tại Trung tâm phục vụ hành chính cơng tỉnh Quảng Ngãi
3.1.1. Hồn thiện quy trình, quy chế giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm phục vụ hành chính cơng Trung tâm phục vụ hành chính cơng
Xây dựng một quy trình làm việc khoa học có vai trị quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng DVHCC mà các cơ quan quản lý nhà nước địa phương cung cấp cho người dân. Hiện nay quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm từ lúc tiếp nhận hồ sơ đến khi trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP của Chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và Quy chế về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi (ban hành kèm theo Quyết định số 33/2018/QĐ- UBND, ngày 18 tháng 10 năm 2018 của UBND tỉnh Quảng Ngãi). Trung tâm cần quy định các bước cụ thể, thực hiện niêm yết công khai tại trụ sở của Trung tâm và trên trang thông tin điên tử của Trung tâm để người dân, tổ chức có thể tìm hiểu, tra cứu trước khi thực hiện các TTHC tại Trung tâm.
Bên cạnh quy định về trình tự tiếp nhận, trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm, việc khẩn trương xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành quy trình nội bộ trong giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền của các Sở, ngành, các cơ quan ngành dọc cũng là một nội dung quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết các TTHC. Chính vì vậy:
Các Sở, ngành, đơn vị tham gia tiếp nhận, trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm cần khẩn trương chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan rà sốt, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của
chính cần được quy định chi tiết thao tác trình tự các bước, nội dung công việc, trách nhiệm của các cơ quan và cá nhân trong giải quyết và phối hợp giải quyết, thời gian, kết quả thực hiện của công chức, viên chức … nhằm đảm bảo rõ trách nhiệm, rõ người, rõ việc, rõ thời gian giải quyết và được cập nhật công bố, niêm yết cơng khai, minh bạch. Các bước trong quy trình phải tuân thủ đúng theo quy định pháp luật; tùy vào khả năng của đơn vị có thể nghiên cứu cắt giảm, đơn giản về thành phần hồ sơ, trình tự thủ tục, cắt giảm về thời gian giải quyết trong quy trình so với thời gian quy định của pháp luật; đồng thời thường xuyên cập nhật sự thay đổi của các TTHC từ các văn bản pháp luật để kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các bước và các nội dung trong quy trình nội bộ cho phù hợp;
Trên cơ sở nội dung quy trình nội bộ được phê duyệt, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp tục chỉ đạo việc xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh để áp dụng thống nhất.
Quy trình nội bộ, quy trình điện tử cũng cần được phổ biến rộng rãi và niêm yết công khai để nhân dân được kịp thời theo dõi tiến độ hồ sơ của mình và thực hiện việc giám sát quá trình giải quyết
Quá trình xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử cần thực hiện theo nguyên tắc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia mà cụ thể là hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, tiếp tục nghiên cứu chuyển đổi dần qua ISO 9001:2015 trong xây dựng quy trình nội bộ giải quyết TTHC. Việc áp dụng ISO 9001:2015 vào quá trình giải quyết TTHC sẽ kiểm sốt được tồn bộ quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến quá trình giải quyết và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân như: phân cơng rõ ai làm, làm việc gì, làm như thế nào, thời gian thực hiện từng nhiệm vụ là bao lâu và kết quả ra sao... đồng thời, giúp UBND Tỉnh, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị giám sát một cách chặt chẽ việc cán bộ, công chức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước vào quá trình giải quyết TTHC cho người dân hạn chế tối đa hiện tượng thu thừa, thu thiếu hồ sơ. Để nâng cao hiệu quả áp dụng HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cần chú trọng nâng cao nhận thức và vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu nhằm quyết liệt hơn trong việc xây dựng các quy trình nội bộ giải quyết
TTHC và áp dụng ISO trong quá trình xây dựng; đẩy mạnh tuyên truyền và đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ nhằm nâng cao nhận thức, trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức trong việc áp dụng ISO để thiết lập quy trình nội bộ giải quyết; bố trí kinh phí kịp thời để thuê các đơn vị tư vấn về ISO; đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động của các đơn vị tư vấn trong quá trình triển khai áp dụng ISO…
Bên cạnh xây dựng và thực hiện các quy trình, trong đó có Quy trình nội bộ trong giải quyết TTHC, Trung tâm cần tiếp tục ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy chế như Quy chế phối hợp giữa Trung tâm với các cơ quan, đơn vị có TTHC được đưa vào giải quyết tại Trung tâm, Quy chế làm việc, Quy chế phối hợp giữa các cơ quan liên quan trong giải quyết TTHC liên thống… Các quy chế cùng với quy trình nội bộ được xây dựng, thực hiện nghiêm túc và niêm yết công khai, minh bạch sẽ là căn cứ quan trọng để các cơ quan có thẩm quyền, người dân, doanh nghiệp có căn cứ thực hiện kiểm tra, giám sát, thực hiện đánh giá khách quan, xác định rõ ràng trách nhiệm của các cá nhân, cơ quan trong giải quyết các TTHC để thực hiện khen thưởng cũng như có các biện pháp chấn chỉnh, xử lý vi phạm kịp thời.