7. Kết cấu khóa luận
2.2.2.1 Sơ đồ nghiệp vụ bán hàng có chiết khấu thương mại
Quy trình này được áp dụng để ghi nhận khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho KH mua hàng với khối lượng lớn.
Sơ đồ 2-2: Quy trình nghiệp vụ chiết khấu thương mại
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình bán hàng có chiết khấu thương mại (chi tiết tại phụ lục số 3) 2.2.2.2 Cách thức thực hiện
Khi thực hiện quy trình bán hàng có ghi nhận chiết khấu: Nhân viên Phòng kinh doanh tạo đơn đặt hàng có ghi nhận khoản chiết khấu trong đơn hàng. Sau đó lần lượt thực hiện các bước tiếp theo tương tự quy trình bán hàng thông thường.
- Khi xuất hóa đơn GTGT (chi tiết xem tại phụ lục số 12) Nợ TK Phải thu KH (13110000)
Nợ TK Chiết khấu thương mại (52100000) Có TK Doanh thu bán hàng (51110000)
Có TK Thuế GTGT đầu ra (33311000) - Tiền thuế GTGT tính trên doanh thu đã trừ đi chiết khấu
Hình 2-4: Định khoản khi xuất hóa đơn
2.2.3 Quy trình điều chỉnh hóa đơn
2.2.4 Sơ đồ quy trình điều chỉnh hóa đơn
Quy trình này được áp dụng để điều chỉnh các sai sót phát sinh trong quá trình tạo lập hóa đơn GTGT.
Sơ đô 2-3: Quy trình nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
GL Account ộ T Dayboo .. ɪ Descrip ʌ V DaybookType ộ V TC Debit C T TC Credit ộ V Cur
13110000 CUST-
CN
HD Điều chình... Customer Credit Notes
0.00 110,000.00 V
N
33311000 CUST-
CN
HD Điều chình... Customer Credit Notes
10,000.00 0.00 V
N
51130000 CN CUST- HĐ Điều chình... Customer Credit Notes 100,000.00 Ũ.ŨŨ VN
34
2.2.3.1 Cách thức thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 16/03/2021 điều chỉnh giảm tiền vận chuyển của KH C0000148 theo số hóa đơn 2021/CUST-IV/000000110 do ghi sai, số tiền: 110.000 VND.
Sử dụng chương trình Customer Invoice Create để tạo hóa đơn ghi giảm công nợ,
làm tương tự như tạo hóa đơn bình thường, lưu ý một số bước.Tại Tab General:
- Chọn Invoice Type là Credit Note- để ghi đảo bút toán (3).
- Daybook Code: CUST-CN: Ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh giảm doanh thu bằng cách ghi đảo, loại Daybook: Customer Credit Notes. (5)
- Link to Invoice: chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh (ô này bắt buộc điền) (10). - Adjustment: Chọn sổ ghi nhận điều chỉnh (CUST-ADJ: Ghi nhận các bút toán
điều chỉnh do hệ thống tự động tạo ra khi phát sinh một nghiệp vụ điều chỉnh công nợ,
loại Daybook: Customer Adjustments) (11).
Hình 2-5: Chương trình đê điều chỉnh hóa đơn
Tab Tax: chọn loại thuế xuất như hóa đơn gốc
35
Tab CI Posting: Chọn lại tài khoản Sales account đúng như trên hóa đơn gốc. Sau khi kiểm tra thông tin rồi nhấn save để lưu nghiệp vụ.
Sau khi link thì hóa đơn điều chỉnh giảm (hóa đơn nào có số tiền ít hơn sẽ bị đóng)
còn hóa đơn kia có số tiền giảm xuống một khoản đúng bằng với hóa đơn điều chỉnh giảm.
