2.1.3.1. Kỹ năng thu thập các thông tin, tài liệu
Để giải quyết một vụ án tranh chấp đất đai, về cơ bản cần phải thu thập các thông tin, tài liệu liên quan về 04 vấn đề sau:
- Nguồn gốc đất;
- Quá trình sử dụng đất;
- Việc kê khai, đăng ký đất tranh chấp qua các thời kỳ; - Việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Thu thập thông tin, tài liệu về nguồn gốc đất và quá trình sử dụng đất để làm rõ nguồn gốc đất và quá trình sử dụng đất:
- Nguồn gốc đất: Nguồn gốc đất đang có tranh chấp nhƣ thế nào, thuộc loại đất gì, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất? nếu do khai hoang, phục hóa thì ai khai hoang, phục hóa, thời gian nào, có quy hoạch, kế hoạch khai hoang, phục hóa không? nếu đƣợc thừa kế, tặng cho, chuyển nhƣợng, trao đổi thì ai để thừa kế, tặng cho, chuyển nhƣợng, trao đổi; việc thừa kế, tặng cho, chuyển nhƣợng, trao đổi đất tranh chấp có thật không? và có đúng quy định của pháp luật không?
- Quá trình sử dụng: Thực tế đất tranh chấp là do ai trực tiếp sử dụng; thời gian, thời điểm sử dụng đất; nếu không sử dụng thì lý do vì sao?
Luật Đất đai năm 2013, Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai và các văn bản hƣớng dẫn thi hành thì các thông tin, tài liệu để chứng minh nguồn gốc, quá trình sử dụng đất bao gồm:
+ Những giấy tờ về quyền đƣợc sử dụng đất trƣớc ngày 15/10/1993 do cơ quan có thẩm quyền cấp trong quá trình thực hiện chính sách đất đai của Nhà nƣớc Việt Nam dân chủ Cộng hòa, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và Nhà nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền cấp hoặc có tên trong Sổ đăng ký ruộng đất, Sổ địa chính trƣớc ngày 15/10/1993;
+ Giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất; giấy tờ giao nhà tình nghĩa, nhà tình thƣơng gắn liền với đất;
+ Giấy tờ chuyển nhƣợng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở gắn liền với đất ở trƣớc ngày 15/10/1993 đƣợc Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận là đã sử dụng trƣớc ngày 15/10/1993;
+ Giấy tờ thanh lý, hóa giá nhà ở gắn liền với đất ở; giấy tờ mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nƣớc theo quy định của pháp luật;
+ Giấy tờ về quyền sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền thuộc chế độ cũ cấp cho ngƣời sử dụng đất (bằng khoán điền thổ, giấy chứng nhận ….);
+ Một trong các giấy tờ nêu trên mà giấy tờ đó ghi tên ngƣời khác, kèm giấy tờ về việc chuyển nhƣợng quyền sử dụng đất có chữ ký của các bên liên quan nhƣng đến trƣớc ngày 01/7/2014 chƣa thực hiện thủ tục chuyển quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật và đất đó không có tranh chấp;
+ Bản án hoặc quyết định của Tòa án nhân dân, quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án; văn bản công nhận kết quả hòa giải thành; quyết định giải quyết tranh chấp đất đai của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền. [11, Điều 100; 21, Điều 18].
