7. Kết cấu khóa luận
2.1.2 Phân hệ kế toán các khoản phải thu (A R Accounts Receivable)
Phân hệ kế toán phải thu của hệ thống QAD là phân hệ được thiết kế tích hợp giữa chức năng của phần mềm quản lý quan hệ KH (CRM) và chức năng của bộ phận theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải thu giúp nâng cao hiệu quả quản lý các hoạt động quản lý công nợ KH, hóa đơn, các khoản phải thu. AR quản lý thông tin và tình hình công nợ của KH, phân tích và đưa ra các hướng thu hồi nợ để xoay vòng vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư. Phân hệ được theo dõi bởi kế toán viên dưới sự giám sát của kế toán trưởng và được quản lý bởi Giám đốc tài chính, những hoạt
động của phân hệ giúp quản lý chặt chẽ quy trình ghi nhận và thu hồi công nợ. Định kỳ các bút toán phát sinh qua các giao dịch tại phân hệ kế toán phải thu sẽ được chuyển sang phân hệ sổ cái để lập các báo cáo tài chính.
❖Chức năng của phân hệ kế toán phải thu được phân loại thành các nhóm quy
trình chính để đáp ứng các yêu cầu bao gồm:
- Quản lý KH (Customers browses): AR theo dõi thông tin toàn bộ KH của công ty: thông tin chung của KH, lịch sử mua hàng, hạn mức tín dụng, thói quen mua
28
• AR tổ chức theo dõi công nợ phải thu theo từng KH phản ánh lên tài khoản phải
thu và những dữ liệu này được chuyển đến phân hệ sổ cái. Cách ghi nhận theo
dạng nhật
ký bán hàng, thu tiền. 2.1.3 Cấu hình hệ thống QAD
Xem chi tiết tại phụ lục 1
2.2Quy trình bán hàng - thu tiền thực hiện trên phần mềm QAD ERP
2.2.1 Quy trình bán hàng
❖Quy trình bán hàng của công ty cơ bản bao gồm 3 bước:
- Bước 1: Tạo đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng có thể được xem như một hợp đồng giữa doanh nghiệp và KH, trong đó doanh nghiệp cam kết bán cho KH một lượng hàng nhất định, theo một mức giá nhất định tại một thời điểm như đã giao ước trên đơn hàng.
Đơn hàng giúp doanh nghiệp theo dõi doanh số bán hàng theo từng KH, theo từng khu vực bán hàng hoặc theo từng sản phẩm; đồng thời giúp quản lý quy trình vận chuyển,
quản lý hóa đơn.
Kế toán bán hàng phải thường xuyên theo dõi tình trạng thực hiện của đơn hàng, thời hạn giao hàng cho KH để hoàn thành nhanh các thủ tục nhằm giao hàng đúng hạn.
- Bước 2: Xuất kho bán hàng
Sau khi đơn đặt hàng đã được tạo và phê duyệt, kế toán lập lệnh xuất kho chuyển cho
bộ phận kho tiến hành thủ tục xuất kho thành phẩm, đóng gói hàng, chuẩn bị giao cho KH.
- Bước 3: Xuất hóa đơn
Sau khi kế toán xuất hóa đơn bán hàng cho KH, hệ thống sẽ: + Ghi nhận nghiệp vụ doanh thu bán hàng;
29
2.2.1.1 Sơ đồ nghiệp vụ bán hàng
Sơ đồ 2-1: Quy trình nghiệp vụ bán hàng
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
GL Account θɔ ĩDayL∙∣j'.^^∣ O
\ r Description © O V Daybook Type oʃ TC Debit O ʒz Θ TC Credit C ■'©Lui <
H 51110000 □V Posted Invoice Customer Invoices 0.00 329.000.000.00 VND
33311000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 0.00 32,900,000.00 VND
13110000 □V Posted Invoice Customer Invoices 361,900,000 00 0 00 VND
30
2.2.1.2 Cách thức thực hiện quy trình bán hàng
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 12/03/2021 KH KSGS yêu cầu đặt mua mã hàng 10000010 với số lượng 100 cái, giá 3.290.000 VND/ cái (chưa bao gồm VAT).
