7. Kết cấu khóa luận
3.4.1Ban lãnh đạo công ty
- Ban Giám Đốc nên quan tâm, chia sẻ với các nhân viên trực tiếp thực hiện công tác hoàn thiện hệ thống QAD để động viên họ cố gắng khi gặp khó khăn.
- Hệ thống QAD của công ty lấy phân hệ kế toán tài chính là trung tâm thế nhưng các phân hệ khác cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Với cương vị của
một nhà
quản trị Ban Giám Đốc cần liên kết các bộ phận với nhau để cùng xây dựng nên
một quy
trình hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả cao cho đơn vị.
- ERP là giải pháp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cá nhân trong doanh nghiệp. Do vậy ban lãnh đạo phải luôn duy trì sự phối hợp tránh tình trạng bị thiếu hụt nhân
sự vì số
lượng thành viên không đảm bảo, công việc quá tải và thậm chí là không đủ
năng lực để
giải quyết nhiều vấn đề phát sinh thực tế. 3.4.1 Phòng kế toán tài chính
- Bộ phận kế toán tài chính phải thường xuyên nâng cao trình độ để đáp ứng được những thay đổi của hệ thống QAD.
- Không những thực hiện tốt nhiệm vụ được giao mà còn hỗ trợ cho các bộ phận khác để thực hiện tốt quy trình kinh doanh trên hệ thống QAD.
- Chịu trách nhiệm hoàn thiện hệ thống thông tin của công ty.
64
3.4.2 Các phòng bán/ bộ phận khác
- Phòng IT nên phối hợp cùng với phòng tư vấn triển khai và phòng kế toán phần mềm tiến hành thu thập và soạn thảo các tài liệu liên quan đến quá trình sử dụng QAD.
- Soạn thảo tài liệu cho người dùng về chính sách, quy định sử dụng an toàn thông tin, bảo mật của công ty, cũng như kỹ năng, kiến thức về hệ thống QAD được sử dụng
để đào tạo nhân viên và nên cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu bằng tiếng Việt. - Tiến hành nâng cao chất lượng trang thiết bị để ứng dụng hệ thống QAD ngày
càng hiệu quả.
- Thường xuyên kiểm tra và xây dựng các điều khoản bảo mật trên hệ thống để đảm
bảo tính bảo mật cho thông tin.
- Thường xuyên sao lưu, nâng cấp dữ liệu để giữ an toàn cho hệ thống.
- Chịu trách nhiệm hợp tác với các phòng ban để cùng nhau xây dựng quy trình kinh doanh trên hệ thống QAD.
- Nên đánh dấu đã sử dụng, và lưu trữ các chứng từ sau khi nhập liệu để tránh nhập
liệu lần 2.
- Số thứ tự và mã khách hàng phải được đồng bộ/ thống nhất giữa các nhân viên, phòng ban. Công ty cần có văn bản quy định các nguyên tắc đặt tên và thống
65
KẾT LUẬN
Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là công nghệ cung cấp chức năng kinh
doanh thống nhất cho tổ chức bằng cách tích hợp các quy trình cốt lõi và cũng vì thế trong những năm gần đây nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào ERP. Môi trường cạnh tranh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt, đòi hỏi doanh nghiệp kinh doanh trong mọi ngành nghề buộc phải thay đổi cách nhìn về khía cạnh quản lý nguồn lực để tạo lợi thế cạnh tranh. Ở Việt Nam tới thời điểm này, các vấn đề liên quan tới ERP chủ yếu được viết và tổng kết dưới dạng các bài báo của các chuyên gia ERP hay người quản lý doanh
nghiệp sử dụng ERP về kinh nghiệm triển khai hoặc các hội thảo về vấn đề ERP tại Việt Nam chứ chưa có nhiều nghiên cứu thực nghiệm về các đặc điểm ứng dụng ERP tại một doanh nghiệp cụ thể.
Luận văn đã hệ thống hóa một cách rõ nét về khái niệm, đặc điểm, phân loại, lợi ích và hạn chế của công cụ này; tổng quan về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền áp dụng hệ thống QAD ERP. Điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn doanh nghiệp nói chung và bản thân những người làm công tác kế toán nói riêng.
Trên cơ sở nền tảng lý thuyết, luận văn đã tiến hành thu thập dữ liệu và khảo sát thực tế về tình hình ứng dụng hệ thống QAD. Kết quả cho thấy, QAD là một giải pháp tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giúp cho toàn thể các bộ phận nói chung
và bộ phận kế toán tài chính nói riêng hoạt động một cách hiệu quả, nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu những sai sót, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp; là một công cụ hiệu quả giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu thế hội nhập quốc tế.
