Tại KPMG, TXN qua email không mang tính tin cậy và hợp lệ. Theo đó, KPMG
chỉ chấp nhận xác nhận thông qua một nền tảng duy nhất đó là trang web riêng về TXN điện tử Confirmation.com. Bên cạnh đó, để KTV có thể gửi TXN điện tử, bên thứ ba - tức bên xác nhận, cần phải hợp thức hóa quy trình xác nhận trên nền tảng này. Khác với TXN truyền thống, ở giai đoạn tiếp nhận chỉ có sự tham gia của KTV. Chỉ khi đến giai đoạn cập nhật mới có sự tham gia của KDC. Hiện nay, tại Việt Nam chỉ có một vài ngân hàng nước ngoài như Citibank, Standard Chartered, JPMorgan, Mizuho,... sử dụng phương thức xác nhận online
này, trong đó Citibank đã chính thức thay thế TXN truyền thống thành TXN điện
tử thông qua trang web confirmation.com này. Các ngân hàng còn lại sử dụng phương thức xác nhận online như một hình thức bổ sung, không phải thay thế.
Giai đoan câp nhái và lưu trữ TXN ∙ Giri đù vá đúng tệp TXN cho KDC ■ Đồng kiểm tra tịnh chinh xác cùa tệp TXN dã được đăng và cập nhật lẽn hệ thong
Giai đoan hoận thành biếu mẩu
Dụng Ihũ tục kiẹm toán thay thề cho TXN khỏng hợp lệ
Giat đoan theo dôi
TXN Giai doan cãp nhátvà lưu trữ TXN Giai đoan hoànthành biếu mầu Giai đoan Uep nhàn
TXN
'ε≈^" • Đốc thúc bên kỳ xác nhân khi dược KTV ũy quyền
' ∙ Kient tra tinh đầy đù cua tệp TXN • Kiềm tra tinh
dũng dán của tệp TXN • Cập nhặt dữ liệu trên tệp TXN • Cập nhật tinh hợp lè cùa TXN - chi dùng online confirmation Chuyên VienTnrong phóng KDC duyét các mục ghi nhặn đẽ hoán thiên chúng • Đóng biểu mẫu khi các mục ghi nhãn dà dược duyệt vá hoác hoàn thánh Hình 5. Quy trình TXN điện tử 62
Trạng thái Chú thích Điều KTV cần làm
Được gửi đi (Send): Yêu cầu xác nhận đã được
gửi đi nhưng chưa được
confirmation.com thông
qua vì bên xác nhận yêu cầu
cung cấp thêm thông tin/từ chối phản hồi do thiếu hoặc sai sót thông tin từ phía KTV,...
Bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin (nếu có)
2.2.4.1. Giai đoạn tiếp nhận
• Đối với KTV
Thu thập và nhập xác thực của KH trên online confirmation: Tương tự như bước đầu cho quy trình theo mẫu TXN truyền thống, KTV thu thập thông tin và xác thực khách hàng để điền vào biểu mẫu thông tin của khách hàng nhằm ngân hàng kiểm tra và có cơ sở đồng ý phản hồi. Theo đó, chữ ký thu thập là chữ ký điện tử, con mộc được tải lên theo tệp hình. Các thông tin khác bao gồm: số hợp đồng kiểm toán, thông tin công ty kiểm toán,...
Thu thập số lượng thư xác nhận tương đương số lượng mẫu đã chọn: Tuy lượng TXN điện tử ít, nhưng KTV cũng cần kiểm tra số lượng thư cần thu thập tương ứng với số lượng mẫu đã chọn mà ở đó bên xác nhận chỉ đồng ý yêu cầu xác nhận dạng TXN điện tử.
2.2.4.2. Giai đoạn theo dõi thư
• Đối với KTV
Theo dõi tình hình TXN: Có 4 tình trạng cho một lệnh yêu cầu xác nhận ở confirmation.com được khái quát qua Bảng 3 như sau:
gửi cho KTV nhằm KTV kiểm tra lại và thông báo nếu có thiếu hoặc sai sót từ việc phản hồi
phản ánh lại cho bên xác nhận về tình trạng tệp tin
Sau khi gửi yêu cầu xác nhận tại hệ thống confirmation.com, lệnh yêu cầu sẽ ở trạng thái ‘’Được gửi đi’’. Neu có thiếu hoặc sai sót gì từ KTV về lệnh yêu cầu TXN hoặc thông tin của khách hàng, bên thứ ba sẽ yêu cầu bổ sung cho đến khi trạng thái yêu cầu xác nhận chuyển sang ‘’Được thông qua’’. Một khi trạng thái chuyển sang ‘’Được thông qua’’, thông thường yêu cầu xác nhận sẽ được phản hồi từ 2-3 tuần.
Khi trạng thái yêu cầu xác nhận đã chuyển sang ‘’Hoàn tất’’, hệ thống confirmation.com sẽ tự động gửi email thông báo cho KTV và KTV có thể tải xuống toàn bộ tệp tin xác nhận đã phản hồi từ bên xác nhận, hay còn gọi là tệp TXN hoàn chỉnh, nhằm kiểm tra và đối chiếu lại. Theo đó, tệp tin sẽ bao gồm 3 tệp dưới định dạng pdf: Thông tin khách hàng; Thông tin bên xác nhận và Thông tin cần xác nhận. Nếu có sai hoặc thiếu sót từ bên xác nhận, KTV thông báo và chuyển tiếp lại cho bên xác nhận chỉnh sửa hoặc bổ sung.
