7. Kết cấu khóa luận
2.2.4.1 Sơ đồ quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công
Nguồn: Công ty TNHH Think Next
Diễn giải quy trình hủy hóa đơn công nợ thủ công (xem chi tiết tại phụ lục số 5)
37
2.2.4.2 Cách thưc thực hiện nghiệp vụ hủy hóa đơn công nợ thủ công Nợ TK 51110000 - DT bán hàng
Nợ TK 33310000 - Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Có TK 13110000 - Phải thu KH
2.2.5 Quy trình thực hiện nghiệp vụ thu tiền
2.2.5.1 Nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 17/03/2021 KH KSGS trả trước tiền cho hóa đơn 2021/CIV000000011, số tiền 10.000.000 VND.
Tạo phiếu thu sử dụng chương trình Petty Cash Create đối với tiền mặt hoặc
Banking Entry Create đối với tiền gửi ngân hàng.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: GL Account: Chọn tài khoản tiền mặt muốn hạch toán - Bước 2: Description: Nhập nội dung mô tả cho nghiệp vụ - Bước 3: TC Amount: Nhập số tiền nhận được từ người nộp - Bước 4: Chọn In để hệ thống hiểu đây là nghiệp vụ thu tiền
(Chú ý: Ở màn hình này, status luôn là Unallocate, sau khi thực hiện xong nghiệp vụ nó sẽ chuyển sang Allocated, lúc này mới có thể lưu được nghiệp vụ.)
GL Account ộ V Daybook C > ɪ Daybook Type ζ- V TC Debit '⅛- V TC Credit 0 V C ur
11110000 CASH-IN Cash Entries 10,000,000.00 0.00 V
N
13110000 CASH-IN Cash Entries 0.00 10,000,000.00 V
N
38
- Bước 5: Nhấp phải chuột và chọn vào đây để mở ra màn hình mới tiếp tục công việc hoặc có thể double click vào link xanh để mở màn hình mới nhanh hơn. Chọn Allocation to Invoice.
Hình 2-10: Màn hình Petty Cash Create
Sau khi chọn Allocation to Invoice. Chọn Prepay để làm nghiệp vụ thu trước/đặt cọc
Hình 2-11: Allocation to Invoice
39
- Bước 1: Customer /supplier: Chọn mã KH - Bước 2: Invoice description: Mô tả nghiệp vụ
- Bước 3: TC prepayment amount: Số tiền thu trước của KH
- Bước 4: Exchange rate: Nhập tỷ giá thời điểm phát sinh nghiệp vụ (nếu có) - Bước 5: Nhấn OK: Lưu nghiệp vụ
Sau đó nhấn vào SAVE để lưu nghiệp vụ: trạng thái chuyển sang Allocated
Hình 2-12: Màn hình Petty Cash Create - Status Allocated
Màn hình xuất hiện phiếu thu có dạng: (xem chi tiết tại phụ lục số 12)
2.2.5.2 Định khoản nghiệp vụ ghi nhận khoản trả trước, đặt cọc của KH
Nợ TK 13110000 - Phải thu KH Có TK 11110000 - Tiền mặt VND
Customef/S uppbei I
KSG O ∣ Include Customeis
B Include Suppliers 0 Business Relation
Code Include InvoicesZCN S IncIudeAI Entities ≡
Invoice Reference Z 1 Payment Refeience I
Shipper Z a Bank Account
^z I Yeaι∕D ay b□ok∕Voucheι Tl Tl 0 AmountZCurrency Z 0.00 @3] .- ' IZ 0.001 O Searc h J Allocate Gl Deductio n I Balance Payment
Selection — Amount to Allocate 351.900,000 D - Balance 0 C
Prepay Amount Allocated 351.900.000 C • Vouchei 000000027 BusReI ♦ Invoice Reference ♦ Ship
per ♦ DueDate ♦ OpenBaIanceTC <∙D φ In F TCAlIocated ♦ D ♦ TCDisco
unt Ne
g¾J VN T T
00001 IN2021/CASH/00000009 04/16/2021 10,000.000 C VN I 5 0
—
Hình 2-13: Định khoản nghiệp vụ KH trả trước
40
2.2.6 Quy trình thu tiền theo hóa đơn
2.2.6.1 Cách thức thực hiện
> Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 25/03/2021 nhận được giấy báo có của ngân hàng VCB
về việc thanh toán tiền hóa đơn 2021/CIV000000011 của KH KSGS, khách đã trả trước theo phiếu thu 2021/0092 số tiền 10.000.000 VND, vào ngày 17/03/2021.
