty không chú trọng nhiều đến công tác giám sát
việc thực hiện hợp đồng của bên đối tác, mà chỉ dựa vào sự tin tưởng đối với bên xuất khẩu, cán bộ điều hành chỉ giám sát bằng cách gọi điện hỏi hoặc biết được qua giấy thông báo do bên xuaart khẩu gửi tới.
Cán bộ giám sát và điều hành cần có các phương pháp khác nhau như gọi điện trực tiếp, gửi fax, đi thực tế, kiểm tra qua bên thứ ba có liên quan như công ty chuyên chở, văn phòng đại diện của nhà xuất khẩu… nhằm biết được tiến trình thực hiện hợp đồng của bên đối tác, thúc giục người xuất khẩu tiến hành nhanh chóng công việc của họ: chuẩn bị hàng để giao, giao hàng đúng hẹn, gửi chứng từ nhận hàng, thông báo về phương tiện chuyên chở, lịch trình… Giám sát việc thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu giúp bên nhập khẩu nhận biết và giảm thiểu các rủi ro đó như: không chuẩn bị kịp hàng giao, hủy bỏ hợp đồng, hay giao không đúng hẹn… và từ đó có các biện pháp phòng tránh hoặc các công việc thay thế nếu cần thiết. Ngoài ra Công ty còn có thể yêu cầu bên xuất khẩu thông báo thường xuyên về tình hình thi hành các bổn phận và các nghĩa vụ của mình và các sự việc có liên quan như một điều kiện trong hợp đồng.
Xây dựng các công việc phải thực hiện theo hệ thống và thực hiện đúng theo kế hoạch đó đảm bảo quyền lợi của chính người nhập khẩu, bên cạnh đó giúp ngư ời nhập khẩu lường trước được những rủi ro có thể xảy ra và giải quyết những tình huống phát sinh một cách kịp thời. Để làm được điều đó cần thiết phải thiết lập một hệ thống các công việc và một bộ phận chuyên trách trong giám sát và điều hành hợp đồng.