2.1.1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển
❖ Thông tin chung:
Tên công ty: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương Mã số thuế: 0301146901
Địa chỉ trụ sở chính: 544/33 - 33A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, TP.HCM Đại diện pháp luật: Phan Thị Thanh Kiều
Ngày thành lập: 06/05/1996 Ngày cấp giấy phép: 17/06/1996 Thời gian hoạt động: 25 năm
❖ Lịch sử hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương được thành lập vào ngày 06 tháng 05 năm 1996 với trụ sở đầu tiên được đặt tại địa chỉ 544/33 - 33A Lạc Long Quân, Quận 10 với số vốn điều lệ ban đầu là 800 triệu đồng.
Trong những năm tiếp theo, Công ty Hoàng Chương luôn cố gắng phát triển và từng bước xây dựng doanh nghiệp, trở thành nhà cung cấp và bán lẻ đầy đủ các loại dược
phẩm, thực phẩm chức năng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đến năm 2007, Công ty đã đánh dấu cột mốc mới là mở rộng thêm 1 chi nhánh mới được đặt tại địa chỉ 134/1 Tô Hiến Thành, Quận 10. Đến năm 2011, tổng số vốn điều lệ của công ty là 1 tỷ 500 triệu đồng.
29
Trong những năm gần đây cùng với sự biến động của nền kinh tế, thị trường bán buôn nói chung và ngành dược phẩm nói riêng được nhiều người biết đến và ngày càng cạnh tranh gay gắt, tuy nhiên Công ty vẫn luôn có những chính sách phát triển phù hợp, được sự tin tưởng của khách hàng và càng khẳng định được vị thế trên thị trường. Đến năm 2019, với sự nỗ lực phát triển, Công ty đã có kết quả kinh doanh xuất sắc và nâng tổng số vốn điều lệ lên 2 tỷ 500 triệu đồng.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
❖ Chức năng:
Theo giấy phép kinh doanh, ngành nghề chính của công ty là kinh doanh buôn bán thực phẩm chức năng; thành phẩm thuốc tân dược, sinh học (trừ các loại thuốc có thành phần gây nghiện) đảm bảo chất lượng được Bộ Y Tế hay Sở Y Tế cho phép sản xuất, lưu hành; dụng cụ y tế; mỹ phẩm.
❖ Nhiệm vụ:
- Công ty có nhiệm vụ thực hiện việc kinh doanh đúng với ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ thuế theo đúng quy định đã ban hành của nhà
nước.
- Xây dựng hệ thống quản lý chặt chẽ; đào tạo đội ngũ nhân viên sáng tạo, có chuyển
môn cao và tạo điều kiện cho nhân viên phát huy năng lực và phát triển.
- Xây dựng quy trình cung cấp sảm phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hoàn
30
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
❖ Sơ đồ tổ chức:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương
❖ Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận:
Ban Giám Đốc: bao gồm 2 thành viên góp vốn, gồm có 1 Tổng Giám Đốc và 1 Phó
Giám Đốc
Tổng Giám Đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm chung về tất cả các mặt công tác của Công ty. Thực hiện quyền và nghĩa vụ theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. Bên cạnh đó còn trực tiếp phụ trách các công tác như: Chỉ đạo trực tiếp các phòng ban; Định hướng chiến lược kinh doanh - công tác chiến lược phát triển của Công ty theo Nghị quyết của Công ty; Phụ trách các Hội đồng lương,
thi đua, khen thưởng,...
Phó Giám Đốc là người sẽ chịu trách nhiệm cá nhân trước Tổng Giám Đốc và trước pháp
luật về công tác điều hành mọi hoạt động của Công ty trong thời gian được ủy quyền. Thực hiện các nhiệm vụ được Tổng Giám Đốc giao và ủy quyền để điều hành hoạt động của Công ty. Bên cạnh đó còn trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực như: Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty và trình Tổng Giám Đốc phê duyệt; Chịu trách
31
Phòng Hành chính — Kế toán: Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ
chức,
cán bộ; Đảm nhiệm hành chánh - tổng hợp, văn thư - lưu trữ; Phụ trách công tác thi đua,
khen thưởng, kỷ luật; Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp... của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp; Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty;.
