2.2.1. Ưu điểm
-Số lượng cá nhân - cơ quan tham gia sử dụng công cụ lưu trữ và dịch vụ lưu trữ khá nhiều.
-Người dùng có xu hướng sử dụng dịch vụ lưu trữ trực tuyến nhiều hơn theo thời gian dài vì một số lý do:
+ Có thể làm việc ở mọi nơi, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý, gia tăng kết nối, cập nhật nhanh chóng.
+ Một số cơ quan doanh nghiệp cho rằng, khi sử dụng dịch vụ lưu trữ trực tuyến sẽ giúp cho việc di chuyển dữ liệu dễ dàng trong quá trình thay đổi dịch chuyển địa điểm cơ quan doanh nghiệp.
+ Có thể chia sẻ dữ liệu cho mọi người dễ dàng thông qua đường link, gmail mà vẫn đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
+ Linh hoạt khi truy cập trên nhiều thiết bị khác nhau, dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa trên tất cả thiết bị, đảm bảo thông tin dữ liệu không bị thiếu hụt.
2.2.2. Hạn chế
Từ phân tích thực trạng, có thể thấy bên cạnh những ưu điểm, việc sử dụng các công cụ hay dịch vụ lưu trữ dữ liệu xuất hiện không ít khó khăn trong quá trình sử dụng. Những hạn chế, khó khăn đến từ nhiều yếu tố khác nhau, nhưng tổng hợp chung có một số điển hình sau:
- Đối với cá nhân hay cơ quan doanh nghiệp sử dụng các thiết bị lưu trữ trên máy tính: usb, ổ cứng, thẻ nhớ,... thường hay xảy ra tình trạng sau một thời gian sử dụng thiết bị hay bị nhiễm virus hoặc bộ nhớ bị giới hạn, dữ liệu sẽ bị mất đi hoặc không được lưu trữ toàn vẹn.
- Đối với cá nhân hay cơ quan doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến thường hay gặp tình trạng:
+ Phụ thuộc vào kết nối internet vì nếu kết nối internet không hoạt động, sẽ không thể truy cập vào dữ liệu được lưu trữ trực tiếp. Đôi khi, điều này làm hỏng các tệp, làm chậm tiến độ công việc.
+ Quản lý dữ liệu đây là một nhược điểm khác của dịch vụ lưu trữ trực tuyến vì các cá nhân hay doanh nghiệp thường phải tuân theo cấu trúc của nó để lưu dữ
SV: Nguyễn Thúy Hiền 38 Khóa: 2018 - 2022
liệu, dẫn đến hệ thống hiện có của một số cơ quan doanh nghiệp có thể không tích hợp tốt với nó để sử dụng.
+ Vấn đề bảo mật luôn là vấn đề được ưu tiên hàng đầu khi sử dụng các công cụ để lưu trữ dữ liệu. Qua khảo sát tác giả nhận thấy một số cá nhân cũng như cơ quan cho rằng khi sử dụng chung không gian lưu trữ trực tuyến với các cơ quan hoặc cá nhân khác họ lo rằng dữ liệu sẽ không được bảo mật hoàn toàn, có thể sẽ gặp rủi ro nếu như hacker tấn công vào không gian lưu trữ của họ.
+ Để có một không gian lưu trữ dữ liệu lớn, cá nhân và doanh nghiệp sẽ phải chi trả một khoản phí hàng tháng để duy trì không gian đó, điều này cũng khiến các doanh nghiệp cân nhắc để sử dụng công cụ lưu trữ khi khoản chi phí phải trả khá lớn để có một không gian lưu trữ rộng nhưng bảo mật thì không được đảm bảo an toàn.
- Qua khảo sát, tác giả thấy công cụ lưu trữ NAS không được sử dụng và lựa chọn vì tính phổ biến chưa cao, cũng như tính phức tạp trong quá trình tiếp cận kèm theo chi phí đắt đỏ của chúng.
SV: Nguyễn Thúy Hiền 39 Khóa: 2018 - 2022
Tiểu kết Chương 2: Nội dung chương này, tác giả tập trung phân tích thực
trạng sử dụng công cụ và dịch vụ lưu trữ của một số cá nhân và cơ quan - doanh nghiệp trong năm 2022 bằng phương pháp quan sát, thống kê và khảo sát ý kiến. Kết quả phân tích, giúp tác giả rút ra được các ưu điểm và hạn chế trong việc sử dụng công cụ lưu trữ dữ liệu trong thời gian vừa qua. Đây là cơ sở để tác giả nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp lưu trữ dữ liệu phù hợp cho riêng cá nhân và cơ quan hỗ trợ làm việc trực tuyến trong thời gian tới.
