8. Cấu trúc đề tài
2.3.Nhận xét, đánh giá
2.3.1. Ưu điểm.
Về việc soạn thảo văn bản.
Văn bản của Chi nhánh về cơ bản thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục, nội dung và thẩm quyền ban hành. Không có văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc văn bản không có dấu hay văn bản không có ngày, tháng, ký kiệu. Văn bản của Chi nhánh đã áp dụng CNTT, hiện đại hóa công tác văn phòng, giúp cho việc truyền đạt kịp thời các thông tin quản lý và là cầu nối quan trọng giữa các phòng, bạn và đơn vị trong
Cơ quan. Hệ thống văn bản phong phú và được xác định tương đối chính xác về nội dung, tính chất mỗi loại, nhờ đó, việc sử dụng chúng tương đối thuận lợi và ngày càng có hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự thống nhất trong nhận thức của cán bộ, nhân viên về tầm quan trọng của công tác này trong quản lý. Việc phối hợp giữa phòng Nhân chính với đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản ngày càng chặt chẽ, hiệu quả hơn, việc trao đổi, thảo luận trong xây dựng văn bản ngày càng đi vào chiều sâu, chỉ ra những điểm bất cập, những điểm chưa phù hợp và đánh giá tính khả thi của dự thảo văn bản.
Công tác quản lý văn bản.
Khả năng lưu giữ thông tin cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, góp phần nâng cao hiệu quả và công tác quản lý văn bản. Chương trình có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn bản đi – đến về quản lý văn bản, tra tìm và thống kê văn bản. Hệ thống chương trình hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu trữ.
Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ nhu cầu truy cập tối đa của cán bộ, viên chức trong cơ quan, có khả năng cho phép nhiều người dùng tham gia vào quá trình tìm kiếm thông tin văn bản thông qua hệ thống mạng LAN. Đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Tiếp thu và áp dụng kịp thời những thành tựu khoa học công nghệ vào trong hoạt động văn phòng nhằm hiện đại hóa văn phòng, tiết kiệm tiền bạc, thời gian và công sức lao động.
Với việc thiết kế phần mềm quản lý văn bản tiên dụng, dễ sử dụng có thể cho phép đăng nhập thông tin vào các trường một cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật dữ liệu của cán bộ văn thư.
Khả năng lưu giữ thông tin cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, góp phần nâng cao hiệu quả và công tác quản lý văn bản. Chương trình có khả năng
đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn bản đi – đến về quản lý văn bản, tra tìm và thống kê văn bản của Bộ. Hệ thống chương trình hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu trữ.
Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ nhu cầu truy cập tối đa của cán bộ, viên chức trong cơ quan, có khả năng cho phép nhiều người dùng tham gia vào quá trình tìm kiếm thông tin văn bản thông qua hệ thống mạng LAN. Đây là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Tiếp thu và áp dụng kịp thời những thành tựu khoa học công nghệ vào trong hoạt động văn phòng nhằm hiện đại hóa văn phòng, tiết kiệm tiền bạc, thời gian và công sức lao động.
2.3.2. Hạn chế.
−Phần mềm “quản lý hành chính điện tử ”giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng chính xác tuy nhiên nội dung của văn bản đó không thể hiện thị được,vẫn chưa có mục đính kèm nội dung vủa văn bản, người muốn khai thác sử dụng tài liệu sẽ phải lên lưu trữ tìm văn bản. Phần mềm “quản lý hành chính điện tử” chỉ dừng lại ở mức độ quản lý văn bản cũng như tìm kiếm các thông tin chứ không cập nhật được nội dung thông tin đầy đủ như văn bản gốc.
−Tin học chưa được ứng dụng tối đa trong công tác văn thư, vẫn sử dụng phương pháp truyền thống là phổ biến như danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, mục lục hồ sơ, ….
−Phần mềm chưa tích hợp được tính năng lập hồ sơ hiện hành, dẫn đến việc khó khăn trong việc quản lý và lập hồ sơ.
−Trình độ tin học của cán bộ làm công tác văn thư còn hạn chế nên tiến độ nhập dữ liệu còn chậm chạp và chưa khai thác hết được tối ưu hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản
−Hệ thống mạng còn nhiều trục trặc, hay bị lỗi mạng khiến công việc bị dán đoạn ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng của công việc do dữ liệu nhiều mà tốc độ truyền kém,
−VB chưa được bảo quản chặt chẽ, vẫn còn tình trạng bó gói, xếp chồng đống, tài liệu bị hư hỏng…chưa có kế hoạch, văn bản hướng dẫn, quy định để cải thiện tình trạng này. Một số cán bộ văn thư được thuyên chuyển công tác từ bộ phận khác tới nên không nắm rõ về nghiệp vụ văn thư dẫn đến tình trạng lúng túng khi xử lý công việc. Bên cạnh đó, nguồn kinh phí còn hạn chế nên cũng gặp không ít khó khăn trong việc ứng dụng tin học vào trong hoạt động của văn phòng như: chưa có điều kiện thay mới toàn bởi hệ thống máy tính và mạng vì hầu hết các máy được sử dụng từ rất lâu.
2.3.3. Nguyên nhân.
Hiện nay, dù đã triển khai quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Chi nhánh VTĐSĐA nhưng quá trình đấy vẫn chưa thực sự đồng bộ. Chưa hình thành được nguồn thông tin điện tử đủ nhiều và có chất lượng cao để phục vụ công tác chỉ đạo điều hành, hỗ trợ lãnh đạo Chi nhánh ra quyết định hành chính kịp thời; nhất là kết quả tin học hóa chưa hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định hành chính cũng như đáp ứng đầy đủ thông tin của chi nhánh.
Thực tế khi phỏng vấn khảo sát thực tế các cán bộ, nhân viên tại Chi nhánh VTĐSĐA, tôi nhận thấy:
Nội dung Cán bộ, nhân viên
Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Trình độ và nhận thức cá nhân. 4 20 Cơ sở hạ tầng công nghệ, kinh phí đầu tư. 5 25 Cả 2 nguyên nhân trên 11 55
Tổng 20 100
Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy rằng: cán bộ, nhân viên đều đồng ý phần lớn nguyên nhân gây ra khó khăn đều thuộc về ý thức cá nhân lẫn cơ sở vật chất với tỷ lệ là 55%. Tỷ lệ 20% cho rằng do trình độ và nhận thức cá nhân mỗi người, vẫn còn rào cản về nhận thức hay trình độ chuyên môn hay kỹ năng ứng dụng CNTT còn hạn chế. Còn lại 25% đồng ý cơ sở hạ tầng về công nghệ lẫn kinh phí chưa có sự đầu tư đúng mức.
Mặc dù hệ thống thông tin quản lý hành chính điện tử đã hình thành, nhưng việc vận hành các hệ thống thông tin điện tử đã triển khai trong thời gian qua còn có nhiều hạn chế, không đồng đều giữa các đơn vị, các phòng ban, cũng như không đồng giữa cán bộ, nhân viên trong Chi nhánh.
Bên cạnh những khó khăn về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin chưa đủ, kinh phí vận hành còn eo hẹp, khó khăn lớn là quá trình cải cách hành chính còn chậm, chưa hỗ trợ việc thay đổi phương thức làm việc trong môi trường công nghệ mới. Đội ngũ lãnh đạo, công chức, viên chức chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen, chưa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ của hệ thống thông tin điện tử. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc nhận thức vai trò của ứng dụng CNTT mang lại hiệu quả cho công tác quản lý điều hành nói chung còn thấp, thể hiện ở đầu tư cho tin học hóa, bố trí thời gian, nguồn nhân lực của chi nhánh cho chương trình tin học hóa còn thấp, tình trạng cát cứ thông tin vẫn diễn ra. Công tác thông tin tuyên truyền hiểu rõ lợi ích của ứng dụng CNTT còn chậm, tỷ lệ tham gia dịch vụ điện tử còn thấp. Tình trạng chậm ban hành văn bản đã làm ảnh hưởng đến tiến độ triển khai các dự án ứng dụng công nghệ thông tin, không tổ chức được nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong các chi nhánh; không giải phóng được lưu lượng thông tin điện tử trao đổi trên mạng. Cụ thể:
− Chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng chưa đồng đều; việc bố trí phân công công tác đối với từng cán bộ, nhân viên chưa cụ thể, chưa rõ ràng.
− Chi nhánh chưa thường xuyên theo dõi, kiểm tra, giám sát công tác văn phòng của cán bộ, nhân viên để kịp thời chấn chỉnh, có cơ sở đánh giá chất lượng thực hiện nhiệm vụ.
− Việc triển khai Quy định về công tác văn thư của Chi nhánh còn chậm, thiếu quyết liệt nên hiệu quả chưa cao.
− Chi nhánh chưa có sự quan tâm đúng mức đối với việc giáo dục tinh thần trách nhiệm, truyền đạt kiến thức về tin học, cũng như việc xử lý trách nhiệm đối với các trường hợp chưa thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về văn thư nên chưa thật sự có tính răn đe, làm gương.
− Công tác tuyên truyền, phổ biến về ứng dụng CNTT chưa thường xuyên, và còn mang tính hình thức. Nhiều cán bộ, nhân viên thiếu nghiêm khắc với bản thân, không thường xuyên rèn luyện, trau dồi kỹ năng.
− Kinh phí đầu tư cho cơ sở vật chất hạ tầng, phần mềm hệ thống vẫn còn hạn chế.
Tiểu kết chương 2.
Với những phân tích thực tiễn nêu trên kết hợp vớ cơ sở lý luận tại chương 1 đã cho ta thấy một cái nhìn hoàn toàn mới trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Nó không đơn thuần chỉ là giấy tờ,nó hoàn toàn có thể kết hợp với thành tựu của cuộc cách mạng công nghệ thông tin. Đối với công tác văn thư nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ, đảm bảo thông suốt các khâu. Bên cạnh đó, cán bộ, nhân viên trong cơ quan cần có sự trau dồi về phần kiến thức chuyên môn và kỹ năng để có thể ứng dụng CNTT trong công việc nói chung và công tác văn thư nói riêng. Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng.
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH.
3.1. Lãnh đạo, CBNV tại Chi nhánh VTĐS ĐA cần nhận thức đúng về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.
Nhóm giải pháp về nhận thức là những giải pháp nhằm giúp nâng cao về trình độ chuyên môn, cũng như nhận thức về hiệu quả của việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng.
Đây là nhóm giải pháp mả tất cả các lĩnh vực đều áp dụng, vì nhân lực là chìa khóa thành công của mọi tổ chức, nếu một tổ chức mà có nguồn nhân lực tốt về chuyên môn thì giup cho hoạt động của tổ chức đó đạt hiệu quả cao hơn, chất lượng công việc tốt hơn.
Văn phòng là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong các cơ quan Nhà nước cũng như các doanh nghiệp. Chính vì vậy biện pháp đầu tiên để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng trước tiên cần làm cho người lãnh đạo , cán bộ, nhân viên trong chi nhánh nhận thức được hiệu quả to lớn của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nói riêng và trong hoạt động quả lý nói chung; xem đây là một khâu quan trọng trong cải cách hành chính và có liên quan trực tiếp đến nhiều lãnh đạo, nhân viên. Từ đó có ý thức học tập, nghiên cứu, nắm vững kiến thức cần thiết về CNTT và áp dụng CNTT cho công tác văn phòng tại Chi nhánh.
Nâng cao nhận thức của các cán bộ, công chức.
− Giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức nhận thức được hiểu quả to lớn của việc ứng dụng tin học vào công tác hành chính văn phòng nói riêng và hoạt động quản lý nói chung; xem đây là một khâu quan trọng của cải cách hành chính và có liên quan đến nhiều cán bộ, công chức. Từ đó, có ý thức học tập nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết về công nghệ thông tin vào công việc của mình, thay thế cho lề lối và phương pháp làm việc thủ công hiệu quả thấp.
− Các cán bộ chuyên môn phải luôn học hỏi, nâng cao trình độ để hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao.
− Nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm trong làm việc.
− Tăng cường công tác giáo dục, cử cán bộ, nhân viên đi trau dồi kỹ năng chuyên môn, trau dồi kiến thức tin học và khả anwng ứng dụng CNTT.
− Thường xuyên kiểm tra, giám sát về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, đơn vị.
3.2. Phát triển đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng dụng công tác văn thư. ứng dụng công tác văn thư.
Yêu cầu về trang thiết bị CNTT.
Cuộc cách mạng khoa học – công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đang có những bước tiến nhanh chóng từng ngày, từng giờ. Văn phòng trong tương lai sẽ phát triển theo hướng “Văn phòng tự động hóa”, “Văn phòng hiện đại hóa”. Việc trang bị các thiết bị phương tiện kỹ thuật hiện đại sẽ trợ giúp đắc lực cho con người trong quá trình quản trị.
Các phương tiện bao gồm: máy in, máy tính, máy fax, máy photo, máy scan và các thiết bị khác. Hoàn thiện hệ thống mạng Nội bộ, mạng thông tin Quốc gia, mạng thông tin toàn cầu nhằm thu thập phân tích xử lý, chuyền tải thông tin một cách thông suốt, kịp thời chính xác, giúp cho lãnh đạo có những quyết định đúng đắn.
Quản lý trang thiết bị CNTT.
− Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản
− Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công
− Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị
− Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
Trách nhiệm của người sử dụng.
− Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
− Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa;
− Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao;
− Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
− Sử dụng thiết bị văn phòng.
− Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
− Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị