2.2.1. Hệ thống quản lý TXN của KPMG
Lượng Bằng chứng xác nhận từ bên ngoài tại KPMG rất lớn và khó có thể xử lý và kiểm soát thủ công hoàn toàn. Nhận thức được điều này, KPMG đã cho ra đời
hệ thống quản lý TXN mang tên miền
https://auditconfirmation.vn.kworld.kpmg.com/ để tối ưu hóa công tác xử lý và
hoàn thiện quy trình thu thập Bằng chứng xác nhận từ bên ngoài. Theo KAM, trang web này được ra đời vào năm 2017 cùng với sự ra đời của phòng ban KDC
nhằm giảm thiểu khối lượng công việc đồ sộ của kiểm toán ngày một tăng vào hàng năm cũng như tăng hiệu quả quản lý và tính độc lập của Bằng chứng xác nhận từ bên ngoài.
2.2.1.1. Thanh công cụ
Các thanh công cụ ở hệ thống quản lý TXN có chức năng xử lý chung tất cả các biểu mẫu, bao gồm ba loại: tạo, tra cứu và xử lý khác. Thanh công cụ được minh
Nhằm trực quan hóa công tác quản lý TXN, biểu mẫu thể hiện 4 loại thông tin:
Thông tin về nhân sự, Thông tin về khách hàng, Thông tin chung cho biểu mẫu
và Thông tin các thư. Biểu mẫu được minh họa theo Hình 3 như sau.
Audit Confirmation Request Form
Hình 1. Thanh công cụ
• Nhóm công cụ tra cứu bao gồm:
Need Your Action - Các biểu mẫu cần xử lý (số 2): các biểu mẫu người truy cập đã được Ban Quản lý phân bổ và sẵn sàng tiến hành xử lý
Search - Tìm kiếm (số 3): tra cứu biểu mẫu theo bộ lọc nhất định, bao gồm: tên, mã công việc, người được Ban Quản lý phân bổ,...
• Nhóm công cụ tạo biểu mẫu bao gồm:
Home - Trang chủ (số 1): tạo biểu mẫu mới trực tiếp trên hệ thống
42
Roll Forward - Tạo lại (số 4): tạo biểu mẫu có sẵn từ các cuộc kiểm toán của năm trước
Import AC - Tạo biểu mẫu gián tiếp (số 5): tạo biểu mẫu mới gián tiếp bằng tệp tin excel
• Nhóm công cụ xử lý khác bao gồm:
Document - Các tài liệu tải về (số 6): tải mẫu TXN cho việc in bản cứng nhằm phục vụ cho giai đoạn tiếp nhận hoặc tệp tin excel phục vụ cho việc tạo biểu mẫu
gián tiếp.
Admin - Quản trị (số 7): các tác vụ khác ngoài việc xử lý TXN như tóm tắt báo cáo các TXN, các chi phí cho TXN,...
• Thông tin về nhân sự
Hệ thống quản lý TXN có nhiều biểu mẫu được tạo, mỗi biểu mẫu tương ứng với một công việc kiểm toán được giao. Chính vì thế, chỉ có những nhân viên KTV hoặc KDC được Ban Quản lý phân bổ vào công việc nhất định mới có quyền truy cập vào một biểu mẫu tương ứng, và theo đó là nghĩa vụ xử lý TXN. Bên cạnh đó, chuyên viên và Ban Quản lý phòng ban KDC có thể truy cập được tất cả các biểu mẫu được tạo trên hệ thống quản lý TXN nhằm phục vụ cho việc xét duyệt để hoàn thành biểu mẫu sau này.
Thông tin nhân sư được minh họa tại Hình 3 và phân loại như sau:
o Main KDC contact for this form (b2) - KDC đảm nhiệm chính: có trách
nhiệm đối với toàn bộ TXN của khách hàng.
o SIC Initial (c1) - Trưởng viên nhóm kiểm toán, tùy trường hợp có thể
kiêm cả Requester (cl): người tạo biểu mẫu.
o MIC Initial (c2) - Quản lý nhóm kiểm toán: phân bổ nhân sự, duyệt trạng
thái biểu mẫu, đưa ra ý kiến kiểm toán cho mục ghi nhận chênh lệch giữa
số dư cần xác nhận và số dư được phản hồi.
o PIC Initial (c3) - Giám đốc nhóm kiểm toán: kiểm tra toàn bộ TXN và
các
tài liệu kiểm toán khác sau khi kết thúc kiểm toán.
o Other team members (c4) - các thành viên khác đảm nhiệm biểu mẫu
này:
có quyền truy cập tương đương với trưởng nhóm kiểm toán hoặc KDC đảm nhiệm chính.
• Thông tin về khách hàng
Bên cạnh quyền truy cập kể trên, biểu mẫu còn mang thông tin cần thiết của khách hàng nhằm toàn bộ nhân sự có thể nắm và thực hiện công tác xử lý thư thích hợp. Theo Hình 3, thông tin khách hàng bao gồm:
o Client (c5) - Tên khách hàng: Tên khách hàng là tên pháp lý của
công ty khách hàng, được thể hiện tương ứng trên hợp đồng kiểm toán
o Engagement (c6) - Tên cam kết: có tác dụng tránh sự nhầm lẫn
giữa các công việc với nhau.
o Engagement ID (c7) - Mã định vị tên công việc: Tương đương với
5 số cuối của số hợp đồng kiểm toán
o Audit period from-to (c8) - Giai đoạn kiểm toán
o Deadline to rcv all replied conf, (c9) - Hạn chót nhận tất cả các
TXN đã phản hồi
• Thông tin chung cho biểu mẫu
Nhằm theo dõi các tác vụ đã xảy ra ở biểu mẫu, hệ thống quản lý TXN còn thể hiện các thông tin chung cho biểu mẫu. Theo Hình 3, các thông tin này bao gồm:
o Status (a) - Trạng thái của biểu mẫu, bao gồm:
- Draft - Nháp: KTV đang trong quá trình tạo và chỉnh sửa biểu mẫu/các mục ghi nhận.
- Submited - Đã gửi biểu mẫu: KTV đã hoàn thành việc tạo và chỉnh sửa, đang chờ quản lý nhóm kiểm toán xét duyệt. - Assigned - Đã được quản lý nhóm kiểm toán xét duyệt và
phân bổ cho KDC đảm nhiệm chính xử lý
- Reviewing - Đã hoàn thành gửi, cập nhật dữ liệu thư và đang đợi Chuyên viên và Ban Quản lý KDC xét duyệt:
o Action (bl) - thông tin các tác vụ đã diễn ra bao gồm: đối
tượng
và thời gian thực hiện. • Thông tin về các thư
o Total ESP (b3) - chi phí ước tính cho toàn bộ TXN
o Confirmation Summary (e) - tóm tắt số lượng và chi phí ước tính
cho từng loại TXN
2.2.1.2. Mục ghi nhận (record)
Mỗi thư tương ứng với một hoặc nhiều mục ghi nhận khác nhau, và chúng là phương tiện để hoàn thành các công tác xử lý TXN chính bao gồm gửi và cập nhật dữ liệu TXN. Theo Hình 4 minh họa cho mục ghi nhận dưới đây, có hai thành phần chính: Thông tin mục ghi nhận và Các tác vụ của mục ghi nhận
Nguyen Thi Ha Chi updated on 08 Jan 2021.11:50:31 Update I (P Copy
Hình 3. Mục ghi nhận
• Các tác vụ của mục ghi nhận
- Postage (1) - Đặt bưu phí: nhằm xác nhận gửi thư đồng thời theo dõi hành trình thư đi
- Update (2) - Cập nhật: nhập dữ liệu cho TXN đã được phản hồi - Copy (3): Sao chép mục ghi nhận: cho các mục ghi nhận giống nhau
về thông tin bên xác nhận hoặc khoản mục nhưng khác nhau về tiền tệ.
