L ỜI MỞ ĐẦU
3.1.2.3.Về các vấn đề khác ảnh hưởng công tác lập dự toán CPSX
Bảng định mức vật tư kỹ thuật chưa được phòng nguyên cứu phát triển của công ty xây dựng lại, mà vẫn sử dụng theo định mức cũ khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, đã làm cho nguyên vật liệu dư thừa trong quá trình sản xuất. Điều này gây khó khăn rất lớn trong việc dự toán chi phí NVLTT và việc hạ giá thành sản phẩm của công ty.
Ở phân xưởng sản xuất có bộ phận kỹ thuật cơ điện. Bộ phận này có nhiệm vụ sữa chữa máy móc và điện tại phân xưởng, ngoài ra để tiết kiệm chi phí bộ phận này còn có nhiệm vụ lắp đặt các thiết bị máy móc.
Ví dụ : máy bao phim, máy ép vỉ … khi đưa vào chạy thử những lô
hàng sản xuất thì bị trục trặc, không hoạt động không tạo được thành phẩm, từ lỗi kỹ thuật này bộ phận kỹ thuật cơ điện tiến hành khắc phục khuyết điểm. Thời gian cho chạy thử và sửa chửa phải mất đến khoảng hơn nửa tháng, có khi gần 1 tháng mới có thể đưa vào sản xuất, trong quá trình chạy thử làm tiêu hao doanh nghiệp một lượng nguyên vật liệu (mà đặc trưng nghành dược là không có thứ phẩm) gây lãng phí, việc tu bổ sửa chửa tốn chi phí nhân công và chi phí phụ tùng thay thế. Trong khi đó, đối với máy móc lắp ghép như thế này năng suất không cao, tuổi thọ thấp.
Ở phân xưởng sản xuất tồn tại lớn nhất là thường xuyên xảy ra trường hợp trong kho không đủ hóa chất để sản xuất (đối với ngành dược hóa chất là nguyên vật liệu chính).
Chỉ tiêu doanh số đề ra dự toán tháng này , mỗi tháng phải đảm bảo đạt được mức doanh số đề ra. Qua thực tế tìm hiểu tại công ty, thì chỉ tiêu doanh số của cả tháng này so với chỉ tiêu doanh số tháng trước không tăng bao nhiêu. Điều này không thúc đẩy được tình hình tiêu thụ.
Ví dụ : khi đặt ra chỉ tiêu là 10 tỷ cho cả tháng, việc đạt được ở mức
9,5 tỷ là cảm thấy rất khó khăn. Nhưng nếu chỉ tiêu đặt ra là 15 tỷ thì việc đạt được 10 tỷ thì không khó khăn lắm. Chính vì chỉ tiêu doanh số phân bổ trong tháng không cao, nên dự toán số lượng sản phẩm sản xuất trong tháng không nhiều.
- Hiện tại do KHAPHARCO thực hiện mua đứt bán đoạn với các đại lý, sự phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau không có, nên việc phát hiện những khó khăn và trở ngại của các đại lý là rất khó khăn. Có quan tâm đến họ thì mới biết họ đang vướng mắc ở đâu, những vấn đề tồn tại của họ là gì?. Ngoài ra, không có được sự hợp tác của trung gian, công ty sẽ không thể biết được những thông tin quan trọng trong khâu tiêu thụ sản phẩm của mình như : số lượng hàng tiêu thụ hàng tháng, lượng hàng tồn kho hàng tháng, giá cả của các mặt hàng thay thế, tình hình nhu cầu thị trường thay đổi đột ngột … mà các đại lý biết được thông qua việc tham khảo ý kiến trực tiếp từ khách hàng. Và cũng Chính vì sử dụng phương thức mua đứt bán đoạn nên việc kích thích tiêu thụ của công ty không có ý nghĩa gì.
- KHAPHARCO có nhiều hệ thống quầy bán lẻ (trên 60 quầy) và 133 đại lý, những quầy này sẽ được giao cho mỗi người phụ trách một thị trường (nhân viên thị trường), họ sẽ làm việc trực tiếp với các đại lý và các quầy. Nhiệm vụ chính của họ tìm kiếm đại lý, quản lý đại lý, tiếp nhận các
thông tin từ đại lý. Hầu như trình độ chuyên môn của các nhân viên thị trường là các dược tá, không có bằng cấp, hoặc qua một khóa đào tạo về Marketing và quản trị. Đôi khi là các kế toán viên trình độ cao đẳng không hiểu biết gì về dược. Nên đã xảy ra một số mâu thuẫn giữa nhân viên thị trường và các quầy và đại lý, dẫn đến doanh số tiêu thụ của tháng ở các quầy và đại lý thường không đạt đến chỉ tiêu doanh số kế hoạch đề ra.
- Công tác tuyển chọn đại lý rất đơn giản (chỉ cần đủ tư cách pháp nhân và có khả năng thanh toán tiền sau khi nhận đủ hàng theo đơn đặt hàng). Riêng các quầy thuốc chỉ cần đủ tư cách pháp nhân, bên cạnh đó Công ty không có những quy định chặt chẽ quản lý tình hình bán hàng tiêu thụ sản phẩm ở các quầy, đại lý nên xảy ra tình trạng là một số quầy hàng trong tháng nghỉ bán hàng không thông báo hoặc đôi khi có những biên bản xin phép với lí do đang sửa chữa mặt bằng hoặc lí do cá nhân riêng tạm thời không thể tiếp tục bán trong vài tháng làm ảnh hưởng đến doanh số tiêu thụ và lượng hàng sản xuất trong tháng số lượng thấp.
- Phần mềm FAST 2005 không sử dụng được cho công tác lập dự toán nên mọi thao tác tính toán đều phải thực hiện hoàn toàn trên Excel. Phần mềm này được sử dụng phổ biến nhưng vẫn chưa phải là công cụ tính toán hoàn hảo.