Nếu không còn chỉnh sửa/bổ sung nào được yêu cầu hoặc việc chỉnh sửa/bổ sung đã hoàn tất, trạng thái yêu cầu xác nhận chuyển sang ‘’Được chia sẻ’’ nhằm phục vụ mục đích kiểm toán cho KTV. Khi đó cũng sẽ có một email thông báo cho KTV về tình trạng yêu cầu xác nhận. KTV dùng email đó đính kèm với tệp TXN hoàn chỉnh và gửi cho bộ phận KDC cập nhật dữ liệu trên hệ thống quản lý TXN.
• Đối với KDC
Như TXN truyền thống, nếu trên hệ thống quản lý TXN có lệnh đốc thúc, khi được KTV yêu cầu, KDC có nhiệm vụ liên lạc với bên ngân hàng để nhắc nhở về việc phản hồi TXN để tránh trường hợp chậm trễ cập nhật dữ liệu thư cũng như hoàn tất quy trình xử lý TXN.
2.2.4.3. Giai đoạn cập nhật và lưu trữ dữ liệu
• Đối với KTV
Gửi đủ và đúng tệp TXNcho KDC: Khi đã nhận được tệp TXN hoàn chỉnh cùng với email cập nhật trạng thái yêu cầu xác nhận sang ‘’Được chia sẻ’’, KTV có nhiệm vụ kiểm tra lại tệp một lần nữa và gửi cho KDC đảm nhiệm công việc tương ứng. Việc kiểm tra này tránh rủi ro bảo mật cũng như tiết kiệm thời gian cho KDC tiến hành các nghiệp vụ tiếp theo cho TXN điện tử.
Đồng kiểm tra tính chính xác của tệp TXN đã được đăng và cập nhật lên hệ thống: Như TXN truyền thống trong bước kiểm tra tính chính xác của bản scan mã vạch thư ở giai đoạn cập nhật, KTV cần có sự hợp tác trong việc kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của tệp TXN được tải lên hệ thống bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin ngân hàng cũng như các dữ liệu của thư.
• Đối với KDC
Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của tệp TXN: Sau khi nhận được 2 tệp TXN hoàn chỉnh từ KTV, KDC kiểm tra thêm tình trạng yêu cầu xác nhận được thể hiện qua email thông báo của confirmation.com và nhắc nhở KTV nếu tình trạng yêu cầu xác nhận chưa hoàn chỉnh, đồng thời kiểm tra số lượng và chất lượng của tệp TXN.
Cập nhật dữ liệu trên tệp TXN: Khi 2 tệp TXN đã hoàn chỉnh, nhằm mục đích đối chiếu, KDC sẽ tải 2 tệp kèm với nội dung email lên thư mục chia sẻ cho các thành viên trong nhóm quản lý TXN và nhóm kiểm toán. Sau đó, dựa vào tệp TXN hoàn chỉnh, KDC cập nhật dữ liệu, thông tin phản hồi lên trên hệ thống quản lý TXN của KPMG.
TXN truyền thống TXN điện tử
Giai đoạn tiếp nhận Xác thực của khách hàng được
thể hiện trên thư
KTV chuẩn bị thư, KDC gửi đi.
Xác thực của khách hàng được thể hiện trên hệ thống confirmation.com.
Chỉ KTV gửi yêu cầu xác nhận.
Giai đoạn theo dõi Theo hệ thống theo dõi hành
trình của đơn vị vận chuyển Trênconfirmation.comhệ thống
Cập nhật tính hợp lệ của TXN điện tử: Theo quy định tại KPMG, tính tin cậy của TXN điện tử mà ở đó chỉ áp dụng TXN ngân hàng nước ngoài, luôn được đáp ứng do hệ thống kiểm soát của ngân hàng lẫn confirmation.com được đảm bảo. Thế nên, KDC hoặc KTV chỉ cần đánh dấu vào ô ‘’Online confimation’’ (‘’TXN điện tử’’), hệ thống quản lý TXN sẽ hiểu đó là TXN điện tử và không cần phải dùng lệnh đánh giá tín tin cậy thông qua Checklist như TXN truyền thống.
2.2.4.4. Giai đoạn hoàn thành
• Đối với KTV
Dùng thủ tục kiểm toán thay thế cho TXN không nhận được phản hồi: TXN điện tử luôn đáp ứng tính hợp lệ, nên thủ tục kiểm toán hoặc thu thập BCKT thay thế đối với TXN điện tử chỉ dành cho những TXN điện tử không nhận được phản hồi.
• Đối với KDC
Ban Quản lý phòng KDC duyệt các mục ghi nhận: Tương tự như quy trình TXN truyền thống, nhưng Ban Quản lý phòng KDC chỉ đối chiếu và kiểm tra thông qua tệp tin đã được đăng tải trên hệ thống quản lý TXN và thư mục chung của nhóm kiểm toán và KDC để duyệt mục ghi nhận.
Đóng biểu mẫu khi các mục ghi nhận đã được duyệt và/hoặc hoàn thành: Một khi tất cả các mục ghi nhận được hoàn tất, khi được KTV yêu cầu, KDC nhấn đóng biểu mẫu nhằm phục vụ cho KTV in BCTC cũng như tiến hành các bước tiếp theo để tiến tới kết thúc cuộc kiểm toán.
67
tin cậy
Giai đoạn lưu trữ Lưu trữ thủ công và hệ thống
bao gồm thư và bìa thư Lưu trữ tệp tin trên hệthống
Giai đoạn hoàn thành Kiểm tra, đối chiếu thủ công
TXN thực với mục ghi nhận trên
hệ thống quản lý TXN
Kiểm tra, đối chiếu ngay trên hệ thống quản lý TXN
Hình thức Bản cứng, khó truy cứu Bản mềm, dễ truy cứu
Loại thư áp dụng Tất cả các TXN Chỉ có TXN ngân hàng
nước ngoài như Citibank, JPMorgan,...