II. Hoạt động kinh doanh
3. Các giải pháp hoàn thiện quá trình lập kế hoạch tại công ty
3.1.3 Giải pháp kỹ thuật
+ Xây dựng hệ thống thông tin.
Trong thời ký kinh tế hội nhập, nền kinh tế cạnh tranh khóc liệt, bất kỳ một
quyết định nào liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cần phải
có thông tin. Thông tin thu thập được càng nhiều, càng nâng cao chất lượng của các
quyết định và khẳ năng thành công là bấy nhiêu. Thực tế cũng cho thấy, những doanh
nghiệp tồn tại và phát triển là những doanh nghiệp chú trọng đầu tư cho việc nghiên cứu, thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài. Công tác lập kế hoạch của công ty cổ
phần may Vinatex Hương Trà lại ít dựa vào thông tin từ môi trường bên ngoài đây là
một sự thiếu sót khi xây dựng căn cứ lập kế hoạch. Vậy chi chí để xây dựng hệ thống
thông tin liên tục tương đối tốn kém nhưng về lâu về dài thì hiệu quả mà nó mang lại
là rất cao. Nếu một doanh nghiệp không có hệ thống thông tin liên tục, họ không thể
nắm bắt thường xuyên những biến độngcũng như cập nhật những thông tin mới nhất
diễn ra hàng ngày.
Hệ thống thông tin hiện đại đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp
nghiệp dễ dàng tìm mua nguyên vật liệu thuận lợi, giúp doanh nghiệp kết nối trực tiếp
với khách hàng, giúp doanh nghiệp có được nhữngthông tin về lao động,… Tăng sức
cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Để xây dựng được một hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả, công ty nên tâp
trung đầu tư vào:
+ Tiếp tục đầu tư năng cấp trang Web của công ty, trong trang Web này tập
trung giới thiệu sản phẩm, thu thập ý kiến của khách hàng, tổ chức đơn vịchuyên môn
để giải đáp thắc mắc, kiến nghị của khách hàng.
+ Xây dựng hệ thống thu thập thông tin về đối tác, khách hàng (những sản phẩm
của họ, mặt mạnh của từng khách hàng, khả năng tài chính của họ,…), về hoạt động
của đôi thủ cạnh tranh (tình hình tài chính của họ, những điểm mạnh và mặt hạn chế,
các mặt hàng sản xuất,…).
+ Xây dựng mạng lưới thông tin giữa các phòng ban, nâng cao kiến thức tin học
cho các cán bộ để việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban thuận lợi, nhanh chóng.
+ Thông tin hoạch hóa hoạt động kế hoạch
Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, các cán bộ kế hoạch đánh giá tình hình thực hiện kế
hoạch của năm xây dựng kế hoạch và tiến hành xây dựng kế hoạch cho năm tới. Như
vậy có thể hình dung khối lượng công việc khổng lồ mà phòng kế hoạch phải làm trong thời gian ngắn, điều này dẫn đến các quyết định không được nghiên cứu sâu. Do đó công ty nên xây dựng cho mình một phần mềm phục vụ riêng cho hoạt động lập và
đánh giá thực hiện kế hoạch. Vào cuối mỗi kỳkế hoạch, các cán bộ kế hoạch sẽ chạy
các file dữ liệu để đưa ra bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của công ty,
những phân tích chi tiết về tình hình sản xuất. Như vậy công ty nên sử dụng các công
cụ toán học như sơ đồ, bảng biểu, các phương pháp toán họctrong công tác phân tích,
đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của công ty giúp làm giảm
phương hướng sản xuất, các chỉ tiêu, các phương pháp thực hiện cho năm kế hoạch.