PHẦN 1 : GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
1.2.3.Mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn A25 Dịch Vọng Hậu
1.2. Cơ sở tổ chức và quản lý
1.2.3.Mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn A25 Dịch Vọng Hậu
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân và buồng phòng: Lễ tân và buồng là hai bộ phận
thuộc khối lƣu trú của khách sạn. Để hoạt động kinh doanh lƣu trú đạt hiệu quả cao, hai bộ phận này cần phải phối hợp chặt chẽ để chuẩn bị buồng phục vụ khách và xử lý các yêu cầu, phàn nàn về buồng phòng.
Hàng ngày nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận buồng về tình hình phòng khách chuẩn bị đến và phòng khách chuẩn bị đi để chủ động trong việc phân chia thứ tự ƣu tiên làm phòng. Khi tiếp nhận bất kỳ yêu cầu, phàn nàn nào liên quan đến hoạt động buồng phòng, lễ tân sẽ liên hệ với bộ phận buồng để xử lý.
Bộ phận buồng sẽ thông báo cho lễ tân biết về tình trạng phòng và khách để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và phân buồng hợp lý cho khách, góp phần tối đa hoá công suất buồng và mức độ hài lòng của khách.
Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm tra mini bar, tình trạng phòng và báo lại cho lễ tân, chuyển giao các hóa đơn biên nhận dịch vụ giặt là để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận nhà hàng: Khi khách cần đặt bàn ăn
tại nhà hàng của khách sạn hay muốn sử dụng dịch vụ Room service, lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu và thông báo cho nhà hàng biết và chuẩn bị.
Ở chiều ngƣợc lại, nhà hàng sẽ chuyển giao các hóa đơn, chứng từ hay những khoản tiền thu đƣợc từ khách cho lễ tân, phục vụ yêu cầu cập nhật hồ sơ thanh toán cho khách.
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận kế toán: Bộ phận lễ tân và kế toán cùng phối hợp bảo quản tiền mặt và các nguồn thu khác cho khách sạn.
Sau khi khách làm thủ tục check-out rời khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện việc chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ, hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán tiến hành hạch toán doanh thu, quản lý công nợ và làm các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của khách sạn.
Hàng ngày trƣớc giờ giao ca của lễ tân, nhân viên kế toán có nhiệm vụ cùng kiểm kê số tiền thu đƣợc trong ca và chuyển số tiền đó về bộ phận kế toán.
27
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận an ninh: Mối quan hệ giữa lễ tân với
bộ phận an ninh trong khách sạn là nhằm đảm bảo công tác an ninh và an toàn trong khách sạn. Là bộ phận thƣờng xuyên tiếp xúc với khách, nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ nhân viên an ninh quan sát dòng khách ra vào khách sạn. Khi khách bị mất đồ trong khách sạn, phát hiện khách có hành vi vi phạm pháp luật hay có vấn đề gì xảy ra liên quan đến tính mạng của khách. Từ thông tin ghi nhận đƣợc, lễ tân sẽ nhanh chóng báo lại để bộ phận an ninh xử lý theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của đơn vị lƣu trú. Mối quan hệ này giúp cho hoạt động của khách sạn diễn ra tốt hơn.
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận kỹ thuật - bảo dưỡng: Khi nhận thông
tin hƣ hỏng các trang thiết bị trong phòng khách hƣ điều hòa không hoạt động, tình trạng mạng Wifi, nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận kỹ thuật bảo dƣỡng (điện nƣớc, điện lạnh, mạng Internet…) thực hiện việc sửa chữa kịp thời.
Sau khi kiểm tra tình hình thực tế, bộ phận kỹ thuật bảo dƣỡng sẽ thông báo lại cho nhân viên lễ tân biết về mức độ hƣ hỏng, thời gian khắc phục để thông tin lại cho khách biết hoặc cần thiết phải chuyển phòng cho khách.
Mối quan hệ giữa bộ phận buồng phòng và bộ phận giặt là: Bộ phận buồng phòng
sẽ có trách nhiệm mang đồ bẩn lên khu giặt là và giúp bộ phận giặt là phân loại các đồ bẩn theo đúng chủng loại.
Bộ phận giặt là có trách nhiệm giặt đồ cho khách khi bộ phận buồng phòng báo lên. Trƣờng hợp bộ phận giặt là mang đồ trả khách thì phải báo với buồng phòng.