SV: Nguyễn Thúy Hiền 40 Khóa: 2018 - 2022
Chương 3
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP LƯU TRỮ DỮ LIỆU HỖ TRỢ LÀM VIỆC TRỰC TUYẾN 3.1. Nguyên tắc đề xuất giải pháp
3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo an toàn bảo mật
Mọi tổ chức đều bị ảnh hưởng bởi việc thực hiện Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) vào ngày 25 tháng 5 năm 2018. Quy định này áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào hoạt động ở Anh hoặc EU hoặc các tổ chức xử lý dữ liệu thuộc về công dân EU. Các quy định nghiêm ngặt hơn và các khoản tiền phạt khắt khe hơn được thiết kế để bắt buộc các tổ chức đưa việc bảo vệ dữ liệu người dùng thành một sự ưu tiên.
Trong một cơ quan, văn phòng nếu cần xử lý một lượng dữ liệu nào đó, chúng ta cần duy trì tính tuân thủ pháp luật bằng một số những nguyên tắc sau:
- Tính hợp pháp, công bằng và minh bạch
Đây có thể được coi là nguyên tắc quan trọng nhất. Tất cả các dữ liệu cá nhân cần được xử lý công bằng, hợp pháp và hoàn toàn minh bạch. Một tổ chức có trách nhiệm thông báo chính xác cho mọi cá nhân về dữ liệu họ thu thập, cách dữ liệu đó sẽ được sử dụng và dữ liệu đó được chuyển tiếp cho ai. Việc thu thập, xử lý và tiết lộ dữ liệu phải được thực hiện theo quy định của pháp luật ban hành.
- Giới hạn mục đích
Thu thập dữ liệu cần dựa trên mục đích hợp pháp và minh bạch, dữ liệu không được xử lý theo cách khác biệt so với mục đích ban đầu.
- Giảm thiểu dữ liệu
Tổ chức chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu có nghĩa vụ đảm bảo thông tin đầy đủ, có liên quan và không vượt quá so với mục đích thu thập ban đầu. Người sở hữu dữ liệu có quyền truy cập dữ liệu được lưu trữ có liên quan đến họ ở bất kỳ định dạng nào: ghi chú, viết tay, email hoặc tài liệu chính thức.
- Độ chính xác
SV: Nguyễn Thúy Hiền 41 Khóa: 2018 - 2022
chức nên xem xét thông tin được lưu trữ đều đặn và sửa đổi thông tin lỗi thời hoặc không chính xác.
- Giới hạn lưu trữ
Các tổ chức cơ quan cần có quy trình xem xét để làm sạch cơ sở dữ liệu khi dữ liệu đó đã hoàn tất xong mục đích
- Tính toàn vẹn, bảo mật
Dữ liệu mà một tổ chức lưu trữ cần phải được lưu trữ an toàn. Người kiểm soát dữ liệu có trách nhiệm thực hiện các bước thích hợp để đảm bảo độ tin cậy của bất kỳ nhân viên nào có quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân.
Nếu bên thứ ba được dùng để xử lý dữ liệu, tổ chức phải đảm bảo hợp đồng tại chỗ với người xử lý dữ liệu cung cấp các biện pháp bảo mật thích hợp.
3.1.2. Nguyên tắc chia sẻ tài nguyên
Người quản lý dữ liệu cần xem xét các biện pháp kiểm soát thực tế, trong cả môi trường vật lý và công nghệ thông tin đồng thời thực hiện để kiểm soát các dữ liệu được lưu trữ, chuyển giao và truy cập. Việc kiểm soát sẽ phụ thuộc vào việc bên khai thác sẽ được cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu (ví dụ: thông qua dịch vụ web, cơ sở bảo mật hoặc API) hay được cung cấp chính dữ liệu (ví dụ: bằng cách tải xuống hoặc phương tiện vật lý).
Môi trường vật lý: Kiểm soát vật lý có thể bao gồm:
-Địa điểm làm việc tại một địa điểm đã thỏa thuận (ví dụ, tại văn phòng cá nhân, phòng được kiểm soát ra vào hoặc tại nhà).
-Giám sát trực tiếp và chủ động.
-Truy cập trong thời gian hạn chế nhất định.
-Giữ các bản sao vật lý (ví dụ: CD, thẻ USB hoặc bản in) của dữ liệu được mã hóa và bảo mật trong khi truyền đến bên khai thác.
-Làm cho bên khai thác nhận biết được môi trường xung quanh và đảm bảo việc khai thác dữ liệu trong môi trường an toàn để tránh những người không có thẩm quyền có thể đọc, xem được dữ liệu.