PhòngKinh doanh: Chịu trách nhiệm về việc phát triển và báo cáo công tác kinh doanh
của Công ty; Tham mưu cho Ban Giám Đốc chiến lược và kế hoạch trong công tác kinh doanh; Phụ trách chính trong công tác bán hàng; Định hướng xây dựng và phát triển khách hàng.
Kho — Vận chuyển Tham mưu với Ban Giám Đốc để lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp
và đề xuất kế hoạch mua hàng, lưu kho; Tổ chức công tác giao hàng theo yêu cầu của Phòng Kinh doanh; Tổ chức quản lý, bảo quản hàng hóa, theo dõi và làm việc cùng Kế toán về việc nhập xuất tồn các loại sản phẩm của Công ty; Phối hợp thống kê, kiểm tra vật tư, kiểm kê hàng quý theo yêu cầu của Công ty.
2.1.3.2. Đặc điểm ngành nghề
Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương hoạt động chuyên và chủ yếu trong lĩnh vực
cung cấp các loại thực phẩm chức năng; thành phẩm thuốc tân dược, sinh học (trừ các loại thuốc có thành phần gây nghiện) đảm bảo chất lượng được Bộ Y Tế hay Sở Y Tế cho phép sản xuất, lưu hành; dụng cụ y tế; mỹ phẩm.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty2.1.4.1. Cơ cấu bộ máy kế toán 2.1.4.1. Cơ cấu bộ máy kế toán
32
chính. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc nhận hóa đơn chứng từ, ghi sổ, xử lý số liệu trên hệ thống báo cáo tài chính.
2.1.4.2. Hình thức kế toán đang áp dụng tại Công ty
Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương đã căn cứ vào tình hình thực tế tại Công ty để áp dụng các công văn, chỉ thị mới nhất của Bộ Tài chính, vận dụng hệ thống sổ sách một cách thích hợp theo quy định hiện hành của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp. Hình thức kế toán trên máy vi tính và được thiết kế theo hình thức kế toán Nhật ký chung được áp dụng trong hệ thống kế toán hiện tại của Công ty.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cá nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản của nghiệp vụ đó. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu:
- Sổ Nhật ký chung - Sổ cái
33
2.1.4.3. Phương pháp kế toán hàng tồn kho
Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương lựa chọn tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
2.1.4.4. Phương pháp tính thuế GTGT
Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.1.4.5. Phần mềm kế toán đang áp dụng tại Công ty
Để phục vụ cho việc ghi nhận các phát sinh hằng ngày một cách chi tiết, chính xác và nhanh chóng, Công ty đã sử dụng phần mềm Kế toán Việt Nam theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để phục vụ cho công tác kế toán của mình. Đồng thời kế toán còn sử dụng kết hợp các ứng dụng văn phòng như Excel, Word... để phục vụ cho công việc kế toán.
2.2. Thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quảkinh kinh
doanh tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương
2.2.1. Kế toán doanh thu, thu nhập và các khoản làm giảm doanh thu 2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Hiện tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương chỉ sử dụng phương thức bán hàng là bán buôn. Theo phương thức này, khách hàng sẽ đến mua trực tiếp tại cửa hàng hoặc công ty sẽ giao hàng tùy thuộc vào thỏa thuận ban đầu.
