Nợ phải trả của người bán gắn liền với chu trình mua hàng – thanh toán nên cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để tránh rủi ro khi mua hàng và thanh toán. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và quy mô hoạt động kinh doanh mà xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nợ phải trả cho hữu hiệu. Một số thủ tục và biện pháp kiểm soát giai đoạn nhận hóa đơn và thanh toán cho người bán như sau:
18
- Tất cả các hóa đơn nhận từ nhà cung cấp cần được đánh số thứ tự liên tục nhằm đảm bảo các hóa đơn đã được nhập đầy đủ vào sổ sách kế toán.
- Phòng thu mua có nhiệm vụ thông báo cho phòng kế toán mọi thông tin liên quan đến việc thanh toán như thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hay trả lại hàng mua.
-Bộ phận kế toán nợ phải trả cần kiểm tra chi tiết hóa đơn nhận được so với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho điều này đảm bảo rằng các hóa đơn đã kiểm tra đều là giao dịch mua hàng hợp lệ. Lưu chung tất cả chứng từ nêu trên thành một bộ đảm bảo doanh nghiệp không thanh toán vượt số nợ phải trả cho nhà cung cấp. Mọi khoản nợ phải trả phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng lần thanh toán.
-Cần theo dõi thời hạn thanh toán cho từng đối tượng để lập kế hoạch thanh toán, cân đối nguồn thu. Lập bộ đề nghị thanh toán gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho của bên bán, phiếu nhập kho của bên mua để trình ký duyệt thanh toán. Chỉ tiến hành thanh toán khi người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán.
- Các hóa đơn đã thanh toán cần được đóng dấu “Đã thanh toán” để tránh thanh toán nhiều lần.
- Phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, tránh phân công kiêm nhiệm chức năng xét duyệt, ghi chép và bảo quản tài sản.
- Ban giám đốc cần xây dựng một môi trường làm việc trung thực, hiệu quả thông qua các quy định, nguyên tắc ứng xử cụ thể nhằm giảm thiểu các hành vi gian lận và đi đầu làm gương cho nhân viên.