a. Chứng từ sử dụng gồm: Ngoài các chứng từ tương tự như bán hàng nội địa là hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho thì bán hàng xuất khẩu cần có bộ chứng từ xuất khẩu gồm tờ khai hải quan xuất, tờ khai hải quan nhập đối ứng (do khách hàng cung cấp), hợp đồng (Contract), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), vận đơn (Bill of lading).
Khi thu tiền từ khách hàng thì kế toán sử dụng một trong số các chứng từ sau: phiếu thu (nếu thu bằng tiền mặt), giấy báo có (nếu thu tiền qua ngân hàng) hoặc biên bản cấn trừ công nợ (nếu công ty và đối tác có mua bán qua lại).
b. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Tương tự như bán hàng nội địa tuy nhiên khi nhân viên kinh doanh gửi đơn bán hàng đã được duyệt đến phòng thu mua thì đồng thời cũng gửi 1 bản cho phòng xuất – nhập khẩu để phòng ban này chuẩn bị làm bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa và các công việc khác liên quan đến xuất khẩu.
Khi hàng hóa đã sẵn sàng để xuất kho giao cho khách hàng, bộ phận kho sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên, liên 2 gửi cho phòng xuất – nhập khẩu, liên 3 thì gửi cho nhân viên kinh doanh, liên 1 thì lưu tại bộ phận kho.
Phòng xuất - nhập khẩu dựa vào đơn bán hàng và phiếu xuất kho tiến hành mở tờ khai xuất khẩu, phiếu đóng gói hàng hóa. Gửi bộ chứng từ xuất khẩu cùng với đơn bán hàng đã được duyệt và phiếu xuất kho cho kế toán công nợ để kế toán công nợ xuất hóa đơn GTGT.
Kế toán công nợ kiểm tra các chứng từ liên quan sau đó xuất hóa đơn điện tử gửi cho phòng xuất – nhập khẩu và nhân viên kinh doanh, đồng thời tiến hành nhập liệu trên phần hành Bán hàng của phần mềm kế toán. In hóa đơn và kẹp chung với bộ chứng từ xuất khẩu và gửi trả lại cho phòng xuất – nhập khẩu để họ tiếp tục theo dõi nhận tờ khai đối ứng từ
24
khách hàng. Cuối tháng, phòng xuất – nhập khẩu sẽ trả lại bộ chứng từ này cho kế toán công nợ. Kế toán công nợ tiến hành lưu trữ chứng từ theo số hóa đơn.
Khi kế toán công nợ nhận được giấy báo có từ ngân hàng, thì in giấy báo có thành 2 bản, 1 bản lưu cùng sổ phụ ngân hàng, 1 bản dùng để hạch toán trên phần hành Ngân hàng của phần mềm kế toán, sau đó lưu cùng bộ chứng từ trên. Gửi mail thông báo tiền về cho nhân viên kinh doanh để họ có thể chủ động theo dõi, đốc thúc thu hồi các khoản nợ đến hạn thanh toán.