Trong chương trình Sales Order Maintenance nhập các thông tin: ở Header nhập
Order (thường sẽ để hệ thống tự chạy số tăng dần ngoài ra có thể sửa theo ý muốn), Sold-
to: mã KH, Bill-to và ship-to: thường mặc định theo Sold-to (có thể sửa). Ở Line nhập nhập mã hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, có thể nhập nhiều line cho một đơn hàng. Sau
tin trên đơn đặt hàng:
Hình 2-1: Tạo đơn đặt hàng
Bộ phận bán hàng xác nhận thông tin của đơn bán hàng với KH như số lượng,
ngày giao,
giá,.. bằng chương trình Sales Order Print, sau đó gửi lịch giao hàng đến KH.
Đơn bán hàng trên QAD có những thông tin sau: thông tin của công ty, Số Order, Mã KH, Đơn vị thanh toán, Đơn vị nhận hàng , thời hạn thanh toán, mã hàng đặt mua,
31
ngày đến hạn thanh toán, số lượng, đơn giá, Tổng tiền đơn hàng chưa thuế, Tổng tiền, Tiền thuế, % chiết khấu (nếu có), Tổng tiền,. (Chi tiết xem tại phụ lục số 9)
Trong chương trình Invoice Post and Print, cần nhập các thông tin như: mã đơn
đặt
hàng, Mã KH, kho xuất hàng,. tích chọn Print Invoice, sau đó nhận Next để tạo hóa đơn. Hóa đơn sẽ được tạo từ đơn đặt hàng mà bộ phận kho đã tạo trước đó.
Hình 2-2: In hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT trên hệ thống sẽ như sau (chi tiết tại phụ lục số 10)
Để xem định khoản dùng chương trình GL Transactions View Extended. Tương tự
người dùng có thể xem được các thông tin như: tài khoản, sổ ghi nhận nghiệp vụ (CIV: Ghi nhận bút toán doanh thu bán hàng, loại Daybook: Customer Invoice), nghiệp vụ xuất
GL Account ộ T D ayboo ... T Descrip ʌ ɪ Daybook Type V> TC Debit ộ V TC Credit ộ V Cur
52110000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 5,250,000.00 0.00 VN
D H 51110000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 0.00 105,000,000.00 VN
D
33311000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 0.00 9,975,000.00 VND
13110000 CIV Posted Invoice Customer Invoices 109,725,000.00 Ũ.ŨŨ VN
D
32
2.2.2 Quy trình bán hàng có chiết khấu thương mại
2.2.2.1 Sơ đồ nghiệp vụ bán hàng có chiết khấu thương mại
Quy trình này được áp dụng để ghi nhận khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho KH mua hàng với khối lượng lớn.
Sơ đồ 2-2: Quy trình nghiệp vụ chiết khấu thương mại
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình bán hàng có chiết khấu thương mại (chi tiết tại phụ lục số 3) 2.2.2.2 Cách thức thực hiện
Khi thực hiện quy trình bán hàng có ghi nhận chiết khấu: Nhân viên Phòng kinh doanh tạo đơn đặt hàng có ghi nhận khoản chiết khấu trong đơn hàng. Sau đó lần lượt thực hiện các bước tiếp theo tương tự quy trình bán hàng thông thường.
- Khi xuất hóa đơn GTGT (chi tiết xem tại phụ lục số 12) Nợ TK Phải thu KH (13110000)
Nợ TK Chiết khấu thương mại (52100000) Có TK Doanh thu bán hàng (51110000)
Có TK Thuế GTGT đầu ra (33311000) - Tiền thuế GTGT tính trên doanh thu đã trừ đi chiết khấu
Hình 2-4: Định khoản khi xuất hóa đơn
2.2.3 Quy trình điều chỉnh hóa đơn
2.2.4 Sơ đồ quy trình điều chỉnh hóa đơn
Quy trình này được áp dụng để điều chỉnh các sai sót phát sinh trong quá trình tạo lập hóa đơn GTGT.
