Tại KPMG, có tất cả 6 loại Bằng chứng xác nhận từ bên ngoài, và các thư cần đáp ứng đủ các thành phần sau:
- Đối tượng gửi: các tổ chức pháp nhân trong và ngoài nước, độc lập với công ty khách hàng.
- Nội dung cập nhật: thông tin, số dư các khoản mục cần xác nhận; thông tin bên xác nhận; thông tin nhận thư, xác thực của KPMG
- Tiêu chí đánh giá tính tin cậy:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC: thể hiện qua mã vạch và con mộc
KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email: nhận được thư phản hồi bản
cứng
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận: dựa vào tên người gửi ở bìa
thư phản hồi
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền: bên xác nhận ghi hoặc tra
cứu thủ công
✓ Thư có con mộc của bên xác nhận: con mộc có tên công ty, chi nhánh
2.2.2.1. TXN Ngân hàng
Tất cả các doanh nghiệp đều có giao dịch tại ngân hàng, thế nên, TXN ngân hàng
được cho là TXN phổ biến nhất so với các TXN khác của KPMG. TXN ngân hàng là dạng thư mở, không có số dư có sẵn như các loại TXN còn lại và dùng để thu thập xác nhận các tài khoản của khách hàng có tại ngân hàng. Theo đó, TXN ngân hàng bao gồm có đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: các ngân hàng trong và ngoài nước Việt Nam.
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN ngân hàng còn có các nội dung sau:
- Tài Khoản Ngân Hàng: bao gồm các tài khoản thanh toán (không kỳ hạn), tài khoản có kỳ hạn (trên và dưới 6 tháng), khoản vay, các tài khoản đã đóng, các khoản lãi phát sinh,...
- Hợp Đồng Cam Kết Hoán Đổi Và Hợp Đồng Cam Kết Có Kỳ Hạn: bao gồm tổng số tiền và lãi suất phát sinh của hợp đồng.
- Tài Sản Thế Chấp Cho Ngân Hàng: bao gồm các giá trị và thông tin của tài sản thế chấp, đó có thể là tài sản hữu hình hoặc tài sản vô hình.
- Tài Sản Khác Ngân Hàng Đang Giữ: bao gồm các cổ phiếu, các chứng
nhận về quyền sở hữu tài sản, và bất kỳ một tài sản khác mà ngân hàng
ghi nhận ở sổ theo dõi tài sản giữ hộ.
- Các Khoản Nợ Bất Thường Và Các Thông Tin Khác
• Tiêu chí đánh giá tính tin cậy: vì mức độ kiểm soát của ngân hàng cao, nên tiêu chí đánh giá tin cậy ít hơn so với tiêu chí chung, bao gồm:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email (trừ TXN điện tử)
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký và họ tên bên xác nhận
2.2.2.2. TXN Khoản phải trả
TXN khoản phải trả dùng để thu thập xác nhận các khoản phải trả của khách hàng, bao gồm các khoản phải trả và khoản tiền cọc nhận từ khách hàng. Theo đó, TXN khoản phải trả bao gồm các đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: tổ chức pháp nhân mà khách hàng đang có khoản nợ tại đó
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN phải trả còn có các nội dung sau:
- Các khoản phải trả: số dư cuối kỳ còn nợ bên xác nhận
- Các khoản tiền cọc nhận từ khách hàng: giá trị khoản tiền cọc của bên
xác nhận khách hàng đang nắm giữ • Tiêu chí đánh giá tính tin cậy:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền
2.2.2.3. TXN Khoản phải thu
Tương tự như TXN các khoản phải trả, TXN khoản phải thu có sẵn số dư, bao gồm các khoản phải thu và khoản trả trước cho người bán. Theo đó, TXN khoản phải trả bao gồm các đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: tổ chức pháp nhân mà khách hàng đang có khoản phải thu
tại đó
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN phải thu còn có các nội dung sau:
- Các khoản phải thu: số dư cuối kỳ bên xác nhận còn nợ khách hàng - Các khoản trả trước cho người bán: giá trị khoản tiền cọc của khách
hàng mà bên xác nhận đang nắm giữ • Tiêu chí đánh giá tính tin cậy:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền
✓ Thư có con mộc hợp lệ của bên xác nhận
1.2.2.4. TXN các bên liên quan (Interco - Related parties confirmation) TXN các bên liên quan bao gồm hai thành phần cần xác nhận: số dư cuối kỳ khoản phải thu, phải trả và giá trị các giao dịch trong năm. Theo đó, TXN khoản phải trả bao gồm các đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: các công ty con, công ty mẹ, liên doanh liên kết,.. mà bên khách hàng có giao dịch tại đó
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN các bên liên quan còn có các nội dung sau:
- Số dư cuối kỳ: số dư kỳ của khoản phải thu/phải trả.
