1.1.3 .Khái niệm về công tác văn thư
3.6.Một số giải pháp khác
Giải pháp quản lý văn bản và hồ sơ công việc là giải pháp chạy trên nền tảng Web và được phát triển trên nền tảng công nghệ ASP.NET nhằm mục tiêu tin học hóa công tác quản lý văn bản và phân công, theo dõi, xử lý công việc trực tiếp trên môi trường mạng cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Đây là giải pháp hỗ trợ thực hiện quản lý văn bản từ khâu tiếp nhận đến phân công công việc cho đến khâu cuối cùng là lưu trữ văn bản và hồ sơ công việc.
Mục đích quan trọng hàng đầu là xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu thực tế của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Cụ thể là:
– Xây dựng một hệ thống thông tin có mức độ chuẩn hóa cao về luông thông tin tác nghiệp và phục vụ tích hợp dữ liệu hệ thống.
– Xây dựng một chương trình đảm bảo hoạt động tốt tại các mô hình và cấp độ tổ chức khác nhau, đáp ứng tất cả những nhu cầu sử dụng của từng chuyên viên hay nhóm chuyên viên tham gia xử lý văn bản.
– Giảm thiểu thời gian, công sức cho người sử dụng trong toàn bộ quy trình xử lý văn bản.
– Trợ giúp có hiệu quả để lãnh đạo và chuyên viên tổ chức các “quy trình xử lý” riêng phù hợp với quá trình giải quyết các văn bản, vụ việc…
– Cung cấp công cụ hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tình hình xử lý công văn của các chuyên viên. Phân cấp xử lý văn bản theo đúng tính chất nội bộ của từng đơn vị trong cơ quan và nâng cao sự kết nối với các đơn vị liên quan.
– Quản lý và theo dõi hệ thông văn bản đi – đến qua hệ thống phần mềm.
– Số hóa văn bản đến, văn bản phát hành vào máy tính qua hệ thống phần mềm giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản.
– Chia, luân chuyển văn bản giữa các phòng, ban, bộ phận thực hiện qua phần mềm, giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của văn thư.
– Lưu vết quá trình luân chuyển, xử lý văn bản đồng thời biết được nơi đang lưu trữ văn bản gốc.
– Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng và kịp thời văn bản khi có yêu cầu.
– Tổng hợp, thống kê các văn bản đi – đến theo nhiều tiêu chí, các mẫu báo cáo, thống kê được thiết kế theo tiêu chuẩn ngành văn thư – lưu trữ.
Đối với công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
– Thực hiện chỉ đạo xử lý văn bản và giao việc trực tiếp qua hệ thống phần mềm.
– Theo dõi được một cách toàn diện tình hình xử lý công việc, hỗ trợ quá trình ra quyết định của lãnh đạo.
– Tự động nhắc việc các đơn vị cấp dưới giải quyết công việc theo đúng thời hạn yêu cầu.
– Hỗ trợ lãnh đạo cơ quan và đơn vị cấp dưới trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các nhân viên. Các mẫu báo cáo thống kê được thiết kế theo chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
− Nhận việc, xem xét ý kiến chỉ đạo và nội dung công việc trực tiếp trên phần mềm.
− Theo dõi được toàn diện các công việc được giao để có phương án thực hiện kịp thời.
− Được phần mềm tự động nhắc nhở khi có công việc mới hay công việc đã quá hạn hoàn thành.
− Tra cứu văn bản, đọc văn bản trực tiếp trên máy tính.
Giao diện sử dụng dẽ dàng, thuận tiện:
– Sử dụng phần mềm qua trình duyệt Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Sarafi…), chỉ cần cài đặt phần mềm tại máy chủ mà không cần phải cài đặt từng máy người sử dụng.
– Tất cả các đơn vị, chuyên viên đều có thể sử dụng phần mềm khi được phân quyền.
– Giao diện sử dụng thân thiện với các tác nghiệp của người sử dụng.