Sơ đô 2-3: Quy trình nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
GL Account ộ T Dayboo .. ɪ Descrip ʌ V DaybookType ộ V TC Debit C T TC Credit ộ V Cur
13110000 CUST-
CN
HD Điều chình... Customer Credit Notes
0.00 110,000.00 V
N
33311000 CUST-
CN
HD Điều chình... Customer Credit Notes
10,000.00 0.00 V
N
51130000 CN CUST- HĐ Điều chình... Customer Credit Notes 100,000.00 Ũ.ŨŨ VN
34
2.2.3.1 Cách thức thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 16/03/2021 điều chỉnh giảm tiền vận chuyển của KH C0000148 theo số hóa đơn 2021/CUST-IV/000000110 do ghi sai, số tiền: 110.000 VND.
Sử dụng chương trình Customer Invoice Create để tạo hóa đơn ghi giảm công nợ,
làm tương tự như tạo hóa đơn bình thường, lưu ý một số bước.Tại Tab General:
- Chọn Invoice Type là Credit Note- để ghi đảo bút toán (3).
- Daybook Code: CUST-CN: Ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh giảm doanh thu bằng cách ghi đảo, loại Daybook: Customer Credit Notes. (5)
- Link to Invoice: chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh (ô này bắt buộc điền) (10). - Adjustment: Chọn sổ ghi nhận điều chỉnh (CUST-ADJ: Ghi nhận các bút toán
điều chỉnh do hệ thống tự động tạo ra khi phát sinh một nghiệp vụ điều chỉnh công nợ,
loại Daybook: Customer Adjustments) (11).
Hình 2-5: Chương trình đê điều chỉnh hóa đơn
Tab Tax: chọn loại thuế xuất như hóa đơn gốc
35
Tab CI Posting: Chọn lại tài khoản Sales account đúng như trên hóa đơn gốc. Sau khi kiểm tra thông tin rồi nhấn save để lưu nghiệp vụ.
Sau khi link thì hóa đơn điều chỉnh giảm (hóa đơn nào có số tiền ít hơn sẽ bị đóng)
còn hóa đơn kia có số tiền giảm xuống một khoản đúng bằng với hóa đơn điều chỉnh giảm.
Hình 2-6: Xem các hóa đơn đã tạo
❖ Định khoản nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
Tạo hóa đơn giảm công nợ, ghi nhận bút toán: Nợ TK 51130000 - doanh thu cung cấp dịch vụ Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
GLAcccunt 5111OO QO C Y Dajtook C CIV 0 ▼ Vouch V T DeictptKin 000000013 Posledlnvoice CV ĩ Cu C V VND ’ IC DetKt C V 000 TC Ctedt 0 V B C 483 000,000 00 VND 131100 00 CIV 000000013 PosIedInvoce VND 531.300.00000 0 00 VND 333110 30 CIV 000000013 Postedlnvoee VND 000 48,300.000 00 VND 632000 00 ISSSO 000000012 ISS-SO S0105971 VND 374,000.000 00 0 00 VND 156100 00
ISS-SO 000000012 ISS SO SOI 05971 VND 000 374.000,000.00
VND
GLAceount
C Y Dajtook V Y Votxbet C V DejCtpIen CV Cu 07 TC DeUt ỉ Y TCOedt C Y 8 ζ 511100 00 CCN 000000003 Poeledlnvotce VND 483.000.00000 0 00 VND 131100 00 CCN 000000003 Poeledlnvoee VNO 000 531.300.000 00 VND 333110 00 CCN 000000003 Poiledlnvoee VND 48.300.000 00 0 00 VND 632000 00 ISS-SO 000000013 ISS-SO S0105971 VND 000 374,000.000 00 VND 1561000 0 ISS-SO 000000013 ISS-S0S0105971 VND 374,000,000.00 0 00 VND Hình 2-9: Định
khoản khi hủy hóa đơn
36
2.2.5 Quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
2.2.4.1 Sơ đồ quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công (xem chi tiết tại phụ lục số 5)
37
2.2.4.2 Cách thưc thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn công nợ thủ công Nợ TK 51110000 - DT bán hàng
Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Có TK 13110000 - Phải thu KH
2.2.5 Quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền
2.2.5.1 Nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 17/03/2021 KH KSGS trả trước tiền cho hóa đơn 2021/CIV000000011, số tiền 10.000.000 VND.
Tạo phiếu thu sử dụng chương trình Petty Cash Create đối với tiền mặt hoặc
Banking Entry Create đối với tiền gửi ngân hàng.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: GL Account: Chọn tài khoản tiền mặt muốn hạch toán - Bước 2: Description: Nhập nội dung mô tả cho nghiệp vụ - Bước 3: TC Amount: Nhập số tiền nhận được từ người nộp - Bước 4: Chọn In để hệ thống hiểu đây là nghiệp vụ thu tiền
(Chú ý: Ở màn hình này, status luôn là Unallocate, sau khi thực hiện xong nghiệp vụ nó sẽ chuyển sang Allocated, lúc này mới có thể lưu được nghiệp vụ.)
GL Account ộ V Daybook C > ɪ Daybook Type ζ- V TC Debit '⅛- V TC Credit 0 V C ur
11110000 CASH-IN Cash Entries 10,000,000.00 0.00 V
N
13110000 CASH-IN Cash Entries 0.00 10,000,000.00 V
N
38
- Bước 5: Nhấp phải chuột và chọn vào đây để mở ra màn hình mới tiếp tục công việc hoặc có thể double click vào link xanh để mở màn hình mới nhanh hơn. Chọn Allocation to Invoice.
Hình 2-10: Màn hình Petty Cash Create
Sau khi chọn Allocation to Invoice. Chọn Prepay để làm nghiệp vụ thu trước/đặt cọc
Hình 2-11: Allocation to Invoice
39
- Bước 1: Customer /supplier: Chọn mã KH - Bước 2: Invoice description: Mô tả nghiệp vụ
- Bước 3: TC prepayment amount: Số tiền thu trước của KH
- Bước 4: Exchange rate: Nhập tỷ giá thời điểm phát sinh nghiệp vụ (nếu có) - Bước 5: Nhấn OK: Lưu nghiệp vụ
Sau đó nhấn vào SAVE để lưu nghiệp vụ: trạng thái chuyển sang Allocated
Hình 2-12: Màn hình Petty Cash Create - Status Allocated
Màn hình xuất hiện phiếu thu có dạng: (xem chi tiết tại phụ lục số 12)
2.2.5.2 Định khoản nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
Nợ TK 13110000 - Phải thu KH Có TK 11110000 - Tiền mặt VND
Customef/S uppbei I
KSG O ∣ Include Customeis
B Include Suppliers 0 Business Relation
Code Include InvoicesZCN S IncIudeAI Entities ≡
Invoice Reference Z 1 Payment Refeience I
Shipper Z a Bank Account
^z I Yeaι∕D ay b□ok∕Voucheι Tl Tl 0 AmountZCurrency Z 0.00 @3] .- ' IZ 0.001 O Searc h J Allocate Gl Deductio n I Balance Payment
Selection — Amount to Allocate 351.900,000 D - Balance 0 C
Prepay Amount Allocated 351.900.000 C • Vouchei 000000027 BusReI ♦ Invoice Reference ♦ Ship
per ♦ DueDate ♦ OpenBaIanceTC <∙D φ In F TCAlIocated ♦ D ♦ TCDisco
unt Ne
g¾J VN T T
00001 IN2021/CASH/00000009 04/16/2021 10,000.000 C VN I 5 0
—
Hình 2-13: Định khoản nghiệp vụ KH trả trước
40
2.2.6 Quy trình thu tiền theo hóa đơn
2.2.6.1 Cách thức thực hiện
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 25/03/2021 nhận được giấy báo có của ngân hàng VCB
về việc thanh toán tiền hóa đơn 2021/CIV000000011 của KH KSGS, khách đã trả trước theo phiếu thu 2021/0092 số tiền 10.000.000 VND, vào ngày 17/03/2021.
