Theo như khảo sát, tác giả nhận thấy việc lưu trữ dữ liệu tự do, không cần tuân thủ theo tuần tự nào dẫn đến việc sau một thời gian, dữ liệu đó sẽ bị lẫn trong vô số những dữ liệu khác trong kho lưu trữ. Nhất là đối với mỗi cơ quan, doanh nghiệp lượng dữ liệu cần lưu trữ rất lớn, nếu không có sự sắp xếp tuần tự, việc tìm kiếm tài liệu sau này sẽ trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.[10]
Ở đây tác giả đề xuất giải pháp sử dụng dịch vụ lưu trữ và đồng bộ dữ liệu trực tuyến Google Drive để giúp cơ quan, doanh nghiệp có thể quản lý được văn bản đến và văn bản đi theo thời gian cụ thể
-Bước 1: Truy cập Google Drive của cơ quan – doanh nghiệp và tiến hành phân loại văn bản lần lượt theo các tiêu chí:
+ Phân loại theo nội dung Quản lý văn bản đến và Quản lý văn bản đi
SV: Nguyễn Thúy Hiền 56 Khóa: 2018 - 2022 Hình 16 Phân loại thời gian phát hành theo năm
Hình 17 Phân loại thời gian phát hành theo tháng
-Bước 2: Tải lần lượt các file văn bản đến và đi theo đúng phân loại nội dung và thời gian đã phân loại ở Bước 1.
-Bước 3: Cài đặt ứng dụng Google Drive về thiết bị: máy tính. Laptop, PC,… để dữ liệu được đồng bộ
Hình 18 Giao diện tải ứng dụng Google Drive
Sau khi cài đặt xong ứng dụng, dữ liệu về các văn bản đã phân loại được đồng bộ giữa máy tính và bộ nhớ lưu trữ đám mây Google Drive.
SV: Nguyễn Thúy Hiền 57 Khóa: 2018 - 2022 Hình 19 Dữ liệu được đồng bộ về máy tính cơ quan, tổ chức
Khi sử dụng tại cơ quan, người sử dụng thực hiện lưu trữ dữ liệu vào các thư mục đã được chỉ định chế độ đồng bộ với bộ nhớ lưu trữ đám mây Google Drive. Với máy tính có kết nối mạng internet thì những dữ liệu đó sẽ được đồng bộ theo thời gian thực. Chỉ một khoảng thời gian ngắn, người sử dụng có thể truy cập chính tài liệu đó qua giao diện web với bộ nhớ lưu trữ đám mây Google Drive. Nhờ có hệ sinh thái ứng dụng của Google đa dạng, những tệp dạng văn bản như doc, docx, hay bảng tính như xls, xlsx đều có thể mở xem hoặc chỉnh sửa chính trên giao diện web của Google Drive.
Thông qua các bước cơ bản như trên, việc lưu trữ, quản lý văn bản cho cá nhân, cơ quan – doanh nghiệp đã được khắc phục tình trạng khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu, đồng bộ, chia sẻ cộng tác hay xảy ra đối với cơ quan, doanh nghiệp không sử dụng hình thức lưu trữ trực tuyến hoặc chưa sử dụng được hết tính năng của dịch vụ.