3.1.1. Cơ sở lý luận.
Xác định nhu cầu đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp được coi là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình đào tạo, bởi chỉ khi xác định nhu cầu đúng thì lúc này người lãnh đạo mới xây dựng được quy trình đào tạo hiệu quả nhất.
Xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp là bước đầu tiên trong quy trình đào tạo nguồn nhân lực. Nếu đào tạo nguồn nhân lực không hợp lý phù hợp sẽ gây lãng phí và tác động tiêu cực đến người lao động, không khuyến khích được người lao động thực hiện tốt công việc của mình.
Việc xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực dựa trên các cơ sở sau: * Nhu cầu của doanh nghiệp:
Nhu cầu của doanh nghiệp bao gồm các loại sau:
- Để chuẩn bị bù đắp vào những chỗ bị thiếu, bị bỏ trống ...
- Để chuẩn bị cho người lao động thực hiện được những trách nhiệm và nhiệm vụ mới do có sự thay đổi về mục tiêu , cơ cấu , những thay đổi về mặt luật pháp, chính sách, công nghệ tạo ra.
- Để hoàn thiện khả năng của người lao động nhằm thực hiện những công việc hiện tại cũng như trong tương lại một cách hiệu quả hơn.
Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển
Lập kế hoạch về các hoạt động đào tạo
Trình giám đốc phê duyệt
Tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt, theo dõi kiểm tra, đánh giá và tổng hợp kết quả đào tạo
* Nhu cầu cá nhân:
Ngoài những nhu cầu thiết yếu như: ăn, mặc, ở ... con người còn có nhu cầu về tinh thần là đòi hỏi những điều kiện để con người tồn tại và phát triển về mặt trí lực. Do đó, nhu cầu được đào tạo và phát triển là nhu cầu không thể thiếu, giúp cho cá nhân tự hoàn thiện mình và thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Dựa vào số chỉ thống kê về hành vi lao động:
Doanh nghiệp có thể nắm bắt và xác định nhu cầu về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thông qua việc thu thập các số liệu thống kê về những hành vi lao động mà chúng thể hiện ở những tồn tại, yếu kém về mặt chất lượng lao động, ví dụ như:
- Mức độ sai hỏng, phế phẩm - Sự thiếu hụt chi tiết
- Tần suất và số lượng các tai nạn lao động
- Tỷ lệ vắng mặt, số lượng nhân viên rời bỏ doanh nghiệp - Năng suất lao động
- Những phàn nàn khiếu nại trong sản xuất * Dựa vào phân tích khả năng của người lao động:
Việc xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực còn dựa trên cơ sở trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động. Và thực chất của việc xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp là việc trả lời cho các câu hỏi sau:
- Kỹ năng, kiến thức, nào cần được đào tạo và phát triển? - Khi nào thì thực hiện việc đào tạo và phát triển ?
- Đào tạo và phát triển ở đâu ?
- Bao nhiêu người cần được đào tạo và phát triển ? Những điểm quyết định nhu cầu và mục tiêu đào tạo là:
- Thu thập càng nhiều thông tin dữ liệu phân tích về nguồn lao động càng tốt qua đó biết được ai thực sự là người cần được đào tạo và có nhu cầu đào tạo phát triển. Việc đánh giá nhu cầu đào tạo có thể cung cấp những thông tin có ích giúp cho việc phân bổ chi phí đào tạo có hiệu quả và đưa ra những hình thức đào tạo hữu ích.
- Xem xét kết quả hoạt động của doanh nghiệp
- Phân tích tình hình hoạt động của doanh nghiệp : Việc phân tích tình hình hoạt động có thể đưa ra tất cả những nhận xét về yêu cầu kỹ năng và hành vi cần phải có cho công việc và tiêu chuẩn để thực hiện công việc một cách thích hợp.
- Dự đoán những thay đổi trong tương lai, liên quan đến sự phát triển kỹ năng và trình độ của người lao động Áp dụng những yếu tố cần thiết cho đào tạo trên cơ sở các kết quả phân tích.
3.1.2. Thực trạng xác định nhu cầu tại công ty.
Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chia thành hai loại là: xác định nhu cầu đào tạo về số lượng và xác định kiến thức, kỹ năng cần đào tạo Xác định nhu cầu đào tạo về số lượng
- Xác định nhu cầu đào tạo cho cán bộ quản lý
Đối với đào tạo bổ sung , để xác định được nhu cầu đào tạo cho cán bộ quản lý trước hết ta cần phải so sánh kiến thức, kỹ năng của cán bộ quản lý với bản mô tả, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu công việc để tìm ra những người còn thiếu so với yêu cầu, sau đó đưa họ vào danh sách đào tạo bồ sung.
Đối với đào tạo mới, để xác định được số lượng cán bộ cần đào tạo thì ta phải xác định số người cần tuyển thêm vào các phòng ban, các bộ phận của tổ chức.
Đối với việc lựa chọn cán bộ đào tạo để phục vụ cho sự phát triển của tổ chức trong tương lai thì ta phải căn cứ vào mục tiêu, chiến lược phát triển của tổ chức, từ đó xác định số lượng cán bộ cần được đào tạo và phát triển.
Thông thường, số lượng cán bộ quản lý có nhu cầu đào tạo là rất nhiều do đó cần ưu tiên đào tạo bổ sung trước để họ có thể thực hiện tốt công việc được giao còn đào tạo phục vụ định hướng phát triển trong tương lai của tổ chức có thể đào tạo sau hoặc phân bổ chỉ tiêu đào tạo hàng năm
- Xác định nhu cầu đào tạo cho công nhân kỹ thuật:
Bước 1: Tính quỹ thời gian làm việc của 1 công nhân 1 năm kế hoạch
Bước 2: Sau khi xác định được quỹ thời gian làm việc trung bình của 1 công nhân năm kế hoạch, dựa trên cấp bậc công việc của từng khâu, kế hoạch sản xuất - kinh doanh ta tính được số công nhân trực tiếp sản xuất ở từng bậc của từng nghề năm kế hoạch
Bước 3: Lập bảng cân đối giữa số công nhân thực tế ở từng bậc thợ So với nhu cầu công nhân ở từng bậc tương ứng để xác định nhu cầu đào tạo cho tổ chức
- Xác định kĩ năng cần đào tạo.
Đối với đào tạo trong khi làm việc.
Thông qua việc đánh giá kiến thức, Kỹ năng thực tế của đối tương cần được đào tạo, cán bộ đào tạo so sánh với yêu cầu của công việc để xác định kiến thức, kỹ năng cần phải bổ sung để đáp ứng yêu cầu công việc sau đó liệt kê danh sách kiến thức, kỹ năng cần đào tạo.
Đối với đào tạo mới.
Phòng quản trị nhân sự sẽ xây dựng chương trình đào tạo cho lao động mới dựa trên những yêu cầu tối thiểu về kiến thức dành cho lao động mới như giới thiệu chung về tổ chức gồm văn hóa tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, phân xưởng , quy trình
công nghệ sản xuất sản phẩm , giới thiệu các quy định , nội quy quy chế hoạt động, và một số vấn đề khác .
Đối với đào tạo phục vụ mục tiêu, định hướng phát triển của tổ chức.
Với việc đào tạo phục vụ mục tiêu, định hướng phát triển của tổ chức, cán bộ đào tạo cần xác định người lao động cần được đào tạo thêm những kiến thức, kỹ năng gì người lao động làm việc ở bộ phận nào cần được đào tạo, giai đoạn nào cần đào tạo kiến thức, kỹ năng đó và thời điểm cuối cùng nào cần phải kết thúc chương trình đào tạo.
Để có thể xác định được nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty có thể sử dụng phương pháp bảng hỏi, phỏng vấn cá nhân hoặc quan sát quá trình thực hiện công việc của người công nhân và cán bộ quản lý trong tổ chức.
Công ty đã căn cứ vào việc phân tích nhiệm vụ và đánh giá công việc để xác định nhu cầu đào tạo. cụ thể công việc được tiến hành như sau:
Xác định khả năng làm việc, trình độ làm việc của người lao động trong doanh nghiệp, từ đó tìm ra những thiếu sót trong kỹ năng trình độ chuyên môn của họ như.
