4: Trong năm 2020, công ty có phát sinh khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ nên ngày 31/12/2020, kế toán tổng hợp tiến hành đánh giá lại khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
Để đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ, kế toán cần tính toán số chênh lệch là bao nhiêu. Kế toán hạch toán nghiệp vụ này ở phần hành “Tổng hợp” trên phần mềm và được in ra làm chứng từ căn cứ cho việc ghi nhận nhiệm vụ. Tỷ giá sử dụng để đánh giá lại là tỷ giá mua (chuyển khoản) của ngân hàng Shinhan tại ngày 31/12/2020 là 22.985 VND/USD.
Bảng 3.1: Đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ
Khách hàng BBM ANY TRIM LILLY GARMENTS TRIM MATE SUY Tổng cộng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Dựa vào bảng 3.1, kế toán công nợ vào phần hành “Tổng hợp”, chọn “Chứng từ nghiệp vụ khác”. Nhập nội dung diễn giải là “Đánh giá lại tỷ giá”, ngày hoạch toán ngày chứng từ là ngày 31/12/2020, số chứng từ là GL2012-004. Chọn loại tiền là VND, tỷ giá là 1. Chọn “1. Hạch toán”, cột diễn giải nhập theo mã khách hàng để dễ theo dõi. Nhập tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, đối tượng có, còn tên đối tượng có sẽ tự động hiển thị theo cột đối tượng có. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, nhấn “Cất” thì phiếu Chứng từ nghiệp vụ khác sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.17: Phiếu kế toán tổng hợp số GL2012-004
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Cuối kỳ, kiểm tra số liệu khoản nợ phải thu của khách hàng bằng cách vào phần hành “Báo cáo” trên thanh công cụ, chọn “Bán hàng”, chọn “Tổng hợp công nợ phải thu”, nhấn “Xem”. Nhập điều kiện cần lọc như hình 3.18 và ấn “Đồng ý”. Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng sẽ hiển thị như hình 3.19. Trong trường hợp cần xem dữ liệu dưới dạng tệp Excel thì ấn chọn “Xuất khẩu” và chọn nơi lưu tệp, sau khi mở tệp thì dữ liệu sẽ hiển thị như hình 3.20. Số liệu trên hình 3.19 và hình 3.20 là giống nhau.
Hình 3.18: Tổng hợp công nợ phải thu
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na) Hình 3.19: Tổng hợp công nợ phải thu tháng 12/2020
39
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na) Hình 3.20: Tổng hợp công nợ phải thu tháng 12/2020 (excel)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Dựa vào hình 3.19 hoặc hình 3.20, để kiểm tra các công nợ phải thu đã được hạch toán đúng số tiền, đúng đối tượng hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì tùy vào từng trường hợp mà quay về phần hành phù hợp để chỉnh sửa. Sau đó kế toán công nợ sẽ in các chứng từ, sắp xếp theo sự tăng dần của số chứng từ, đóng thành từng quyển và lưu trong tủ chứng từ của công ty.
3.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng của công ty
Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng, trưởng phòng kinh doanh ký duyệt đồng ýbán và thời hạn thanh toán của khách hàng. Đối với các khách hàng lần đầu hợp tác, công ty yêu cầu khách hàng chuyển khoản một khoản gọi là tạm ứng tiền hàng để tránh phát sinh rủi ro.
Công ty chỉ bán hàng khi đơn bán hàng do nhân viên kinh doanh lập có chữ ký đồng ý bán của trưởng phòng kinh doanh. Đơn bán hàng này đã được gửi lại cho khách hàng và khách hàng đã đồng ý để tránh các tranh chấp có thể xảy ra.
Căn cứ vào đơn bán hàng đã được duyệt, bộ phận kho lập phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, thủ kho, được đóng dấu “Đã xuất kho” và gửi cho các phòng ban liên quan. Khi xuất kho, người giao và người nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng và số lượng của hàng hóa dựa trên đơn bán hàng và phiếu xuất kho.
40
Hóa đơn cung cấp thông tin về số tiền mà khách hàng phải trả nên hóa đơn cần được lập cách chính xác và kịp thời. Khi lập hóa đơn cần kiểm tra với các chứng từ liên quan như đơn bán hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho để đảm bảo tính chính xác. Trước khi gửi hóa đơn cần kiểm tra lại về những thông tin ghi trên hóa đơn.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho kế toán công nợ và kế toán tổng hợp. Ngoài ra, khi cần cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu thì cần sự đồng ý của kế toán trưởng.
Trường hợp khách hàng muốn trả lại hàng do hàng bị sai quy cách, phẩm chất thì việc nhận lại hàng hay giảm giá cần được ghi nhận chi tiết và được phê chuẩn bởi giám đốc.
Đối với những khoản nợ phải thu không thể thu hồi được, giám đốc có thể xem xét và đồng ý xóa sổ các khoản nợ này. Kế toán tổng hợp thực hiện bút toán xóa sổ khoản nợ phải thu trên phần mềm kế toán.