Môi trường CNTT có thể gồm:
-Kiểm soát bảo mật CNTT theo ủy quyền của người quản lý dữ liệu
SV: Nguyễn Thúy Hiền 42 Khóa: 2018 - 2022
của người quản lý dữ liệu.
-Môi trường CNTT khép kín không kết nối, truy cập ra bên ngoài. -Quyền truy cập dựa trên phân quyền.
-Xác thực hai yếu tố.
-Ghi lại các phiên truy cập, với việc đánh giá/xem xét được thực hiện một cách minh bạch.
-Lưu giữ dữ liệu trên một máy chủ an toàn hoặc máy tính/ổ đĩa cụ thể với các biện pháp bảo vệ truy cập và mật khẩu thích hợp.
-Yêu cầu cung cấp bằng chứng về việc phá hủy dữ liệu khi kết thúc dự án hoặc giai đoạn phê duyệt dự án.
3.2. Giải pháp lưu trữ dữ liệu cho cá nhân 3.2.1. Giải pháp lưu trữ cục bộ 3.2.1. Giải pháp lưu trữ cục bộ
Thực trạng:
-Đây là phương pháp lưu trữ và sao lưu dữ liệu sử dụng các thiết bị sao lưu rời như ổ cứng, ổ cứng di động, USB, CD, ...
-Lưu trữ cục bộ có đặc điểm: chỉ cần gắn các thiết bị lưu trữ vào máy tính cục bộ và sử dụng chương trình sao lưu thích hợp để sao lưu, lưu trữ vào thiết bị đó.
-Hình thức này hiện nay có rất nhiều người vẫn thích sử dụng các giải pháp lưu trữ cục bộ như vậy để lưu trữ, sao lưu dữ liệu của mình.
Ưu điểm: An toàn, có thể quản lý và kiểm soát.
Nhược điểm: Thiết bị có thể bị hư hỏng, gặp sự cố, dung lượng chứa dữ liệu bị hạn chế.
3.2.2. Giải pháp sử dụng dịch vụ lưu trữ trực tuyến
Thực trạng:
- Đây là một dịch vụ được cung cấp bởi một công ty hoặc doanh nghiệp nào đó, có thể là các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài cho phép người dùng có thể sử dụng dịch vụ của họ để lưu trữ, quản lý, chia sẻ, sao lưu các dữ liệu (Hình ảnh, video, tập tin,…) từ xa, các cá nhân có thể sử dụng và quản lý dữ liệu tại bất kỳ đâu và bất cứ nơi nào chỉ cần một thiết bị điện thoại hoặc máy tính có
SV: Nguyễn Thúy Hiền 43 Khóa: 2018 - 2022
kết nối Internet.
Ngày nay có khá nhiều dịch vụ lưu trữ trực tuyến mà bạn có thể sử dụng, có thể nhắc đến những cái tên như Google Drive, Dropbox, OneDrive,… Tại Việt Nam, cũng có một vài trang khá nổi như Fshare.vn – hiện đang được rất nhiều người sử dụng trong việc chia sẻ và lưu trữ dữ liệu.
Qua nghiên cứu khảo sát, tác giả đưa ra một số dịch vụ lưu trữ phổ biến hiện nay và phân tích, so sánh các đặc điểm của những dịch vụ lưu trữ trực tuyến này
Đặc điểm
Dịch vụ lưu trữ Đặc điểm
Google Drive
- Đây là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin do Google phát triển và đã hoạt động từ ngày 24 tháng 4 năm 2012.
- Khi đăng ký sử dụng dịch vụ, người dùng sẽ được cung cấp 15GB lưu trữ miễn phí và có thể lưu trữ trên mọi thiết bị.
- Dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên đám mây, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, biểu mẫu, bản vẽ thông qua các tính năng trên Google Docs, Sheets và Slides.
- Đây là một dịch vụ được người dùng và các chuyên gia đánh giá cao bởi các tính năng và sự đa dạng của nền tảng dịch vụ này.
- Website: https://www.google.com/drive/ [6]
Microsoft Onedrive
- Là một dịch vụ lưu trữ đám mây (Cloud) của hãng Microsoft hoạt động từ ngày 1 tháng 8 năm 2007
- Dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ các file, folder, video trực tuyến thay vì lưu trữ trên máy tính thông thường và đồng bộ các dữ liệu hoặc truy cập dữ liệu từ nhiều trình duyệt web và điện thoại khác nhau.
- Người dùng có thể chia sẻ dữ liệu thông qua ỉnternet và không cần đăng nhập tài khoản.
