Hoá chất cũng như các loại hàng hoá khác đều khó tránh khỏi những khiếu nại về hàng hoá như: quy cách phẩm chất, số lượng, đóng gói...
Theo kết quả thu được từ phiếu điều tra, trắc nghiệm các vụ khiếu nại của công ty với các đối tác Trung Quốc liên quan đến: Giao hàng thiếu, thời gian giao hàng chậm, giao hàng không đảm bảo chất lượng.
Nghiệp vụ này được đánh giá ở mức điểm tối đa. Lý do các nhân viên đánh giá như vậy là vì những trường hợp khiếu nại xảy ra không thường xuyên, các đối tác của công ty phần lớn đều thực hiện đúng theo cam kết HĐ, nếu có thì những tranh chấp thường là không đáng kể và được hai bên tự thoả thuận với
Luận văn tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
nhau, chưa có trường hợp nào phải nhờ đến sự can thiệp của toà án hay trọng tài. Kết quả là Công ty và đối tác luôn giữ được mối quan hệ tốt đẹp, đảm bảo được lợi ích cho cả đôi phía. Nếu bên XK giao thiếu hàng, công ty yêu cầu bổ sung vào các chuyến hàng sau, hay giảm giá hàng, nếu hàng không đúng chất lượng thì nhắc nhở và yêu cầu giảm giá.
Chẳng hạn, ngày 13/03/2009, tại ga Yên Viên kiểm đếm 2 toa hàng xút NaOH min 99% từ Trung Quốc thấy thiếu tất cả 9 bao hàng. Công ty đã lập biên bản hàng thiếu dưới sự chứng kiến của đại diện ga Yên Viên, bên XK, hãng vận tải. Sau đó, gửi cho bên XK yêu cầu hoàn lại số hàng thiếu vào chuyến hàng tiếp theo.
Luận văn tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
CHƯƠNG 4: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI CÔNG TÁC HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HĐNK HOÁ CHẤT TỪ THỊ
TRƯỜNG TRUNG QUỐC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HOÁ CHẤT. 4.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu quy trình th ực hiện HĐNK hoá chất từ thị trường Trung Quốc tại Công ty Cổ phần Hoá chất.
4.1.1. Những kết quả công ty đạt được trong quá trình tổ chức thực hiện HĐNK hoá chất từ thị trường Trung Quốc HĐNK hoá chất từ thị trường Trung Quốc
Trong những năm gần đây, công tác thực hiện HĐNK hoá chất từ Trung Quốc của công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể:
-100% HĐ ký kết được thực hiện, không có HĐ nào bị huỷ. Tiến độ thực hiện HĐ tương đối tốt, không có vấn đề phát sinh nào lớn gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới quy trình thực hiện HĐ.
- Công ty không để xảy ra tranh chấp nào dẫn đến phải giải quyết bằng trọn g tài hay toà án. Những vụ tranh chấp nhỏ xảy ra như: nhận thiếu hàng, nhận hàng không đúng chất lượng quy định trong HĐ… đều được giải quyết thông qua sự thoả thuận của hai bên.
- Các sai sót trong quá trình thực hiện HĐ vẫn còn nhưng đã được cải thiện đáng kể. Nhân viên công ty đã học hỏi, đúc kết kinh nghiệm qua những lần tác nghiệp thực hiện HĐ.
- Công ty cũng đã thắt chặt thêm quan hệ với các đối tác lâu năm tại Trung Quốc, đồng thời mở rộng quan hệ hợp tác với các bạn hàng khác trên thế giới như: Anh, Tây Ban Nha, Đức…
4.1.2. Vấn đề tồn tại và nguyên nhân: 4.1.2.1. Những vấn đề tồn tại: 4.1.2.1. Những vấn đề tồn tại:
Bên cạnh những thành tựu đạt được, công ty vẫn còn những tồn tại chưa được giải quyết trong tổ chức thực hiện HĐNK hoá chất từ thị trường Trung Quốc. Cụ thể như sau:
Luận văn tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
Bảng 4.1. Các sai sót trong quá trình thực hiện HĐNK
Các sai sót 2007 2008 2009 HĐ vi phạm Tỷ trọng (%) HĐ vi phạm Tỷ trọng (%) HĐ vi phạm Tỷ trọng (%) 1. Mở L/C 10 40 6 50 4 40 2. Làm thủ tục hải quan 8 32 4 33 4 40 3. Nhận và kiểm tra hàng 7 28 2 17 2 20 Tổng 25 100 12 100 10 100
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu)
Qua bảng trên ta nhận thấy số lượng HĐ sai sót đã giảm qua các năm, riêng năm 2009 giảm không đáng kể.