Đối với khách hàng khi đến mua trực tiếp, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn và cung cấp các sản phẩm thuốc, dược phẩm theo yêu cầu của khách hàng; kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT theo yêu cầu của khách hàng. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Đối với khách hàng mua hàng thông qua emai, số điện thoại hay các
CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOÀNG CHƯƠNG
Mã số thuế: 0 3 0 1 1 4 6 9 0 1
Địa chỉ: 544/33-33A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam Số tài khoản: 113 000 008 220 tại NH TMCP Công Thương Việt Nam - CN 11
0421000415629 tại NH TMCP Ngoại Thương Việt Nam - CN Hùng Vương
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu so: 01GTKT0/001
Ngày 01 tháng 12 năm 2020 Ký hiệu: HC/20E
Số:0001187
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HỮU ĐỨC
Mã số thuế: 1201478831
Địa chỉ: Số 122, Lý Thường Kiệt, Phường 4, TP.Mỹ Tho, Tỉnh Tiền Giang, Việt Nam
Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:
ST
T Mã
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 6 7 8 9 = 7 x 8
1 OMS Omsergy 20mg H10V10 (OSBO12009 -
08/2022)
Hộp 210 22.000 4.620.000
Cộng tiền hàng: 4.620.00
0
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 231.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.851.00
0
Số tiền viết băng chữ: Bốn triệu tám trăm năm mươi mốt ngàn đồng.
34
kế toán sẽ căn cứ lập hóa đơn GTGT theo yêu cầu của khách hàng. Khi khách hàng nhận
hàng và thanh toán thì kế toán sẽ ghi nhận doanh thu. ❖ Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT0/001, là hóa đơn điện tử do phòng kế toán lập - Phiếu thu; Giấy báo Có; Hợp đồng (nếu có)
- Sổ sách kế toán sử dụng: sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết
Ghi chú: ---► Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu
❖ Nghiệp vụ minh họa: phát sinh trong tháng 12/2020
Ngày 01/12/2020 Công ty bán hàng cho Công ty TNHH Dược phẩm Hữu Đức 210 hộp thuốc Omsergy với đơn giá 22.000 đồng/hộp, VAT 5%, đã thu bằng tiền mặt. Sau khi giao hàng, kế toán thực hiện lập hóa đơn GTGT, hóa đơn số 0001187 và thực hiện ghi nhận lên phần mềm:
Nợ TK 1111: 4.851.000
Có TK 5111: 4.620.000 Có TK 33311: 231.000
Người mua hàng (Buyer) Người bán hàng (Seller)
Ke toán sử dụng phần mềm ghi nhận như sau: Chọn loại chứng từ: “Phiếu thu tiền” ÷
“Tháng 12” ÷ “Thêm định khoản” ÷ Diễn giải “Thu tiền bán hàng” và nhập các thông
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải T K đố i __________Phát sinh__________ ___________Số dư___________ Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có _____________________Số dư đầu _______________Số trong kỳ phát — — — — — — — — — 01/12 1187 01/12 Thu tiềnbán hàng 1111 4.620.000 4.620.000 — — — — — — — — — Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghisổ cái dòngSTT Số hiệuTK đối ứng ________Số phát sinh_______ Số hiệu Ngày Nợ Có — — — — — — — — — 01/12 1187 01/12 Thu tiền bán hàng X 1111 231.000 01/12 1187 01/12 Thu tiềnbán hàng X 1111 4.620.000 01/12 1187 01/12 Thu tiềnbán hàng X 33311 231.000 01/12 1187 01/12 Thu tiềnbán hàng X 5111 4.620.000 — — — — — — — — — Cộng số phát sinh Số lũy kế chuyển kỳ sau
36
Hình 2.1: Định khoản ghi nhận doanh thu
(Nguồn: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương)
Tiếp theo, kế toán tiếp tục ghi nhận định khoản Nợ TK 1111/Có TK 33311 số tiền 231.000 đồng.
Hình 2.2: Định khoản ghi nhận thuế GTGT đầu ra
(Nguồn: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương)
Trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ lên phần mềm, hệ thống sẽ tự động ghi vào các sổ sách chứng từ kế toán liên quan. Trích từ sổ chi tiết TK 5111 - Doanh thu bán hàng và sổ Nhật ký chung tại ngày 01/12/2020 sau khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
37
Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương
544/33 - 33A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, TP.HCM
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tháng 12 năm 2020
TK 5111 - Doanh thu bán hàng
Ngày.. .tháng.. .năm...