- Checklist (4) - Danh mục kiểm tra tính tin cậy của TXN.
• Các thông tin mục ghi nhận
- Mã bưu điện của thư, được hiện lên sau khi hoàn thành việc đặt bưu phí
- Thông tin liên lạc của bên xác nhận - Địa chỉ của bên xác nhận
- Số tham chiếu cho mỗi thư - Khoản mục cần xác nhận
- Ghi chú cho từng loại thông tin của khoản mục
- Trạng thái của thư bao gồm: Active (đang hoạt động - có thể thực hiện
toàn bộ tác vụ), Inactive (thư đã bị vô hiệu hóa - không thể thực hiện các tác vụ), Rejected (thư cập nhật sai và bị từ chối bởi Chuyên viên/Quản lý phòng KDC) và Completed (các thư đã được hoàn tất).
2.2.2. Các loại Bằng chứng xác nhận từ bên ngoài tại KPMG
Tại KPMG, có tất cả 6 loại Bằng chứng xác nhận từ bên ngoài, và các thư cần đáp ứng đủ các thành phần sau:
- Đối tượng gửi: các tổ chức pháp nhân trong và ngoài nước, độc lập với công ty khách hàng.
- Nội dung cập nhật: thông tin, số dư các khoản mục cần xác nhận; thông tin bên xác nhận; thông tin nhận thư, xác thực của KPMG
- Tiêu chí đánh giá tính tin cậy:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC: thể hiện qua mã vạch và con mộc
KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email: nhận được thư phản hồi bản
cứng
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận: dựa vào tên người gửi ở bìa
thư phản hồi
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền: bên xác nhận ghi hoặc tra
cứu thủ công
✓ Thư có con mộc của bên xác nhận: con mộc có tên công ty, chi nhánh
2.2.2.1. TXN Ngân hàng
Tất cả các doanh nghiệp đều có giao dịch tại ngân hàng, thế nên, TXN ngân hàng
được cho là TXN phổ biến nhất so với các TXN khác của KPMG. TXN ngân hàng là dạng thư mở, không có số dư có sẵn như các loại TXN còn lại và dùng để thu thập xác nhận các tài khoản của khách hàng có tại ngân hàng. Theo đó, TXN ngân hàng bao gồm có đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: các ngân hàng trong và ngoài nước Việt Nam.
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN ngân hàng còn có các nội dung sau:
- Tài Khoản Ngân Hàng: bao gồm các tài khoản thanh toán (không kỳ hạn), tài khoản có kỳ hạn (trên và dưới 6 tháng), khoản vay, các tài khoản đã đóng, các khoản lãi phát sinh,...
- Hợp Đồng Cam Kết Hoán Đổi Và Hợp Đồng Cam Kết Có Kỳ Hạn: bao gồm tổng số tiền và lãi suất phát sinh của hợp đồng.
- Tài Sản Thế Chấp Cho Ngân Hàng: bao gồm các giá trị và thông tin của tài sản thế chấp, đó có thể là tài sản hữu hình hoặc tài sản vô hình.
- Tài Sản Khác Ngân Hàng Đang Giữ: bao gồm các cổ phiếu, các chứng
nhận về quyền sở hữu tài sản, và bất kỳ một tài sản khác mà ngân hàng
ghi nhận ở sổ theo dõi tài sản giữ hộ.
