2.1.2.1. Quá trình thành lập của Trung tâm Phục vụ hành chính cơng tỉnh Quảng Ngãi
Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Quảng Ngãi (sau đây gọi là Trung tâm) được thành lập vào tháng 7/2017 (theo Quyết định số 1318/QĐ-UBND ngày 17/7/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh) và đổi tên thành Trung tâm Phục vụ hành chính cơng tỉnh Quảng Ngãi vào tháng 8/2018 (theo Quyết định số 1443/QĐ- UBND ngày 22/8/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh), chính thức đi vào hoạt động từ ngày 04/4/2018. Trong giai đoạn đầu, do giới hạn về diện tích mặt bằng làm việc, Trung tâm thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC đối với 08/16 Sở: Kế hoạch và Đầu tư, Tài nguyên và Môi trường, Xây dựng, Y tế, Tư pháp, Thông tin và Truyền thông, Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn, Văn hóa - Thể thao và Du lịch. Kể từ ngày 04/01/2019, cùng với việc chuyển về hoạt động tại trụ sở mới, UBND tỉnh bổ sung 08 Sở cịn lại gồm: Giao thơng vận tải, Công Thương, Nội vụ, Ngoại vụ, Lao động - Thương binh và Xã hội, Tài chính, Khoa học và Cơng nghệ, Giáo dục và Đào tạo vào tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm.
Trung tâm là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh; có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản theo quy định của pháp luật. Trung tâm chịu sự chỉ đạo, quản lý, điều hành trực tiếp của Văn phòng UBND tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trung tâm là đầu mối tập trung để thực hiện việc tiếp nhận, tư vấn, hướng dẫn, giám sát, đôn đốc việc giải quyết TTHC và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chủ tịch UBND tỉnh và chịu sự quản lý hành chính của Chánh Văn phịng UBND tỉnh.
Sau 3 năm đi vào hoạt động, Trung tâm đã từng bước phát huy hiệu quả, nhận được sự đồng thuận, phản ánh tích cực của tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính; việc giải quyết các thủ tục hành chính, đảm bảo công khai, minh bạch, rõ ràng, đúng quy định; số lượng thủ tục hành chính được giải quyết đúng và trước hạn
số năng lực cạnh tranh và cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh của tỉnh.
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Trung tâm Phục vụ hành chính cơng tỉnh Quảng Ngãi
Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm được quy định như sau [44] :
- Về chức năng:
Trung tâm Phục vụ hành chính cơng tỉnh Quảng Ngãi là đầu mối tập trung, thực hiện việc cơng khai, hướng dẫn thủ tục hành chính; tiếp nhận hồ sơ; đơn đốc, theo dõi việc giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông thuộc thẩm quyền xử lý, giải quyết của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và một số cơ quan thuộc trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương.
- Về nhiệm vụ:
Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, môi trường làm việc để thực hiện tốt nhất việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho mọi tổ chức, cá nhân khi liên hệ, giải quyết thủ tục hành chính.
Làm đầu mối tích hợp tồn bộ thông tin, dữ liệu về hoạt động tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh để phục vụ cho cơng tác lãnh đạo, quản lý, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
Thực hiện các nhiệm vụ về kiểm sốt thủ tục hành chính tại Trung tâm phục vụ hành chính cơng theo thẩm quyền; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan cải cách thủ tục hành chính, tổ chức cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
Niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng các thủ tục hành chính (quy trình, hồ sơ, thời gian, cơ quan có thẩm quyền giải quyết, mức thu phí, lệ phí…); hướng dẫn, tư vấn cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu giao dịch về thủ tục hành chính; chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thường xuyên rà soát, cập nhật danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các sở, ban, ngành và một số cơ quan thuộc Trung ương được tổ chức theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh,
báo cáo Chánh Văn phịng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt đưa vào Trung tâm phục vụ hành chính cơng để thực hiện theo quy định.
Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ hồ sơ thủ tục hành chính; xử lý và luân chuyển hồ sơ đến các sở, ban, ngành và cơ quan, đơn vị liên quan giải quyết theo thẩm quyền quy định.
Theo dõi, đôn đốc các sở, ban, ngành và cơ quan, đơn vị liên quan trong việc xử lý, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính; nhận kết quả giải quyết từ các sở, ban, ngành và cơ quan, đơn vị liên quan để trả cho tổ chức, cá nhân đúng thời gian quy định.
Tiếp nhận, xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển đến cơ quan có thẩm quyền xử lý những phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân về những vướng mắc, bất cập của thủ tục hành chính; về q trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính và việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức, người lao động tại Trung tâm hành chính cơng.
