Trình tự, tổ chức lập kế hoạch của Công ty TNHH phát triển thương mại dịch vụ và trang thiết bị y tế Quốc Mạnh được tổng hợp thành sơ đồ dưới đây:
Bước 1:
Hàng năm vào tháng 9, 10 năm báo cáo công ty nhận được công văn đề nghị của Ban Giám Đốc là phải báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, thực trạng sản xuất kinh doanh 9 tháng,khi đó các Trưởng phòng Ban phải trình bày bản kế hoạch kinh doanh trước cuộc họp của công ty, qua đó phải thực hiện năm báo cáo, đồng thời xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh vừa đảm bảo về mặt kinh tế vừa đảm bảo về mặt kỹ thuật... trong năm tới.
Nội dung văn bản bao gồm:
- Nội dung các kế hoạch công ty phải lập, ở công ty chủ yếu là kế hoạch về bán hàng,kế hoạch đào tạo và nghiên cứu khoa học và kế hoạch marketing vì nó quyết định chủ yếu đến doanh thu bán hàng của công ty.Công ty không chú ý đến các kế hoạch về nhân sự ,tiền lương, đầu tư phát triển chính vì vậy chi phí của công ty mới tăng nhanh hơn so với doanh thu của công ty,mặt khác quy mô của công ty cũng không tăng mấy so với những năm đầu là do công ty chưa có sự đầu tư vào ké hoạch đầu tư và phát triển.
- Hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch (kế hoạch sản xuất và kinh doanh, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch tài chính giá thành kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch thu nộp ngân sách, kế hoạch bảo hộ lao động, kế hoạch đầu tư
LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh NhËn chØ tiªu kÕ ho¹ch chÝnh thøc cña Ban qua quản trị KiÓm tra vµ x©y dùng gi¶i ph¸p kÕ ho¹ch
phát triển, kế hoạch đào tạo và nghiên cứu khoa học, kế hoạch bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế).Các chỉ tiêu cũng chỉ mang tính khách quan do công tác dự báo của công ty là chưa có,mặt khác,sản lượng hàng bán của công ty chủ yếu là do các mối quan hệ mà có,khả năng tìm hiểu thị trường còn hạn chế nên các chỉ tiêu vẫn còn mang tính khách quan.
- Những căn cứ để lập kế hoạch.
Bước 2:
Phòng kinh tế kế hoạch tiến hành lập một bản kế hoạch sản xuất - kinh doanh - kinh tế - kỹ thuật bao gồm các nội dung sau:
- Ước tính thực hiện năm báo cáo. - Tỷ lệ dự kiến kế hoạch năm tới.
- Phòng kế hoạch hướng dẫn các phòng ban chức năng lập kế hoạch theo chuyên môn của mình. Cụ thể như sau:
* Phòng tổ chức đảm nhiệm các kế hoạch: + Kế hoạch lao động tiền lương.
+ Kế hoạch bảo hộ lao động. + Kế hoạch đào tạo.
+ Kế hoạch chính sách xã hội.
* Phòng kế toán tài chính đảm nhiệm xây dựng. + Kế hoạch tài chính.
* Phòng cơ giới vật tư đảm nhiệm: + Kế hoạch về máy móc thiết bị.
+ Kế hoạch nghiên cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụng thiết bị, công nghệ hiện đại tiên tiến.
+ Kế hoạch kiểm tra chất lượng các các thiết bị và hoá chất y tế
Các kế hoạch phụ trợ do các phòng ban chức năng khác lập trên cơ sở tổng hợp từ các đơn vị dưới lên hầu như được thông qua. Riêng kế hoạch về sản xuất kinh doanh, công ty sẽ tổ chức các đơn vị bảo vệ kế hoạch nếu có sự chênh lệch lớn giữa các chỉ tiêu.
Sau đó, phòng kinh tế kế hoạch tổng hợp kế hoạch từ các phòng ban và các đơn vị thành viên thành bản kế hoạch của công ty. Phòng kinh tế kế hoạch sẽ thay mặt công ty trình và bảo vệ kế hoạch trước Công ty. Sau khi xem xét, đầu năm kế hoạch (thường là 15/1), Ban quản trị sẽ có bản kế hoạch tạm giao xuống công ty. công ty cũng có kế hoạch tạm giao xuống các đơn vị.
Bước 3:
Ban Giám Đốc sau khi xem xét duyệt dự thảo kế hoạch của công ty gửi lên, chính thức giao công ty vào đầu năm kế hoạch (tháng 1-2 năm kế hoạch).
Chỉ tiêu này bao gồm:
- Chỉ tiêu pháp lệnh: Các khoản nộp ngân sách. - Chỉ tiêu hướng dẫn:
+ Giá trị tổng sản lượng. + Doanh thu.
+ Lợi nhuận thực hiện. + Đầu tư và xây dựng. + Thu nhập bình quân.
Bước 4:
Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý công ty nhận báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc, tổng hợp lại gửi lên Ban Giám Đốc. Ngược lại, công ty cũng thực hiện những cuộc kiểm tra theo định kỳ 3 tháng hoặc đột xuất đối với các đơn vị cấp dưới. Kết quả kiểm tra là cơ sở cho
việc đánh giá môi trường bên trong, môi trường bên ngoài của công ty và chất lượng công tác lập kế hoạch. Từ đó có những điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu kế hoạch. Thường thì tháng 7, 8 năm kế hoạch,Ban Giám Đốc sẽ xem xét điều chỉnh kế hoạch. Theo đó, công ty cũng tiến hành điều chỉnh theo kế hoạch của các đơn vị thành viên. Kế hoạch sau điều chỉnh là kế hoạch chính thức, là cơ sở pháp lý để đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị theo kế hoạch.
Với cách thức tổ chức về mặt thời gian và không gian trong công tác lập kế hoạch ở Công ty TNHH phát triển thương mại dịch vụ và trang thiết bị y tế Quốc Mạnh xét theo mối quan hệ dọc (Ban Giám Đốc - Công ty - các văn phòng đại diện) và các mối quan hệ ngang (giữa các phòng ban) là tương đối hợp lý thể hiện được quan điểm đổi mới về công tác kế hoạch của công ty.
Sự chỉ đạo xuyên suốt về mặt tổ chức từ Ban Giám Đốc xuống công ty và xuống các văn phòng đại diện, giúp cho kế hoạch được thống nhất về nội dung hình thức, thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch. Quan trọng hơn cả là việc xác định và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch cơ bản về sản xuất kinh doanh đã được bảo đảm được sự chỉ đạo theo định hướng từ cơ quan cấp trên xuống cơ quan cấp dưới (Ban Giám Đốc - Công ty – văn phòng đại diện) giúp cho công ty phát triển đúng hướng làm tăng doanh thu,giảm chi phí tới mức tối đa Việc triển khai kế hoạch theo kiểu hai xuống một lên - hai xuống là một lần đưa chỉ tiêu hướng dẫn (vào đầu năm kế hoạch) của Ban Giám Đốc (hoặc công ty). Một lên là gửi kế hoạch lên và bảo vệ kế hoạch (nếu có) của công ty (hoặc đơn vị) - đảm bảo kế hoạch được lập xuất phát từ cơ sở, điều đó có nghĩa là kế hoạch có tính khả thi cao. Công ty sau khi nhận chỉ tiêu hướng dẫn của Ban Giám Đốc giao xuống, kiểm tra, xây dựng biện pháp thực hiện kế hoạch. Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông qua đại hội công nhân viên chức vào khoảng tháng 2-3 hàng năm.