- Các giá trị giao dịch trong năm: các giá trị giao dịch biến động tương ứng với số dư cuối kỳ của khoản phải thu/phải trả, bao gồm Giao dịch
mua/bán nguyên vật liệu/công cụ dụng cụ/thành phẩm/hàng hóa; Trả/Thu tiền lương; Trả/Thu tiền đào tạo nhân viên; Trả/thu Phí dịch vụ; Thuế tại nguồn; Trả/thu Phí bảo hành, bảo trì.
• Tiêu chí đánh giá tính tin cậy:
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận, đặc biệt không trùng
với thông tin của khách hàng.
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền
1.2.2.5. TXN Khoản dịch vụ tài chính
TXN các khoản dịch vụ tài chính được thể hiện một cách đa dạng và có tính chất
đặc biệt vì các công ty tài chính có tính chất định khoản ngược. Thế nên, KTV lẫn KDC luôn cẩn trọng trong công tác xử lý loại thư này. Theo đó, TXN khoản dịch vụ tài chính bao gồm các đặc điểm như sau:
• Đối tượng gửi: các công ty dịch vụ tài chính mà khách hàng có giao dịch tại đó
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN khoản dịch vụ tài chính còn có các nội dung sau:
- Các khoản tiền gửi thanh toán phải thu: các khoản khách hàng có tiền gửi không kỳ hạn tại bên xác nhận
- Các khoản tiền gửi thanh toán phải trả: các khoản bên xác nhận có
tiền gửi không kỳ hạn tại bên khách hàng
- Các khoản tiền gửi có kỳ hạn phải thu: các khoản khách hàng có tiền gửi có kỳ hạn trên 6 tháng tại bên xác nhận
- Các khoản tiền gửi có kỳ hạn phải trả: các khoản bên xác nhận có tiền gửi có kỳ hạn trên 6 tháng tại bên khách hàng
- Các khoản vay phải thu: các khoản bên xác nhận có khoản vay tại bên khách hàng
- Các khoản vay phải trả: các khoản bên xác nhận có khoản vay tại bên khách hàng
- Các khoản đầu tư đáng tin cậy: chứng khoán, quỹ đầu tư, bảo lãnh,..
- Các khoản khác
• Tiêu chí đánh giá tính tin cậy: trừ khi bên xác nhận là ngân hàng, cách thức đánh giá tính tin cậy vẫn tương tự như các TXN khác
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận.
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền
✓ Thư có con mộc hợp lệ của bên xác nhận
1.2.2.6. TXN Khác
Để xác nhận các khoản vừa có số lượng vừa có giá trị, KTV phải lập thư Khác. Các khoản mục đó có thể kể đến như Tài sản, Hàng tồn kho giữ hộ, Hàng giữ hộ
chờ bán, Chứng khoán, Trái phiếu, Cổ phiếu, Cố vấn pháp luật, Số lượng tiền mặt,...