Phối hợp với Trung tâm hành chính cơng cấp huyện/Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện thực hiện những cơng việc có liên quan trong q trình giải quyết các thủ tục hành chính liên thơng; trao đổi cơng tác nghiệp vụ; phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho công chức, viên chức của các Trung tâm hành chính cơng/Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện trên địa bàn tỉnh.
Vận hành, đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm ứng dụng; thực hiện công tác an ninh mạng và một số nội dung khác trong phạm vi hoạt động; tham gia xây dựng, thực hiện chính quyền điện tử; tổ chức kết nối liên thơng, cung cấp, tích hợp, chia sẻ thơng tin cung cấp dịch vụ hành chính cơng.
Nghiên cứu, đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết cơng việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân; cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ qua tổng đài để hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của tổ chức, cá nhân về thủ tục hành chính tại Trung tâm hành chính cơng; tổ chức các hoạt động thơng tin, tuyên truyền về mục tiêu hoạt động của Trung tâm hành chính cơng; thu thập, lấy ý kiến về mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm hành chính cơng và các cơ quan liên quan.
Quản lý biên chế, công chức, người lao động, tài chính, tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật của Trung tâm phục vụ hành chính cơng theo quy định của pháp luật; bố trí khoa học, hợp lý các khu vực làm việc, cung cấp thông tin, giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm.
Thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ thơng tin, báo cáo; tổ chức thu phí, lệ phí theo quy định; cung cấp, phối hợp cung cấp một số dịch vụ, hoạt động có liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân khi được cơ quan, người có thẩm quyền cho phép.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật và khi được cơ quan, người có thẩm quyền giao.
- Về quyền hạn:
Kiểm tra, giám sát, theo dõi, đôn đốc việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của cơng chức, viên chức của các cơ quan được cử đến làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính cơng đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định.
Chủ động trao đổi với các cơ quan, đơn vị trực tiếp xử lý, giải quyết thủ tục hành chính nhằm tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong q trình thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính; phối hợp làm rõ nguyên nhân các trường hợp giải quyết thủ tục hành chính chậm so với quy định trước khi có văn bản báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh.
Được quyền yêu cầu các cơ quan liên quan cung cấp thông tin về việc tiếp nhận và tiến độ giải quyết các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền.
Đánh giá, nhận xét về tinh thần trách nhiệm, thái độ, tác phong và hiệu quả làm việc của công chức, viên chức, người lao động tại Trung tâm phục vụ hành chính cơng; đề nghị cơ quan, người có thẩm quyền khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định.
Chủ động báo cáo, đề xuất cơ quan, người có thẩm quyền điều động hoặc luân chuyển công chức, viên chức, người lao động vi phạm quy chế làm việc, quy định về giải quyết thủ tục hành chính hoặc năng lực chuyên môn không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao.
- Về cơ cấu tổ chức của Trung tâm:
Bao gồm lãnh đạo Trung tâm và các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ. Cụ thể: + Lãnh đạo Trung tâm gồm: Giám đốc (do đồng chí Phó Chánh Văn Phòng UBND tỉnh, thư ký Chủ tịch UBND tỉnh kiêm giữ chức), 02 Phó Giám đốc ( trong đó có 1 đồng chí là Trưởng phịng Kiểm sốt thủ tục hành chính thuộc Văn phịng UBND tỉnh kiêm giữ chức).
+ Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm:
++ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả: (gồm các công chức của Trung tâm và công chức, viên chức của các sở, ban, ngành cử đến làm việc). Nhiệm vụ quyền hạn:
Đối với cơng chức của Trung tâm hành chính cơng: Thực hiện nhiệm vụ theo dõi, cập nhật tình hình, tiến độ tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, giải quyết và trả kết quả các thủ tục hành chính được đưa vào Trung tâm hành chính cơng; tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của một số sở, ban, ngành có số lượng hồ sơ thủ tục hành chính ít khi được sở, ban, ngành ủy quyền theo sự đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh.
Đối với công chức, viên chức của các sở, ban, ngành biệt phái, cử đến làm việc tại Trung tâm: Thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, lĩnh vực của cơ quan cử đến.
++ Bộ phận Hành chính - Tổng hợp
++ Bộ phận Giám sát và Giải quyết khiếu nại (gồm cơng chức của Văn phịng UBND tỉnh và Thanh tra tỉnh cử đến làm việc).
- Biên chế của Trung tâm bao gồm: Biên chế chuyên trách và lao động hợp đồng (thực hiện theo quyết định số 2248/QĐ-UBND ngày 24/11/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức của Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Quảng Ngãi).
2.2. Thực trạng việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính cơng tỉnh Quảng Ngãi