Hình 2-6: Xem các hóa đơn đã tạo
❖ Định khoản nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
Tạo hóa đơn giảm công nợ, ghi nhận bút toán: Nợ TK 51130000 - doanh thu cung cấp dịch vụ Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
GLAcccunt 5111OO QO C Y Dajtook C CIV 0 ▼ Vouch V T DeictptKin 000000013 Posledlnvoice CV ĩ Cu C V VND ’ IC DetKt C V 000 TC Ctedt 0 V B C 483 000,000 00 VND 131100 00 CIV 000000013 PosIedInvoce VND 531.300.00000 0 00 VND 333110 30 CIV 000000013 Postedlnvoee VND 000 48,300.000 00 VND 632000 00 ISSSO 000000012 ISS-SO S0105971 VND 374,000.000 00 0 00 VND 156100 00
ISS-SO 000000012 ISS SO SOI 05971 VND 000 374.000,000.00
VND
GLAceount
C Y Dajtook V Y Votxbet C V DejCtpIen CV Cu 07 TC DeUt ỉ Y TCOedt C Y 8 ζ 511100 00 CCN 000000003 Poeledlnvotce VND 483.000.00000 0 00 VND 131100 00 CCN 000000003 Poeledlnvoee VNO 000 531.300.000 00 VND 333110 00 CCN 000000003 Poiledlnvoee VND 48.300.000 00 0 00 VND 632000 00 ISS-SO 000000013 ISS-SO S0105971 VND 000 374,000.000 00 VND 1561000 0 ISS-SO 000000013 ISS-S0S0105971 VND 374,000,000.00 0 00 VND Hình 2-9: Định
khoản khi hủy hóa đơn
36
2.2.5 Quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
2.2.4.1 Sơ đồ quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công (xem chi tiết tại phụ lục số 5)
37
2.2.4.2 Cách thưc thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn công nợ thủ công Nợ TK 51110000 - DT bán hàng
Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Có TK 13110000 - Phải thu KH
2.2.5 Quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền
2.2.5.1 Nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 17/03/2021 KH KSGS trả trước tiền cho hóa đơn 2021/CIV000000011, số tiền 10.000.000 VND.
Tạo phiếu thu sử dụng chương trình Petty Cash Create đối với tiền mặt hoặc
Banking Entry Create đối với tiền gửi ngân hàng.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: GL Account: Chọn tài khoản tiền mặt muốn hạch toán - Bước 2: Description: Nhập nội dung mô tả cho nghiệp vụ - Bước 3: TC Amount: Nhập số tiền nhận được từ người nộp - Bước 4: Chọn In để hệ thống hiểu đây là nghiệp vụ thu tiền
(Chú ý: Ở màn hình này, status luôn là Unallocate, sau khi thực hiện xong nghiệp vụ nó sẽ chuyển sang Allocated, lúc này mới có thể lưu được nghiệp vụ.)
GL Account ộ V Daybook C > ɪ Daybook Type ζ- V TC Debit '⅛- V TC Credit 0 V C ur
11110000 CASH-IN Cash Entries 10,000,000.00 0.00 V
N
13110000 CASH-IN Cash Entries 0.00 10,000,000.00 V
N
38
- Bước 5: Nhấp phải chuột và chọn vào đây để mở ra màn hình mới tiếp tục công việc hoặc có thể double click vào link xanh để mở màn hình mới nhanh hơn. Chọn Allocation to Invoice.
Hình 2-10: Màn hình Petty Cash Create
Sau khi chọn Allocation to Invoice. Chọn Prepay để làm nghiệp vụ thu trước/đặt cọc
Hình 2-11: Allocation to Invoice
39
- Bước 1: Customer /supplier: Chọn mã KH - Bước 2: Invoice description: Mô tả nghiệp vụ
- Bước 3: TC prepayment amount: Số tiền thu trước của KH
- Bước 4: Exchange rate: Nhập tỷ giá thời điểm phát sinh nghiệp vụ (nếu có) - Bước 5: Nhấn OK: Lưu nghiệp vụ
Sau đó nhấn vào SAVE để lưu nghiệp vụ: trạng thái chuyển sang Allocated
Hình 2-12: Màn hình Petty Cash Create - Status Allocated
Màn hình xuất hiện phiếu thu có dạng: (xem chi tiết tại phụ lục số 12)
2.2.5.2 Định khoản nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
Nợ TK 13110000 - Phải thu KH Có TK 11110000 - Tiền mặt VND
Customef/S uppbei I
KSG O ∣ Include Customeis
B Include Suppliers 0 Business Relation
Code Include InvoicesZCN S IncIudeAI Entities ≡
Invoice Reference Z 1 Payment Refeience I
Shipper Z a Bank Account
^z I Yeaι∕D ay b□ok∕Voucheι Tl Tl 0 AmountZCurrency Z 0.00 @3] .- ' IZ 0.001 O Searc h J Allocate Gl Deductio n I Balance Payment
Selection — Amount to Allocate 351.900,000 D - Balance 0 C
Prepay Amount Allocated 351.900.000 C • Vouchei 000000027 BusReI ♦ Invoice Reference ♦ Ship
per ♦ DueDate ♦ OpenBaIanceTC <∙D φ In F TCAlIocated ♦ D ♦ TCDisco
unt Ne
g¾J VN T T
00001 IN2021/CASH/00000009 04/16/2021 10,000.000 C VN I 5 0
—
Hình 2-13: Định khoản nghiệp vụ KH trả trước
40
2.2.6 Quy trình thu tiền theo hóa đơn
2.2.6.1 Cách thức thực hiện
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 25/03/2021 nhận được giấy báo có của ngân hàng VCB
về việc thanh toán tiền hóa đơn 2021/CIV000000011 của KH KSGS, khách đã trả trước theo phiếu thu 2021/0092 số tiền 10.000.000 VND, vào ngày 17/03/2021.
