- Bảo hiểm cho hàng hóa: Nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán nên Công ty cần biết tên hãng bảo hiểm,
3.4.3. Thực trạng công tác giám sát và điều hành tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa tại Công ty.
đồng nhập khẩu máy điều hòa tại Công ty.
Thực chất điều hành hợp đồng nhập khẩu chính là tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Để điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, trưởng phòng kinh doanh phối hợp các công việc và giao nhiệm vụ cho nhân viên theo một quy trình. Công tác giám sát có nhiệm vụ kiểm soát việc thực hiện nghĩa vụ của chính mình, của đối tác và của bên thứ ba. Trưởng phòng điều hành hợp đồng theo thói quen, không xây dựng hệ thống các công việc cần giám sát.
Công tác giám sát việc thực hiện của bên đối tác rất quan trọng nhưng thực tế Công ty không quan tâm nhiều đến vấn đề này. Trưởng phòng chỉ đôi khi gọi điện hỏi về tiến trình chuẩn bị hàng, khả năng giao đúng thời hạn và thúc giúc đẩy nhanh quá trình sản xuất của đối tác đối với một số hợp đồng quan trọng. Chính vì vậy mà đôi khi đến gần ngày giao hàng Công ty mới nhận được thông báo từ người xuất khẩu xin lùi thời hạn giao hàng lại, đây là một bất lợi đối với Công ty khi không nhận thấy được tầm quan trọng của giám sát việc chuẩn bị hàng của bên đối tác. Công ty chỉ biết được người xuất khẩu đã có hàng để giao khi bên xuất khẩu gửi một thông báo đã chuẩn bị xong hàng và yêu cầu Công ty mở L/C. Nhưng bên cạnh đó số tiền mà Công ty ký quỹ mở L/C chính là số tiền Công ty yêu cầu bên đối tác đặt cọc và cam kết giao hàng đúng thời gian thỏa thuận, đây là một biện pháp điều hành hợp đồng của Công ty để đảm bảo quyền lợi cho mình.
Thanh toán bằng L/C đảm bảo quyền lợi của các bên trong hợp đồng, L/C sau khi được mở ra là tách biệt với hợp đồng, mọi điều kiện ghi trong L/C sẽ là cơ sở để điều chỉnh các nghiệp vụ tiếp theo của tổ chức thực hiện hợp đồng. Do có tầm quan trọng như vậy nên trưởng phòng là người trực tiếp chuẩn bị bộ hồ sơ xin mở L/C bao gồm đơn xin mở L/C, bản sao hợp đồng nhập khẩu, và phương án kinh doanh (phương án kinh doanh cho lô hàng nhập khẩu là thủ tục cần thiết để thuyết phục
Ngân hàng cho vay vốn). Nội dung L/C thường dựa vào hợp đồng nhập khẩu, nhưng đôi khi bên nhập khẩu tự thêm một số điều kiện có lợi cho mình vào L/C và không được sự chấp nhận của người xuất khẩu gây chậm trễ cho tiến trình nhận hàng của bên nhập khẩu. Công ty luôn muốn tạo mối quan hệ bạn hàng lâu dài với nhà xuất khẩu nên việc mở L/C nội dung sai khác với nội dung hợp đồng là không có.
Bộ hồ sơ xin mở L/C được giao cho phòng kế toán để thực hiện các giao dịch với Ngân hàng (Ngân hàng TMCP Quân đội là Ngân hàng Công ty thường xuyên giao dịch). Nghiệp vụ mở L/C này thực tế trách nhiệm thuộc về phòng kế toán nhưng do phòng kế toán công ty chưa có bộ phận riêng đảm nhiệm công tác này, kinh nghiệm nghiệp vụ không nhiều nên phòng kinh doanh được Giám đốc chỉ định chuẩn bị các chứng từ cần thiết, nhân viên phòng kế toán dưới sự trợ giúp về nghề nghiệp của nhân viên phòng kinh doanh đến Ngân hàng làm thủ tục mở L/C cho bên xuất khẩu. Khi L/C không được chấp nhận, trưởng phòng trực tiếp đàm phán với nhà xuất khẩu để đi đến thống nhất. Sau khi được sự chấp nhận L/C sẽ điều chỉnh hoạt động của các bên và cũng là cơ sở để khiếu nại, do vậy dù là người kê khai vào đơn xin mở L/C nhưng trưởng phòng luôn kiểm tra chặt chẽ việc mở L/C của nhân viên thông qua bản sao L/C.
Nghiệp vụ mua bảo hiểm được trưởng phòng phân công nhân viên tiến hành song song với nghiệp vụ mở L/C do hai nghiệp vụ này không phụ thuộc lẫn nhau. Nhân viên nhập khẩu được cử đến Công ty bảo hiểm làm thủ tục mua bảo hiểm cho hàng hóa, trưởng phòng giám sát dựa trên giấy chứng nhận bảo hiểm mà công ty bảo hiểm cấp. Nội dung điền vào đơn bảo hiểm không phức tạp như đơn xin mở L/C nên việc này trưởng phòng giao trách nhiệm cho nhân viên đi thực hiện.
Thông thường khi L/C được chấp nhận, trưởng phòng bằng cách gọi đ iện trực tiếp yêu cầu bên xuất khẩu nhanh chóng giao hàng cùng với việc thông báo về điều kiện tàu, lịch trình giao hàng và chuyển bộ chứng từ nhận hàng cho Ngân hàng TMCP Quân đội. Vận chuyển đường biển chứa đựng nhiều rủi ro, do vậy việc tàu đi không theo lịch trình quy định hay không cập bến đúng ngày không phải là ít. Trưởng phòng luôn theo dõi lịch trình của tàu theo bản thông báo của bên xuất khẩu
gửi tới, việc này thường được kiểm tra qua đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng (là đại lý của nhiều hãng tàu trên thế giới), việc kiểm tra này để biết tàu có đi đúng lịch trình không, ngày cập cảng có thay đổi không và có rủi ro gì xảy ra đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển không để có biện pháp xử lý kịp thời. Giám sát lịch trình của tàu có ý nghĩa trong một số trường hợp như giao tay ba, hàng không về đúng thời gian quy định để Công ty có thể phân phối kịp thời cho các khách hàng trong nước, Công ty sẽ đàm phán trước với các khách hàng này về việc chậm trễ, như vậy sẽ dễ thỏa thuận hơn là khi đến ngày giao hàng mà không có hàng để giao.
Trưởng phòng cử nhân viên đến Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ nhận hàng khi nhận được thông báo từ phía Ngân hàng. Bộ chứng từ này rất quan trọng quyết định đến việc giao nhận hàng nhập khẩu của Công ty nên trưởng phòng dặn dò nhân viên kiểm tra kỹ thuật nếu phù hợp với L/C thì ký hợp đồng vay vố số tiền Ngân hàng đã thanh toán cho lô hàng nhập khẩu. Bộ chứng từ bao gồm: hợp đồng nhập khẩu, hóa đơn thương mại, vận đơn gốc, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, bản kê đóng gói. Việc thanh toán sớm sẽ tạo điều kiện cho việc nhận chứng từ sớm đi nhận hàng. Trưởng phòng giám sát việc thực hiện của nhân viên thông qua các chứng từ này. Công ty thường thanh toán bằng L/C có xác nhận trả ngay nên khi bộ chứng từ đến, Ngân hàng có trách nhiệm phải kiểm tra nếu phù hợp thì thanh toán cho nhà xuất khẩu. Rủi ro có thể xảy ra đối với Công ty khi nhân viên tin tưởng Ngân hàng không kiểm tra kỹ lại bộ chứng từ mà đã ghi nợ số tiền Ngân hàng thanh toán cho hàng nhập khẩu, nếu có sai sót gì trong bộ chứng từ này thì rủi ro chuyển từ phía Ngân hàng sang Công ty. Trong trường hợp bộ chứng từ gốc để nhận hàng chưa đến nơi thì bản sao bộ chứng từ này do bên xuất khẩu gửi qua fax được mang đến Ngân hàng xin xác nhận, Công ty có thể cầm bộ c hứng từ này đi nhận hàng.
Để làm thủ tục hải quan cho hàng hóa, trưởng phòng lập sẵn bộ hồ sơ hải quan và cử nhân viên đi thực hiện. Bộ chứng từ bao gồm các chứng từ: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, và giấy đăng ký kinh doanh. Việc kiểm tra hàng hóa nhập khẩu được cán bộ và nhân viên giám sát cùng lúc khi Công ty giám định VINACONTROL tiến hành giám
định hàng nhập của Công ty. Nếu có xảy ra trường hợp thừa thiếu hàng, hàng không đúng như khai báo, không đúng phẩm chất, tổn thất… nhân viên báo lại chi tiết cho trưởng phòng để xin ý kiến giải quyết. Trong những trường hợp này trưởng phòng sẽ khai báo và tính thuế lại cho hàng hóa sau đó thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan hải quan đồng thời đệ đơn khiếu nại các bên có liên quan như: bên xuất khẩu nếu hàng giao không đúng với hợp đồng, bên vận tải nếu có tổn thất đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bên bảo hiểm để đòi bồi thường. Trong tất cả các trường hợp trên trưởng phòng đề ra các phương án trình Giám đốc và cùng Giám đốc tìm ra phương án tối ưu để giải quyết. Đối với nghiệp vụ làm thủ tục hải quan cho hàng hóa, trưởng phòng lập sẵn bộ hồ sơ hải quan rùi cử nhân viên đi thực hiện, cán bộ điều hành và giám sát kiểm tra nghiệp vụ này thông qua các chứng từ nhân viên mang về. Đôi khi trưởng phòng phải cử nhân viên xuống trông giữ hàng trong trường hợp cảng ùn tắc chưa thể thông quan cho hàng hóa ngay được.
Trong trường hợp, hàng hóa nhập có sự thiếu hụt hay sự không phù hợp với quy cách phẩm chất thường được quy định rõ trong hợp đồng trong giới hạn chấp nhận của hai bên. Khi có trường hợp này xảy ra, trưởng phòng quyết định chấp nhận sự sai khác của lượng hàng đó với những điều kiện giảm giá và xác định luôn số phần trăm giảm giá hợp lý dựa vào sự tính toán hoặc không chấp nhận và yêu cầu trả lại. Khi nhà xuất khẩu giao thiếu hoặc thừa một số lượng không lớn, Công ty thường chấp nhận thanh toán với số hàng thừa và giao bù đợt sau đối với hàng thiếu, trưởng phòng đàm phán qua giao dịch điện thoại và gửi biên bản giám định cùng với giấy tờ cần thiết để bên bán xác nhận lượng hàng thừa thiếu và biện pháp xử lý số hàng đó. Do đặc tính kỹ thuật phức tạp nên khi có sự sai khác về chất lượng, sai số kỹ thuật thì Công ty phải xin ý kiến của khách hàng rồi mới đưa quyết định. Nếu xảy ra khiếu nại về hàng nhập thì trưởng phòng lập bộ hồ sơ khiếu nại bên bán bao gồm: bản chính vận đơn gốc, biên bản giám định, giấy chứng nhận phẩm chất, bản sao tờ khai hải quan nhập khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, và đơn khiếu nại.
Khi lỗi thuộc về bên vận chuyển, trưởng phòng sẽ đệ đơn khiếu nại cả người vận chuyển và công ty bảo hiểm. Bộ chứng từ tương tự như khiếu nại bên bán chỉ
thêm bản chính đơn bảo hiểm khi đòi bồi thường trong phạm vi bảo hiểm. Việc khiếu nại các bên có liên quan trưởng phòng phải thực hiện ngay lúc nhận được kết quả giám định vì trong hợp đồng quy định thời hạn khiếu nại thường ngắn, tùy từng hợp đồng, có thể là 30 ngày, hoặc 90 ngày, hoặc nhiều hơn.
Khi có bất kỳ tình huống nào phát sinh, nếu nằm trong khả năng giải quyết của nhân viên thì trưởng phòng hướng dẫn nhân viên giải quyết, nhưng trong một số trường hợp trưởng phòng trực tiếp đi giải quyết. Hầu hết các khiếu nại bên xuất khẩu đều được giải quyết thông qua thỏa thuận.
Công tác điều hành và giám sát hợp đồng nhập khẩu giúp các công ty xuất nhập khẩu nâng cao hiệu quả của việc tổ chức thực hiện hợp đồng, khi điều hành và giám sát hợp đồng theo một phương pháp hợp lý giúp họ phản ứng nhanh, kịp thời trước các tình huống phát sinh, giảm thiểu tổn thất có thể xảy ra.
Tóm lại, Công ty chưa quan tâm nhiều đến công tác điều hành và giám sát việc tổ chức thực hiện hợp đồng, trong điều kiện hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty ngày càng mở rộng, và quan hệ với nhiều bạn hàng mới, môi trường kinh doanh luôn thay đổi Công ty cần có những biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của toàn bộ quy trình.
Chương 4. Các kết luận và đề xuất với công tác giám sát và điều hành
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy điều hòa từ Trung Quốc tại công Ty TNHH Phát triển Công nghệ máy ADC.