Nghiệp vụ QLDMĐT rất đa dạng và cần được áp dụng một cách linh hoạt và phù hợp đối với từng nhà đầu tư, tuy nhiên nghiệp vụ này cần được triển khai theo một trình tự thống nhất với các bước cụ thể. Các CTQLQ cần xây dựng quy trình thống nhất áp dụng cho nghiệp vụ QLDMĐT, quy trình này bao gồm các bước triển khai nghiệp vụ cùng với phương pháp và nguyên tắc thực hiện các bước này. Việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo nghiệp vụ này được thực hiện một cách đúng luật, khoa học, minh bạch, công bằng và mang lại hiệu quả cao nhất.
Có thể tóm tắt quy trình triển khai nghiệp vụ bằng sơ đồ sau :
Thu thập thông tin và lập hồ sơ khách hàng (*) Kết thúc hợp đồng QLDMĐT Xây dựng các tiêu chí cơ bản của DMĐT Thực hiện quản lýDMĐT Ký hợp đồng QLDMĐT Xây dựng DMĐT
( Tiếp tục giữ liên lạc với khách hàng, bổ sung và cập nhật các thông tin để có thể tiếp tục phục vụ và khai thác các hợp đồng mới.
Sơ đồ 3.1 : Quy trình triền khai nghiệp vụ QLDMĐT
Bước 1: Tư vấn về các loại hình đầu tư, thu thập thông tin và lập hồ sơ khách hàng:
Trước tiên, các nhà đầu tư cần được tư vấn và cung cấp thông tin tổng quan về thị trường chứng khoán Việt Nam, các công cụ đầu tư chứng khoán, xu hướng phát triển của thị trường chứng khoán. Điều này sẽ giúp cho các nhà đầu tư có kiến thức, thông tin, tạo tiền đề cho các quyết định ủy thác đầu tư sau này.
Kế hoạch tài chính và nhu cầu đầu tư của mỗi cá nhân là khác nhau. Kế hoạch tài chính của mỗi nhà đầu tư tùy thuộc vào tuổi tác, tình trạng tài chính, kế hoạch tương lai, mức ngại rủi ro và các nhu cầu khác của họ. CTQLQ phải tiến hành thu thập đầy đủ thông
tin về khách hàng. Đây chính là cơ sở quan trọng để có thể xây dựng được mục tiêu, chiến lược đầu tư cũng như xây dựng DMĐT phù hợp với khách hàng. Do vậy bước đầu trong quy trình, công ty cần tiền hành tư vấn về các loại hình đầu tư, thu thập thông tin và lập hồ sơ khách hàng. Dựa trên cơ sở những thông tin có được công ty có thể phân tích và phân loại khách hàng thành các nhóm khác nhau căn cứ vào lợi nhuận kỳ vọng và mức ngại rủi ro của họ.
Bước 2 : Cùng khách hàng xây dựng các tiêu chí cơ bản cho DMĐT :
Dựa trên cơ sở các thông tin đã có ở bước 1, các chuyên viên tư vấn của CTQLQ cần làm việc với từng nhà đầu tư để cùng với nhà đầu tư xây dựng những tiêu chí cơ bản của DMĐT. Nội dung tư vấn cần hướng đến việc hoạch định kế hoạch tài chính cá nhân tổng thể mặc dù CTQLQ có thể chỉ thực hiện một bộ phận trong kế hoạch tài chính đó. Các tiêu chí cơ bản của DMĐT bao gồm :
• Mục tiêu đầu tư
• Chính sách phân bổ tài sản • Hạn chế đầu tư
• Chiến lược đầu tư
Các yếu tố này là một phần không tách rời trong hợp đồng đầu tư. Trên cơ sở đó, CTQLQ sẽ xây dựng danh mục đầu tư phù hợp nhằm tối đa hoá lợi ích của từng khách hàng. Công ty phải đảm bảo rằng khách hàng hiểu rõ và đồng ý với những điều này. Trong quá trình đầu tư CTQLQ phải tuân thủ theo mục tiêu đầu tư, chính sách phân bổ tài sản, hạn chế đầu tư, chiến lược đầu tư…đã được ghi trong hợp đồng. Việc thay đổi những yếu tố này được coi như việc điều chỉnh một trong những nội dung trong hợp đồng QLDMĐT, mọi thay đổi phải có sự đồng ý bằng văn bản của khách hàng.
Bước 3 : Ký hợp đồng QLDMĐT, tiến hành thủ tục chuyển tiền vào tài khoản mở tại Ngân hàng lưu ký.
Hợp đồng QLDMĐT sẽ được xây dựng dựa trên kết quả của hai bước trên. Hợp đồng cần bao gồm những nội dung cơ bản như : mục tiêu đầu tư ( mức độ rủi ro chấp nhận, mức độ sinh lời kỳ vọng, thời hạn đầu tư), chính sách phân bổ tài sản, chiến lược đầu tư, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, các loại phí, phương pháp xác định giá trị tài sản ròng…
Sau khi ký kết hợp đồng QLDMĐT, CTQLQ mở tài khoản lưu ký đứng tên CTQLQ tại Ngân hàng lưu ký thay mặt cho nhà đầu tư ủy thác. Tài sản của từng nhà đầu tư ủy thác phải được quản lý trên các tài khoản tách biệt theo quy định tại hợp đồng quản lý đầu tư và được nhà đầu tư uỷ thác chấp thuận. Hợp đồng lưu ký giữa CTQLQ và Ngân hàng lưu ký được lập cho từng nhà đầu tư ủy thác. Khách hàng chuyển tiền vào tài khoản mở tại ngân hàng lưu ký để sẵn sàng cho việc giải ngân đầu tư.
Bước 4 : Xây dựng danh mục đầu tư
Sau khi hoàn tất các bước trên, bộ phận phân tích và đầu tư sẽ nghiên cứu các phương án đầu tư, kết hợp với xu thế thị trường nhằm xây dựng cơ cấu DMĐT tối ưu nhất, trên cơ sở đáp ứng lợi nhuận kỳ vọng của khoản đầu tư ủy thác và giảm thiểu rủi ro. Việc xây dựng DMĐT phải tuân thủ theo chính sách đầu tư và hạn chế đầu tư đã được ghi trong hợp đồng ủy thác. Việc xây dựng DMĐT có thể được thực hiện theo từng nhóm tài sản riêng biệt DMĐT cổ phiếu, DMĐT các công cụ có lợi suất cố định trên cơ sở cơ cấu phân bổ tài sản đã được xác định. Các bước thực hiện cụ thể bao gồm:
• Tìm kiếm và đánh giá chung các cơ hội đầu tư trên thị trường • Phân tích và đánh giá dự án đầu tư cụ thể
• Xem xét và lựa chọn các tài sản vào DMĐT • Xây dựng cơ cấu DMĐT tối ưu
Bước 5: Thực hiện quản lý danh mục đầu tư :
Sau khi hoàn tất việc xây dựng DMĐT, kết quả này sẽ được chuyển cho bộ phận QLDMĐT thể thực hiện việc quản lý. Các công việc cụ thể bao gồm :
• Lựa chọn thời điểm và thực hiện giao dịch mua các tài sản trong DMĐT. • Theo dõi và giám sát khoản đầu tư
• Thiết lập hệ thống kiểm soát và cảnh báo cho danh mục • Thực hiện việc thoái vốn và điều chỉnh danh mục đầu tư
• Cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động đầu tư định kỳ hàng quý và theo yêu cầu của từng nhà đầu tư.
Bước 6 : Kết thúc hợp đồng QLDMĐT
Sau một khoảng thời gian nhất định thông thường là 2 hoặc 3 tháng trước khi hết hạn hợp đồng, hai bên sẽ bắt đầu thảo luận về việc có gia hạn hợp đồng hay không. Nếu khách hàng lựa chọn tiếp tục hợp đồng, hợp đồng QLDMĐT sẽ được tái ký kết và DMĐT của khách hàng sẽ tiếp tục được duy trì. Nếu khách hàng ủy thác lựa chọn hình thức tất toán hợp đồng thì công ty sẽ bán hết chứng khoán trước khi kết thúc hợp đồng và chuyển tiền lại cho nhà đầu tư sau khi khấu trừ chi phí và thuế (nếu có).
Sau khi tất toán hợp đồng, công ty cần tiếp tục giữ liên lạc với khách hàng để duy trì mạng lưới khách hàng tiềm năng.