Để làm rõ các vấn đề trên, cần tiến hành thu thập thông tin, tài liệu của đƣơng sự, tổ chức phiên họp đối chất giữa các bên có tranh chấp. Trên cơ sở
đó, còn những vấn đề chƣa rõ hoặc mâu thuẫn thì có thể tiến hành xác minh, lấy ý kiến của những ngƣời sau: Ngƣời sống lân cận, lâu năm gần đất tranh chấp nhất là những ngƣời lớn tuổi còn minh mẫn; Trƣởng Ban nhân dân nơi có đất tranh chấp tại thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tại thời điểm xảy ra tranh chấp quyền sử dụng đất; công chức địa chính tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận; ngƣời khai hoang, phục hóa, ngƣời tặng cho, chuyển nhƣợng, trao đổi, ngƣời đồng thừa kế…
Thu thập thông tin, tài liệu về kê khai, đăng ký qua các thời kỳ để làm rõ các vấn đề sau:
- Đất tranh chấp qua các thời kỳ là do ai kê khai, đăng ký;
- Có sự thay đổi diện tích, thay đổi ngƣời kê khai đăng ký qua các thời kỳ không. Nếu có thì làm rõ lý do vì sao. Ý kiến của ngƣời đã đứng tên kê khai đăng ký liên quan đến đất tranh chấp nhƣ thế nào.
Để làm rõ các vấn đề trên cần yêu cầu cơ quan đang lƣu giữ tƣ liệu địa chính đó, có thể là Văn phòng đăng ký đất đai, Phòng tài nguyên và Môi trƣờng cấp huyện hoặc cấp tỉnh nếu cấp huyện không còn lƣu giữ tài liệu…
Thu thập thông tin, tài liệu về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để làm rõ các vấn đề sau: Việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; đúng đối tƣợng sử dụng đất theo quy định pháp luật không? và xác định thẩm quyền giải quyết vụ án là của Tòa án nhân dân cấp huyện hay Tòa án nhân dân cấp tỉnh.
Để làm rõ vấn đề này, cần yêu cầu cơ quan đang lƣu giữ hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, có thể là Văn phòng Đăng ký đất đai, Phòng tài nguyên và Môi trƣờng cấp huyện hoặc cấp tỉnh nếu cấp huyện không còn lƣu giữ tài liệu… Ngoài ra, cần phải yêu cầu Ủy ban nhân dân có thẩm quyền có ý kiến về trình tự thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đang có
tranh chấp có đúng quy định pháp luật không? cũng nhƣ việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có đúng đối tƣợng sử dụng đất hay không.
Bên cạnh đó, cần hƣớng dẫn công dân chuẩn bị các thông tin, tài liệu để chứng minh về nhân thân, ngƣời đang có tranh chấp, ngƣời có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, ngƣời làm chứng … nhƣ: Bản sao Chứng minh nhân dân/ Thẻ căn cƣớc công dân, Sổ hộ khẩu hoặc Giấy đăng ký tạm trú … Đối với đƣơng sự là cơ quan tổ chức thì chuẩn bị các giấy tờ nhƣ: Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền (nếu ngƣời đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức ủy quyền cho ngƣời khác).
2.1.3.2. Kỹ năng xử lý thông tin, tài liệu
- Kỹ năng xử lý thông tin, tài liệu tức thời
Trong quá trình tiếp công dân, làm việc với các cơ quan chức năng liên quan và báo cáo với lãnh đạo liên quan đến giải quyết tranh chấp đất đai, cán bộ, công chức phải xử lý nhiều thông tin, tài liệu thu nhận đƣợc. Trong một số trƣờng hợp, trƣớc những thông tin, tài liệu vừa thu nhận đƣợc, cán bộ, công chức phải đƣa ra những câu trả lời, những quyết định và biện pháp giải quyết cụ thể ngay tại thời điểm tiếp nhận thông tin, tài liệu mà không có thời gian để nghiên cứu, xử lý. Đối với những trƣờng hợp này, việc xử lý thông tin, tài liệu cần phải đƣợc thực hiện chủ động, tích cực để có thể đƣa ra quyết định đúng đắn, phù hợp.
Để thực hiện đƣợc việc xử lý thông tin, tài liệu tức thời, cần chú trọng một số nội dung sau:
Thứ nhất, nhanh chóng xác định thông tin, tài liệu đã thu nhận để phân loại, sắp xếp thông tin, tài liệu. Thông tin, tài liệu có thể từ đối tƣợng liên quan cung cấp thông qua phát biểu, trao đổi trực tiếp, thông qua thái độ của
ngƣời trong cuộc … Từ đó, xác định những thông tin, tài liệu có ý nghĩa mấu chốt đối với vụ việc.