Các tính năng chính
− Soạn thảo và cập nhật dữ liệu phục vụ văn thư:
+ Mẫu nhập phục vụ cho việc quản lý văn bản đi – đến được thiết kế theo tiêu chuẩn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
+ Chương trình hỗ trợ chức năng cấp số tự động cho văn bản đi – đến (có thể tạo ra các loại sổ văn bản khác nhau với các bộ số độc lập nhau). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Hỗ trợ chức năng gắn file bất kỳ (Văn thư SCAN văn bản đi – đến và lưu vào hệ thống phục vụ cho việc khai thác, tra cứu, tìm kiếm).
+ Chức năng tìm kiếm nhanh văn bản theo số đến: Phục vụ cho việc phân luồng văn bản đến sau khi văn bản đã được cấp số hoặc sau khi có ý kiến của lãnh đạo cơ quan (người giải quyết).
− Phân luồng văn bản
+ Phục vụ bộ phận văn thư chuyển văn bản xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo cơ quan, sau đó chuyển cho các đơn vị xử lý.
+ Tự động tạo phiếu xử lý phục vụ lãnh đạo, chuyên viên ghi ý kiến xử lý văn bản.
+ Phục vụ chuyên viên/chủ trì xử lý văn bản/ chuyển xin ý kiến của lãnh đạo hoặc các chuyên viên khác.
− Xử lý văn bản và quản lý Hồ sơ công việc
+ Hỗ trợ lãnh đạo, chuyên viên cùng xử lý công việc trong môi trường kết hợp.
+ Hỗ trợ lãnh đạo, chuyên viên quản lý, theo dõi việc xử lý văn bản.
+ Trợ giúp lãnh đạo, chuyên viên theo dõi trạng thái xử lý vụ việc: “chưa xử lý”, “đang xử lý”, “đã xử lý”, “quá hạn xử lý”.
+ Chuyển văn bản phát hành cho văn thư quản lý, theo dõi.
− Nhắc việc
+ Nhắc việc khi có công việc mới.
+ Chức năng tự động nhắc việc đối với từng người sử dụng theo từng công việc phải xử lý, thể hiện theo trạng thái của công việc đó. Ví dụ: “đang chờ xử lý”, “quá hạn xử lý”,…
– Tra cứu, tìm kiếm, thớng kê văn bản:
+ Tra cứu nhanh văn bản bằng cách phân loại theo các nhóm chủ đề khác nhau.
+ Tìm kiếm văn bản bằng các cụm từ bất kỳ và giới hạn theo thời gian nhận văn bản hoặc chủ đề nào đó.
+ Tìm kiếm mở rợng bằng nhiều tiêu chí khác nhau.
+ Tổng hợp, thống kê văn bản bằng nhiều mẫu biểu khác nhau.
– Quản trị hệ thống:
+ Thêm người sử dụng: Thêm người được phép sử dụng chương trình theo các vai trò khác nhau, tạo tên đăng nhập, mật khẩu cho người sử dụng.
+ Xóa bỏ người sử dụng: Loại bỏ người sử dụng ra khỏi hệ thống. + Quản lý cơ sở dữ liệu hệ thống.
+ Sao lưu khôi phục dữ liệu.
– Bảo mật: Bảo mật theo nhiều cấp độ: Máy chủ, cơ sở dữ liệu, từng văn
bản trong dữ liệu.
Nền tảng công nghệ
− Nâng cấp website với giao diện và các ứng dụng như hiện nay Website
của chi nhánh chưa đáp ứng được nhu cầu của đa số cán bộ nhân viên. Vì vậy trong thời gian tới cần nâng cấp website theo các hướng sau:
✓ Trước tiên phải xây dựng quy chế quản lý thông tin mạng, từ đó các thông tin hoạt động liên quan đến bợ phận nào thì bợ phận đó phải phản ánh kịp thời.
✓ Thêm nhiều nội dung phong phú, đa dạng, hình thức đẹp mắt, dễ truy cập. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Quảng bá trên Internet: Có nhiều dạng, hoặc là trả tiền cho các trang
web có nhiều người truy cập để đặt thơng tin ở đó, hoặc là tự thiết lập trang web và quảng bá nó thơng qua các máy tìm kiếm.