- Các Khoản Nợ Bất Thường Và Các Thông Tin Khác
• Tiêu chí đánh giá tính tin cậy: vì mức độ kiểm soát của ngân hàng cao, nên tiêu chí đánh giá tin cậy ít hơn so với tiêu chí chung, bao gồm:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email (trừ TXN điện tử)
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký và họ tên bên xác nhận
2.2.2.2. TXN Khoản phải trả
TXN khoản phải trả dùng để thu thập xác nhận các khoản phải trả của khách hàng, bao gồm các khoản phải trả và khoản tiền cọc nhận từ khách hàng. Theo đó, TXN khoản phải trả bao gồm các đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: tổ chức pháp nhân mà khách hàng đang có khoản nợ tại đó
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN phải trả còn có các nội dung sau:
- Các khoản phải trả: số dư cuối kỳ còn nợ bên xác nhận
- Các khoản tiền cọc nhận từ khách hàng: giá trị khoản tiền cọc của bên
xác nhận khách hàng đang nắm giữ • Tiêu chí đánh giá tính tin cậy:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền
2.2.2.3. TXN Khoản phải thu
Tương tự như TXN các khoản phải trả, TXN khoản phải thu có sẵn số dư, bao gồm các khoản phải thu và khoản trả trước cho người bán. Theo đó, TXN khoản phải trả bao gồm các đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: tổ chức pháp nhân mà khách hàng đang có khoản phải thu
tại đó
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN phải thu còn có các nội dung sau:
- Các khoản phải thu: số dư cuối kỳ bên xác nhận còn nợ khách hàng - Các khoản trả trước cho người bán: giá trị khoản tiền cọc của khách
hàng mà bên xác nhận đang nắm giữ • Tiêu chí đánh giá tính tin cậy:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền
✓ Thư có con mộc hợp lệ của bên xác nhận
1.2.2.4. TXN các bên liên quan (Interco - Related parties confirmation) TXN các bên liên quan bao gồm hai thành phần cần xác nhận: số dư cuối kỳ khoản phải thu, phải trả và giá trị các giao dịch trong năm. Theo đó, TXN khoản phải trả bao gồm các đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: các công ty con, công ty mẹ, liên doanh liên kết,.. mà bên khách hàng có giao dịch tại đó
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN các bên liên quan còn có các nội dung sau:
- Số dư cuối kỳ: số dư kỳ của khoản phải thu/phải trả.
- Các giá trị giao dịch trong năm: các giá trị giao dịch biến động tương ứng với số dư cuối kỳ của khoản phải thu/phải trả, bao gồm Giao dịch
mua/bán nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ/thành phẩm/hàng hóa; Trả/Thu tiền lương; Trả/Thu tiền đào tạo nhân viên; Trả/thu Phí dịch vụ; Thuế tại nguồn; Trả/thu Phí bảo hành, bảo trì.
• Tiêu chí đánh giá tính tin cậy:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận, đặc biệt không trùng
với thông tin của khách hàng.
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền
1.2.2.5. TXN Khoản dịch vụ tài chính
TXN các khoản dịch vụ tài chính được thể hiện một cách đa dạng và có tính chất
đặc biệt vì các công ty tài chính có tính chất định khoản ngược. Thế nên, KTV lẫn KDC luôn cẩn trọng trong công tác xử lý loại thư này. Theo đó, TXN khoản dịch vụ tài chính bao gồm các đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: các công ty dịch vụ tài chính mà khách hàng có giao dịch tại đó
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN khoản dịch vụ tài chính còn có các nội dung sau:
- Các khoản tiền gửi thanh toán phải thu: các khoản khách hàng có tiền gửi không kỳ hạn tại bên xác nhận
- Các khoản tiền gửi thanh toán phải trả: các khoản bên xác nhận có
tiền gửi không kỳ hạn tại bên khách hàng
- Các khoản tiền gửi có kỳ hạn phải thu: các khoản khách hàng có tiền gửi có kỳ hạn trên 6 tháng tại bên xác nhận
- Các khoản tiền gửi có kỳ hạn phải trả: các khoản bên xác nhận có tiền gửi có kỳ hạn trên 6 tháng tại bên khách hàng
- Các khoản vay phải thu: các khoản bên xác nhận có khoản vay tại bên khách hàng
- Các khoản vay phải trả: các khoản bên xác nhận có khoản vay tại bên khách hàng
- Các khoản đầu tư đáng tin cậy: chứng khoán, quỹ đầu tư, bảo lãnh,..
- Các khoản khác
• Tiêu chí đánh giá tính tin cậy: trừ khi bên xác nhận là ngân hàng, cách thức đánh giá tính tin cậy vẫn tương tự như các TXN khác
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC