• Bên xác nhận/đơn vị vận chuyển/khách hàng không có sự hợp tác với KTV/KDC
Bên xác nhận không hợp tác phản hồi, đơn vị vận chuyển không cập nhật hành trình thư, khách hàng không đồng ý cung cấp xác thực cho thư là các trường hợp
khá phổ biến trong quy trình xử lý thư. Khi đó, để thực hiện quy trình một cách đầy đủ nhất, KTV/KDC đành phải tốn một khoảng thời gian để thực hiện các tác
vụ ngoài quy trình như: trực tiếp liên hệ với bên đơn vị vận chuyển về hành trình
thư, liên hệ thuyết phục bên xác nhận hoặc bên khách hàng về thư,... • Bên xác nhận không nêu rõ thông tin phản hồi
Một số thư phản hồi nhận được không nêu rõ số dư cũng như các thông tin đi kèm gây khó khăn cho KDC trong việc cập nhật dữ liệu thư trên hệ thống quản lý TXN và trực tiếp gây ra trì trệ thời gian hoàn thành thư bằng những thủ tục ngoài quy trình như: trao đổi lại với bên xác nhận, thông báo lại cho KTV để tìm
giải đáp từ khách hàng,... và phần nào giảm chất lượng của loại bằng chứng xác nhận từ bên ngoài.
• Mức độ chấp hành chưa nghiêm túc của KTVvà KDC
Một số KTV/KDC vẫn chưa thực sự nghiêm túc thực hiện quy trình thu thập bằng chứng xác nhận từ bên ngoài. Một số trường hợp có thê kể đến như KTV không thu thập xác thực của khách hàng nên bên xác nhận không đồng ý phản hồi thư; KDC không lưu trữ bìa thư như quy định, gây khó khăn cho Ban Quản lý kiểm tra tính tin cậy của thư để xét duyệt; KTV không tìm ra ý kiến kiểm toán
cho khoản mục bị chênh lệch, gây khó khăn cho việc xử lý dữ liệu sau khi đóng biểu mẫu,. Việc thực hiện chưa nghiêm túc quy trình sẽ dẫn đến những sai sót, cản trở không đáng có, ảnh hưởng đến chất lượng bằng chứng xác nhận từ bên ngoài, kéo dài thêm thời gian thực hiện quy trình bằng những thủ tục điều chỉnh lại những thiếu hoặc sai sót cũng như giảm đi hiệu quả làm việc của nhân viên và uy tín của cả công ty.
• Sai thông tin xác nhận/Đơn vị vận chuyển giao nhầm thư
Khách hàng đôi khi không nắm chắc về thông tin xác nhận, hoặc đơn vị vận chuyển giao thư không chính xác dẫn đến rủi ro không thể thu thập được dữ liệu phản hồi và cả rủi ro bảo mật nội dung thư. Đặc biệt là các thư có số dư như thư phải trả/thu, dịch vụ tài chính, khác,... của các tổ chức, doanh nghiệp, việc giao thư không chính xác không chỉ gây rủi ro cho việc thu thập TXN mà còn là rủi ro uy tín của công ty.
• Chênh lệch thông tin giữa KTV và KDC
Việc chênh lệch thông tin giữa KTV và KDC thường xuyên diễn ra khiến cho quy trình thu thập bằng chứng xác nhận từ bên ngoài trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Trường hợp điển hình đó là chênh lệch thông tin trong việc đóng biểu mẫu khi KTV A yêu cầu KDC đóng biểu mẫu nhưng KTV B thì không đồng ý việc đóng biểu mẫu. Vì vậy, KDC phải tốn thêm thời gian giải trình cho Ban Quản lý KDC để có thể mở lại biểu mẫu theo yêu cầu của KTV B.
• Việc xử lý thư khó khăn do kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ xử lý thư còn yếu
Một số dữ liệu ở thư phản hồi lẫn các thực tế phát sinh ở quy trình thu thập bằng
chứng xác nhận từ bên ngoài không nằm trong phạm vi kiến thức KTV/KDC có được từ việc học và đào tạo ở trường lẫn KPMG, nên đôi lúc KTV/KDC gặp khó
khăn trong việc xử lý thư, dẫn đến chất lượng bằng chứng xác nhận từ bên ngoài
không được đảm bảo. Khi đó, Ban Quản lý KDC lẫn nhóm kiểm toán phải can thiệp vào thông qua thủ tục xét duyệt như xét duyệt việc cập nhật dữ liệu ở phòng
KDC. Việc can thiệp này kéo dài thời gian hoàn thành thư khi Ban Quản lý sẽ phải chuyển lại cho nhân viên KDC hoặc KTV chỉnh sửa lại và Ban Quản lý sẽ phải kiểm tra và duyệt một lần nữa mới có thể hoàn thành thư.
• Thời gian hoàn thành thư và số lượng nhân sự không đảm bảo
Một số công việc kiểm toán yêu cầu thời gian cần hoàn thành thư hẹp và lượng nhân sự ít trong khi đó số lượng thư của công việc đó lớn đáng kể. Việc phân bổ này đã làm giảm hiệu quả quy trình thu thập bằng chứng xác nhận từ bên ngoài, đặc biệt là chất lượng của thư không được đảm bảo khi không có thời gian và không đủ nguồn nhân lực để hoàn thành đầy đủ và chính xác các công tác xử lý thư. Khi đó, KTV lại phải tốn thêm thời gian cho các thủ tục hoặc bằng chứng kiểm toán thay thế khác.
• Sự giám sát của Ban Quản lý chưa được chặt chẽ
Lượng công việc của mỗi nhân sự tại KPMG lớn, đặc biệt là Ban Quản lý, khi phải vừa hoàn thành lượng công việc lớn của mình, vừa phải có trách nhiệm giám
sát nhân viên ở phòng ban của mình. Theo đó, mỗi công việc kiểm toán có thể có hơn 10 người đảm nhiệm việc xử lý thư, nhưng chỉ có 1-2 người Ban Quản lý
chịu trách nhiệm giám sát. Chính vì điều này đã dẫn đến việc thực hiện quy trình
thu thập bằng chứng xác nhận của các nhân viên không được đảm bảo thực hiện tốt, từ đó, Ban Quản lý lại phải tốn thêm thời gian xử lý những vấn đề phát sinh đó.
• Cơ sở vật chất không đáp ứng đủ lượng thư ngày càng tăng
Bên cạnh công tác thu thập bằng chứng xác nhận bên ngoài, KPMG còn các công
tác kiểm toán khác, chính vì thế nhu cầu sử dụng trang thiết bị, hệ thống mạng cao, đặc biệt là các mùa cao điểm của kiểm toán. Thế nên, tình trạng thiếu và hư hỏng trang thiết bị, hệ thống mạng máy tính thường xuyên bị thiếu hụt hoặc hư hỏng, đặc biệt là máy in, gây cản trở cho quá trình gửi thư đi cũng như scan thư nhằm cập nhật dữ liệu thư, dẫn đến quy trình trở nên trì trệ hơn rất nhiều khi phải