- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
4.3.2. Thiết lập hệ thống công việc cũng như hệ thống cảnh báo sớm, tăng khả năng phản ứng kịp thời các tình huống phát sinh.
khả năng phản ứng kịp thời các tình huống phát sinh.
Công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu của bất kỳ công ty xuất nhập khẩu nào hiện nay đã được quan tâm tới, tùy vào quan điểm và tính chất kinh doanh của một công ty. Thực tế quy trình giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu không quá phức tạp nhưng dù dễ đến đâu mà thực hiện không theo một hệ thống, phương pháp nhất định thì cũng dễ xảy ra những sai sót. Chính vì vậy mà việc xây dựng hệ thống các công việc, cách thức thực hiện và các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện đó cần được làm trước để thuận lợi cho việc giám sát và điều hành
hợp đồng. Khi làm theo hệ thống công việc đã hình thành sẵn, cán bộ giám sát và điều hành sẽ biết chính xác mình đã làm gì và còn phải làm gì tiếp theo, tránh việc trùng lặp, mất thời gian và chi phí dẫn đến việc chậm trễ trong quy trình thực hiện hợp đồng. Trưởng phòng kinh doanh nên bố trí một bảng treo trong phòng, sau đó ghi lại toàn bộ công việc cần giám sát và ngày tháng thực hiện, ngày kết thúc…
Thương mại quốc tế luôn tiềm ẩn những rủi ro do chủ quan hay khách quan mang lại như rủi ro kinh tế, rủi ro chính trị, rủi ro nghiệp vụ, rủi ro bất khả kháng…Trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhân viên cũng như cán bộ điều hành không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh, chính vì vậy mà Công ty nên tính trước một số tình huống có thể xảy ra, thiết lập một hệ thống các rủi ro có thể phát sinh và các cách giải quyết những tình huống phát sinh đó. Ngoài ra khi thiết lập trước hệ thống công việc giúp cho cán bộ điều hành không bị bất ngờ trước các tình huống không tính trước được và phản ứng kịp thời trước các tình huống đó. Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, có nhiều khi xảy ra rủi ro bất khả kháng gây tổn thất về hàng hóa, các tình huống này cán bộ điều hành cần nhanh chóng mời cơ quan giám định xác định chính xác tổn thất, đệ đơn khiếu nại đến các bên có liên quan.
Ngoài chuyên môn nghiệp vụ cán bộ và nhân viên nhập khẩu cũng cần có những kinh nghiệm thực tế. Kinh nghiệm nghiệp vụ rất cần thiết cho công việc nhưng nó cũng phải trải qua một thời gian tích lũy và học hỏi, ngoài kinh nghiệm cán bộ và nhân viên nhập khẩu phải còn phát hiện kịp thời những sai sót do chủ quan cũng như khách quan, những rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng đến cả quy trình. Để thực hiện tốt công việc, cán bộ điều hành cũng như nhân viên phải có những kiến thức đầy đủ về pháp lý, về nghiệp vụ kỹ thuật thương mại quốc tế, về thương phẩm học…