II. TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ, HÀNG
3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa tại chi nhánh công ty
công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy nguyên.
Để cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin về tình trạng sự biến động của từng danh điểm vật tư tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên, kế toán chi tiết vật tư được thực hiện ở phòng kế toán và tiến hành theo phương pháp ghi sổ số dư: Hoàng thị quỳnh Lớp: 32 CĐNKT2 Trị giá hàng hóa xuất kho = Số lượng hàng hóa xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân 27
Biểu số 08:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ như sau:
+) Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho vào các thẻ kho theo số lượng, cuối ngày tính số tồn kho được trên thẻ kho. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho để ghi vào sổ số dư rồi chuyển cho kế toán. Sổ số dư kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần.
+) Ở phòng kế toán: Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi vào bảng kê nhập - xuất - tồn của từng kho theo chỉ tiêu giá.
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế xuất
Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Bảng kê xuất Chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp
+) Cuối tháng căn cứ vào đơn giá để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Đối chiếu số liệu ở cột số tiền trên sổ số dư với số liệu ở cột tồn cuối kỳ trên bảng lũy kế nhập - xuất - tồn để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp.
+/ Ưu điểm: Hiệu suất công tác cao, tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng ghi chép, việc kiểm tra ghi chép của thủ kho được tiến hành thường xuyên, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác kịp thời.
+/ Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại hàng hóa về mặt hiện vật, nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.
+/ Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại hàng hóa, trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán tương đối cao.
4. Tổ chức kế toán tổng hợp hàng hóa tại chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ Huy Nguyên.
4.1. Các chứng từ kế toán sử dụng:
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu số 03 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 04 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( Mẫu số 05 - VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT)
- Bảng kê nhập, xuất vật tư . - Phiếu giao nhận chứng từ.
- Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho.
4.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng chính: TK 156, TK 153
Ngoài ra còn có một số tài khoản liên quan như: TK 111, 331, 151, 334, …
4.3. Sổ sách kế toán sử dụng:
Hình thức Nhật ký chung được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp , các đơn vị sự nghiệp có quy mô lớn. Trong phương pháp này kế toán sử dụng các loại sổ sách sau:
+Sổ Nhật ký chung + Sổ Nhật ký bán hàng + Sổ Nhật ký Mua hàng
+ Sổ Cái các TK 156, TK 157 …
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) + Sổ chi tiết bán hàng
+ Sổ chi tiết các tài khoản 632, 156, … + Sổ số dư. 4.4. Quy trình kế toán: Biểu số 09: Phiếu nhập, phiếu xuất Sổ chi tiết (TK 156, TK 131, TK 331) Bảng tổng hợp chi tiết ( TK 156, TK157…) SỔ NHẬT KÝ CHUNG (TK 156, TK 157…) Sổ nhật bán hàng, sổ nhật ký mua hàng SỔ CÁI ( TK 156, TK 157…) Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ như sau:
+) Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất nhưng với hình thức là mua bán trả sau và các chứng từ kế toán liên quan do thủ kho chuyển lên, kế toán phản ánh vào sổ kế toán chi tiết và vào sổ Nhật ký đặc biệt, trước khi vào sổ kế toán phải phân loại chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho dùng để ghi vào sổ " Nhật ký mua hàng" và " Nhật ký bán hàng" theo thứ tự thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+) Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán như phiếu nhập, phiếu xuất với hình thức đã thanh toán hoặc bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi …thì kế toán phản ánh vào sổ kế toán chi tiết và tiến hành ghi vào sổ " Nhật ký chung" theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+) Cuối kỳ, từ " sổ Nhật ký mua hàng" và " sổ Nhật ký bán hàng" kế toán tổng hợp số liệu ( xác định tổng cộng số phát sinh của các TK đối ứng Nợ với TK 331 - phải trả người bán hoặc đối ứng có với TK 131 - Phải thu của khách hàng) để ghi một lần vào Sổ cái TK 156 " hàng hóa" , Sổ cái TK 331 " Phải trả người bán" và Sổ cái TK 131 " Phải thu của khách hàng"
+) Từ sổ Nhật ký chung định kỳ ( hoặc cuối kỳ) kế toán phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế liên quan tới hàng hóa vào Sổ Cái TK 156 " hàng hóa"
+) Cuối quý, cuối tháng, cuối năm cộng số liệu trên Sổ cái để lập lên bảng cân đối phát sinh. Sau đó số liệu tổng hợp trên Sổ cái TK 156 và các sổ liên quan tới TK 156 được kiểm tra đối chiếu với với bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán) sau khi đã khớp đúng thì được dùng để lập Báo cáo tài chính.