Ở cách làm thứ hai, chúng ta không phải tốn tiền nhưng để các máy tìm kiếm có thể “nhìn thấy” và xếp trang web của chúng ta ở thứ hạng cao (đồng nghĩa với cơ hội được nhiều người quan tâm, thu nhập từ quảng cáo sẽ tăng), chúng ta cần phải có mợt số giải pháp sau:
Đăng ký trang web với máy tìm kiếm để trang web của chi nhánh nằm trong kết quả trả về của mợt máy tìm kiếm, trước tiên nó phải được bộ phận thu thập thông tin của máy tìm kiếm “thấy”. Vì có rất nhiều trang web mới ra đời và được cập nhật trên Internet, bên cạnh việc để bộ phận này “thấy”, còn phải bảo đảm nó thu thập thơng tin từ trang web của chi nhánh càng sớm càng tốt. Có nhiều cách để giúp máy tìm kiếm “thấy”, đơn giản nhất là đăng ký trang web vào các thư mục web như ODP (Open Directory Project) hoặc là sử dụng Google WebMaster Tool. Với việc sử dụng Google WebMaster Tool, chúng ta sẽ được bảo đảm rằng trang web của chi nhánh sẽ được Google thu thập thông tin thường xuyên.
Làm nổi bật các từ khóa liên quan trong tiêu đề và mô tả của trang web Khi tìm thơng tin trên Internet thông qua các máy tìm kiếm, người sử dụng
thường dùng từ khóa. Ví dụ, nếu muốn tìm kiếm thơng tin giá vé của Ga Đơng Anh thì họ sẽ gõ từ “giá vé” vào ơ tìm kiếm. Nếu chi nhánh có các thơng báo tăng giám giá vé, thì chúng ta cần phải “báo” cho máy tìm kiếm biết để nó có thể đưa trang web của chi nhánh vào danh sách kết quả trả về cho người sử dụng.
Cách đơn giản nhất để báo cho máy tìm kiếm biết điều này là phải đặt danh sách các từ khóa liên quan trong trang web của chi nhánh. Hai vị trí thơng dụng nhất là tiêu đề và mô tả trang web. Thủ thuật này tuy đơn giản nhưng lại có khơng ít trang web khơng để ý.
Tăng thứ tự xếp hạng với mỗi yêu cầu tìm kiếm của người sử dụng, máy tìm kiếm có thể tìm ra được rất nhiều trang web được cho là phù hợp. Để có cơ hội được người sử dụng quan tâm, trang web cần phải được xếp thứ hạng cao trong kết quả trả về (thông thường phải nằm trong top 10 hoặc 20, tương đương với trang đầu tiên của kết quả tìm kiếm). Để xếp hạng các trang web, các máy tìm kiếm hiện nay sử dụng hai tiêu chí phổ dụng (popularity).
Tính phổ dụng bao gờm hai phần, phần thứ nhất là số lượng các trang liên kết đến trang của bạn, và phần thứ hai là chất lượng của các trang liên kết đến trang của bạn.
Nên dùng trình duyệt nào để khai thác website hiệu quả? Khi con người khai thác Internet ngày càng nhiều, khi các dữ liệu được mã hóa và truyền tải trên các website thì việc lựa chọn trình duyệt web và thường xuyên cập nhật các phiên bản mới của nó thực sự rất quan trọng. Do vậy muốn khai thác các website hiệu quả cần sử dụng các trình duyệt mới phù hợp với tình hình thực tế. Vì vậy sử dụng trình duyệt IE6 có sẵn sau khi cài đặt Windows XP là không hiệu quả và chúng ta cần loại bỏ IE6 (một số Web công nghệ mới sẽ hiển thị kém hoặc không phát huy tốt trên IE6 do không tương thích).
Chúng ta nên sử dụng một hoặc đờng thời các trình duyệt sau: Mozilla Firefox, Google Chrome hoặc IE8.
✓ Mozilla Firefox: nhanh và chiếm đầu bảng về hỗ trợ phong phú các tiện ích Add-on đi kèm
✓ IE 8 ra mắt vào tháng 3/2009 và được tích hợp ngay trên Windows 7. Phiên bản này được Microsoft quảng cáo là nhanh nhất và được tăng cường mạnh khả năng ngăn chặn virus và phần mềm gián điệp
– Kiến trúc phần mềm theo mơ hình khách/chủ:
+ Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách chính là trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc và tương tác với người dùng cuối. + Phần mềm cho máy chủ: Là một hệ thống phần mềm có kiến trúc 3 lớp: * Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thông tin với trình duyệt Web (phần mềm máy khách) qua các giao thức http (Hypertext Transmission Protocol). Nó nhận các truy vấn và thông tin của người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy các chương trình tương ứng và gửi trả kết quả lại cho trình duyệt hiển thị.
*Các chương trình: Các chương trình bao gồm các tệp mã lệnh, các ActiveX component (COM) and libraries (DLL). Máy chủ web, tuỳ theo các truy vấn từ phía người dùng, sẽ chạy chương trình.
* Dịch vụ nền: Là tập hợp một số các dịch vụ cơ sở chạy tại máy chủ phục vụ cho các chức năng của phần mềm, gồm có hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ dữ liệu.
– Hệ quản trị CSDL
SQL Server 2005 Express là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS.
SQL Server 2005 Express được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server 2005 Express có thể kết hợp
“ăn ý” với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E- Commerce Server, Proxy Server…
– Môi trường triển khai:
Mô hình tổ chức: Chương trình được thiết kế và xây dựng nhằm phục vụ nhiều mô hình tổ chức khác nhau trong hệ thống các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước. Các tổ chức và doanh nghiệp ngoài quốc doanh cũng sử dụng tốt hệ thống này.
Hạ tầng cơ sở: Phù hợp với các hệ thống máy tính khác nhau, mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), cài đặt được trên nhiều hệ điều hành khác nhau. Với những yêu cầu cao hơn, đơn vị có thể sử dụng trên mạng Internet.
Tiểu kết chương 3.
Như vậy, ứng dụng CNTT hiệu quả trong công tác văn thư sẽ mang lại nhiều hiệu quả cho hoạt động và chất lượng trong công việc của chi nhánh nói chung và văn phòng nói riêng. Cần áp dụng nhiều biện pháp mới, mang tính sáng táo, đột phá để phát huy những ưu điểm và hạn chế những mặt còn tồn tại trong quá trình ứng dụng CNTT. Bên cạnh việc đầu tư thêm kinh phí hay trang thiết bị thì cũng cần có những hành động mang tính tuyền truyền, phổ cập để tác động đến nhận thức của mỗi cán bộ, nhân viên. Có như vậy, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư mới có thể đạt được hiệu quả tối ứu, góp phần vào sự phát triển chung của Chi nhánh.
KẾT LUẬN.
Như vậy trong thời kì cơng nghệ thơng tin ngày càng phát triển trên toàn thế giới cũng như trong nước ta, thì Chi nhánh VTĐS Đông Anh đã không ngừng nắm bắt lấy sự phát triển đó để ngày càng tiến xa hơn trong lĩnh vực của mình. Đối với một cơ quan thì công tác văn phòng cần được tiếp xúc với ứng dụng CNTT là rất cần thiết và quan trọng, để có thể áp dụng vào mọi công việc trong cơ quan, đào tạo và nâng cao nguồn nhân lực chất lượng cao ở Chi nhánh, cũng như cho đất nước.
Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư mang đến hiệu quả to lớn cho hoạt động quản lý, nâng cao chất lượng công việc và tăng hiệu suất làm việc cho từng cán bộ, nhân viên trong Chi nhánh. Để thực hiện tốt hơn việc ứng dụng này tôi đã đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT, trước tiên phải nâng cao nhận thức và trau dồi kiến thức chuyên môn, kỹ năng chp bản thân. Đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, trong các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Trên hết, Chi nhánh cũng cần đảm bảo và đầu tư trang thiết bị CNTT, cũng như xây dựng phần mềm hệ thống tiện ích tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên công tác tốt hơn trong công việc của mình.
Trên cơ sở nghiên cứu đề tài tôi đã đưa ra những thuận lợi và những khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});