SV: Nguyễn Thúy Hiền 44 Khóa: 2018 - 2022
MediaFire
- Hoạt động vào ngày 20 tháng 10 năm 2006
- Đây là một dịch vụ lưu trữ trực tuyến cung cấp băng thông không giới hạn.
- Người dùng sẽ nhận được 10GB dung lượng lưu trữ miễn phí ban đầu, để nhận thêm dung lượng miễn phí (tối đa 50GB), có thể giới thiệu với bạn bè, tải xuống phần mềm hoặc chia sẻ liên kết trên mạng xã hội.
- Các dữ liệu có thể tự đồng bộ mà không cần phải cài đặt phức tạp, có hỗ trợ liên kết với nhiều ứng dụng bên thứ 3.
- Website: https://www.mediafire.com/ [8]
Dropbox
- Thành lập tháng 6 năm 2007
- Cũng là dịch vụ lưu trữ hình ảnh, tệp tin, văn bản,... trực tuyến miễn phí được phát triển bởi công ty Dropbox. Công cụ này tương thích và dễ sử dụng với các hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay.
VD: Android, iOS, Windows, Linux, macOS, ...
- Dịch vụ có tính năng làm việc ngoại tuyến giúp bạn có thể tiếp tục công việc trên tệp tin dù không có kết nối internet hay tính năng đồng bộ chọn lọc giúp bạn tiết kiệm dung lượng lưu trữ.
- Website: https://www.dropbox.com/ [9]
Dung lượng lưu trữ
Dịch vụ lưu trữ Dung lượng lưu trữ
Miễn phí Trả phí Google Drive 15GB - 100GB (45.000đ/ tháng) hoặc (450.000đ/1 năm) - 200GB (69.000đ/1 tháng) hoặc (690.000đ/1 năm) Microsoft Onedrive 5GB - 100GB (50.000đ/1 tháng) - 1TB (130.000đ/1
SV: Nguyễn Thúy Hiền 45 Khóa: 2018 - 2022
Dịch vụ lưu trữ Dung lượng lưu trữ
Miễn phí Trả phí
tháng/cá nhân) hoặc (1.299.000đ/1 năm/cá nhân)
- 1TB (170.000đ/1 tháng/6 người) hoặc (1.699.000đ/1 năm/6 người) gói này được dùng thử trong 1 tháng
MediaFire
10GB ( sau khi tạo tài khoản ban đầu)
Tặng thêm 1GB dung lượng khi chia sẻ dịch vụ trên MXH
Tặng thêm 1GB dung lượng khi liên kết với tài khoản MXH (Facebook,
Twitter,…)
Tặng thêm 2GB dung lượng khi cài đặt ứng dụng trên thiết bị điện thoại
Tặng thêm 1GB/1 người khi mời bạn bè đăng ký dịch vụ - 2TB (2000GB) (11,99USD/1 tháng/1 người) - 3TB (3000GB) (19,99USD/1 tháng/1 người) - 2TB (19,99USD/1 tháng/6 người) => Gói áp dụng cho gia đình, hội nhóm
Dropbox
2GB
Gói Plus dung lượng 1TB (1000G) (9,99USD/1 tháng) hoặc (99USD/1 năm)
Gói Professional dung lượng 1TB nhưng có nhiều tính năng hơn gói Plus nhằm giúp tối ưu không gian trên ổ cứng, cùng với đó là tính năng tự động lưu trữ dữ liệu trong 120 ngày để tránh xóa nhầm tài liệu. (19,9USD/1 tháng)
SV: Nguyễn Thúy Hiền 46 Khóa: 2018 - 2022
Ưu – Nhược điểm
Dịch vụ lưu trữ Ưu – Nhược điểm
Google Drive
- Ưu điểm:
+ Dịch vụ miễn phí 15GB cho người dùng, nếu cá nhân không phải lưu trữ quá nhiều dữ liệu thì đây là một dung lượng lưu trữ vừa phải.
+ Giúp việc chia sẻ tài liệu cho mọi người trở nên dễ dàng. Đồng thời, cho phép người được chia sẻ có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải tệp về thiết bị.
+ Những hình ảnh, thông tin đều được lưu ở chất lượng gốc, không nén. Người dùng có thể xem những hình ảnh, video ở chất lượng cao mà không cần giải nén. + Người dùng có thể truy cập từ mọi lúc, mọi nơi bằng máy tính bảng, điện thoại thông minh, laptop chỉ cần kết nối mạng cho thiết bị của bạn.
+ Dịch vụ có thể nhận dạng hình ảnh và văn bản trong tài liệu được quét, giúp việc tìm kiếm tệp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, dịch vụ còn giúp liên kết dễ dàng