Cũng sử dụng một trong hai chương trình Petty Cash Create /BankingEntry
Create.
GLAccount ộ V Daybook C ÍT Description ʌ V DaybookType ộ V TC Debit ộ V TC Credit C V C ur
13110000 BE-VND 2021/CAS H-I N/ũũũ... Banking Entries 10,000,000.00 0.00 V
N D
13110000 BE-VND 2021/CIVŨŨŨŨŨŨŨ... Banking Entries 0.00 361,900,000.00 V
N D
11211000 BE-VND KH KSGS trà tiên h... BankingEntries 351,900,000.00 0.00 VN
VNTĨ00001 2021 ∕αv∕000000011 /KSG 04/12/2021 361,900,000 D VND H ¢1 361.900,000 C 0
Hình 2-14: Màn hình Allocate to Invoice
Trong màn hình Allocate to Invoice, KH đã có khoản trả trước 10 triệu đồng nên ở đây ta vừa tích chọn dòng thanh toán và dòng trả trước luôn để cấn trừ khoản trả trước và thanh toán.
- Bước 1: Nhập thông tin việc thu tiền theo hóa đơn cũng làm tương tự như thu trước KH tại màn hình đầu tiên này.
- Bước 2: Click phải chuột chọn Allocate to Invoice để mở ra màn hình mới hoặc double click chuột lên link xanh.
- Bước 3: Tìm kiếm KH có hóa đơn cần phải thu
(Include Customers: Check vào ô này để ô customer/supplier liệt kê danh sách KH;
Customer/supplier: Chọn mã KH)
41
- Bước 4: Check chọn hóa đơn KH thanh toán hết hoặc nhập số tiền KH muốn thanh
toán 1 phần ở TC paid.
(Nếu thu tiền bằng ngoại tệ thì click phải chuột lên hóa đơn rồi chọn Currency Detals để nhập tỷ giá và xem lãi lỗ tỷ giá. Nhập tỷ giá thực tế ở Accounting Rate. Nhấp OK để đóng cửa sổ.)
- Bước 5: Nhấn Save để Lưu nghiệp vụ thu tiền.
2.2.6.2 Định khoản nghiệp vụ thu tiền theo hóa đơn
Nợ TK 13110000 - Phải thu KH
Có TK 12110000 - Tiền gửi ngân hàng VND
Trường hợp này định khoản trong hệ thống có ghi Nợ TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 vì để xóa định khoản Có TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 lúc KH trả trước.
Hình 2-15: Định khoản KH thanh toán
2.2.7 Báo cáo công nợ
- Customer aging analysis by group current: Nhóm dữ liệu phân tích tuổi nợ theo
khoảng thời gian, thể hiện thông tin số dư nợ của KH và các khoản đã quá hạn
theo từng
khoản thời gian do người dùng chọn, cũng có thể xem chi tiết theo từng HĐ,
từng giao
dịch,.. .(chi tiết xem tại phụ lục số 13)
- Customer activity dashboard: Tóm tắt công nợ: ngày đến hạn, số tiền, trạng thái
hóa đơn, số ngày quá hạn, hiển thị tất cả hóa đơn của KH, thông tin địa chỉ liên
lạc,... (chi
tiết xem tại phụ lục số 14)
Số năm kinh nghiệm Số nhân viên % tương ứng
Từ 5 năm trở lên 11 37%
Từ 3 đến 5 năm 5 16%
Từ 1 đến 3 năm 6 20%
42
chế độ xem hiển thị số dư tài khoản trong Transaction Currency và Base Curency, và
chi tiết tín dụng của KH. (chi tiết xem tại phụ lục số 15)
2.3 Khảo sát về quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP
2.3.1 Mục đích khảo sát
- Tìm hiểu mức độ hiểu biết của nhân viên đang sử dụng ứng dụng QAD cũng như kinh nghiệm làm việc, tiếp xúc với hệ thống QAD thuộc các phòng ban/ bộ phận khác
nhau tại công ty. Qua đó có những cái nhìn đúng đắn hơn để hoạt động kiểm soát hiệu
quả hơn với việc áp dụng các quy trình kinh doanh vào ứng dụng QAD, từ đó
tổng hợp,
phân tích và đưa ra những ưu điểm, hạn chế, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động kiểm soát.
- Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng
QAD, đánh giá về chất lượng hoạt động kiểm soát tại công ty với các tiêu chí:
phân chia
trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng; quá trình xử lý thông tin; ủy quyền và xét
duyệt; xử lý chứng từ sổ sách và tính dễ dàng sử dụng của hệ thống QAD. Qua
đó tìm ra
những hạn chế, rủi ro mà công ty cũng như hệ thống QAD gặp phải để giúp đánh giá
được chất lượng hoạt động kiểm soát từ đó có những đề xuất cải tiến, nâng cao chất
lượng kiểm soát phù hợp với những yêu cầu của ban quản trị.
43
❖ Nội dung khảo sát: Được thực hiện thông qua bảng câu hỏi khảo sát, bảng câu
hỏi sẽ thu thập những thông tin sau (chi tiết bảng khảo sát tại mục lục 6): - Phần A: Thông tin về đối tượng thực hiện khảo sát đề tài
- Phần B: Gồm 2 bảng câu hỏi dành cho đối tượng khảo sát
> Bảng 1: Đánh giá hệ thống QAD
> Bảng 2: Đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu
tiền trên ứng dụng QAD
- Phần C: Đánh giá mức độ khả thi các đề xuất của tác giả về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền
2.3.3 Kết quả và phân tích khảo sát
Dưới 1 năm 8 26%
Đánh giá hệ thống QAD Mức độ đồng ý (%) Giátrị trung
Qua kết quả khảo sát bằng việc gửi phiếu khảo sát cho tất cả nhân viên cũng như người trực tiếp sử dụng hệ thống QAD cho thấy 100% người có hiểu biết về QAD trong đó chỉ có 26.67% người tiếp xúc với QAD dưới 1 năm tướng ứng với 8 người - đa phần là thực tập sinh đến từ các bộ phận, phần còn lại hiểu rõ và có kinh nghiệm khi nhắc tới QAD. Tất cả đều cho rằng ERP có thể chia sẽ dữ liệu một cách dễ dàng, thông tin được cập nhật kịp thời, dữ liệu luôn được kiểm tra, soát xét, dữ liệu tuy mở rộng nhưng có phân quyền nên luôn ở chế độ bảo mật cao nhất. Và điều quan trọng hơn nữa là thay đổi được phong cách làm việc của nhân viên, được áp dụng các công nghệ tiên tiến, đạt được
hiệu quả cao hơn trong công việc. (chi tiết thông tin đối tượng khảo sát tại phụ lục 7).
44
1 2 3 4 5
Hệ thống QAD có những thông tin người
dùng cần - - 16.67 70 13.33 3.53
Hệ thống QAD cung cấp thông tin chính
xác, đầy đủ - - - 73.33 26.67 3.8
Hệ thống QAD được thiết kế cho mọi cấp
độ sử dụng
- - 16.67 46.67 36.66 3.77
QAD được sử dụng bởi mọi bộ phận trong
tổ chức
- 3.33 3.33 63.34 30 3.77
Sử dụng QAD có thể giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt hơn
- - - 30 70 4.1
QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không
giới hạn và có khả năng mở rộng - - - 30 70 4.07
Dữ liệu lưu trữ trên QAD luôn được bảo
mật - - - 53.33 46.67 4.03
Những thông tin báo lỗi của hệ thống là
có ích cho tôi - - 3.33 60 36.67 3.7
Tôi khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh
chóng khi sử dụng hệ thống - - 6.67 53.33 40 3.77
Các thông tin hướng dẫn luôn có sẵn và
Các thông tin của hệ thống giúp tôi hoàn
thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng - -
-
26.67 73.33 4.1
Qua kết quả bảng 2-2, ta có thể thấy năng lực của hệ thống QAD ERP theo đánh giá của người sử dụng trực tiếp là tích cực. Mặc dù với giá trị trung bình không cao nhưng vẫn làm hài lòng hầu hết những người sử dụng. QAD với những năng lực hiện có
và các thông tin hướng dẫn từ trong và ngoài nước rất tốt và hữu ích giúp người dùng thỏa mãn trong công việc, nâng cao năng suất làm việc. Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát:
Thông tin và tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng: Chất lượng và sự đầy đủ
của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Đa số người dùng ở các phòng ban hài lòng với các tài liệu hỗ trợ này với giá trị trung bình là 3.53 cho những thông tin cần thiết và 3.8 cho những thông tin chính xác, đầy đủ. QAD là phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đảm bảo có các tài
liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện.
Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ: Dịch vụ hỗ trợ QAD là một thế
mạnh, người dùng có thể nhận điện thoại, trò chuyện trực tiếp, gửi phiếu hỗ trợ dựa trên