Các sai sót trong khâu mở L/C là phổ biến nhất, chiếm 40- 50% tỷ trọng các sai sót, nhưng lại có xu hướng giảm ở những năm tiếp theo. Tuy những sai sót này rất nhỏ như: sai lỗi chính tả, viết nhầm tên, địa chỉ người bán…nhưng ảnh hưởng đến thời gian, chi phí, tiến độ thực hiện HĐ.
Các sai sót liên quan đến thủ tục hải quan như: khai sai mã hàng dẫn đến tính sai thuế suất, tiền hàng không đúng với hoá đơn thương mại…dù số HĐ sai sót có xu hướng giảm nhưng lại chiếm tỷ trọng ngày càng tăng trong tổng số HĐ sai sót. Chứng tỏ, sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan tăng lên.
Các sai sót trong khâu nhận và kiểm tra hàng cũng có xu hướng tăng lên ở những năm tiếp theo.
4.1.2.2. Nguyên nhân:
- Do sự chủ quan của đội ngũ cán bộ nhân viên trong quá trình thực hiện HĐNK, thể hiện ở những sai sót không đáng có trong khâu mở L/C.
- Do khả năng hiểu biết chuyên môn về hàng hoá chất của nhân viên còn hạn
Luận văn tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
chế cùng với thủ tục hải quan còn rườm rà và sự thiếu cẩn thận của nhân viên dẫn đến những sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan.
- Chủ yếu hàng NK từ Trung Quốc công ty mua theo điều kiện CIF, CFR, DAF trong khi chưa thiết lập được hệ thống giám sát thực hiện HĐNK hiệu quả nên nhiều khi công ty bị động về thời gian, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, uy tín của DN. Dẫn đến những sai sót liên quan đến việc nhận hàng và kiểm tra hàng hoá vẫn còn tồn tại. Nhiều khi công ty nhận hàng bị thiếu về số lượng, chất lượng hàng không phù hợp với HĐ, một số khách hàng phàn nàn về chất lượng hàng hoá do công ty cung cấp.
4.2. Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết vấn đề hoàn thiện quy trình thực hiện HĐNK hoá chất từ thị trường Trung Quốc của công ty. thực hiện HĐNK hoá chất từ thị trường Trung Quốc của công ty.
4.2.1. Dự báo triển vọng hoàn thiện quy trình thực hiện HĐNK hoá chất từ thị trường Trung Quốc thị trường Trung Quốc
Trung Quốc là thị trường lớn cũng là thị trường truyền thống của công ty. Vì vậy, trong thời gian tới Ban lãnh đạo công ty xác định rõ mục tiêu thực hiện HĐNK từ thị trường này.
- Công ty sẽ tiếp tục đẩy mạnh NK hoá chất từ Trung Quốc, cố gắng p hấn đấu năm 2010 vượt mức chỉ tiêu kim ngạch NK từ 5-10% so với 2009.
- Trên cơ sở thế mạnh của công ty đã được xây dựng nhiều năm về chiến lược
bạn hàng, ngành hàng và thực tế diễn biến thị trường, tập trung nghiên cứu mở rộng thị trường, mở rộng quan hệ, tìm kiếm thêm các đối tác mới từ thị trường này nhằm đa đạng hoá nguồn cung của công ty. Bên cạnh đó, củng cố và duy trì mối quan hệ với các đối tác hiện tại ở Trung Quốc cũng như các đối tác ở những thị trường khác và các đối tác trong nước để đảm bảo tính liên tục và ổn định nguồn hàng.
- Thực hành chính sách tiết kiệm, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Luận văn tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
- Cử cán bộ quản lý, cán bộ phòng kinh doanh XNK theo học các lớp đào tạo,
bồi dưỡng nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường. - Nâng cao vị thế, uy tín của công ty trong quan hệ làm ăn với các đối tác nước
ngoài và bạn hàng trong nước.
4.2.2. Quan điểm hoàn thiện quy trình thực hiện HĐNK hoá chất từ Trung Quốc của công ty. Quốc của công ty.
Hoạt động NK hoá chất từ thị trường Trung Quốc giữ vai trò chủ chốt trong lĩnh vực kinh doanh của công ty. Kết quả thu được từ hoạt động này đã góp phần đáng kể vào kết quả kinh doanh chung.