• Đối tượng gửi: tất cả loại hình pháp nhân mà khách hàng cần xác nhận các khoản mục vừa có số lượng vừa có giá trị
• Nội dung gửi: bên cạnh các thông tin cần thiết, TXN Khác còn có các nội
dung sau:
- Loại khoản mục cần xác nhận - Giá trị khoản mục cần xác nhận
- Đơn vị tính cho khoản mục cần xác nhận
• Tiêu chí đánh giá tính tin cậy: trừ khi bên xác nhận là ngân hàng, cách thức đánh giá tính tin cậy vẫn tương tự như các TXN khác
✓ Thư được gửi từ bộ phận KDC
✓ Thư gửi bản cứng, không qua email
✓ Thư phản hồi được gửi từ bên xác nhận
✓ Thư có đầy đủ bìa thư
✓ Thư có con mộc kiểm soát của KDC
✓ Thư có chữ ký, họ tên và chức vụ bên xác nhận.
✓ Thư được ký bởi người có thẩm quyền
✓ Thư có con mộc hợp lệ của bên xác nhận.
2.2.3. Quy trình gửi TXN truyền thống
Quy trình gửi TXN truyền thống được minh họa qua Hình 8 sau. Để có cái nhìn tổng quan hơn, 4 giai đoạn chung được phân loại theo nhiệm vụ của hai vị trí chính yếu trong quy trình gửi TXN là KTV và bộ phận KDC.
Giai đoan tiếp nhãn
TXN Giai đoan theo dõiTXN Giai doan cãp nhàtvá lưu Irit I XN Giai đoan hoànthành bièu mau
KDC •Kiềm tra xác thực của KH •Đồi chiếu SL TXN ~ SL mẩu trẽn hè thống •Đối chiểu thông
Iin thư - thòng tín trẽn hê thồng •Dán mỉl tham cbiắu •Đóng dầu KDC nhâm kiêm soát •Scan và lưu tệp
scan ttướs khi gửi •Dung bia thư
hợp lệ cùa KPMG •Xác nhàn đã gữi thư thõng qua email Theo dðɪ hành trinh TXN • Giri Iai thư khi có yêu cầu từ KTV • Doc thúc bên ∙ Scan mỉí vach thư dùng như trên hê thong •Cáp nhát dừ
liệu đă phán hồi lẽn hê thòng •c⅜p nhát tinh hop lé cùa thư •Đãm bão viêc lưu trừ thư Chuyên VteivTnrong phóng KDC duyẽt các mục ghi nhân dể hoán thién chúng Đóng biêu mầu khi các muc ghi nhân dả được duyét và'hoặc hoãn thành
2.2.3.1. Giai đoạn tiếp nhận
• Đối với KTV
Thu thập số lượng TXN tương ứng với số lượng mẫu: Sau khi KTV dùng phần
mềm chọn mẫu các khoản trọng yếu cho thử nghiệm cơ bản từ CAATs, KTV sẽ có được những TXN cần thu thập. Theo đó, mỗi một mẫu tương đương với một TXN, và khi đã có được TXN cần thu thập, KTV tạo biểu mẫu trên hệ thống quản lý TXN tương ứng nhằm cho việc kiểm tra và đối chiếu cho KTV lẫn KDC.
Thu thập xác thực của KH: KTV có trách nhiệm thu thập chữ ký, con mộc, hoặc giáp lai (nếu có) của khách hàng trên thư. Đây là một trong những cơ sở quan trọng để bên xác nhận đồng ý cung cấp phản hồi cho loại bằng chứng xác nhận từ bên ngoài này.
Thu thập đầy đủ và chính xác thông tin bên xác nhận: Các thông tin người nhận cần thu thập bao gồm tên, địa chỉ người/tổ chức nhận, số dư (nếu có) và các nội dung cần thiết khác trong thư như thời gian tối đa ký xác nhận, địa chỉ tiếp nhận thư. Thiếu hoặc sai sót một trong những thành phần đó, trừ khi Quản lý nhóm kiểm toán duyệt để gửi thư thiếu thông tin bên xác nhận, thư sẽ không được giao nhận đúng nơi hoặc đúng người, từ đó BCKT không thể thu thập được,
gây mất thời gian gửi lại TXN tiếp theo hoặc không đảm bảo số lượng mẫu đầy đủ.