Cũng sử dụng một trong hai chương trình Petty Cash Create /BankingEntry
Create.
GLAccount ộ V Daybook C ÍT Description ʌ V DaybookType ộ V TC Debit ộ V TC Credit C V C ur
13110000 BE-VND 2021/CAS H-I N/ũũũ... Banking Entries 10,000,000.00 0.00 V
N D
13110000 BE-VND 2021/CIVŨŨŨŨŨŨŨ... Banking Entries 0.00 361,900,000.00 V
N D
11211000 BE-VND KH KSGS trà tiên h... BankingEntries 351,900,000.00 0.00 VN
VNTĨ00001 2021 ∕αv∕000000011 /KSG 04/12/2021 361,900,000 D VND H ¢1 361.900,000 C 0
Hình 2-14: Màn hình Allocate to Invoice
Trong màn hình Allocate to Invoice, KH đã có khoản trả trước 10 triệu đồng nên ở đây ta vừa tích chọn dòng thanh toán và dòng trả trước luôn để cấn trừ khoản trả trước và thanh toán.
- Bước 1: Nhập thông tin việc thu tiền theo hóa đơn cũng làm tương tự như thu trước KH tại màn hình đầu tiên này.
- Bước 2: Click phải chuột chọn Allocate to Invoice để mở ra màn hình mới hoặc double click chuột lên link xanh.
- Bước 3: Tìm kiếm KH có hóa đơn cần phải thu
(Include Customers: Check vào ô này để ô customer/supplier liệt kê danh sách KH;
Customer/supplier: Chọn mã KH)
41
- Bước 4: Check chọn hóa đơn KH thanh toán hết hoặc nhập số tiền KH muốn thanh
toán 1 phần ở TC paid.
(Nếu thu tiền bằng ngoại tệ thì click phải chuột lên hóa đơn rồi chọn Currency Detals để nhập tỷ giá và xem lãi lỗ tỷ giá. Nhập tỷ giá thực tế ở Accounting Rate. Nhấp OK để đóng cửa sổ.)
- Bước 5: Nhấn Save để Lưu nghiệp vụ thu tiền.
2.2.6.2 Định khoản nghiệp vụ thu tiền theo hóa đơn
Nợ TK 13110000 - Phải thu KH
Có TK 12110000 - Tiền gửi ngân hàng VND
Trường hợp này định khoản trong hệ thống có ghi Nợ TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 vì để xóa định khoản Có TK 13311000 - Phải thu KH: 10.000.000 lúc KH trả trước.
Hình 2-15: Định khoản KH thanh toán
2.2.7 Báo cáo công nợ
- Customer aging analysis by group current: Nhóm dữ liệu phân tích tuổi nợ theo
khoảng thời gian, thể hiện thông tin số dư nợ của KH và các khoản đã quá hạn
theo từng
khoản thời gian do người dùng chọn, cũng có thể xem chi tiết theo từng HĐ,
từng giao
dịch,.. .(chi tiết xem tại phụ lục số 13)
- Customer activity dashboard: Tóm tắt công nợ: ngày đến hạn, số tiền, trạng thái
hóa đơn, số ngày quá hạn, hiển thị tất cả hóa đơn của KH, thông tin địa chỉ liên
lạc,... (chi
tiết xem tại phụ lục số 14)
Số năm kinh nghiệm Số nhân viên % tương ứng
Từ 5 năm trở lên 11 37%
Từ 3 đến 5 năm 5 16%
Từ 1 đến 3 năm 6 20%
42
chế độ xem hiển thị số dư tài khoản trong Transaction Currency và Base Curency, và
chi tiết tín dụng của KH. (chi tiết xem tại phụ lục số 15)
2.3 Khảo sát về quy trình bán hàng - thu tiền trên phần mềm QAD ERP
2.3.1 Mục đích khảo sát
- Tìm hiểu mức độ hiểu biết của nhân viên đang sử dụng ứng dụng QAD cũng như kinh nghiệm làm việc, tiếp xúc với hệ thống QAD thuộc các phòng ban/ bộ phận khác
nhau tại công ty. Qua đó có những cái nhìn đúng đắn hơn để hoạt động kiểm soát hiệu
quả hơn với việc áp dụng các quy trình kinh doanh vào ứng dụng QAD, từ đó
tổng hợp,
phân tích và đưa ra những ưu điểm, hạn chế, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động kiểm soát.
- Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng
QAD, đánh giá về chất lượng hoạt động kiểm soát tại công ty với các tiêu chí:
phân chia
trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng; quá trình xử lý thông tin; ủy quyền và xét
duyệt; xử lý chứng từ sổ sách và tính dễ dàng sử dụng của hệ thống QAD. Qua
đó tìm ra
những hạn chế, rủi ro mà công ty cũng như hệ thống QAD gặp phải để giúp đánh giá
được chất lượng hoạt động kiểm soát từ đó có những đề xuất cải tiến, nâng cao chất
lượng kiểm soát phù hợp với những yêu cầu của ban quản trị.
43
❖ Nội dung khảo sát: Được thực hiện thông qua bảng câu hỏi khảo sát, bảng câu
hỏi sẽ thu thập những thông tin sau (chi tiết bảng khảo sát tại mục lục 6): - Phần A: Thông tin về đối tượng thực hiện khảo sát đề tài
- Phần B: Gồm 2 bảng câu hỏi dành cho đối tượng khảo sát
> Bảng 1: Đánh giá hệ thống QAD
> Bảng 2: Đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu
tiền trên ứng dụng QAD
- Phần C: Đánh giá mức độ khả thi các đề xuất của tác giả về hoạt động kiểm soát quy trình bán hàng - thu tiền
2.3.3 Kết quả và phân tích khảo sát
Dưới 1 năm 8 26%
Đánh giá hệ thống QAD Mức độ đồng ý (%) Giátrị trung
Qua kết quả khảo sát bằng việc gửi phiếu khảo sát cho tất cả nhân viên cũng như người trực tiếp sử dụng hệ thống QAD cho thấy 100% người có hiểu biết về QAD trong đó chỉ có 26.67% người tiếp xúc với QAD dưới 1 năm tướng ứng với 8 người - đa phần là thực tập sinh đến từ các bộ phận, phần còn lại hiểu rõ và có kinh nghiệm khi nhắc tới QAD. Tất cả đều cho rằng ERP có thể chia sẽ dữ liệu một cách dễ dàng, thông tin được cập nhật kịp thời, dữ liệu luôn được kiểm tra, soát xét, dữ liệu tuy mở rộng nhưng có phân quyền nên luôn ở chế độ bảo mật cao nhất. Và điều quan trọng hơn nữa là thay đổi được phong cách làm việc của nhân viên, được áp dụng các công nghệ tiên tiến, đạt được
hiệu quả cao hơn trong công việc. (chi tiết thông tin đối tượng khảo sát tại phụ lục 7).
44
1 2 3 4 5
Hệ thống QAD có những thông tin người
dùng cần - - 16.67 70 13.33 3.53
Hệ thống QAD cung cấp thông tin chính
xác, đầy đủ - - - 73.33 26.67 3.8
Hệ thống QAD được thiết kế cho mọi cấp
độ sử dụng
- - 16.67 46.67 36.66 3.77
QAD được sử dụng bởi mọi bộ phận trong
tổ chức
- 3.33 3.33 63.34 30 3.77
Sử dụng QAD có thể giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt hơn
- - - 30 70 4.1
QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không
giới hạn và có khả năng mở rộng - - - 30 70 4.07
Dữ liệu lưu trữ trên QAD luôn được bảo
mật - - - 53.33 46.67 4.03
Những thông tin báo lỗi của hệ thống là
có ích cho tôi - - 3.33 60 36.67 3.7
Tôi khắc phục lỗi sai dễ dàng và nhanh
chóng khi sử dụng hệ thống - - 6.67 53.33 40 3.77
Các thông tin hướng dẫn luôn có sẵn và
Các thông tin của hệ thống giúp tôi hoàn
thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng - -
-
26.67 73.33 4.1
Qua kết quả bảng 2-2, ta có thể thấy năng lực của hệ thống QAD ERP theo đánh giá của người sử dụng trực tiếp là tích cực. Mặc dù với giá trị trung bình không cao nhưng vẫn làm hài lòng hầu hết những người sử dụng. QAD với những năng lực hiện có
và các thông tin hướng dẫn từ trong và ngoài nước rất tốt và hữu ích giúp người dùng thỏa mãn trong công việc, nâng cao năng suất làm việc. Luận văn sẽ trình bày một số phân tích nhằm làm rõ hơn kết quả khảo sát:
Thông tin và tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng: Chất lượng và sự đầy đủ
của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Đa số người dùng ở các phòng ban hài lòng với các tài liệu hỗ trợ này với giá trị trung bình là 3.53 cho những thông tin cần thiết và 3.8 cho những thông tin chính xác, đầy đủ. QAD là phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đảm bảo có các tài
liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện.
Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ: Dịch vụ hỗ trợ QAD là một thế
mạnh, người dùng có thể nhận điện thoại, trò chuyện trực tiếp, gửi phiếu hỗ trợ dựa trên web và thậm chí sử dụng cơ sở kiến thức của họ cho các câu hỏi phần mềm cũng như các tình huống sử dụng kinh doanh được đánh giá với số trung bình là 3.73. Những thông
tin hỗ trợ linh hoạt giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng, cắt giảm thời gian
để giải quyết vấn đề của người sử dụng được đánh giá với giá trị trung bình là 4.1.
Tính năng cảnh báo: QAD thực hiện tốt trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi
có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh. Ứng dụng QAD cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào KH đã đặt mua
Đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu
tiền trên ứng dụng QAD
Mức độ đồng ý (%)
Giá trị trung
1 2 3 4 5
Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng
46
Bản địa hóa: Mặc dù, QAD có chức năng đa ngôn ngữ nhưng vẫn chưa có bản
tiếng
Việt, điều đó gây khó khăn cho người sử dụng tại Việt Nam. Người dùng cảm thấy khó khăn hơn khi sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, điều đó làm bất tiện cho những người yếu về khả năng ngôn ngữ tuy nhiên những thông tin, tài liệu sẵn có với ngôn ngữ Tiếng Việt
có thể đáp ứng nhu cầu thích ứng của người dùng. Vì vậy tính năng này được đánh giá với số điểm phù hợp là 3.77 điểm.
Một số ý kiến cho rằng một số phần mềm ERP nước ngoài không thể bản địa hóa và điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) nhưng QAD hoàn toàn có thể điều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước ngoài cho phù hợp với yêu cầu trong nước.
Vì vậy, QAD có khả năng tự động tạo các báo cáo giống như các mẫu của hệ thống kế toán Việt Nam, cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu tuân thủ tốt hơn được đánh giá là 4.1 điểm
trung bình.
Chế độ đa nhiệm: QAD có thể xử lý lượng dữ liệu không giới hạn và có khả năng
mở rộng. QAD giúp người sử dụng cảm thấy dễ dàng hơn khi có thể hỗ trợ việc sử dụng
nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa sổ/màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu. Tính năng này hoàn toàn làm hài lòng người dùng với điểm trung bình là 4.07.
47
Bảng 2-3: Kết quả khảo sát về chất lượng hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng - thu tiền trên ứng dụng QAD
1
Mỗi cá nhân sử dụng một tài khoản riêng biệt, được phân định rõ ràng quyền truy cập bảo đảm hạn chế sửa đổi dữ liệu.
- - - 26.67 73.33 4.73
2
Hệ thống thực hiện tốt việc phân chia
và giới hạn quyền truy cập vào ứng dụng QAD với từng người sử dụng.
- - - 56.67 43.33 4.43
3 Các nhân viên hiểu rõ cách thức làmviệc trên ứng dụng QAD - - 10 50 40 4.3
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
4
Ứng dụng QAD giúp đảm bảo các hóa đơn, phiếu thu tiền, chứng từ gửi
hàng và phiếu xuất kho được đánh số
liên tục khi sử dụng không gây trùng
- - - 26.67 73.33 4.73
5
Những dữ liệu được lưu, ứng dụng QAD hỗ trợ sao lưu định kỳ để đề phòng sự cố virus.
6
Ứng dụng QAD chạy trên nền tảng Web online tiện lợi cho việc chuyển, duyệt các chứng từ từ xa.
- -
-
63.33 36.67 74.3
Ủy quyền và xét duyệt
7
Ứng dụng QAD giúp đảm bảo các công tác thực hiện dưới sự phê chuẩn
của người phụ trách có thẩm quyền.
- - - 36.67 63.33 4.6