7. Kết cấu khóa luận
1.2Những gian lận, sai sót và hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàn g-
tiền của KH.
1.2 Những gian lận, sai sót và hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng -thu thu
tiền
1.2.1 Những gian lận và sai sót trong quy trình bán hàng - thu tiền
Trong quy trình bán hàng - thu tiền, thường xảy ra các gian lận và sai sót sau đây:
> Xử lý đơn đặt hàng của KH
- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ phía KH không được phê duyệt.
- Nhận đơn đặt hàng những hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung ứng.
- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của KH này với KH khác.
11
- Giao hàng không đúng chủng loại, địa điểm, số lượng hoặc không đúng KH. - Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được
người chịu trách nhiệm.
- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong khi giao hàng. - Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng.
> Lập hóa đơn
- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
- Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của KH. - Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
> Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu KH
- Nhân viên lập sót các hóa đơn đã giao, lập sai hóa đơn hoặc lập một hóa đơn với nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.
- Ghi nhận sai tên KH, thời hạn thanh toán.
- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu KH. - Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
- Quản lý nợ phải thu KH kém, như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ... - Khoản tiền thanh toán của KH bị chiếm đoạt do nhân viên không nộp tiền thu từ
nghiệp vụ bán hàng.
- Xóa sổ nợ phải thu KH không được xét duyệt.
- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ. 1.2.2 Hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền
Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của KH là điều khó tránh khỏi, mặt khác báo cáo tài chính cũng có khả năng không phản ánh đúng các khoản nợ phải thu KH của đơn vị. Chẳng hạn do đơn vị bán chịu cho các KH không có khả năng thanh toán, hoặc sổ sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn đến thất thoát công nợ, hay nhầm lẫn
12
thích hợp cho các cá nhân hoặc bộ phận khác nhau trong một hệ thống quản lý nội bộ hiệu quả theo chu trình bán hàng. Kiểm soát nội bộ có thể được bố trí theo nhiều cách khác nhau trong suốt chu kỳ bán hàng, tùy thuộc vào quy mô và tính năng của từng doanh
nghiệp.
Để đạt được mục tiêu đề ra của quản lý, doanh nghiệp cần phải thiết lập cơ chế kiểm tra kiểm soát để thường theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động, nhanh chóng phát hiện sai sót, sửa chữa và không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu quả để duy trì các mục tiêu do ban lãnh đạo đề ra. Bởi vì quy trình bán hàng - thu tiền hiệu quả có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp và vì các hoạt động kinh tế tiềm ẩn nhiều mối nguy, nên một hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng - thu tiền hiệu quả là điều cần thiết.
Trong chu trình này, công việc bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu đối với hàng hóa, dịch vụ và tiền tệ giữa người mua và ngưới bán gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của hai bên nên công việc KSNB phải được thực hiện chặt chẽ. Theo đó, KSNB phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số trên các chứng từ, phân bổ vai trò trong hoạt động kế toán và kiểm tra và việc xét duyệt phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì càng dễ phát hiện ra sai sót nhờ sự kiểm tra lẫn nhau giữa những phần hành hay xảy ra gian lận và nhầm lẫn sẽ được giảm việc đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận với nhau. Do đó khả năng xảy ra gian lận và nhằm lẫn sẽ được giảm thiểu.
❖ KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
> Sự đồng bộ về sổ sách
Để kiểm soát tốt nhất các giao dịch, cần có hệ thống kế toán, từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp. Mặc dù đối với mỗi doanh nghiệp đều có hệ thống các nghiệp vụ
13
mục tiêu KSNB. Mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể để tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực.
> Việc đánh số thứ tự các chứng từ
Doanh nghiệp sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa
đề phòng bỏ sót giấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu các khoản ghi số bán hàng. Việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để thực hiện mục đích đó.
> Lập bảng cân đối để thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua
Bảng tổng hợp và bảng cân đối nhằm đối chiếu giữa giá trị hàng bán với các khoản tiền đã thu và các khoản nợ phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Để thực hiện kiểm soát có hiệu quả bảng cân đối cần định kỳ gửi tới người mua vừa để thông
báo các khoản nợ vừa để xác nhận nghiệp vụ bán hàng và thu tiền đi phát sinh trong tháng. Việc lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng thường được thực hiện bởi một người độc lập với bộ phận bán hàng và bộ phận thanh toán.
> Xét duyệt và phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng, KSNB thường tập trung vào ba
điểm chủ yếu
- Việc bán chịu phải được duyệt cẩn trọng trước khi bán hàng.
- Hàng bán cho được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con
dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua).
- Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu và các điều kiện thanh toán.
Các thủ tục kiểm soát trên nhằm ngăn ngừa tổn thất do vận chuyển cho KH không hoặc ngăn ngừa khả năng không thể thanh toán của KH và nhăm tránh thất thu cho doanh
14
sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền nói riêng.
Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát: Tính độc lập của người thực hiện kiểm
tra kiểm soát ảnh hưởng trực tiếp tới tính hiệu quả của thủ tục KSNB, nó giúp phát huy hiệu lực của KSNB. Thông thường sử dụng KTV nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo chất lượng kiểm soát và phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán.
❖ KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền
KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền được thiết kế nhằm bảo đảm quản lý các hoạt động thu tiền bán hàng được thực hiện hiệu quả kịp thời, đồng thời phát hiện những sai sót yếu kém trong công tác kế toán đối với nghiệp vụ này tại đơn vị. Các hoạt động chính
của hệ thống KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền được thiết kế bao gồm:
- Để thực hiện mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu là có thật), KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ kế toán. Đồng thời, việc đối
chiếu độc lập với tài khoản ngân hàng phải được thực hiện một cách thường xuyên.
- Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu đều được ghi sổ), KSNB cần sử dụng các chứng từ (phiếu thu, các bản kê...) có đánh số trước để theo dõi việc thanh
toán của KH và trên mỗi chúng từ đều có yếu tố kiểm soát của người có thẩm quyền.
- Đối với mục tiêu về tính được phép thì KSNB của doanh nghiệp phải có chính sách cụ thể về việc thu tiền thanh toán trước hạn của KH, duyệt các khoản chiết khấu
15 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối với mục tiêu chính xác số học (các khoản phải thu được tính toán chính xác các con số cộng sổ, chuyển sổ đều trùng khớp) thì KSNB cần tách nhiệm vụ ghi
sổ và
nghiệp vụ đối chiếu định lỳ cũng như việc rà soát nội bộ đối với công tác chuyển sổ,
cộng dồn.
1.3 Giới thiệu tổng quát ERP
1.3.1 Một số định nghĩa về ERP
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning trong tiếng Anh có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Trong đó, mỗi từ lại mang những ý nghĩa riêng:
E: Enterprise (doanh nghiệp): ERP là một hệ thống mang tính xuyên suốt, bao quát
tất cả các lĩnh vực, phòng ban, tổ chức và đích đến của nó là doanh nghiệp mang tính khái quát. R: Resource (tài nguyên, nguồn lực): Nguồn lực ở đây bao gồm: tài chính, nhân lực, công nghệ,... Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên. Cụ thể:
- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực. - Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có
sự
phối hợp nhịp nhàng.
- Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác,
kịp thời.
P: Planning (hoạch định): Hoạch định trong kinh doanh là khái niệm quá quen thuộc
16
lõi của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ, v.v... Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương, quản trị sản xuất,. song song, độc lập lẫn nhau thì ERP kết hợp tất cả các nghiệp vụ này thành một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
1.3.2 Đặc điểm chính của ERP
Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” được tổ chức năm 2003 thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau: - ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business
Operating System). Tích hợp - đề cập đến sự liên kết và cộng tác của tất cả các giai đoạn,
nhân sự và các bộ phận chức năng trong một quy trình gắn kết của công ty, hoạt động
sản xuất kinh doanh thống nhất.
- ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những người đóng vai trò quan trọng là các nhân
viên chức năng và chuyên nghiệp, với phần mềm và máy tính phục vụ như dự
phòng, hỗ
trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là yếu
tố quyết định.
- ERP là một hệ thống hoạt động theo nguyên tắc (Formal System), có nghĩa là hệ thống phải hoạt động theo các quy tắc và các quy trình cụ thể. Kế hoạch sản xuất kinh
doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
17
riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng
kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một
hệ thống mạnh hơn.
1.3.3 Cấu trúc của ERP
Một hệ thống ERP thực sự được tạo thành từ nhiều module hoặc ứng dụng khác nhau. Các doanh nghiệp thường điều chỉnh một giải pháp ERP theo nhu cầu riêng của
Hình 1-1: Cấu trúc của hệ thống ERP
Nguồn: HKTSOFT.com
Cấu trúc của hệ thống ERP gồm 5 phần chính:
1. Quản lý nguồn tài chính (FRM): quản lý dữ liệu tài chính, tài chính phân tích dữ liệu; phần mềm kế toán với các tính năng như sổ cái, các khoản phải trả/phải thu, lập
ngân sách và quản lý dòng tiền.
2. Bán hàng (hoặc CRM - quản lý quan hệ KH): thông tin về sản xuất, KH, sở thích, đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v.;
18
3. Quản lý chuỗi cung ứng (SCM): tính toán yêu cầu nguyên vật liệu, yêu cầu mua hàng, nhập kho; các tính năng quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, quản lý hậu cần,
quản lý kho, dự báo và quản lý trả hàng.
4. Lập kế hoạch sản xuất (hoặc MRP - lập kế hoạch yêu cầu sản xuất): lập khung đơn đặt hàng, quy trình lập kế hoạch trong hội thảo, thông tin về các hoạt động bắt buộc,
tài liệu về hoạt động sản xuất, đánh giá chi phí sản xuất.
5. Quản lý nhân sự (hoặc HRM - quản lý nguồn nhân lực): thông tin cho nhân viên, đăng ký bắt đầu và kết thúc công việc, tính lương, đăng ký các khóa học cho nhân viên,...
1.3.4 Lợi ích của ERP
Hiện nay, hệ thống ERP được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp như là một
công cụ hiệu quả giúp quản lý tài nguyên doanh nghiệp. Cụ thể một số lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:
a) Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP cho phép người quản lý truy cập nhanh vào dữ liệu quản lý đáng tin cậy, cho phép họ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đầy đủ và chính xác. Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi - một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không
cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào
19
kế toán cũng cho phép kiểm toán viên nội bộ và quản lý cấp cao kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Tương tự như vậy, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các
quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
c) Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cung cấp tính năng theo dõi và phân (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tích hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm
nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh. Từ đó, với việc giảm hàng tồn kho, các công ty có thể tái sử dụng không gian lưu trữ và cắt giảm chi phí trả lương.
d) Tăng hiệu quả sản xuất và tốc độ dòng công việc
Khi một doanh nghiệp phát triển, quy trình làm việc trở nên phức tạp hơn, giống như một mạng lưới phức hợp. Tốc độ truyền dữ liệu phụ thuộc vào hai yếu tố chính: dữ liệu sẽ đi đến đâu, và những trở ngại nào xảy ra trong quá trình truyền?
Có thể nhận thấy rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác
định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Tương tự như vậy, trong việc di chuyển hàng hóa từ nhà kho đến cơ sở kinh doanh, một quyết định được chia sẻ với hệ