Để thực hiện tốt một HĐNK thì đòi hỏi công ty phải triển khai tốt các khâu trong quy trình thực hiện HĐNK. Mỗi khâu là một mắt xích trong chuỗi liên tục, sai sót trong một công đoạn có thể dẫn đến sai sót ở các bước tiếp theo và hậu quả cuối cùng là ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty.
Với tầm quan trọng như trên, lãnh đạo công ty nhận thức rõ ràng và có biện pháp để từng nhân viên trong công ty nhận thức được tầm quan trọng đó để nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc của họ. Hiện nay, công ty còn phải hoàn thiện thêm một số nghiệp vụ về mở L/C, làm thủ tục hải quan, thuê PTVT… và đặc biệt là công ty phải xây dựng được một cơ chế giám sát và điều hành HĐ chặt chẽ, hoàn chỉnh. Công ty nên giữ liên lạc thường xuyên với đối tác, yêu cầu đối tác thông báo tình hình triển khai HĐ của họ để chủ động trong kinh doanh. Trong thời gian thực hiện HĐ, công ty phải triển khai kế hoạch giữa các phòng, ban để nhân viên nắm rõ tình hình và có thể chủ động hơn trong công việc của mình. Công ty cũng nên dự báo một số tình huống có thể phát sinh và cách giải quyết để có thể chủ động giải quyết kịp thời khi xảy ra tình huống bất ngờ.
Luận văn tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
4.3. Các giải pháp và đề xuất để hoàn thiện quy trình thực hiện HĐNK hoá chất từ thị trường Trung Quốc của công ty. chất từ thị trường Trung Quốc của công ty.
4.3.1. Giải pháp đối với công ty:
Trên cơ sở phân tích những vấn đề tồn tại trong công tác tổ chức thực hiện HĐNK hoá chất của công ty và nguyên nhân của những tồn tại đó, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện HĐNK của công ty.
4.3.1.1. Về phương thức thanh toán:
L/C là phương thức thanh toán có nhiều ưu điểm đối với cả người NK và bên XK. Phương thức này cũng được công ty áp dụng phổ biến cho các HĐ ký kết với đối tác Trung Quốc. Tuy nhiên, khi sử dụng p hương thức này công ty vẫn còn mắc phải những sai sót không đáng có. Vì vậy khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến L/C cần lưu ý đảm bảo các thông tin trong thư yêu cầu mở tín dụng hoàn toàn chính xác với nội dung của HĐ đã ký kết. Hạn chế đến mức tối đa các sai sót không đáng có như: sai lỗi chính tả, liệt kê thiếu các chứng từ cần xuất trình… Để làm tốt được việc này, khi điền đầy đủ các nội dung trong thư xin mở L/C, cán bộ trực tiếp khai phải kiểm tra lại cẩn thận, có thể nhờ thêm nhân viên khác kiểm tra cùng để chắc chắn nội dung khai phù hợp với nội dung HĐ trước khi nộp cho NH.
Để chắc chắn hơn, công ty nên soạn thảo đơn đề nghị mở thư tín dụng gửi cho đối tác để họ kiểm tra trước khi gửi đến NH mở. Có vấn đề sai sót bên đối tác sẽ báo cho công ty, trên cơ sở đó công ty sẽ sửa lại cho phù hợp rồi nộp cho NH. Như vậy, công ty sẽ tiết kiệm được khoản chi phí sửa L/C nếu có và đảm bảo được quyền lợi của bên XK.
Sau khi bộ chứng từ gốc về đến NH, công ty nên yêu cầu NH fax lại cho mình để kiểm tra lần nữa sự phù hợp của bộ chứng từ, đảm bảo chắc chắn là công ty sẽ nhận được hàng với bộ chứng từ đó.
Với những đối tác làm ăn lâu năm, có sự tin cậy lẫn nhau thì công ty nên đàm phán để áp dụng phương thức nhờ thu. Phương pháp này có lợi đối với
Luận văn tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
công ty vì không phải thanh toán ngay cho bên XK mà có thể thanh toán sau khi nhận hàng và khi kiểm tra hàng nếu có dấu hiệu sai sót, công ty có thể đàm phán giải quyết với đối tác. Hoặc với các đối tác có sự tin tưởng tuyệt đối với công ty, công ty có thể sử dụng phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền hoặc thư chuyển tiền vì chi phí rẻ hơn và tiến trình thanh toán nhanh hơn.
Hiện tại công ty sử dụng phương pháp thanh toán L/C trả ngay (L/C at sight). Công ty có lợi hơn nếu thanh toán bằng L/C trả chậm. Hình thức này cho phép công ty chiếm dụng vốn của nhà XK trong thời gian trả chậm. Do đó, khi đàm phán ký kết HĐ, công ty nên đàm phán theo hình thức thanh toán này.
Công ty cần có sự linh hoạt trong việc sử dụng các phương thức thanh toán đối với từng khách hàng, từng HĐ. Điều đó, giúp công ty chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.
4.3.1.2. Về thuê PTVT:
Hiện nay, công ty NK hoá chất từ Trung Quốc theo các điều kiện cơ sở giao hàng CIF, CFR, DAF. Do đó, bên bán được tuỳ chọn PTVT, tuyến đường sao cho có lợi nhất cho họ. Chẳng hạn, bên XK thuê tàu không đảm bảo chất lượng vì giá cước rẻ…, khi đó quyền lợi của công ty sẽ bị thiệt thòi. Vì vậy công ty cần quan tâm đến vấn đề này khi đàm phán, ký kết HĐ đưa ra các điều khoản yêu cầu đảm bảo chất lượng PTVT, đồng thời phải giám sát việc thuê PTVT của đối tác, yêu cầu bên đối tác cung cấp đặc điểm và các thông tin về PTVT mà họ thuê để vận chuyển hàng, để kịp thời có những biện pháp đề phòng rủi ro. Như thế, cũng giúp cho công ty trong việc mua BH cho hàng hóa nếu NK theo CFR, vì công ty BH có quyền hủy việc BH hay tính thêm p hí BH nếu tàu chở hàng không nằm trong điều kiện phân loại của Hiệp hội BH. Công ty nên yêu cầu trong L/C, bên bán phải cung cấp giấy chứng nhận rằng tàu đang chở hàng không quá 15 tuổi và tàu đó đã được Hiệp hội các công ty phân loại, xếp hạng.
Trong tương lai không xa, công ty sẽ phải chuyển dần sang mua theo FOB để nâng cao hiệu quả kinh doanh hơn nữa. Khi đó, để nâng cao hiệu quả thực
Luận văn tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế
hiện HĐNK thì ngay từ bây giờ công ty phải đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thuê PTVT cho nhân viên.
Việc vận chuyển hàng từ các cảng, cửa khẩu về kho do công ty giao nhận đảm trách. Do đó, công ty nên thiết lập mối quan hệ bền chặt với một số công ty giao nhận đã hợp tác để giảm phần nào chi phí vận chuyển và tranh thủ sự hiểu biết lẫn nhau.
4.3.1.3. Về nhận hàng và kiểm tra hàng:
Trong quá trình thực hiện HĐNK có những phát sinh ngoài ý muốn chủ quan của công ty. Đó là viêc nhà XK giao hàng chậm hoặc giao hàng thiếu, không đúng quy cách chất lượng như trong HĐ… Để tránh những tình trạng này, trong quá trình đàm phán, ký kết HĐ công ty nên đưa ra các điều khoản phạt ràng buộc bên XK nếu không giao hàng đúng thời hạn, hay hàng giao thiếu, không đúng quy cách...
Hiện nay, khâu giao nhận của công ty do đơn vị giao nhận thuê ngoài p hụ trách. Để đảm bảo hiệu quả khâu này, công ty phải lựa chọn kỹ càng trước khi ký HĐ với công ty giao nhận nào đó.
Khi nhận hàng, công ty giao nhận cùng với cán bộ của công ty chỉ kiểm tra sơ bộ bên ngoài hàng hoá xem có thiếu hàng không, bao bì hàng hoá ra sao, rồi vận chuyển về kho. Tại kho nhân viên của công ty cũng chỉ kiểm tra mang tính đại diện do chủ quan và quá tin vào đối tác. Đã dẫn đến một số trường hợp hàng đã bán cho khách hàng trong nước mới phát hiện các sai sót về chất lượng hàng. Do đó, công ty phải cử cán bộ chuyên môn am hiểu về hoá chất kiểm tra