Dựa vào bản mô tả công việc để có thể xác định được những kỹ năng, kiến thức cần đào tạo
Hình 3.6: Bản mô tả công việc Chuyên viên kỹ thuật
+ Thiếu bằng cấp cũng như chuyên môn, tay nghề do đó họ không có khả năng hoàn thành tốt công việc được đảm nhiệm
+ Thiếu những kỹ năng cần thiết hay thiếu sai sót trong khi thực hiện các thao tác trong quá trình làm việc.
- Xác định những nhu cầu của công ty về kiến thức, kĩ năng mới của cán bộ CNV trong công ty để từ đó họ có kiến thức, kĩ năng thực hiện công việc, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của công việc.
- Căn cứ sự thay đổi trong khâu tổ chức, từ đó xác định nhu cầu đào tạo.
- Cán cứ và quy hoạch nhân sự, phản tích những vấn để về tổ chức như: năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chi phí lao động... sự phân công trách nhiệm và nghĩa vụ timg cá nhân cán bộ công nhân viên trong công ty, từ đó xem xét việc phản công đã hợp lý hay chưa, có thiếu sót gì cần bổ sung để từ đó xác định nhu cầu đào tạo.
- Xác định nhu cầu đào tạo phải dựa trên nguồn kinh phí hiện có của công ty sau đó mới lập m các chương trình đào tạo phù hợp. Việc xác định nhu cầu đào tạo, giáo dục và nâng cao năng lực quản trị có thể thực hiện theo trình tự sau:
- Xây dựng thiết kế tổ chức, thiết kế nhu cầu phát triển lãnh đạo trong doanh nghiệp ở các phòng ban, trên cơ sở dựa trên các bản hợp đồng kinh tế hay kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh, các chính sách, chiến lược của doanh nghiệp...
+ Các phòng ban, các cán bộ tổ chức cần xem xét lại các hồ sơ tóm tắt năng lực của cá nhân người lao động đang làm việc tại công ty để xác định rõ hơn khả năng của các nhân viên, bán tóm tắt dựa trên việc tổng hợp các dữ liệu về người lao động như: trình độ học vấn kinh nghiệm công tác, kết quả đánh giá thực hiện công việc..
+ Xây dựng sơ đồ thuyên chuyển công tác, phiếu thăng chức: để từ đó doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu đào tạo nâng cao năng lực quản trị và người lao động trong. công ty cũng như tiềm năng phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
+ Vào quý đầu tiên của năm, người phụ trách có liên quan nằm trong phòng hành chính - nhân sự cần xác định các nhu cầu đào tạo chung cho nhân viên rồi gửi cho nhân
Theo kế hoạch, tình hình kinh doanh và nhu cầu thực tế về chất lượng nguồn nhân lực hiện có mà hàng quý, công ty đã xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Để xác định được nhu cầu đào tạo, công ty Vinataba thu thập thông tin từ ba nguồn: Nguồn 1: Nhu cầu của cán bộ công nhân viên
Năm 2020, công ty tuyển dụng thêm 756 lao động bao gồm cả lao động qua đào tạo và lao động chưa qua đào tạo. Tất cả những nhân viên chưa qua đào tạo họ đều mong muốn có một chương trình đào tạo để nâng cao tây nghề và phù hợp với môi trường làm việc tại doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong công ty việc đề bạt, thăng chức được diễn ra theo quý, bất kỳ cán bộ nào cũng muốn nâng cao năng lực quản lý cũng như trình độ chuyên môn để có thể được thăng chức.
Công ty đưa ra định hướng phát triển trong dài hạn: Chiến lược tái cơ cấu tổ chức và hệ thống quân đội Thành lập các đơn vị chức năng mới nhằm thực hiện các chiến lược khác của công ty:
⇒ Việc đào tạo và phát triển các kỹ năng, nghiệp vụ, tay nghề cho từng cán bộ, công nhân viên là điều tất yếu
Nguồn 3: Kết quả kinh doanh của các năm trước
Để xác định công tác đào tạo của công ty là cần thiết hay không thì công ty đã xem xét thông qua năng suất lao động cũng như doanh thu, lợi nhuận qua các năm.
Dựa theo cáo tài chính hợp nhất 6 tháng đầu năm, Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam (Vinataba) ghi nhận doanh thu thuần đạt 9.970 tỷ đồng, tăng 11% so với cùng kỳ năm ngoái. Tức bình quân mỗi ngày doanh nghiệp này thu về hơn 55 tỷ đồng từ bán thuốc lá. Biên lợi nhuận gộp giảm từ 20,1% xuống 19,2%.
Dù chi phí lãi vay giảm một nửa nhưng các chi phí hoạt động tăng mạnh nên Vinataba báo lãi sau thuế 529 tỷ đồng, lãi ròng gần 434 tỷ đồng, giảm lần lượt 11% và 12%.
Hình 3.7: Kết quả kinh doanh của Vinataba từ 2017 - 6T/2021
Những năm gần đây, doanh thu của Vinataba giữ đều đặn trên 20.000 tỷ đồng, thị phần tiêu thụ của Vinataba tại thị trường nội địa tăng từ 55% lên 67%. Bên cạnh đó, kim ngạch xuất khẩu tăng trưởng trên 4% (nghị quyết đề ra là 2,5%). Nhìn vào kết quả trên ta có thể thấy được, mặc dù bị ảnh hưởng bởi đại dịch covid 19 nhưng doanh thu của công
ty vẫn giữ vững ở mức ổn định 19-20 tỷ đồng. điều này cho phép doanh nghiệp có thể xem xét tài chính để có thể tiếp tục hoặc phát triển hơn về đào tạo và phát triển nhân sự
- Mức tiền lương bình quân kế hoạch của nhân viên Vinataba là 14,5 triệu đồng/người/tháng, tăng nhẹ so với mức 14,44 triệu đồng/người/tháng trong năm 2018. Mức lương không thay đổi nên tổng quỹ lương người lao động và cán bộ đoàn thể chỉ tăng nhẹ lên 105,95 tỷ đồng trong năm 2019. Mức năng suất này đã tăng nhưng còn chậm vì vậy để cải thiện năng suất lao động được nâng lên thì cần phải nâng cao năng lực trình độ của người lao động thông qua quá trình đào tạo.
Qua quá trình tổng hợp các nguồn thì năm 2021 công ty đã đưa ra được nhu cầu đào tạo như sau.
Nhu cầu cán bộ đào tạo:
Hằng năm cử cán bộ lãnh đạo thuộc các phòng ban, theo học các lớp nghiệp vụ ngắn ngày và các lớp đào tạo quản lý cao cấp. Trong năm 2020 công ty đã cử 280 người được đào tạo tại trung tâm, đi học các lớp quản lý cấp cao, nâng cao các kỹ năng bán hàng, phát triển thị trường
Nhu cầu đào tạo cán bộ CNV: mỗi phòng ban cử CNV đi học để nâng cao nghiệp vụ. Tính tới năm 2020, trung bình mỗi CNV trong công ty đều được cử đi đào tạo tại chỗ.
Bảng 3.2: Kế hoạch đào tạo cán bộ CNV năm 2021
Nội dung chương trình đào tạo Đối tượng Số lượng
Đào tạo quản lý tổ chức Cán bộ tổ chức 50
Đào tạo marketing, phát triển thị trường, kỹ thuật
và các nghiệp vụ khác Công nhân viên 100
Đào tạo tin học Công nhân viên 40
Đào tạo ngoại ngữ Cán bộ tổ chức 30
Đào tạo nghề cho người lao động mới Người lao động chưa
có kinh nghiệm
350
Đào tạo nâng cao tay nghề cho người lao động Người lao động cũ
Tổng 897
Mặc dù năm 2021 doanh nghiệp đóng cửa trong 1 vài tháng đầu năm nhưng vì đây là 1 công ty cực khổng lồ với số lượng gần 8000 người lao động thì đào tạo 897 lao động là kế hoach trung bình. Số lượng lao động cũ nghỉ việc vì tình hình dịch bệnh chiếm số lượng lớn chính vì vậy mà tuyển thêm lao động mới là điều cần thiết. chính vì vậy số