Thứ hai, kết hợp những thông tin, tài liệu vừa thu nhận đƣợc với những thông tin, tài liệu đã có từ các nguồn khác nhau để có cơ sở giải quyết vấn đề. So sánh, đối chiếu với thông tin, tài liệu đã có xem xét tính phù hợp, mâu thuẫn tìm ra nhƣng cơ sở để giải quyết vụ việc.
Thứ ba, xác định đối tƣợng tiếp nhận câu trả lời, quyết định, biện pháp giải quyết là cấp trên, cấp dƣới, đồng nghiệp, công dân … để đƣa ra các phƣơng án phù hợp, hiệu quả.
Thứ tư, bổ sung những thông tin, tài liệu cần thiết thông qua việc tiếp tục trao đổi, đối thoại nếu thông tin, tài liệu thu nhận và thông tin, tài liệu đã biết chƣa đủ cơ sở giải quyết.
Thứ năm, đƣa ra cách giải quyết, câu trả lời, quyết định cho trƣờng hợp, tình huống cần giải quyết.
- Kỹ năng xử lý thông tin, tài liệu theo quy trình
Thông tin, tài liệu liên quan đến giải quyết tranh chấp đất đai đƣợc tiếp nhận thƣờng đến từ nhiều nguồn khác nhau, với những điều kiện, hoàn cảnh và ngƣời cung cấp khác nhau (công dân, cơ quan, tổ chức …), nên mức độ tin cậy của các thông tin, tài liệu cũng có sự khác nhau. Chính vì thế, sau khi thu thập thông tin, tài liệu cần phải có quá trình xử lý để biến những thông tin, tài liệu sơ cấp ban đầu thành những thông tin, tài liệu thứ cấp có giá trị, sử dụng làm nguyên liệu đầu vào cho việc hƣớng dẫn, tƣ vấn cho công dân, tham mƣu cho lãnh đạo ra quyết định giải quyết vụ việc.
+ Kiểm tra độ tin cậy của thông tin
Trong thực tế, thông tin, tài liệu liên quan đến đất đai luôn có thay đổi. Thông tin, tài liệu hôm nay có thể có giá trị nhƣng ngày mai có thể không còn
giá trị nữa. Do đó, ngƣời tiếp nhận không nên chắc chắn rằng thông tin, tài liệu mình nhận là hoàn toàn chính xác, đầy đủ và không hề bị xuyên tạc, bóp méo vì có một số thông tin, tài liệu nào đƣợc tiếp nhận đúng với bản chất thật của nó. Thực tế, trong một số trƣờng hợp, công dân thƣờng chỉ cung cấp những thông tin, tài liệu có lợi cho mình; thậm trí có những trƣờng hợp, công dân đã chỉnh sửa các thông tin, tài liệu trƣớc khi cung cấp cho các cơ quan, tổ chức. Mỗi khi tiếp nhận thông tin, tài liệu cần phải thành thạo trong việc giải mã thông tin, tài liệu; đồng thời, cần phát triển tƣ duy phản biện để không chấp nhận bất cứ điều gì nếu chỉ dựa vào giá trị bên ngoài.
Với những thông tin, tài liệu quan trọng liên quan đến việc giải quyết tranh chấp đất đai nhƣ các giấy tờ chứng minh về nguồn gốc, quá trình sử dụng đất, các giao dịch liên quan thì cần phải kiểm chứng mức độ tin cậy và hữu ích của nó trƣớc khi sử dụng thông qua phân tích kỹ bối cảnh hình thành, mang lại thông tin, tài liệu, ngƣời truyền đạt, cung cấp, cách thức truyền đạt, cung cấp và cũng cần phải tính đến những khả năng có thể khiến các thông tin, tài liệu bị che giấu hoặc làm sai lệch so với thông tin, tài liệu ban đầu. Thậm trí, nếu cần phải đến tận nơi hình thành nguồn thông tin, tài liệu để nắm bắt đầy đủ và xác định chắc chắn bản chất của các thông tin, tài liệu hiện có. Đây là bƣớc quan trọng giúp tạo ra những giá trị ban đầu của thông tin.
Theo quy định của pháp luật, trong quá trình tiếp công dân, nhận đơn thì ngƣời tiếp công dân không đƣợc nhận bản gốc các loại tài liệu nên hầu hết các thông tin, tài liệu gửi kèm theo đơn đều là bản chụp, bản photocopy, rất hiếm có các bản sao có chứng thực, công chứng của các cơ quan có thẩm quyền, nên để sử dụng đƣợc các thông tin, tài liệu do công dân cung cấp đều phải liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền nhƣ Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, Ủy ban nhân dân các cấp… để thực hiện việc xác nhận hoặc cung cấp các tài liệu theo đúng bản chính, bản gốc; đồng thời, trong trƣờng hợp cần
thiết phải xác minh các thông tin, tài liệu đƣợc cung cấp trên thực tế nhƣ việc sử dụng đất nhƣ thế nào? Sử dụng có đúng mục đích hay không? Diện tích thực tế đất rộng hay nhỏ hơn diện tích trong các giấy tờ về nguồn gốc sử dụng đất? các mốc giới, chỉ giới giao đất? tài sản gắn tiền với đất có hay không?
- Phân tích thông tin, tài liệu
Sau khi thu thập, thông tin, tài liệu sẽ đƣợc lựa chọn, phân loại, sàng lọc để lƣợc bỏ những thông tin, tài liệu không phù hợp hoặc không có giá trị, sau đó tóm lƣợc những nội dung thông tin, tài liệu cơ bản, cốt lõi.
Trên cơ sở thông tin, tài liệu đƣợc thu nhận, phải tiến hành phân tích các mâu thuẫn chứa đựng trong đó, xác định tất cả các yếu tố, sự kiện, hiện tƣợng liên quan và mối quan hệ nhân quả giữa chúng, tìm ra tất cả nguyên nhân khách quan, chủ quan, trực tiếp, gián tiếp, sau xa, tiềm ẩn của vụ việc. Trong quá trình phân tích, xử lý, cần làm nổi bật các căn cứ, cơ sở và sự kiện để dựa trên các thông tin, tài liệu đó đƣa ra quyết định giải quyết vụ việc phù hợp, đúng quy định pháp luật. [23, tr 206]
Đối với các vụ việc tranh chấp đất đai cần đi sâu phân tích, làm rõ bản chất vụ việc tranh chấp, dạng tranh chấp đất đai, nguyên nhân dẫn đến tranh chấp, thẩm quyền giải quyết, các cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn để giải quyết vụ việc …
- Tổng hợp thông tin, tài liệu
Đây là một bƣớc quan trọng, đòi hỏi ngƣời thực hiện phải có trình độ cao về chuyên môn, nghiệp vụ do việc tổng hợp thông tin cần dựa trên những kiến thức về chuyên môn, pháp luật và thực tiễn hoạt động của tổ chức. Các thông tin, tài liệu sau khi đã đƣợc kiểm tra, xác minh và phân tích sẽ đƣợc sắp xếp vào một mối quan hệ mạch lạc, có hệ thống theo những tiêu chí nhất định nhƣ thời gian, tầm quan trọng … [23, tr 207]
Thông thƣờng, đối với các vụ việc tranh chấp đất đai, việc tổng hợp thông tin, tài liệu theo các nhóm nhƣ: Các thông tin, tài liệu về nhân thân của các bên có tranh chấp, ngƣời có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, các thông tin, tài liệu về nguồn gốc, quá trình sử dụng đất; các thông tin, tài liệu khác có liên quan đến vụ việc; những thông tin, tài liệu mới; những thông tin, tài liệu có điểm khác biệt so với thông tin, tài liệu trƣớc …