Cũng sử dụng một trong hai chương trình Petty Cash Create /BankingEntry
Create.
GLAccount ộ V Daybook C ÍT Description ʌ V DaybookType ộ V TC Debit ộ V TC Credit C V C ur
13110000 BE-VND 2021/CAS H-I N/ũũũ... Banking Entries 10,000,000.00 0.00 V
N D
13110000 BE-VND 2021/CIVŨŨŨŨŨŨŨ... Banking Entries 0.00 361,900,000.00 V
N D
11211000 BE-VND KH KSGS trà tiên h... BankingEntries 351,900,000.00 0.00 VN
VNTĨ00001 2021 ∕αv∕000000011 /KSG 04/12/2021 361,900,000 D VND H ¢1 361.900,000 C 0
Hình 2-14: Màn hình Allocate to Invoice
Trong màn hình Allocate to Invoice, KH đã có khoản trả trước 10 triệu đồng nên ở đây ta vừa tích chọn dòng thanh toán và dòng trả trước luôn để cấn trừ khoản trả trước và thanh toán.
- Bước 1: Nhập thông tin việc thu tiền theo hóa đơn cũng làm tương tự như thu trước KH tại màn hình đầu tiên này.
- Bước 2: Click phải chuột chọn Allocate to Invoice để mở ra màn hình mới hoặc double click chuột lên link xanh.
- Bước 3: Tìm kiếm KH có hóa đơn cần phải thu
(Include Customers: Check vào ô này để ô customer/supplier liệt kê danh sách KH;
Customer/supplier: Chọn mã KH)
41
- Bước 4: Check chọn hóa đơn KH thanh toán hết hoặc nhập số tiền KH muốn thanh
toán 1 phần ở TC paid.
(Nếu thu tiền bằng ngoại tệ thì click phải chuột lên hóa đơn rồi chọn Currency Detals để nhập tỷ giá và xem lãi lỗ tỷ giá. Nhập tỷ giá thực tế ở Accounting Rate. Nhấp OK để đóng cửa sổ.)
- Bước 5: Nhấn Save để Lưu nghiệp vụ thu tiền.
2.2.6.2 Định khoản nghiệp vụ thu tiền theo hóa đơn
Nợ TK 13110000 - Phải thu KH
Có TK 12110000 - Tiền gửi ngân hàng VND
Trường hợp này định khoản trong hệ thống có ghi Nợ TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 vì để xóa định khoản Có TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 lúc KH trả trước.
Hình 2-15: Định khoản KH thanh toán
2.2.7 Báo cáo công nợ
- Customer aging analysis by group current: Nhóm dữ liệu phân tích tuổi nợ theo
khoảng thời gian, thể hiện thông tin số dư nợ của KH và các khoản đã quá hạn
theo từng
khoản thời gian do người dùng chọn, cũng có thể xem chi tiết theo từng HĐ,
từng giao
dịch,.. .(chi tiết xem tại phụ lục số 13)
- Customer activity dashboard: Tóm tắt công nợ: ngày đến hạn, số tiền, trạng thái
hóa đơn, số ngày quá hạn, hiển thị tất cả hóa đơn của KH, thông tin địa chỉ liên
lạc,... (chi
tiết xem tại phụ lục số 14)
Số năm kinh nghiệm Số nhân viên % tương ứng
Từ 5 năm trở lên 11 37%
Từ 3 đến 5 năm 5 16%
Từ 1 đến 3 năm 6 20%
42
chế độ xem hiển thị số dư tài khoản trong Transaction Currency và Base Curency, và
chi tiết tín dụng của KH. (chi tiết xem tại phụ lục số 15)
2.3 Khảo sát về quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP