Một số đặc điểm chính của ngành dịch vụ quản lý tòa nhà có thể được đề cập như sau:
Quản lý tòa nhà nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt và an toàn nhất. Bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau: đảm bảo an ninh, trật tự; dịch vụ vệ sinh; quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động; vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà; marketing… điều này giúp chủ đầu tư vừa tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp. Hiện tại, ngành dịch vụ quản lý tòa nhà cần đội ngũ nhân sự khá lớn vì vậy chất lượng dịch vụ của ngành này phụ thuộc rất lớn từ yếu tố con người.
Dịch vụ quản lý tòa nhà là sự kết hợp hài hòa giữa kỹ thuật vận hành cao ốc trình độ tiên tiến với hệ thống, quy trình quản lý khách hàng, dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp. Dịch vụ quản lý tòa nhà bao gồm khối lượng công việc dày đặc vì vậy đòi hỏi phải có một quy trình quản lý khoa học để đạt hiệu quả công việc cao.
Ngành dịch vụ quản lý tòa nhà là một lĩnh vực đòi hỏi sự cẩn thận, chu đáo, chi tiết và trách nhiệm nghề nghiệp cao. Đơn vị quản lý vận hành cần quan tâm tới cư dân từ những vấn đề lớn tới những vấn đề nhỏ nhất.
Ngành dịch vụ quản lý tòa nhà mới du nhập vào Việt Nam và vẫn còn khá non trẻ. Các chuẩn mực và tiêu chuẩn về nghề quản lý và vận hành cũng chưa có đầy đủ, trong khi đó, hoạt động quản lý toà nhà có vị trí hết sức cần thiết và quan trọng vì hoạt động này liên quan đến sinh mạng con người. Với toà nhà cao tầng hiện nay, các hệ thống trang thiết bị hiện đại và đòi hỏi nhân sự có tay nghề cao, có kinh nghiệm vận hành cũng như liên tục đào tạo, nâng cao trình độ nhân sự.
Thách thức lớn nhất đối với đơn vị quản lý tòa nhà là quản lý sự kỳ vọng của cư dân và điều chỉnh những kỳ vọng này làm sao cho phù hợp với các hạn chế về ngân sách và những yêu cầu về pháp lý phổ biến, ngân sách được xây dựng chủ yếu từ nguồn thu từ phí quản lý mà cư dân đóng góp. Đơn vị quản lý vận hành luôn đặt mục tiêu nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ của tòa nhà trong mức giới hạn về ngân sách với mức chi phí phù hợp. Đơn vị quản lý tòa nhà với sự hỗ trợ và hướng dẫn của chủ đầu tư sẽ thực hiện các dự án cải tạo, bảo trì, sửa chữa theo yêu cầu. Thách thức có thể là làm sao cân bằng các yêu cầu này với các ưu tiên quan trọng khác như các yêu cầu được quy định bởi luật phòng cháy chữa cháy, sức khỏe và an ninh an toàn.