Sau khi hoàn thành tất cả các bước ở giai đoạn tiếp nhận, KTV sẽ giao thư cho bộ phận KDC để tiến hành các bước xử lý thư tiếp theo.
• Đối với KDC
Đối chiếu số lượng TXN với số lượng mục ghi nhận trên hệ thống: Dựa vào các mục ghi nhận được tạo bởi KTV trên hệ thống quản lý TXN, KDC đối chiếu với số lượng TXN thực nhận từ KTV. Nếu có chênh lệch về số lượng, KDC thông báo lại cho KTV nhằm bổ sung lượng thư thiếu hoặc loại bỏ lượng thư thừa, tránh trường hợp xử lý thư nhiều lần làm trì trệ thời gian hoàn thành thư.
Kiểm tra xác thực của KH: Sau khi kiểm tra số lượng, KDC tiếp tục kiểm tra các xác thực của khách hàng trên thư một lần nữa. Nếu còn thiếu hoặc sai sót, KDC sẽ chuyển lại thư cho KTV để bổ sung hoặc chỉnh sửa hoàn chỉnh các xác thực của khách hàng để thư được đảm bảo chất lượng về xác thực cũng như tránh
rủi ro hoàn thư hoặc từ chối phản hồi từ bên xác nhận.
Đối chiếu thông tin thư với thông tin trên hệ thống: Sau khi kiểm tra xác thực, KDC kiểm tra thông tin thư bao gồm thông tin bên xác nhận để gửi thư, nội dung
thư có khớp so với thông tin thể hiện trên hệ thống chưa. Nếu còn thiếu hoặc sai sót, bộ phận KDC sẽ thông báo cho bên KTV chỉnh sửa để thư đủ điều kiện để gửi đi, tránh trường hợp hoàn thư về gây trì trệ thời gian gửi thư.
Dán mã tham chiếu: Nếu thư đã đủ điều kiện gửi đi, bộ phận KDC sẽ dán mã tham chiếu để theo dõi hành trình thư cũng như cho KTV tham chiếu trên tài liệu
kiểm toán. Đồng thời, đó là cơ sở để sau này khi nhận được thư phản hồi, KDC có thể scan mã vạch phục vụ cho mục đích cập nhật và lưu trữ dữ liệu thư.
Đóng dấu KDC nhằm kiểm soát: Đồng thời, bộ phận KDC đóng dấu cho mục đích kiểm soát của KPMG, đồng nghĩa với việc thư đã được gửi bản cứng thông qua bộ phận độc lập hoàn toàn với khách hàng - KDC, là cơ sở để bên xác nhận đồng ý phản hồi và cũng góp phần cho tính tin cậy của TXN.
Scan và lưu tệp scan trước khi gửi: Sau khi dán mã tham chiếu và đóng mộc KDC, bộ phận KDC sẽ phải scan trước khi gửi nhằm đối chiếu với bản gửi thực tế khi cần, hoặc dùng để gửi bản mềm cho người nhận qua email phòng trường hợp mất thư. Bản scan sẽ được lưu trữ trong ổ đĩa riêng của KDC nhằm mục đích
kiểm tra, đối chiếu và đồng thời cũng là cơ sở dữ liệu cho hồ sơ kiểm toán và cơ sở đánh giá hiệu quả công việc của từng công việc/cá nhân.
Dùng bìa thư hợp lệ của KPMG: Cuối cùng, bộ phận KDC sẽ cho thư vào bao thư của riêng KDC. Bao thư phải có những thành phần đầy đủ bao gồm địa chỉ, logo và con mộc riêng của KDC dành cho bìa thư, đó là điều kiện đủ để lễ tân gửi thư đi và đồng kiểm soát cùng với đơn vị vận chuyển.
Xác nhận đã gửi thư thông qua email: Một khi hoàn tất các nghiệp vụ gửi thư, KDC gửi email xác nhận nhằm giải quyết các thắc mắc về TXN của KTV sau khi gửi nếu có.