Người ghi sổ Ke toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Chương
544/33 - 33A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, TP.HCM
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOÀNG CHƯƠNG
Mã số thuế: 0 3 0 1 1 4 6 9 0 1
Địa chỉ: 544/33-33A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam Số tài khoản: 113 000 008 220 tại NH TMCP Công Thương Việt Nam - CN 11
0421000415629 tại NH TMCP Ngoại Thương Việt Nam - CN Hùng Vương
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TANG Mẫu so: 01GTKT0/001
Ngày 11 tháng 12 năm 2020 Ký hiệu: HC/20E
Số:0001245
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIEN DỊCH VỤ Y TẾ ĐẠI TÍN
Mã số thuế: 3702562982
Địa chỉ: Số 306 Đại lộ Bình Dương, KP.1, P.Phú Hòa, TP.Thủ Dầu Một, T.Bình Dương
Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:
ST
T Mã
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 6 7 8 9 = 7 x 8
1 AZI
H Azicine (H/6v)-VN (050820-06/08/2023) Hộp 463 20.000 9.260.000
Cộng tiền hàng: 9.260.0
00
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 463.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 9.723.0
00
Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu bảy tram hai mươi ngàn đồng.
Người mua hàng (Buyer) Người bán hàng (Seller)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Ngày...tháng...năm...
Người ghi sổ Ke toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
38
Ngày 11/12/2020 Công ty bán hàng cho Công ty TNHH MTV Dịch vụ Y tế Đại Tín 463 hộp thuốc Azicine với đơn giá 20.000 đồng/hộp, VAT 5%, đã thu bằng tiền mặt. Sau khi giao hàng, kế toán thực hiện lập hóa đơn GTGT, hóa đơn số 0001245 và thực hiện ghi nhận lên phần mềm:
Nợ TK 1111: 9.723.000
Có TK 5111: 9.260.000 Có TK 33311: 463.000
CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOÀNG CHƯƠNG
Mã số thuế: 0 3 0 1 1 4 6 9 0 1
Địa chỉ: 544/33-33A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam Số tài khoản: 113 000 008 220 tại NH TMCP Công Thương Việt Nam - CN 11
0421000415629 tại NH TMCP Ngoại Thương Việt Nam - CN Hùng Vương
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT0/001
Ngày 29 tháng 12 năm 2020 Ký hiệu: HC/20E
Số:0001328
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM PHƯỚC HƯNG
Mã số thuế: 1600511368
Địa chỉ: Số 42-44 Chu Văn An, Phường Mỹ Long, Thành phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang, Việt Nam
Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:
ST
T Mã
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 6 7 8 9 = 7 x 8 1 HCP HC-Pansicon VNF H100 (370619 - 01/07/2022) Hộp 200 40.000 8.000.000 Cộng tiền hàng: 8.000.0 00
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 800.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.800.0
00
Số tiền viết băng chữ: Tám triệu tám trăm ngàn đồng.
Người mua hàng (Buyer) Người bán hàng (Seller)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Ngày 29/12/2020 Công ty bán hàng cho Công ty TNHH Dược phẩm Phước Hưng 200 hộp thuốc HC-Pansicon VNF V10 với đơn giá 40.000 đồng/hộp, VAT 5%, đã thu bằng
39
tiền mặt. Sau khi giao hàng, kế toán thực hiện lập hóa đơn GTGT, hóa đơn số 0001328 và ghi nhận lên phần mềm:
Nợ TK 1111: 8.800.000
Có TK 5111: 8.000.000 Có TK 33311: 800.000
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải T K đối ứn _________Phát sinh_________ ___________Số dư___________ Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ Số trong kỳ phát sinh — — — — — — — — — 01/12 1187 01/12 Thu tiềnbán hàng 1111 4.620.000 — — — — --