Giám đốc công ty cần xây dựng chuẩn mực đạo đức và áp dụng trong quá trình điều hàng công ty. Giám đốc cần làm gương cho nhân viên như không nhận quà hay hoa hồng từ nhà cung cấp, để tránh mua hàng kém chất lượng hoặc mua hàng với giá cao hơn giá thị trường.
Sử dụng nhân viên đủ năng lực, trung thực. Nếu nhân viên không đủ năng lực có thể gây ra các sai sót mà bản thân họ không ý thức được và hệ thống kiểm soát nội bộ có thể không phát hiện ra.
Phòng thu mua lựa chọn nhà cung cấp căn cứ vào giá cả, uy tín, chất lượng hàng hóa và lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng được phê chuẩn bởi trưởng phòng thu mua và được lập thành 3 liên để gửi cho người bán và các bộ phận liên quan.
Khi nhận hàng tại kho, bộ phận kho cần kiểm tra cẩn thận về số lượng và chất lượng hàng hóa, đối chiếu với đơn đặt hàng và lập phiếu nhập kho. Các mặt hàng nhập kho đều phải được lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho và được đóng dấu “Đã nhập kho”. Phiếu này được lập thành 2 liên, bộ phận kho giữ 1 liên và gửi 1 liên đến phòng thu mua.
Trước khi nhập liệu vào phần mềm, kế toán công nợ cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, so sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Kiểm tra các điều kiện để được hưởng chiết khấu thanh toán và thời gian thanh toán để
51
thanh toán đúng số tiền đúng thời gian cho nhà cung cấp. Ngoài ra, khi cần cập nhật chỉnh sửa dữ liệu thì cần sự đồng ý của kế toán trưởng.
Đến hạn thanh toán, kế toán công nợ trình bộ chứng từ đề nghị thanh toán cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Lập ủy nhiệm chi và trình kế toán trưởng và giám đốc ký. Sau khi thanh toán xong đóng dấu “Đã thanh toán” trên đề nghị thanh toán để tránh thanh toán nhiều lần.
Định kỳ cuối tháng, kế toán công nợ kiểm tra lại số liệu trên phần mềm qua bảng Tổng hợp công nợ phải trả. Hiện nay, vào cuối tháng nhiều nhà cung cấp sẽ tiến hành gửi bảng kê các hóa đơn đã bán trong tháng cho người mua. Khi kế toán công nợ nhận được bảng kê này thì tiến hành so sánh đối chiếu với sổ sách kế toán và phản hồi lại với bên bán.