Ví dụ 1: Theo hóa đơn GTGT số 0000003 xuất ngày 10/12/2020, Công ty TNHH Y Phục Vi Na bán hàng xuất khẩu trực tiếp cho TRIM MATE CO., LTD. Theo hợp đồng số 201130/TVD- TME ký ngày 30/11/2020. Lô hàng trị giá 19,814.36 USD và hình thức thanh toán là T/T. Thuế GTGT hàng xuất khẩu là 0%. Tỷ giá giao dịch là 23.050 VND/USD.
Quy trình ghi sổ như sau:
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Kế toán công nợ sẽ nhận bộ chứng từ bán hàng từ nhân viên kinh doanh, sau đó tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu bán hàng đã được duyệt, hợp đồng, phiếu xuất kho.
Bước 2: Lập phiếu hóa đơn GTGT
Kế toán công nợ mở phần mềm kế toán Misa SME.NET 2020, chọn phần hành “Bán hàng”, sau đó chọn “Xuất hóa đơn” và ấn “Thêm” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.1: Phiếu lập hóa đơn
25
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Sau đó chọn “2. Bán hàng xuất khẩu”, nhập mã khách hàng là TME xong nhấn “Enter” là tên, địa chỉ công ty được cập nhật tự động, nếu là khách hàng mới thì tiến hành tạo mã khách hàng. Chọn hình thức thanh toán là “TM/CK”. Số hóa đơn và ngày hóa đơn được cập nhật tự động. Chọn loại tiền là “USD” và nhập tỷ giá là tỷ giá mua (chuyển khoản) của ngân hàng Shinhan cùng ngày. Ở “1. Hàng tiền”, nhập mã hàng hóa và nhấn “Enter” thì tên hàng hóa và đơn vị tính tự động cập nhật. Tiếp tục căn cứ vào chứng từ mà nhập vào cột số lượng và đơn giá hàng hóa, còn cột thành tiền và thành tiền quy đổi thì được cập nhật tự động. Kiểm tra lại tổng tiền hàng, tổng tiền hàng quy đổi so với chứng từ và ấn “Cất”. Sau đó phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.2: Phiếu hóa đơn số 0000003
26
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Bước 3: Phát hàng hóa đơn GTGT
Chọn phần hành “Bán hàng”, chọn “Xuất hóa đơn”, chọn “Phát hành HĐ điện tử”, tích chọn phiếu hóa đơn cần phát hành, ấn chọn “Xem trước” để kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn. Sau đó ấn phát hành và ký số, như vậy đã hoàn thành việc xuất hóa đơn. Hóa đơn được hiển thị như sau:
Hình 3.3: Hóa đơn số 0000003
27
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Bước 4: Nhập phiếu chứng từ bán hàng
28
Sau đó quay lại phần hành “Bán hàng”, mở hóa đơn vừa lập (hình 3.2) và nhấn chọn “Lập CTBH” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.4: Phiếu chứng từ bán hàng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Phiếu Chứng từ bán hàng sẽ lấy dữ liệu từ hóa đơn số 0000003 đã lập trước đó. Sau đó, kế toán công nợ kiểm tra lại thông tin một lần nữa và nhấn “Cất” là hoàn thành việc lập phiếu Chứng từ bán hàng.
Bước 5: Kiểm tra sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng TRIMMATE
Chọn mục “Báo cáo” trên thanh công cụ, phần mềm sẽ hiển thị ra nhiều mục báo cáo, trong đó chọn “Bán hàng”, chọn “Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn” và nhấn “Xem”. Nhập điều kiện cần lọc như hình 3.5 và ấn “Đồng ý”. Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn của khách hàng TRIMMATE sẽ hiển thị như hình 3.6. Trong trường hợp cần xem dữ liệu dưới dạng tệp Excel thì ấn chọn “Xuất khẩu” và chọn nơi lưu tệp, sau khi mở tệp thì dữ liệu sẽ hiển thị như hình 3.7. Số liệu trên hình 3.6 và hình 3.7 là giống nhau.
Hình 3.5: Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn
29
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Hình 3.6: Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn của khách hàng TRIMMATE
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Hình 3.7: Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn của khách hàng TRIMMATE (excel)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
30