66
TÀI LIỆU THAM KHẢO
> Tiếng Việt
1. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Ke toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TPHCM,
Kiểm soát nội bộ (xuất bản lần thứ hai), NXB Phương Đông, 2012.
2. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TPHCM,
Kiểm toán tập 1 (xuất bản lần thứ sáu), NXB Kinh Tế TPHCM, 2014.
3. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TPHCM,
Kiểm toán tập 2 (xuất bản lần thứ sáu), NXB Kinh Tế TPHCM, 2014.
4. Co.Ltd, T. N. (2021). Các quy trình trong phân hệ AR của Khách hàng. HCM:
Think Next Co.Ldt.
5. QAD Enterprise Applications. (2016). In User Guide QAD Financials.
California: QAD.
6. Think Next Co.Ltd. (2018). Accounts Receivable. HCM: Think Next Co.Ltd.
7. Nguyễn Bích Liên, 2012. Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất
lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh
nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế Trường đại
học
Kinh tế TP.HCM.
8. Trần Thanh Thúy, 2011. Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến
tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam, Luận văn thạc
sĩ.
Trường đại học Kinh tế TP.HCM.
9. Tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
STT Mã Diễn giải Loại Daybook
ĩ CĨỸ Ghi nhận bút toán doanh thu bán hàng. Customer Invoice
2 ISS-SO Ghi nhận bút toán giá vốn hàng bán. Journal Entries
3 CCN Ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh
giảm
doanh thu bằng cách ghi đảo.
Customer Credit Notes
67
doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh và đổi mới mô hình tăng trưởng”,
Luận án tiến sĩ, Trường đại học Ngoại Thương.
12. Thông tư 48/2019/TT-BTC: Trích lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu
khó đòi
> Tiếng Anh
1. Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder. The impacts of Enterprise
Resource Planning Systems on accounting practice - The Australian experience.
Australian Accounting Review 10 No.3, p4-18, năm 2000.
2. Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis. Accounting Benefits and
Satisfaction in an ERP Environment. International Journal of Accounting Information
Systems, Volume 14, Issue 3, p209-234, năm 2013
3. Fethi Calisir, Feral calisir. “The relation of interface usability characteristics,
perceivedusefulness, and perceived ease of user to end - user satisfaction with enterprise
resourceplaning (ERP) system”
4. Charalambos Spathis and Sylvia Constantinides (2004), “Enterprise resource
planning systems’ impact on accounting processes’”, Business Process
Management
Journal, Vol. 10, 2004, pp. 234-247
5. Marcelino Tito Torres. “ManufacturingResource Planning”, năm 2003.
> Website 1. http://gscom.vn 2. http://www.ictroi.com 68 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: CẤU HÌNH HỆ THỐNG QAD - Sổ ghi nhận nghiệp vụ
4 JEIC Ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng phát
sinh giữa 2 entity. Journal Entries (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5 C-ADJ
Ghi nhận các bút toán điều chỉnh do hệ thống tự động tạo ra khi phát sinh một nghiệp vụ điều chỉnh công nợ.
Customer Adjustments
STT Mã Tên Thuế suất TK hạch toán
ĩ G0 0 Thuế GTGT đầu ra HHDV 0% 0% 333ĨĨ000 2 G0 5 Thuế GTGT đầu ra HHDV 5% 5% 333ĨĨ000 3 GĨ0 Thuế GTGT đầu ra HHDV Ĩ0% ĩ0% 333ĨĨ000 - Các loại thuế
Tên tài khoản Số hiệu TK theo TT200 Số hiệu TK trên QAD
Tiền mặt TK 111 TK 11100000
Tiền Việt Nam TK 1111 TK 11110000
Ngoại tệ TK 1112 TK 11120000
Tiền gửi Ngân hàng TK 112 TK 11200000
Tiền Việt Nam TK 1121 TK 11210000
Ngoại tệ TK 1122 TK 11220000
Phải thu của KH TK 131 TK 13110000
Hàng hóa TK 156 TK 15610000
Thuế và các khoản phải nộp
Nhà nước TK 333 TK 33300000
Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ TK 511 TK 51100000
Doanh thu bán hàng hóa TK 5111 TK 51110000
Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5113 TK 51130000
Giá vốn hàng bán TK 632 TK 63200000
69
Bước quy trình Mô tả bước thực hiện
SO.01.01 - Yêu cầu
đặt hàng
KH gọi điện, gửi e-mail hoặc gửi yêu cầu đặt hàng bằng văn bản (đơn đặt hàng mua) cho doanh nghiệp.
Chứng từ: Đơn đặt mua hàng
SO.01.02 - Kiểm tra
đơn đặt mua hàng
- Bộ phận kinh doanh tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phía KH, kiểm tra mọi thông tin trên đơn đặt mua hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nếu đạt thì thực hiện bước (3);
+ Nếu không đạt thì thông báo lại với KH.
SO.01.03 - Kiểm tra
hàng trong kho
Kế toán kho kiểm tra lượng hàng tồn kho trên hệ thống bằng
chương trình Inventory Detail by Item Browse:
+ Nếu đáp ứng yêu cầu thì thực hiện bước (5);
+ Nếu không đáp ứng yêu cầu thì thực hiện bước (4).
SO.01.04 - Yêu cầu
sản xuất
Nếu hàng trong kho không đủ đáp ứng yêu cầu KH, Kế toán kho báo cho Phòng kinh doanh để Phòng kinh doanh kịp thời thông báo cho Bộ phận sản xuất.
SO.01.05 - Lập đơn
đặt hàng
Căn cứ thông tin từ yêu cầu đặt mua hàng của KH, Bộ phận kinh doanh lập đơn đặt hàng bán trên hệ thống bằng chương
trình Sales Order Maintenance. Sau đó chuyển đơn hàng cho
Bộ phận kho.
Chứng từ: Đơn đặt hàng.
SO.01.06 - Chọn
hàng trong kho
Dựa vào thông tin nhận được từ đơn đặt hàng, Kế toán kho tiến
hành chọn hàng trên hệ thống theo từng lô, dùng chương trình
Sales Order Shipper Maintenance.
70
SO.01.07 - Xuất hàng Từ kết quả xuất kho, bộ phận kho ghi nhận nghiệp vụ xuất
thành phẩm trên hệ thống bằng chương trình Sales Order
Shipments, đồng thời gửi phiếu giao hàng cho KH theo kiện
hàng.
Chứng từ: Phiếu xuất kho.
SO.01.08 - Lập và in
hóa đơn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi Bộ phận kho xuất hàng, thông báo cho Phòng kinh doanh để tiến hành lập và in hóa đơn GTGT giao cho KH.
Dùng chương trình Invoice Post and Print để lập hóa đơn, và
VATInvoice để in hóa đơn.
Chứng từ: Hóa đơn GTGT.
Bước quy trình Mô tả bước thực hiện
Bước SO.02.01 -
Mua
hàng với số lượng lớn
KH ký hợp đồng với doanh nghiệp để được hưởng chiết khấu
thương mại khi mua hàng đạt số lượng quy định trong hợp đồng.
Bước SO.02.02 - Ra
quyết định chiết khấu
Khi KH mua đạt mức quy định trong hợp đồng, Giám đốc/KTT quyết định giảm giá cho KH.
71
PHỤ LỤC 3: DIỄN GIẢI CHI TIẾT QUY TRÌNH BÁN HÀNG CÓ CHIẾT KHẤU THƯƠNG MẠI
Bước thực hiện Mô tả chi tiết
Bước SO.05.01 - Lập
hóa đơn trên hệ thống
- Phòng kinh doanh sau khi lập HĐ trên hệ thống, phát hiện có sai sót trên hóa đơn:
+ Neu chưa in HĐ thì thực hiện quy trình hủy hóa đơn SO.06;
+ Nếu đã in HĐ nhưng chưa giao cho KH thì thực hiện bước SO.05.02, nếu đã giao cho KH thì thực hiện bước SO.05.03.
Bước SO.05.02 -
Gạch bỏ cả 3 liên của HĐ
Nếu Kế toán đã lập, in HĐ nhưng chưa giao cho KH thì gạch chéo để bỏ cả 3 liên HĐ và lưu giữ lại 3 liên đó. Sau đó thực hiện quy trình hủy hóa đơn SO.06 và quy trình bán hàng SO.01 để tạo lại HĐ đúng.
Bước SO.05.03 -
Phát hiện sai sót trên HĐ
KH sau khi nhận được HĐ nếu phát hiện có sai sót thì thông báo lại cho doanh nghiệp để xử lý kịp thời.
Bước SO.05.04 -
Thông báo cho doanh nghiệp
- KH thông báo với doanh nghiệp về HĐ bị sai sót và thỏa thuận cách xử lý: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nếu điều chỉnh HĐ thì thực hiện bước SO.05.05; + Nếu hủy HĐ thì thực hiện quy trình SO.06.
Bước SO.05.05 - Lập
Biên bản điều chỉnh HĐ
Nếu KH đồng ý điều chỉnh HĐ sai sót, Phòng kinh doanh lập Biên bản điều chỉnh HĐ trình Giám đốc/KTT ký duyệt. Chứng từ: Biển bản điều chỉnh hóa đơn.
Bước SO.05.06 -
Kiểm tra, ký duyệt
Giám đốc/KTT kiểm tra Biên bản điều chỉnh và ký duyệt.
Bước SO.05.07 - Tạo
bút toán điều chỉnh trên hệ thống
Căn cứ vào chứng từ gốc và Biên bản điều chỉnh HĐ vừa lập,
Phòng kinh doanh tạo bút toán điều chỉnh thích hợp trên hệ thống. Chứng từ: hóa đơn điều chỉnh.
72
Bước thực hiện Mô tả chi tiết Bước SO.06.01 -
Phát hiện sai sót trên HĐ
KH sau khi nhận được HĐ nếu phát hiện có sai sót thì thông báo lại cho doanh nghiệp để xử lý kịp thời.
Bước SO.06.02 -
Thông báo cho DN
KH thông báo với doanh nghiệp về sai sót trên HĐ và yêu cầu
hủy HĐ để lập HĐ mới.
Bước SO.06.03 -
Kiểm kê HĐ cần hủy
Sau khi có quyết định hủy HĐ, doanh nghiệp lập Hội đồng hủy HĐ để tiến hành những thủ tục hủy HĐ. Đầu ra: Bảng kiểm kê HĐ cần hủy, Biên bản hủy HĐ, Thông báo kết quả hủy HĐ.
Lưu ý: Thông báo kết quả hủy HĐ lập 2 bản, 1 bản doanh nghiệp lưu, 1 bản nộp cho cơ quan thuế.
Bước SO.06.04 - Tạo
đơn hàng âm
Sau khi có quyết định hủy hóa đơn từ Hội đồng hủy HĐ, Phòng kinh doanh tiến hành tạo đơn hàng âm bằng chương
trình Sales Order Maintenance.
Bước SO.06.05 -
Nhập hàng vào hệ thống
Sau khi tạo đơn hàng âm, dùng chương trình Sales Order (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Shipments để nhập hàng trở lại kho trên hệ thống.
Bước SO.06.06 -
Post hóa đơn âm để hủy HĐ gốc
Cuối cùng, dùng chương trình Invoice Post and Print đăng
hóa đơn âm để hủy hóa đơn gốc.
73
Đánh giá hệ thống QAD Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
Hệ thống QAD có những thông tin người dùng cần Hệ thống QAD cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ Hệ thống QAD được thiết kế cho mọi cấp độ sử dụng
QAD được sử dụng bởi mọi bộ phận trong tổ chức Sử dụng QAD có thể giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt hơn
74
PHỤ LỤC 6: MẪU BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRÊN ỨNG DỤNG QAD ERP
Kính chào quý Anh/Chị,
Tôi tên Cổ Thụy Yen Vy - là sinh viên chuyên ngành Ke toán - Kiểm toán, trường Đại học Ngân Hàng TP.HCM. Hiện tại tôi đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD ERP” với mục đích hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Bảng khảo sát được gửi đến Anh/Chị là một phương tiện để ghi nhận lại những ý kiến cá nhân liên quan đến vấn đề được nghiên cứu. Tất cả các ý kiến là thông tin hữu ích cho
nghiên cứu của tôi. Tôi cam kết sẽ không sử dụng thông tin ghi nhận từ Anh/Chị cho mục đích khác.
Rất mong Anh/Chị dành chút thời gian để thảo luận một số vấn đề liên quan. Xin chân thành cảm ơn Anh/Chị.
Chúc Anh/Chị hạnh phúc và thành công.
PHẦN A: THÔNG TIN CHUNG VỀ ĐỐI TƯỢNG PHỎNG VẤN
1. Anh/Chị vui lòng cho biết Họ và Tên
2. Thời gian Anh/Chị tiếp xúc, sử dụng QAD ERP tại công ty 3. Anh/Chị thuộc phòng ban/ bộ phận nào?
75
PHẦN B: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QAD VÀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG